Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur Paparan Konsolidasi Database di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur Dibuat oleh: Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur Surabaya 2015

Latar Belakang Kondisi pengelolaan database di masing-masing SKPD di lingkungan Pemprov Jatim yang berjalan sendiri-sendiri baik system, infrastruktur maupun format data Dinas Kominfo Jatim mempunyai inisiatif menerapkan konsep “One Data” sebagai “Datawarehouse” yang merupakan penyatuan platform Data/Informasi untuk seluruh SKPD-SKPD terkait, dimana selain berguna untuk memudahkan mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan maka juga diharapkan akan menyederhanakan proses kerja serta penghematan biaya Infrastruktur maupun biaya operasional Untuk tahap awal akan di coba untuk mengintegrasikan beberapa database yang sudah berjalan di lingkungan SKPD Jatim dalam satu wadah “Datawarehouse” sebagai berikut: BKD BPKAD Aplikasi Sistem Asset Management Dipenda Jatim Tantangan lainnya adalah di masing-masing SKPD juga sudah menerapkan pengelolaan Database,akan tetapi secara Software (Perangkat Lunak) diduga masih banyak yang belum menerapkan secara lengkap Software Berlisensi atau “Under Licensed”

Usulan Arsitektur Data Warehouse (Gambaran Umum) Data Source Data Warehouse & Analytics Presentation Layer LP DEP DIM FACT BI / DW Schema ODS Enterprise Data Quality Sistem Informasi A DB A DB B Real Time Sistem Informasi B Batch/Bulk Data Batch Process DB C DB D Other Sistem Informasi C Dashboard & Report Integration Data Flat File, CSV, XML

Usulan Arsitektur One Data pada Diskominfo BI Tools & Dashboards Dinas-Dinas Pemerintah Pemprov Jatim Dalam 1 Fisikal Server BPKAD DW DW FTP Staging Area Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Sistem Informasi Aset Manajemen ELT DW Dipenda Business Intelligence Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan Kota Surabaya Dinas B Data Warehouse Dinas C Data Lainnya (File, CSV) ETL/ELT

Usulan Eksekusi Project Alternatif 1 : Bertahap Misalkan Nilai Project : IDR 10M sementara budget tersedia Th.2016-2018 sebesar : IDR 3M/th Tahap 1, Th.2016 Tahap 2, Th.2017 Tahap 3, Th.2018 Project tetap tereksekusi namun secara bertahap Kekurangannya Operasional Tidak bisa cepat dilakukan dikarenakan SDM yang belum siap dan membutuhkan waktu untuk belajar dan melakukan penyesuaian Untuk bisa mempercepat maka budget per tahun agar di perbesar

Usulan Eksekusi Project Alternatif 2 : Partneship (Kemitraan) Misalkan Nilai Project : IDR 10M sementara budget tersedia Th.2016-2018 sebesar : IDR 3M/th Project di eksekusi, Th.2016 dan beroperasi Payment 1-4 per Kuartal, Th.2017 Payment 5-8 per Kuartal, Th.2018 Project tereksekusi semua dan lebih cepat beroperasi tanpa harus menunggu tersedianya budget Kesiapan SDM untuk beroperasi dilakukan oleh partner yang kompeten dan berpengalaman sambil melakukan “transfer knowledge” ke SDM Kominfo Kekurangannya adalah mencari partner yang tepat dan beresiko tinggi Dibutuhkan Komitmen yang tinggi oleh semua pihak selaku stake holder

Contoh Kasus Konsolidasi Database (Kondisi Sekarang) IT Landscape of Dipenda Jatim (Data Center) 3 Cores Information Systems Pelayanan Mobil Keliling Penagihan Utang Data Akuntansi Daerah Server 1 (2p12c) Server 2 (2p12c) Server 3 (2p12c) 46 Samsat Branches & Local Offices 23 Samsat Drive Thru 38 Samsat Mobil Keliling 7 Samsat Corners 39 UPTD Branches & Local Offices 38 Payment Points Database A Database B Database C

Contoh Kasus Konsolidasi Database (Kondisi Usulan) IT Landscape of Dipenda Jatim (Data Center) 3 Cores Information Systems Pelayanan Mobil Keliling Penagihan Utang Data Akuntansi Daerah Server Konsolidasi Database A Database B Database C Terjadi penghematan Infrastruktur dimana biaya operasional bisa ditekan, biaya Space, Listrik, dan Support & Maintenance HW Terjadi Simplify IT untuk SW/DB Licenses menjadi hemat dikarenakan jumlah core processor sebagai basis perhitungan license berkurang Kehandalan dan Kinerja Infrakstrukstur jelas lebih meningkat

Penghematan Cost dan Pengurangan Resiko yang terjadi Secara umum jika tetap menggunakan existing IT Architecture yaitu mempertahankan 3 unit server besar yang bekerja untuk masing-masing database,maka akan dibutuhkan investasi untuk memenuhi kekurangan License Database yaitu sebesar 12 core processor x 3, sehingga total 36 core proc x USD 47,500 = USD 1.7 juta Bilamana menggunakan Server Konsolidasi sebagai Datawarehouse Database maka Jumlah License Database bisa ditekan menjadi maksimal 18 Core x USD 47,500= USD 855 Ribu , Adapun biaya Space, Listrik, dan Maintenance support akan berkurang dikarenakan Server terpasang hanya satu akan tetapi mempunyai kapasitas dan performance melebihi 3 server sebelumnya (Asumsikan jika sebelumnya Biaya tersebut maksimal USD 350K/tahun, maka dapat ditekan hampir 50% menjadi USD 188K/tahun) Dimana Investasi untuk HW/SW Server konsolidasi dengan asumsi USD 300K akan tetapi dengan mengganti 3 server tersebut didapatkan reliability dan performansi mesin yang jauh bisa diandalkan, sementara 3 server yang lama bisa dimanfaatkan untuk back-up dan development server. Jika tetap menggunakan 3 server existing yang juga masa life timenya akan habis maka juga akan memerlukan investasi yang kurang lebih sama. Terjadi Simplify IT untuk SW/DB Licenses menjadi hemat dikarenakan jumlah core processor sebagai basis perhitungan license berkurang Kehandalan dan Kinerja Infrakstrukstur jelas lebih meningkat Contoh kasus di Dipenda Jatim ini juga terjadi di Dipenda Pemkot Surabaya serta Dinas Kominfo Kota Surabaya yang kurang lebih kondisinya sama Ditengarai jika di lakukan pemeriksaan lebih mendalam di lingkungan SKPD-SKPD Jatim maka akan dijumpai permasalahan yang kurang lebih sama dengan jumlah server yang bisa jadi lebih besar dan mungkin lebih sedikit.

Usulan Kegiatan Tahun 2016 Konsolidasi maupun integrasi database yang merupakan “Core Data” dari suatu Data Center untuk mewujudkan inisiatif “One Data” sebagai platform di Dinas Kominfo Jatim perlu segera di realisasikan mengingat pentingnya hal ini dan kebutuhan pelayanan masyarakat yang mendesak untuk hal ini Di sisi lain sebagai koordinator pengelolaan ICT di lingkungan Jawa Timur pada khususnya maka Dinas Kominfo perlu men-sosialisasikan terkait mekanisme pengelolaan database yang benar dan terarah seperti pembelian Software Database yang berlisensi guna menghindari terjadinya pelanggaran hak cipta serta kesulitan dan kerugian yang mungkin terjadi dari akibat yang ditimbulkan