By. Ella Silvana Ginting, SE, M.Si MANAJEMEN PERSEDIAAN By. Ella Silvana Ginting, SE, M.Si

PENTINGNYA PERSEDIAAN Investasi Penting Perusahaan Contoh, * 15% dari total aset * 25% dari total aset KEUNTUNGAN PERUSAHAAN

PERSEDIAAN > KEBUTUHAN Bunga besar karena modal berasal dari pinjaman Biaya penyimpanan dan pemeliharaan besar MEMPERKECIL KEUNTUNGAN PERSEDIAAN TINGGI Kerugian besar akibat kerusakan persediaan Turunnya kualitas persediaan Mengalami keusangan, , ketinggalan mode

PERSEDIAAN < KEBUTUHAN PERSEDIAAN KECIL Kekurangan Bahan Baku Tidak memenuhi kapasitas produksi Biaya produksi rata-rata tinggi MENURUNKAN KEUNTUNGAN

2 JENIS PERSEDIAAN PERUSAHAAN PERUSAHAAN BARANG DAGANGAN Mobil, truk, bus, sedan bagi perusahaan/ dealer PERUSAHAAN MANUFAKTUR Persediaan bahan baku/ bahan pembantu Persediaan barang dalam proses Persediaan barang jadi

MENGUKUR PERPUTARAN BARANG PERNIAGAAN (Merchandise Turn Over) Merchandise Turn Over = Net Sales : Average Merchandise Inventory of Cost Average Merchandise Inventory of Cost = (Beginning Balance Stock + End Balance Stock) : 2

Contoh… PERUSAHAAN DAGANGAN Persediaan barang 1-1-1970 Rp. 20.000 Pembelian selama 1 tahun Rp. 380.000 Barang tersedian untuk dijual Rp. 400.000 Persediaan barang 31-12-1970 Rp. 40.0000 - Harga Pokok Penjualan Rp. 360.000 PENYELESAIAN: Merchandise turn over = Rp. 360.000 : (Rp.20.000+Rp.40.000) : 2) = 12x =Hari rata-rata penjualan/ hari rata-rata barang disimpang digudang = 360 hari : 12x = 30 hari

Contoh… PERUSAHAAN MANUFAKTUR BAHAN BAKU JUMLAH Saldo awal bahan baku Rp. 30.000.000 Pembelian bahan baku Rp. 100.000.000 + Tersedian untuk digunakan Rp. 130.000.000 Saldo akhir bahan baku Rp. 10.000.000 Bahan baku yang digunakan dalam produksi Rp. 120.000.000 BARANG DALAM PROSES Saldo awal barang dalam proses Rp. 50.000.000 Bahan baku yang digunakan Rp. 120.000.000 Biaya tenaga kerja langsung Rp. 100.000.000 Biaya overhead pabrik Rp. 80.000.000 + Biaya dalam proses yang tersedia Rp. 350.000.000 Saldo akhir barang dalam proses Rp. 150.000.000 - Harga pokok produksi Rp. 200.000.000 BARANG JADI Saldo awal barang jadi Rp. 200.000.000 Harga pokok produksi Rp. 200.000.000 + Harga pokok barang yang tersedia untuk dijual Rp. 400.000.000 Saldo akhir barang jadi Rp. 100.000.000 - Harga pokok penjualan Rp. 300.000.000

Kecepatan Perputaran Bahan Baku = Biaya bahan baku yang digunakan : Rata-rata persediaan bahan baku Kecepatan Perputaran Barang dalam Proses = Harga Pokok Produksi : Rata-rata Persediaan Barang dalam Proses Kecepatan Perputaran Barang Jadi = Harga Pokok Penjualan : Rata-rata Persediaan Barang Jadi PENYELESAIAN : = Rp. 120.000.000 : ((Rp. 30.000.000 + Rp. 10.000.000) : 2) = 6x 2. Kecepatan Perputaran Barang dalam Proses = Rp. 200.000.000 : ((Rp.50.000.000 + Rp. 150.000.000) : 2) = 2x = Rp. 300.000.000 : ((Rp. 200.000.000 + Rp. 100.000.000) : 2) = 2x

