DISUSUN OLEH : DRA. ENDANG ADRIYANI APT, MARS PERENCANAAN DAN DISTRIBUSI OBAT DI RS DISUSUN OLEH : DRA. ENDANG ADRIYANI APT, MARS

1. PERENCANAAN PERENCANAAN DALAM MANLOG PEMENUHAN KEBUTUHAN B. PENENTUANNYA DIPENGARUHI OLEH : PEMAKAIAN TAHUN YANG LALU SISA PERSEDIAAN (STOK AKHIR) ANGGARAN EPIDEMIOLOGI (POLA PENYAKIT) SLOW & FAST MOVING VEN & ABC REKOMENDASI KOMDIK PENGEMBANGAN PELAYANAN

PERENCANAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN : METODE KONSUMSI METODE EPIDEMIOLOGI GABUNGAN KEDUANYA MASALAH YG SERING DIJUMPAI DALAM PERENCANAAN : MUTU DATA STAF YANG KURANG MEMENUHI SYARAT PEMILIHAN JENIS OBAT KURANG TEPAT UTK BEBAN PENYAKIT YANG DIHADAPI OBAT TERLALU BANYAK/SEDIKIT MEMASUKKAN OBAT2 YANG KURANG DIPERLUKAN MEMILIH SEDIAAN YANG MAHAL  PADAHAL BENTUK SEDIAAN MURAH TERSEDIA.

KEUNTUNGAN / KELEMAHAN KELEMAHAN METODE KONSUMSI : KEBIASAAN PENGOBATAN TDK RASIONAL SEOLAH-OLAH DITOLELIR DATA TIDAK AKURAT KEUNTUNGAN METODE KONSUMSI : MUDAH TIDAK MEMERLUKAN DATA EPIDEMIOLOGI& STANDARD PENGOBATAN KELEMAHAN METODE MORBIDITAS : SERINGKALI STANDARD PENGOBATAN BELUM TERSEDIA DATA MORBIDITAS TIDAK ADA. KEUNTUNGAN METODE MORBIDITAS : PERKIRAAN KEBUTUHAN MENDEKATI REALISASI ADA STANDAR TERAPI /PENGOBATAN

EVALUASI  ABC ANALISA: PERENCANAAN BARANG FARMASI: BOTTOM UP  USER GENERIC NAME / ISTILAH BAKU POLA PENYAKIT & STANDAR TERAPI & VEN  KOMITE MEDIK (KOMITE FARMASI TERAPI) HOW MUCH  JUMLAH KUNJUNGAN, JML TINDAKAN, BOR, ALOS KETENTUAN YG BERLAKU : EVALUASI  ABC ANALISA: - NILAI INVESTASI - PEMAKAIAN - KRITIS DAFTAR KEBUTUHAN BARANG FARMASI (GENERIK NAME) FORMULARIUM (BRAND-NAME )

PERENCANAAN  ASPEK MEDIK & ASPEK- EKONOMIK UNTUK EVALUASI & EFISIENSI PERENCANAAN : ANALISA NILAI ABC EVALUASI ASPEK EKONOMI. ANALISA VEN  EVALUASI ASPEK MEDIK KOMBINASI ABC DAN VEN

ABC ANALISA KEL.A : KEL.B : KEL.C : PEMANTAUAN KETAT PENCATATAN KOMPLIT &AKURAT PENINJAUAN SECARA KETAT (1-3 BLN) KEL.A : DIKENDALIKAN DGN EOQ & ROP PENGENDALIAN TDK TERLALU KETAT SIST. PENCATATAN CUKUP BAIK PENINJAUAN BERKALA (3-6 BLN) KEL.B : DIKENDALIKAN DGN EOQ PEMANTAUAN SEDERHANA SIST. PENCATATAN YANG BAIK PENINJAUAN 1 TH SEKALI KEL.C : STANDAR PERSEDIAAN

ABC ANALISA CARANYA : (ABC INVESTASI) INVESTASI PEMAKAIAN NILAI KRITIS HITUNG JUMLAH PEMAKAIAN/TAHUN : UTK SATUAN UNIT BARANG KALIKAN DENGAN HARGA PER-UNIT (NILAI -PEMAKAIAN SETAHUN) URUT KE BAWAH, MULAI DARI YG TERTINGGI HITUNG PERSEN KUMULASI MENENTUKAN ABC INVESTASI SBB: - S/D 70%  A - 71- 90 %  B - 91-100 % C

