PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS Ady Achadi,SE.,Msi FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNWIKU PURWOKERTO

Pengorganisasian Pesan Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan penyusunan kata, kalimat, dan paragraf. Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata, kalimat, dan paragraf yang digunakan adalah sederhana, mudah dimengerti, dan dapat dilaksanakan. Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan baik maka pesan tidak dapat mencapai sasaran dan respon audien tidak seperti yang diharapkan

Surat di bawah ini ditulis oleh Jill saunders dari perusahaan Boswell and sons, bermaksud untuk mengembalikan Drive CD Rom yang telah dibeli dari “Toko Komputer “ Bapak Boswell presien direktur kami mengalami kecelakaan tahun lalu dan kejadian tersebut sangat mempengaruhi bisnis kami sehingga anggaran kami tidak sebesar biasanya. Namun kedua anak Pak Boswell bekerja keras dan tidak lama lagi Pak Boswell akan kembali bekerja. Boswell and Son’s melakukan bisnis dengan Computer Time sejak saya masuk enam tahun yang lalu. Pada waktu itu gedung Anda lebih kecil dan terletak di sudut Federal Avenue. Pak Boswell membeli printer laser pertama kami di sana. Saya masih ingat pada hari itu, saya menulis cek dengan jumlah yang cukup besar. Tentu saja setelah beberapa tahun saya menjadi terbiasa membeli barang yang lebih mahal. Kami mempunyai tujuh orang karyawan. Walaupun semuanya tidak terlibat langsung dalam menghaslkan peta yang kami jual, mereka harus menghidupkan komputer sehingga dapat menyelesaikan tugasnya. Drive CD-ROM yang kami beli untuk asisten saya, Suzane bermasalah. Kami telah membawanya untuk diperbaki tiga kali dalam tiga bulan ke pusat perbaikan dan Suzane amat berhati-hati menggunakan mesinnya dan tidak pernah menyalahgunakannya. Dia suka games petualangan interaktf saat istirahat makan siang. Drive CD-ROM itu masih tidak bekerja dengan benar. , dan dia sudah lelah berulang kali membongkar pasang. Kami semua bekerja lebih lama untuk mengejar ketertinggalan selama Pak Boswell tidak disini, dan tidak seorang pun diantara kami yang mempunyai banyak waktu luang.

Pesan-pesan yang Tidak Terorganisi dengan Baik Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144). Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang dapat menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga akan mempersulit penerima dalam memahami maksud pesan Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga mengkaburkan pesan pokok dan membuang waktu untuk membacanya. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi pesan sulit dipahami. Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian terpusat pada penyadian ide pendukung dan pelengkap

Cara pengorganisasian pesan Untuk mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan tiga langkah yaitu: Menetapkan ide/gagasan pokok. Mengelompokkan ide/gagasan Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan. (Dewi, 2007:66)

Jika Anda jadi customer service hotel, bagaimana tanggapan Anda ? Perkenalkan saya Shanti dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNWIKU. Saya sebagai panitia seminar nasional tahun ini mempertimbangkan hotel ASTON sebagai salah satu tempat penyelenggaraan. Saya tahu bahwa bulan Juli peak season untuk hotel, namun kami tetap akan menyelenggarakan seminar pada bulan tersebut karena sudah dijadwalkan. Apakah hotel ASTON dapat menampung 350 orang tamu selama empat malam ? Apakah hotel ASTON mempunyai tiga ruang rapat besar sehingga kami dapat mengadakan pelatihan paralel ? Bagaimana dengan fasilitas makan ? Disamping itu ada pemikiran untuk menjemput peserta dari dan ke Stasiun. Jika Anda jadi customer service hotel, bagaimana tanggapan Anda ?

Menetapkan Ide Pokok Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan khusus. Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok – yaitu pernyataan spesifik mengenai topik pesan. (lihat gambar 4.1) Bila pesannya panjang dan kompleks maka perlu dibuat outline yang berfungsi: Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif. Susunan suatu outline digolongkan menjadi. Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.

Memberitahu cara membuat berkas klaim asuransi Klaim asuransi Tabel 4.1. Mendefinisikan Topik dan Ide Pokok Tujuan Umum Tujuan Khusus Topik Ide Pokok Memberi informasi Memberitahu cara membuat berkas klaim asuransi Klaim asuransi Penyimpanan berkas yang tepat akan menghemat waktu dan uang perusahaan Membujuk Meminta Manajer menyetujui kenaikan anggaran litbang Anggaran litbang Para pesaing membelanja-kan dana yang lebih banyak untuk litbang daripada perusahaan kita Kolaborasi Menghimpun ide-ide untuk sistem insentif yang meng-kaitkan gaji dengan laba. Pembayaran insentif Mengkaitkan gaji dengan laba, memotivasi karyawan dan mengurangi kompen-sasi di tahun-tahun sulit. Sumber: Bovee & Thill. (2007:148) Komunikasi Bisnis

Mengelompokkan ide Ide pokok umumnya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks maka perlu dibuat outline yang berfungsi: Membayangkan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya. Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih sistematis, efisien dan efektif. Susunan suatu outline digolongkan menjadi. Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.

