PENGELOLAAN PELATIHAN TIDAK BERGELAR & MONITORING DAN EVALUASI Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Juni 2015

PENGELOLAAN PP-PTS OLEH KOPERTIS Pengelolaan, evaluasi dan seleksi proposal Mekanisme evaluasi dan seleksi proposal: akuntabel objektif transparan efektif efisien Keuangan Akuntabel memenuhi SAI dan auditable Pengadaan Barang Perpres No. 54 Tahun 2010 Perpres No. 70 Tahun 2012 Perpres No. 84 Tahun 2012 Perpres No. 4 Tahun 2015. Pengembangan Staf Fasilitasi administrasi bagi staf PTS yang akan mengikuti pelatihan Pengelolaan pembiayaan pelatihan Pelaporan Monitoring dan Evaluasi sistem monitoring dan evaluasi sebagai bagian dari sistem penjaminan mutu Tim Pengelola dan Pelaksana PP-PTS di Kopertis

Tim Pengelola PP-PTS Penanggungjawab : Koordinator Kopertis Ketua Pelaksana Sekr Pelaksana Bendahara Sekretariat Administrasi proposal dan seleksi administrasi Administrasi surat menyurat Administrasi keuangan Tim Pengadaan (ULP++) Tim Penerima barang (ULP) Tim Monevin (diperankan SPI ++)

PELATIHAN TIDAK BERGELAR DALAM NEGERI Topik pelatihan harus relevan dengan peningkatan dan perbaikan proses belajar mengajar. Topik pelatihan yang sama paling banyak diikuti oleh dua orang dosen/teknisi dari PTS yang sama. Biaya pengiriman staf untuk mengikuti pelatihan di institusi penyedia pelatihan mencakup biaya hidup bulanan (untuk masa pelatihan minimum 2 minggu) atau harian (untuk masa pelatihan maksimum 1 minggu), dan perjalanan pergi-pulang serta biaya pelatihan (at cost) peserta. Jumlah staf yang dikirim untuk mengikuti pelatihan harus didasarkan pada justifikasi yang kuat sesuai dengan kepatutan dan kelayakan. Pengiriman staf untuk pelatihan harus dilengkapi dengan Term of Reference. Alokasi anggaran untuk pengembangan staf non-gelar dalam negeri maksimal 10% dari pagu anggaran.

PROSEDUR PELATIHAN TIDAK BERGELAR PTS/ Peserta Pelatihan Kopertis Institusi Tempat Pelatihan Surat Persetujuan Pelatihan & Biaya Pertanggungjawabkan Surat Pengajuan Pelaksanaan Pelatihan Susun TOR Susun Laporan Surat Kesediaan & Pembiayaan Pelaksanaan Pelatihan

PROSEDUR PELATIHAN TIDAK BERGELAR PTS/Peserta Pelatihan Menyiapkan ToR pelatihan Peserta/PTS mencari tujuan institusi pelatihan untuk mendapatkan kesediaan perguruan tinggi penyelenggara pelatihan serta biaya pelatihan PTS mengajukan surat pelaksanaan pelatihan, yang dilampiri dengan Surat Persetujuan Pelatihan dari perguruan tinggi tujuan dan rencana anggaran biaya pelaksanaan pelatihan keseluruhan, termasuk biaya transportasi dan akomodasi Peserta melaksanakan pelatihan & Peserta menyusun laporan kegiatan pelatihan Taksforce PP-PTS Kopertis Membuat surat persetujuan pelatihan berdasarkan permohonan PTS disertai surat kesediaan dan penawaran kegiatan pelatihan, durasi dan biaya pelatihan dari institusi pelatihan Melakukan pembayaran biaya pelatihan ke institusi pelatihan dan biaya hidup peserta pelatihan Administrasi pertanggungjawaban keuangan Institusi Tempat Pelatihan Menerbitkan surat kesediaan dan penawaran pelatihan berdasar permintaan PTS dan ToR Melaksanakan pelatihan sesuai ToR Menerbitkan sertifikat pelatihan Menerbitkan kuitansi pertanggungjawabanan keuangan: bukti pembayaran biaya pelatihan, kelengkapan SPPD peserta

KOMPONEN BIAYA Komponen pembiayaan Volume Biaya Satuan Total 1. Biaya pelatihan staff non-gelar (at cost) ... OB 2. Biaya hidup  3. Biaya perjalanan OK   Total Biaya

