How to Do an Effective MENTORING AND COACHING in Real Practices Knowledge Sharing, 9 Maret 2011

7 Karakter Pemimpin Efektif Integritas, jujur dan dapat dipercaya Terampil dalam berkomunikasi, memimpin dan kuat dalam tim Memiliki nilai spiritual serta mampu dalam mengelola emosi Menjunjung tinggi etika performansi dan kompeten dalam bidang bisnis yang digeluti Memiliki visi dan mampu memformulasikan pada konsep strategi

Menjadi contoh keteladanan (role modelling) Kreatif dan sigap dalam menghadapi perubahan

Mentor yang efektif People skill: Technical Skill Memahami gaya sosial Membangun trust Memiliki empati Memiliki fleksibilitas Technical Skill Knowledge skill mengenai mentoring: Teaching Counseling Championing Role modelling Coaching

Memahami Trust Model Persona 10 % Action Do/Say 90 % Feel/Think Values/Priorities Needs

Memahami Kebutuhan Dasar dalam Interpersonal Penghargaan/Pengakuan Diri Penerimaan oleh orang lain Kebenaran/akurasi Pencapaian hasil

Gaya Sosial Expansive Dominant Unassuming Contained

Ciri-ciri dominant dan Assuming Membuat pernyataan Asertif Tampak yakin Banyak Bicara Memotong pembicaraan Menantang Menuntut Menyuruh Agresif Cepat memutuskan Menatap langsung Badan condong ke depan/tegak Menyesuaikan Tampak ragu Tenang/diam Pendengar yang baik Tersamar Menyarankan Meminta Lembut Lambat memutuskan Tatapan tidak langsung Badan condong menyender

Ciri-Ciri Expansive dan Contained Tampak terbuka Hangat Berorientasi orang Spontan Tidak formal Menampakkan emosi Bercerita Suka guyon Banyak gerak Ekspresi muka Tampak tertutup Dingin Monoton/Datar Terkendali Orientasi tugas Formal Tidak tampak emosi Melaporkan Serius Kaku Tenang

Gabungan 2 Perilaku Menjadi Matrix Gaya Sosial (Felix Leiheni, 1989) Expansive Promotor fasilitator Dominant Unassuming Kontroler Analitik Contained

Memahami Lawan Bicara dengan Gaya sosial Promotor + - Bergairah Membesar-besarkan Bersemangat Tidak tuntas Berenergi Kurang Mendalam Kreatif Tidak Konsisten Asertif Tidak terkendali Banyak ide Verbal Sosialisasi Kebutuhan Dasar: Pengakuan diri Tata Nilai: Bagaimana Nanti Menekankan perasaan

Memahami Lawan Bicara dengan Gaya Sosial Fasilitator + - Ramah Tidak punya tujuan yang jelas Memperhatikan Tidak Bisa menolak Menolong boros dengan waktu/efisien Kerjasama tidak terus terang Mempercayai Baik, peka Tenggang rasa Kebutuhan dasar: penerimaan oleh orang lain Tata nilai: Makan tidak makan kumpul Menekankan perasaan

Memahami Lawan Bicara dengan Gaya Sosial Analitik + - Sabar Keras kepala Spesifik pilih-pilih Rinci membosankan Persis mencari kesalahan Tepat Kurang verbal Pemikir Kebutuhan dasar: Kebenaran/fakta Tata Nilai: Bagaimana nanti Penekanan pada pikiran

Memahami lawan Bicara dengan Gaya Sosial Kontroler + - Penuh tekad Kritis Orientasi pada hasil Menuntut Tuntas Mendesak Orientasi pada efisiensi Tidak peka Tidak sabaran Berhati batu Ingin menguasai Terkesan otoriter Waktu adalah uang Terkesan Diktator Kebutuhan dasar: Hasil Tata Nilai: Tunjukkan kerja Penekanan pada pikiran

Membangun Trust 4 elemen trust Keandalan: walk the talk Keterbukaan: memberikan umpan balik dgn apa adanya Penerimaan: tidak menilai, menjugde, tidak mengkritik Keterusterangan: Terus terang, jujur

Memahami plus minus trust dari tiap gaya sosial Expansive Promotor + Keterbukaan - Keandalan Fasilitator + Penerimaan - Keterusterangan Dominant Unassuming Kontroler + Keterusterangan - Penerimaan Analitik + Keandalan - Keterbukaan Contained

Empati Agar orang lain merasa dihargai, dipentingkan, dimengerti dan dipahami Caranya: Menunjukkan minat Mengekspresikan wajah dan bahas tubuh Mendengarkan Menyimak Mengungkapkan pemahaman

Menunjukkan minat kepada orang lain sesuai dengan gaya komunikasi Expansive Promotor Harapan masa depan Perkembangan akhir Trend Selera Tantangan Fasilitator Keadaan karyawan Suasana kantor Keadaan keluarga Kegiatan team Hobby Dominant Unassuming Analitik Praktek/kebiasaan Metode Apa yang telah berhasil Prosedur Skill Kontroler Hasil2 Produktivitas Penghematan Efisiensi Contained

YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM BEREMPATI Gunakan bahasa tubuh yang pas Gunakan perasaan/thinking language tergantung gaya sosial Gunakan open ended question untuk mengeluarkan perasaan orang lain Berusaha mengerti dahulu, baru dimengerti (dengarkan, atau lidahmu akan membuatmu tuli)

YANG MENGGANGGU PROSES EMPATI MENTOR Tidak memberi kesempatan bicara Memotong pembicaraan Tidak menatap orang yang sedang bicara, sibuk menyambi pekerjaan lain Memainkan ballpoint/ sms Tidak senyum. Bila orang beri saran/tanggapan, wajahnya dingin Merubah pembicaraan dengan bertanya dan komentar Suka cepat menyimpulkan sebelum orang bicara selesai Tanya sesuatu yang sudah dijelaskan Jika orang berfikir dan punya ide, dia akan jawab bahwa, ia pun punya ide yang sama Terlalu banyak anggukan kepala dan berkata “ugh, oh, oh, begitu” Serius Vs humor

BAGAIMANA ORANG MELIHAT ANDA? EMPATI kemampuan manusia untuk memahami perasaan/pikiran/gagasan orang lain dan memproyeksikannya, tanpa larut dalam perasaan itu sendiri.

TINGKAT PROYEKSI EMPATI LEVEL I (PROYEKSI TERBATAS) Tidak menampakkan empati LEVEL II (PROYEKSI BI BAWAH RATA-RATA) Kurang menampakkan empati LEVEL III (PROYEKSI DI ATAS RATA-RATA) Sudah menampakkan empati LEVEL IV: (PROYEKSI LUAS) Benar-benar menampakkan empati

FLEXIBILITY

KONFLIK Penyebab: Perbedaan persepsi Persepsi salah Perbedaan nilai-nilai

Perilaku yang muncul saat konflik: Banyak interupsi, membenarkan diri sendiri (defensif), kelumpuhan paradigma, tidak mendengarkan, dan mendominasi pembicaraan

POTENSI KONFLIK ANTAR GAYA SOSIAL PROMOTOR DENGAN ANALITIK Promotor melihat analitik sebagai: orang yang formal, membosankan, sulit dipuaskan, cerewet, bimbang dan ragu-ragu Analitik melihat promotor sebagai: banyak tingkah (tidak karuan), tidak terorganisir, manipulatif FACILITATOR DENGAN CONTROLLER Facilitator melihat controller sebagai: orang yang dingin, kasar, tajam, tidak enak didengar, tanpa perasaan, tidak manusiawi Controller melihat Facilitator sebagai: orang yang tunduk, patuh, lemah, lentur, mudah terpengaruh, mudah menyesuaikan diri

KETIDAKTEPATAN GAYA KOMUNIKASI MELAHIRKAN PERILAKU DEFENSIF PROMOTOR Menantang, debat kusir (dengan perasaan), mengalihkan fokus pembicaraan FACILITATOR Mengiyahkan tanpa benar-benar “meng-iya-kan” CONTROLLER Memaksa, debat dengan logika, dominan, otoriter ANALITIK Menghindar, diam, menghindari konflik

Perlu kelenturan, fleksibilitas dalam menghadapi gaya sosial yang berbeda RUMUS FLEXIBILITAS F= A = (GO + SI) A : ACTION GO: GIVING OPPORTUNITIES SI: SHARING INTEREST

FLEKSIBILITAS MENGHADAPI PERILAKU DEFENSIF PROMOTOR Biarkan melepas tekanan, ajak diskusi setelah tenang FACILITATOR Ajak bicara dengan perasaan CONTROLLER Biarkan mereka menentukan dan mengeluarkan sesuatu, lalu ajak bicara kemudian ANALITIK Galih dengan fokus pada informasi dan hal-hal logis

FLEXATHY KNOW YOUR SELF (PAHAMI DIRI ANDA) KNOW THE OTHERS (PAHAMI ORANG LAIN) CONTROL YOUR SELF (KENDALIKAN DIRI ANDA) DO SOMETHING FOR THE OTHERS (LAKUKAN SESUATU UNTUK KEPENTINGAN ORANG LAIN)

PERFORMANCE IMPROVEMENT: COACHING AND COUNCELING Teknik yang perlu dimiliki oleh mentor yang efektif: Coaching : memotivasi kerja Counseling : mendengarkan dan menyarankan Teaching : berbagi pengetahuan dan kemampuan Role modeling : memberi contoh Championing : membantu mengembangkan karir

KASUS

COACHING Sasaran: hasil, membuat arahan yang konsisten dengan mengkomunikasikan tujuan yang jelas, berhubungan dengan strategi organisasi

TIPS MENETAPKAN GOAL YANG EFEKTIF Spesifik Ada batas waktu Menantang tetapi dapat dicapai Penetapannya melibatkan mentee Situasional Dapat dianalisa kemajuannya secara visual Mendapat dukungan mentee

