Universitas Padjadjaran Oracle for FEB Unpad Overview 01 Februari 2017

Scope Sistem Informasi Pengadaan (Oracle-SCM) Sistem Informasi Akunting dan Keuangan (Oracle- Finance) Fungsi Budgeting dan Planning (Oracle-Hyperion) Fungsi Human Capital Management (Oracle- HRM) Fungsi Monitoring Program (Oracle-Hyperion)

Birds View

Universitas Padjadjaran Perencanaan Overview 01 Februari 2017

Program dan Kegiatan

Pengalokasian Dana

PR – Purchase Requisition

Funds Available

Universitas Padjadjaran Keuangan Overview 01 Februari 2017

Batches (kontrak)

Invoice Penagihan

Receipt (Pelunasan)

Account Details

Account Balances

Enter Journal

Invoice Pembayaran

Payment

Mutasi Aset

Integrasi Perencanaan, Pengadaan, dan Pembayaran ORACLE GENERAL LEDGER ORACLE HYPERION Usulan Kebutuhan Barang/Jasa Membahas Kebutuhan Barang/Jasa Penerimaan Data Anggaran Penetapan Dokumen RUP ORACLE PURCHASING & INVENTORY Demand Source Pengkajian Ulang Dokumen RPP oleh ULP Penyusunan RPP Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Supplier Penetapan Penyedia Barang/Jasa Order Receive Enter Pay ORACLE PAYABLES Penandatanganan Kontrak Pengadaan Serah Terima Barang/Jasa Pembuatan SPP Pembayaran

Pengeluaran Dana

Apa yang berubah? - UMK

Apa yang berubah? – Kas Kecil

…di FEB dkk

1. Pembayaran Tagihan Operasional Admin Keuangan Wakil Dekan II PUMK Menerima bukti pengeluaran dari pegawai Melakukan Proses Pembayaran Melakukan input transaksi tagihan Melakukan validasi tagihan Cetak “Kwitansi” sebagai bukti pembayaran Cetak laporan “Surat Perintah Bayar” Penandatangan “Surat Perintah Bayar” Melakukan pembayaran pegawai Pengumpulan laporan SPB dan Kwitansi

…di FEB dkk

2. Pertanggungjawaban Tagihan Operasional PUMK Bendahara Unpad Laporan SPB dan Kwitansi Melakukan Cetak laporan “Pengeluaran” Melakukan input transaksi Bank Account Transfer Kliring Transaksi Cetak laporan “Pengeluaran”

Apa yang berubah – A/R “AS IS” “TO BE” Accounting Method= Cash Basis. Sehingga tidak ada penjurnalan pada saat pembuatan Invoice. Accounting Method= Accrual Penjurnalan pada saat pembuatan invoice. Dr. Piutang Cr. Pendapatan Tagihan dan pembayaran seluruh Mahasiswa dari SIAT tidak terintegrasi ke system keuangan Tagihan dan pembayaran seluruh mahasiswa dari SIAT akan diinterface langsung ke modul Oracle Receivable   Tarif Layanan Non Pendidikan tidak dimaintain di dalam system Tarif Layanan Non Pendidikan akan dimaintain di system. Sumber Pendapatan dari penyewaan asset tidak tercatat dengan baik Sumber Pendapatan dari penyewaan asset akan terhubung dengan form tarif layanan dan pengakuan pendapatannya akan terintegrasi ke modul Oracle Receivable

Apa yang berubah – A/R “AS IS” “TO BE” Print Invoice (Surat tagihan) tidak diberikan ke Customer/pihak terkait. Invoice (Surat tagihan) akan di print dan di berikan ke Customer dan Bendahara Penerimaan. Accounting Method= Cash Basis Penjurnalan terjadi pada saat menerima uang. Dr. Bank Cr. Revenue Accounting Method= Accrual Penjurnalan yang terjadi pada saat menerima uang. Cr. A/R No Virtual Account dibuat setelah formulir permintaan no virtual account di berikan pada bendahara penerimaan No Virtual Account dibuat setelah unit kerja membuat transaksi invoice di oracle AR beserta attachment dokumen kontrak

Lesson learned Re-organisasi yang berjalan bersamaan Kesiapan infrastruktur (software platform, modul launching protocol, etc) SOP dan kebijakan yang tumpang tindih dalam beberapa proses bisnis (cth: pengadaan).... masih mencari bentuk Perbedaan data item disetiap unit yang berbeda belum semuanya seragama Change management

Apa yang harus dilakukan Embrace Perencanaan yang matang dari tiap unit dan subunit kerja Membiasakan koordinasi perencanaan, program dan keuangan