FORMAT LAPORAN PESERTA PELATIHAN CONTOH: LATAR BELAKANG TUJUAN PESERTA PELATIHAN WAKTU PELATIHAN PELAKSANAAN PELATIHAN HASIL PELATIHAN DAN RENCANA TINDAK LANJUT LAMPIRAN: MATERI PELATIHAN SERTIFIKAT PELATIHAN DOKUMENTASI

PENGELOLAAN PP-PTS OLEH KOPERTIS Pengelolaan, evaluasi dan seleksi proposal Mekanisme evaluasi dan seleksi proposal: akuntabel, objektif, transparan efektif efisien Keuangan Akuntabel memenuhi SAI dan auditable Pengadaan Barang Perpres No. 54 Tahun 2010 Perpres No. 70 Tahun 2012 Perpres No. 84 Tahun 2012 Perpres No. 4 Tahun 2015. Pengembangan Staf Fasilitasi administrasi bagi staf PTS yang akan mengikuti pelatihan Pengelolaan pembiayaan pelatihan Pelaporan Monitoring dan Evaluasi sistem monitoring dan evaluasi sebagai bagian dari sistem penjaminan mutu Tim Pengelola dan Pelaksana PP-PTS di Kopertis

Monitoring & Evaluasi PP PTS Monitoring dan Evaluasi PP PTS terdiri dari (1) Monev eksternal dari Ditjen Kiptek & Dikti, dan (2) Monev Internal dari Kopertis. Kopertis perlu mengembangkan sistem monitoring dan evaluasi sebagai bagian dari sistem penjaminan mutu untuk memastikan bahwa barang yang dihibahkan ke PTS dimanfaatkan sesuai dengan peruntukannya dan hasil/manfaat pelatihan tidak bergelar Laporan hasil monitoring dan evaluasi: Masukan bagi pimpinan Kopertis, Masukan bagi institusi penerima hibah, Landasan bagi evaluasi eksternal oleh Kemristekdikti. Bila diperlukan, pada saat melaksanakan monitoring dan evaluasi, Kopertis dapat meminta Direktorat Jenderal Kelembagaan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Pendidikan Tinggi untuk bersama-sama melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi.

Tim Monev Internal Personalia Tim Monev Internal: Bukan Koordinator dan Sespel Kopertis Bukan ketua atau anggota: panitia/tim seleksi proposal Panitia/tim pengadaan barang Panitia/tim pelatihan non gelar Panitia/tim bidang keuangan Dalam struktur organisasi pelaksana PP-PTS di Kopertis, Tim Monev Internal dapat difungsikan oleh SPI dan bertanggung jawab langsung kepada Koordinator Kopertis. Tim Monev Internal terdiri sedikitnya 3 (tiga) orang.

MONEV PP PTS Eksternal Dibentuk dan dilakukan oleh: Ditjen Kelembagaan IPTEK Itjen Kemristek DIkti Internal Dibentuk dan dilakukan oleh Kopertis Monev terhadap pengelolaan PP PTS di kopertis dan PTS penerima hibah

Sistem Monitoring dan Evaluasi dalam Pelaksanaan PP PTS 2015 3 5 Ditjen Kelembagaan Iptek Dikti Koord. Kopertis Laporan Monevin Pelaporan Internal MonEv Tim Pengelolaan di Kopertis PTS Penerima PP PTS Monev Eksternal Sinkronisasi & Koordinasi 6 4 1 2 7

Cakupan Monev Internal Monev Pengelolaan di Kopertis Proses seleksi proposal Proses pengadaan barang Proses serah terima barang Monev di PTS Pemanfaatan barang yang dihibahkan ke PTS sesuai dengan peruntukkannya Diseminasi dan pemanfaatan hasil pelatihan tidak bergelar

Pelaporan dan Mon-Ev-PP PTS Monev Internal Juni Juli Agust Sept Okt Nop Des Laporan interim Mon-Ev Eksternal (Ditjen Kelembagaan IPTEK dan Dikti) Laporan akhir Proses seleksi Proposal PP-PTS Revisi RKAKL& perencanaan Pengadaan Proses Pengadaan Monev Eksternal

Pelaporan Laporan Tengah Pelaksanaan PP-PTS Tahun 2015 Disusun dan dilaporkan ke Direktorat Jenderal Kelembagaan Ilmu Pengetahuan, Teknologi dan Pendidikan Tinggi, Kemristekdikti, segera sesudah pengumuman Hasil Seleksi Proposal. Laporan Akhir Pelaksanaan PP-PTS Tahun 2015 disusun dan dilaporkan setelah selesai pelaksanaan PP-PTS Tahun 2015. Mon-Ev Eksternal dilakukan oleh Ditjen Kelembagaan IPTEK dan Dikti

terimakasih