ABC PEMAKAIAN UNTUK PEMAKAIAN : URUT DARI PEMAKAIAN TERSERING (TERBANYAK) S/D TERKECIL DICARI % PEMAKAIAN & % KUMULATIF DAFTAR KEBUTUHAN MENENTUKAN ABC PEM AKAIAN BERDASARKAN ; A = 70 % PEMAKAIAN ; B = 20% PEMAKAIAN C = 10% PEMAKAIAN

ANALISA ABC- NILAI KRITIS DAFTAR KEBUTUHAN BARANG MINTA USER MENGEVALUASI KELOMPOK X  TIDAK DAPAT DIGANTI (HARUS SELALU TERSEDIA) KELOMPOK Y  DAPAT DIGANTI & KOSONG < 48 JAM KELOMPOK Z  DAPAT DIGANTI & KOSONG > 48 JAM DILUAR X,Y,Z  KELOMPOK O = 0 TIAP KELOMPOK DIJUMLAH DAN DIBAGI DENGAN JUMLAH PEMAKAI  NILAI KRITIS RATA RATA DARI TIAP BARANG /OBAT .

ABC NILAI KRITIS Subyek Item 1 Item 2 Item 3 Item 4 Item 5 Dr 1 Dr 2 Total Rata2 X=3 Y=2 13 2,6 Z=1 5 1 7 1,4 11 2,2

INDEKS KRITIS A =3 B = 2 C = 1 TIAP BARANG MEMPUNYAI 3 NILAI YAITU : ABC INVESTASI : A =3 B = 2 C = 1 ABC PEMAKAIAN : TIAP BARANG MEMPUNYAI 3 NILAI YAITU : KRITIS; INVESTASI; PEMAKAIAN ( W1 W2 W3 ) INDEKS KRITIS TIAP BARANG 2W1 + W2 + W3 9,5  12 = A 6,5  9,4 = B 4,0  6,4 = C

V VA VB VC E EA EB EC N NA NB NC KOMBINASI ANTARA ABC & VEN KOMBINASI ANTARA ABC , VEN dan FAST & SLOW MOVING F VA S VB VC EA EB EC NA NB NC

ABC ANALISIS CAN BE USED TO : ACTUAL CONSUMPTION & MORBIDITY REDUCE INVENTORY LEVEL  SMALLER QUANTITIES OF CLASS A ITEMS OR MORE FREQUENT PURCHASE OR DELIVERY INVENTORY CONTROL STAFF  CLASS A ITEMS KEUNTUNGAN ABC INDEKS KRITIS : MELIBATKAN PEMAKAI MEMBERIKAN EVALUASI DLM PELAKSANAAN PENYESUAIAN SECARA PERIODIK KERUGIANNNYA : WAKTU YANG LAMA BIAS (KARENA SETIAP DOKTER MEMILIKI KEINGINAN SENDIRI-SENDIRI)

PROCUREMENT (ORDER MONITORING, SAFETY STOCK, EOQ, SUPPLIER SELECTION) LANJUTAN…… VEN SYSTEM USES FOR : DRUG SELECTION PROCUREMENT (ORDER MONITORING, SAFETY STOCK, EOQ, SUPPLIER SELECTION) SUPPLY SYSTEM (QUALITY & SERVICE) STOCK CONTROL (VE  TO AVOID STOCK OUT)

. PENGADAAN BARANG /OBAT

SIKLUS PENGADAAN MELIPUTI : PENGADAAN : MERUPAKAN KEGIATAN UTK MEREALISASIKAN KEBUTUHAN YANG TELAH DITETAPKAN. SIKLUS PENGADAAN MELIPUTI : MENENTUKAN JUMLAH YANG DIPERLUKAN PENYESUAIAN KEBUTUHAN DAN DANA MEMILIH METODE PENGADAAN MEMILIH SUPPLIER PEMBUATAN KONTRAK MONITOR PESANAN MENERIMA & MENGECEK OBAT PEMBAYARAN DISTRIBUSI OBAT MEMONITOR INFORMASI PEMAKAIAN OBAT MENGKAJI PERENCANAAN OBAT.