Hubungan Jadwal Aliran Kas dengan Jadwal Penerimaan Bahan Baku dan Pengiriman Barang Jadi Pembelian bahan baku : syarat pembayaran 30 hari dari barang diterima. (dalam ribuan rupiah) Uraian Jan Feb Mar Apr Mei Jun Bahan baku yang dibeli 4.000 6.000 8.000 7.000 Kas untuk membayar hutang bahan baku 5.000

Pembelian bahan baku : syarat pembayaran 30 hari dari barang diterima Pembelian bahan baku : syarat pembayaran 30 hari dari barang diterima. (dalam ribuan rupiah) Uraian Jan Feb Mar Apr Mei Jun Barang jadi akan yang dijual 8.000 10.000 12.000 14.000 15.000 Kas yang diharapkan akan diterima karena penjualan barang jadi

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERSEDIAAN BAHAN BAKU Volume yang dibutuhkan untuk melindungi jalannya perusahaan terhadap gangguan kehabisan persediaan mengakibatkan produksi terganggu Volume produksi yang direncanakan sangat tergantung pada volume penjualan yang dijalankan Besarnya pembelian bahan baku setiap kali pembelian untuk mendapatkan biaya pembelian yang minimal Estimasi fluktuasi harga bahan baku diwaktu yang akan datang Peraturan Pemerintah yang menyangkut persediaan material/ bahan baku Harga pembelian bahan baku Biaya penyimpanan dan risiko penyimpanan di gudang Tingkat kecepatan bahan baku menjadi rusak atau turun kualitasnya

Risiko kehabisan persediaan: Besar kecilnya ditentukan oleh: FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BESAR KECILNYA SAFETY STOCK (PERSEDIAAN PENGAMAN) PERUSAHAAN Risiko kehabisan persediaan: Besar kecilnya ditentukan oleh: Kebiasaan para supplier menyerahkan barangnya apakah tepat waktu atau terlambat Besar kecilnya jumlah bahan baku yang dibeli setiap saat Dapat diduga atau tidaknya dengan tepat kebutuhan bahan baku untuk produksi Hubungan antara biaya penyimpanan digudang satu pihak dengan biaya-biaya ekstra yang harus dikeluarkan sebagai akibat dari kehabisan persediaan dilain pihak

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI BESAR KECILNYA PERSEDIAAN MINIMAL BARANG JADI Sifat penyesuaian jadwal produksi dengan pesanan tambahan (ekstra) Sifat persaingan industri Hubungan antara biaya penyimpanan di gudang dengan biaya karena kehabisan persediaan

BIAYA PERSEDIAAN SET UP COST CARRYING COSTS Biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi dari pesanan CARRYING COSTS Biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya

SET UP COSTS Biaya selama proses persiapan Persiapan-persiapan yang diperlukan untuk pesanan Penentuan besarnya kuantitas yang akan dipesan Biaya penerimaan barang yang dipesan Pembongkaran dan pemasukan ke gudang Pemeriksaan bahan baku yang diterima Mempersiapkan laporan penerimaan Biaya pengiriman pesanan Biaya-biaya pemrosesan pembayaran Pengecekan dan perbandingan antara laporan penerimaan dengan pesanan yang asli Persiapan pembuatan cheque untuk pembayaran Pengiriman cheque dan pengirimannya

CARRYING COSTS Biaya penggunaan/ sewa ruangan gedung Biaya pemeliharaan bahan baku dan pengeluaran untuk kemungkinan rusak Biaya untuk menghitung/ menimbang barang yang dibeli Biaya asuransi Biaya “keusangan” Biaya modal => bunga Pajak daripada stock yang ada dalam gedung

TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN PERSEDIAAN Pendekatan ABC (ABC Approach) Model Kuantitas Pesanan Yang Paling Ekonomis (The Economic Order Quantity Model)

1. PENDEKATAN ABC Pendekatan yang sederhana untuk manajemen persediaan dimana pemikiran dasarnya adalah membagi persediaan dalam 3 (tiga) kelompok Dimana suatu bagian kuantitas yang kecil dari persediaan mewakili suatu porsi yang besar dari nilai persediaan

PENDEKATAN ABC Percentage of Inventory Value GROUP A GROUP B GROUP C Items 100 80 60 40 20 57% 10% 27% 40% 16% 50%

2. ECONOMICAL ORDER QUANTITY Jumlah bahan yang dapat dibeli dengan biaya persediaan yang minimal atau sering disebut jumlah pesanan bahan yang optimal BIAYA PESAN Biaya yang dikeluarkan dalam proses pemesanan suatu barang BIAYA SIMPAN Biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam rangka proses penyimpanan suatu barang yang dibeli