Memilih Pendekatan Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide. Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu: 1. Pendekatan langsung atau deduktif Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti. Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan. 2. Pendekatan tak langsung atau induktif Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal lalu diikuti ide pokok Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima pesan

Gambar 4.2. Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung. Pendekatan tidak langsung Reaksi penerima Ingin sekali/terta-rik/senang/netral Tidak senang Tidak tertarik/ tidak mau Pembukaan pesan Memulai dengan ide pokok, permintaan, atau berita baik Mulai dg pernyataan netral sbg transisi ke alasan untuk berita buruk Mulai dg pernyataan atau pertanyaan yg dapat menarik perhatian Isi pesan Berikan detail-detail yang perlu Berikan alasan untuk menjelaskan jawaban negatif. Sampaikan berita buruk dan berikan saran positif Bangkitkan minat penerima . Bangun keinginan utk mengikuti Penutupan pesan Tutup komentar yang menyenangkan Tutup dengan ramah Mintalah utk me-lakukan tindakan

Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan Permintaan Langsung (Direct request) Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo yang penyampaian nya langsung pada poin yang dituju. Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik (msl penawaran produk baru) dan sebaiknya menggunakan pendekatan langsung Pesan rutin, good news atau good will Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara rutin Good news atau good will adalah berita baik (msl penurunan harga) yang menimbulkan reaksi menyenangkan dari penerima. Cocok menggunakan pendekatan langsung Pesan bad news Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi menimbulkan kekecewaan (msl penolakan lamaran kerja, penolakan kredit). Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung Pesan persuasif Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena penerima diperkirakan tidak tertarik pada pesan tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung

Memformulasikan pesan Memformulasikan pesan adalah proses penyusunan naskah bisnis. Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali, yang perlu mendapat perhatian adalah menentukan gaya dan nada. Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan secara keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa.

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang berikut; Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan pengalaman audiens Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir.

MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik Terdapat tiga jenis kalimat yaitu; Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk kalimat (satu subyek dan satu predikat) Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen, dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetapi Kalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat. Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana. Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih rendah, maka gunakan kalimat kompleks.

Gunakan kata pendek dan hilangkan kata yang berlebihan Menghilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu Gunakan kata pendek dan hilangkan kata yang berlebihan

CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAF Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf yaitu; Pendekatan induktif, dimulai dengan berbagai alasan baru dibuat kesimpulan Pendekatan deduktif, dimulai dari kesimpulan baru diikuti alasan-alasannya Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan; Ilustrasi, yang dapat memperjelas ide pokok Perbandingan, yang menguraikan persamaan dan perbedaan Pembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu. Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa kategori spesifik. Pembahasan pemecahan masalah. Dalam setiap paragraf pusatkan pada ide tunggal dan harus tetap dijaga sebagai kesatuan ide yang utuh. Gunakan kata transisi, kata ganti sebagai penghubung antar kalimat.

MEREVISI PESAN BISNIS revisi pesan Revisi pesan berhubungan dengan: Pesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan penerima pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu: Perencanaan pesan, Pengorganisasian pesan, dan revisi pesan Revisi pesan berhubungan dengan: Keterampilan revisi pesan-pesan bisnis Membuat kalimat yang efektif Mengembangkan paragraf

Revisi Pesan Bisnis (Tertulis) 1. Penyuntingan Pesan (Editing) Proses penulisan pesan bisnis tertulis diawali dengan penulisan draf, kemudian ditelaah ulang (review) dan diperbaiki lagi baik dari sudut isi, maupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi dan formatnya Mengevaluasi isi dan organisasi pesan, diawali dengan membaca secara cepat (skimming) dengan memusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Meninjau ulang gaya dan kemudahan pembacaan

2. Menulis /membaca ulang pesan Hindari tanpa melakukan penulisan ulang dan mengirim dokumen pada saat terakhir dibutuhkan Ketika menulis ulang perhatian pada setiap kata dan kalimat. Kata/ungkapan yang tidak perlu sebaiknya dihapus 3. Memproduksi pesan yang menarik dan efektif Pemakaian desain yang konsisten untuk elemen desain yang muncul berulang spt; marjin, jenis huruf, keseimbangan ruang antara teks, gambar dsb Sederhana, tidak terlalu banyak elemen desain, atau terlalu banyak sentuhan dekoratif. 4. Mencetak dan mendistribusikan pesan Lewat print preview di layar komputer sudah WYSWYG (What You See is What You Get) namun pastikan margin, nomor halaman, gambar, margin sdh benar. Setelah dicetak baru distribusikan.

SAMPAI MINGGU DEPAN

Memilih kata-kata yang benar dan juga efektif. Menggunakan kata-kata fungsional dan kata-kata isi dengan benar. Kata-kata fungsional mengekspresikan hubungan dan hanya mempunyai satu arti dalam setiap konteks penggunaannya – melputi kata penghubung, kata depan, kata sandang, dan kata ganti. Kata-kata isi, adalah kata-kata yang bersifat multi demensi – meliputi kata benda, kata kerja, kata sifat dan kata keterangan.