KOMPONEN PROSES PENGADAAN : PERSONIL (SDM) PROSEDUR  KAPAN TENDER, SELEKSI REKANAN, DSB. SISTEM INFORMASI  FEEDBACK, FARMASETIK DLL FASILITAS, PERALATAN DAN DATA. PEMILIHAN REKANAN YG DIPERHATIKAN  MERIT RATING SYSTEM : REKOR PARTISIPASI RESPON THD PERMINTAAN WAKTU PENGIRIMAN KETAATAN KETEPATAN THD DOKUMEN PENGEPAKAN & LABELING KEBIJAKAN EXPIRE DATE PERKIRAAN KENAIKAN HARGA DISKON 1. PELAYANAN : PRODUKSI FARMASETIK MATERIAL PENGEPAKAN 2. KUALITAS :

TAHAP PENGADAAN

Tahapan pengadaan Mendefinisikan kebutuhan Meminta penawaran Menilai penawaran Kontrak

Mendefinisikan kebutuhan barang Jumlah: fluktuatif, pasti, jarang Spec teknis-mutu, Waktu: rutin, non-rutin

Memahami: Produsen, pemasok Barang umum Obat Bahan obat Alat kesehatan Perdagangan

7 1 4 2 5 8 3 6 9 Tahapan Pengadaan Menyusun kontrak Melaksanakan Pengadaan 7 Merencanakan Pengadaan 1 Menyusun Jadual Pengadaan 4 Menugaskan Panitia 2 Menyusun Owners’ Estimate 5 Menyusun kontrak 8 Menetapkan Sistem Pengadaan 3 Menyusun Dokumen Pengadaan 6 Melaksanakan Kontrak 9 Designed by IkakGP 2003

PROSES PELELANGAN UMUM No Uraian Kegiatan Hari Kerja Ke-   Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Pengumuman lelang 1 hari surat kabar dan minimal 7 hari untuk di internet Pendaftaran dan pengambilan dokumen 1 hari setelah pengumuman s/d 1 hari sebelum batas akhir pemasukan dokumen Penjelasan (Aanwijzing) paling cepat 4 hr sejak tanggal pengumuman Pemasukan penawaran batas akhir pemasukan, min 2 hari setelah penjelasan Pembukaan dokumen penawaran hari terakhir pemasukkan dok. penawaran Evaluasi dokumen penawaran maksimal 7 hari setelah pembukaan penawaran/pembukaan penawaran harga (dua sampul) Penilaiaan dan pembuktian kualifikasi tidak diatur Usulan calon pemenang Paling lambat 7 hari setelah pembukaan penawaran harga Penetapan pemenang Pengumuman pemenang maks 2 hr setelah surat penetapan Masa sanggah maks 5 hr sejak pengumuman Penunjukan pemenang (SPPBJ) paling lambat 6 hr sejak pengumuman Penandatanganan kontrak paling lambat 14 hr sejak SPPBJ

Hasil pengadaan Penyedia terpercaya & mampu Administrasi terpenuhi Persyaratan kualifikasi Administrasi terpenuhi Persyaratan administrasi Teknis (jml, mutu, waktu) sesuai Persyaratan teknis Harga murah/ sepadan Penawaran Harga Menguntungkan GUGUR

Perubahan ke 7: Perpres 95 Tahun 2007

Strategi memenuhi kebutuhan Standarisasi (spec) Pengadaan bersama (panitia) Framework kontrak (harga satuan) Kontrak jangka panjang (tahun jamak) Kontrak pengadaan bersama

PENGENDALIAN PERSEDIAAN TUJUANNYA : MINIMALKAN INVESTASI DALAM PERSEDIAAN, NAMUN TETAP KONSISTEN DENGAN PENYEDIAAN PELAYANAN YANG DIMINTA (JOHN & HARDING, 1995)

SISTIM PENGENDALIAN : UNTUK MEMASTIKAN SUATU SISTIM PENGENDALIAN SEDIAAN EFEKTIF ADA 3 PERTANYAAN DASAR HARUS DIJAWAB : 1. APA yg akan dikendalikan 2. KAPAN memesan kembali 3. BERAPA BANYAK yang hendak dipesan

PENGENDALAIN PERSEDIAAN SUATU CARA EFEKTIF MENGENDALIKAN PERSEDIAAN DGN KUALIFIKASI ABC (PARETO) YAITU : 75 % NILAI PENGGUNAAN SEDIAAN TAHUNAN DIWAKILI HANYA 15 % DARI JENIS SEDIAAN . PENGENDALAIN PERSEDIAAN Apa? Berapa? Kapan Kapan ? Berapa? Per Item Kelompok Apa Independent Demand Dependent Demand Klasifikasi ABC Requirement Planning Reorder Level Fixed Interval