TIPS MEMBERIKAN POTISITIVE MOTIVATION Memuji melalui coaching Positive motivation: Spesific: detil, rinci, jelas Sincere: tulus/ ikhlas Focus: sesuai dengan tipe orangnya Regular: segera mungkin, jadi budaya

STRATEGI COACHING Know your self, know the others Aplikasi FLEXATHY Menetapkan sasaran sesuai dengan gaya sosial Memotivasi sesuai dengan gaya sosial

KASUS

MUNCUL KESENJANGAN KINERJA COUNSELING DIBUTUHKAN BILA: MUNCUL KESENJANGAN KINERJA

KUNCI UTAMA COUNSELING Menetapkan sasaran Dengarkan dan berikan feedback sesuai dengan gaya kepemimpinan Memaksimalkan kekuatan dan meminimkan kelemahan dari setiap gaya kepemimpinan Pandu sesi konsultasi secara sistematis

MEMINIMUMKAN KELEMAHAN SETIAP GAYA SOSIAL PROMOTOR jangan mengumbar janji, lebih disiplin untuk konsisten FACILITATOR berani berkata “tidak”, menghargai waktu, menunjukkan punya prinsip ANALITIK berani ambil keputusan, berani keluar dari zona nyaman, sesakali keluar dari kebiasaan masa lalu CONTROLLER beri kesempatan orang lain bicara, sabar, menahan diri

MENASEHATI YANG EFEKTIF: PROBLEM SOLVING PROCESS SETTING INTONASI TETAPKAN PERMASALAHANNYA DISKUSIKAN ALTERNATIFNYA DAPATKAN KESEPAKATAN SIMPULKAN KEMBALI DAN DUKUNG YANG BERSANGKUTAN

TIPS MEMBERIKAN FEEDBACK Jangan Mentee yang diminta introspeksi, tapi mentor yang instrospeksi Bandingkan: “ Apakah Anda tidak mendengarkan saya agar tidak melakukan hal itu?” “ Mungkin saya yang kurang jelas bahawa seharusnya hal tersebut jangan dilakukan lagi”

2. Minta kedua pihak introspeksi Bandingkan: “ Kanapa sih…hal ini selalu saja terjadi pada Anda” “Mungkin kita berdua kurang menyimak satu sama lain bahwa hal ini seharusnya tidak terjadi lagi”

3. Mentor meminta bantuan mentee bagaimana cara membantu kedua belah pihak Bandingkan: “ Upaya apa yang bisa membuat Anda mengrerti?” “Coba bantu saya bagaimana caranya saya bisa bantu Anda agar Anda bisa mengerti”

TEACHING ELEMEN UTAMA: 1. Berbagi pengetahuan, keterampilan dan nilai 2. Fokus pada kebutuhan dasar 3. Menyadari bagaimana tiap gaya sosial menggunakan waktunya 4. Banyak bertanya ketimbang menyampaikan 5. Memfasilitasi mentee agar mampu memecahkan masalahnya sendiri

MANUSIA AKAN INGAT: 10 % DIBACA 20% DIDENGAR 30% DILIHAT 50% DIDENGAR DAN DILIHAT 70% DIIDISKUSIKAN DENGAN PIHAK LAIN 80% EXPERIENMCE BY DOING 90% TEACH TO OTHERS

BERTANYA KUNCI SUKSES DALAM TEACHING

TIPS MENGAJUKAN PERTANYAAN Buat pertanyaan yang konkrit dan spesifik Perhatikan cara Anda mengungkapkan pertanyaan Ajukan pertanyaan satu per satu Berikan waktu kepada mentee untuk mencerna pertanyaan Ajukan pertanyaan yang merangsang mentee untuk berfikir melalui respon Hindari pertanyaan yang hany butuh jawaban “ya’ atau “tidak”

ROLE MODELING Konsistensi antara ucapan denga perbuatan Beri contoh melalui perbuatan Bersikap optimis dan positif Pengambil resiko pertama Bertindak beardasarkan prinsip yang tinggi Menunjukkan kepemimpinan yang efeaktif

CHAMPIONING Menjadi jurubicara untuk orang Anda Memahami dan meyakinkan bahwa, sasaran mentee selaras dengan sasaran organisasi Mendukung rencana karir dan training Mencari kesem,patan berkembang untuk staff Membantu menghilangkan hambatan-hambatan Tantang para mentee untuk mencapai yang terbaik dari dirinya

PERUBAHAN PERAN MANAJEMEN DARI PENGENDALIAN KE FASILITASI Pertencanaan Pengorganisasian Perintah Koordinasi Pengawasan Konsultasi Komunikasi Kolaborasi Mediasi

MANAJEMEN VS MENTORING MANAJEMEN TRDISINAL MEMBERDAYAKAN KINERJA Memberikan arahan Mengembangkan konsensus Menetapkan peran Membiarkan perubahan peran Menuliskan prosedur Membiarkan perubahan prosedur Mengendalikan perilaku Menekankan kualitas Mengevaluasi kinerja Fokus pada acara proses peningkatan Mengarahkan kegiatan Kolaborasi Menyandarkan pada motivasi ekstrinsik Meningkatkan inisiatif dan internal motivasi