Biaya Pesan = (R : Q) x O atau (R : Q) x S Biaya selama proses pesanan Biaya pengiriman permintaan Biaya penerimaan bahan Biaya penempatan bahan kedalam gudang Biaya proses pembayaran Apabila dalam satu tahun suatu perusahaan membutuhkan bahan untuk dibeli sebanyak R unit, dan setiap kali pembelian bahan sebanyak Q unit, serta biaya pesanan setiap kali pesan sebesar O (ordering cost) rupiah atau S (set-up cost) rupiah, maka biaya pesan dapat dihitung dengan rumus : Biaya Pesan = (R : Q) x O atau (R : Q) x S

2. Biaya Simpan Biaya sewa gedung Biaya pemeliharaan bahan di gudang Biaya modal (bunga) yang diperlukan untuk investasi barang yang disimpan Biaya asuransi Biaya keusangan barang (kadaluarsa barang) Apabila bahan yang dipesan setiap kali pesan Q unit, maka rata-rata persediaan adalah Q/2. apabila biaya simpan sebesar C rupiah dari rata-rata bahan yang disimpan, maka biaya simpan dapat dihitung dengan rumus: Jumlah pesanan yang paling ekonomis (EOQ) tercapai pada saat : BIAYA PESAN = BIAYA SIMPAN R = Jumlah kebutuhan barang yang dibeli selama setahun O = Biaya pesanan setiap kali pesan, kadang disimbolkan dengan S C = Biaya simpan bahan (barang) per unit P.I = perkalian harga barang dengan % barang disimpan Biaya Simpan = (Q : 2) x C

Contoh 1 PT “SADAR” merencanakan untuk pembelian bahan selama satu tahun sebanyak 160.000 unit. Biaya pesan Rp. 10.000 setiap kali pesan. Biaya simpan Rp.2,- . Harga beli Rp.1.000 per unit. Besarnya jumlah pembelian atau pesanan yang paling ekonomis (EOQ) adalah :

Jumlah Pembelian Paling Ekonomis Keterangan Frekuensi Pembelian 1x 2x 3x 4x 5x 6x Inventory (unit) 160.000 80.000 53.333 40.000 32.000 26.666 Average Inventory 26.667 20.000 16.000 13.333 Ordering Cost 10.000 30.000 50.000 60.000 Carrying Cost Total Cost 170.000 100.000 83.333 82.000 86.666

KELEMAHAN MODEL EOQ Bahan atau barang yang dibutuhkan harus tersedia dipasar ketika dibutuhkan Harga barang selalu tetap (stabil) selama periode analisa Biaya simpan selalu stabil selama periode analisis Biaya-biaya yang berhubungan dengan pemesanan relatif tetap

REORDER POINT (titik pemesanan kembali) Saat kapan pemesanan harus dilakukan kembali perlu ditentukan secara baik karena kekeliruan saat pemesanan kembali tersebut dapat berakibat terganggunya proses produksi REORDER POINT = LEAD TIME + SAFETY STOCK Penggunaan bahan selama Lead Time Masa tunggu sejak pesanan barang atau bahan dilakukan sampai bahan tersebut tiba diperusahaan Safety Stock Persediaan yang dimaksudkan untuk berjaga-jaga apabila perusahaan kekurangan barang atau ada keterlambatan bahan yang dipesan sampai diperusahaan

Contoh 2 Dari contoh 1, diketahui bahwa penggunaan bahan selama satu tahun 160.000 unit. Apabila ditentukan lead time (waktu tunggu) ½ bulan dan safety stock 10.000 unit. Apabila 1 tahun dihitung 360 hari, maka Reorder Point dapat dihitung sebagai berikut: PENYELESAIAN: Penggunaan bahan per hari = 160.000 unit : 360 = 444,444 unit atau 444 unit Penggunaan bahan selama waktu tunggu = 15 hari x 444,444 = 6.667 unit Reorder point = safety stock + lead time = 10.000 unit + 6.667 unit = 16.667 unit

Besarnya EOQ, ROP dan Safety Stock Unit B 4 0 ROP 0 0 C = 16.667 0 unit unit D A Safety stock = 10.000 unit 0 E 15hari F Waktu