PENGENDALIAN TINGKAT PEMESANAN KEMBALI INVETARIS 10000 ROP (TK.PEMESAN – KEMBALI) Titik Penerimaan 2000 BUFFER STOCK NORMAL PERMINTAAN BERTAMBAH WAKTU TENGGANG BERTAMBAH

> Persediaan Maksimum = 10.000 > Persediaan Minimum = 2.000 > Pemakaian rata2 = 10000+2000/2 = 6.000 > Jumlah Pesanan pada ttk reorder = 10.000 – 2.000 = 8.000 > Lead time adalah : Lamanya waktu yg dibutuhkan mulai dari proses pembelian sampai barang datang. REORDER dilakukan pd saat jumlah stok = Jml, Persediaan min.+Jml. Pemakaian selama Lead Time

Menetapkan Reorder Point 10000 Reorder 6000 Pmakain Selama Lead time Titik Penerimaan 2000 Lead time Waktu

KELOMPOK VEN BUFFER STOCK VITAL ESSENSIAL NON ESSENSIAL PENGADAAN PERSEDIAAN MINIMAL : PEMAKAIAN SELAMA LEAD TIME + BUFFER STOCK EOQ = JUMLAH BARANG YG EKONOMIS SETIAP PEMESANAN. ROP (REORDER POINT) *ROP = JUML. PERSEDIAN (BUFFER STOCK) * ROP = JUML. KEBUTUHAN SELAMA LEAD TIME * ROP = JUML. KEBUTUHAN SELAMA LEAD TIME + BUFFER STOCK BUFFER STOCK (SEDIAAN BESI) KELOMPOK VEN BUFFER STOCK VITAL 20% PEMAKAIAN YG LALU ESSENSIAL 10 % PEMAKAIAN YG LALU NON ESSENSIAL 0-5% PEMAKAIAN YG LALU

Lead Time Buffer Stock 1 Bulan 2 minggu pemakaian 2 Bulan Buffer Stock/Persediaan penyangga/PersediaanMinimum/Stock Pengaman, diperlukan utk menghindari terjadinya kekosongan barang BUFFER Stock/Persediaan penyangga/ Persediaan -Minimum/Stock Pengaman, diperlukan utk menghindari terjadinya kekosongan barang Lead Time Buffer Stock 1 Bulan 2 minggu pemakaian 2 Bulan 4 MingguPemakaian 3 Bulan 5 Minggu Pemakaian 4 Bulan 6 Minggu Pemakaian 6 Bulan 8 Minggu Pemakaian 8 Bulan 9 Minggu Pemakaian 12 Bulan 12 Minggu Pemakaian

ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ) : (Jml ekonomis pembelian per kali pemesanan.) Ada empat independent demand models yi : Economic Order Quantity (EOQ) model Production Order Quantity Model Back Order Inventory Model Quantity Discount Model Render & Heizer (2001) beberapa asumsi EOQ Model : Demand/kebutuhan diketahui dan bersifat konstan Lead time diketahui dan bersifat konstan. Pesanan diterima sekaligus Quantity discount tdk dimungkinkan. Variabel cost hanya biaya pemesanan & penyimpanan Stockouts dpt dihindari, jika pesanan datang on time.

BERAPA BANYAK HARUS DIPESAN (EOQ) JUMLAH PESANAN EKONOMIS DIPERLUKAN PERTIMBANGAN DARI BEBERAPA JENIS BIAYA YG TERLIBAT (PENYEIMBANGKAN BIAYA PEMELIHARAAN PERSEDIAAN DGN BIAYA PEMESANAN Total biaya Biaya pemesanan Jml pesanan Paling ekonomis TOTAL RP. Biaya pemeliharan JUMLAH PESANAN PERTAHUN

JUMLAH PESANAN EKONOMIS DIHITUNG SBB ; Q = v2 e b c DIMANA : Q = JUMLAH PESANAN EKONOMIS e = BIAYA PEMESANAN b = JUMLAH PENGGUNAAN /PEMAKAIAN TAHUNAN c = BIAYA PENYIMPANAN (RUMUS INI MENJADI DASAR BAGI SEJUMLAH BESAR PERHITUNGAN JUMLAH PESANAN KOMPUTER)

PERAMALAN Metode yang digunakan : PERAMALAN : Berdasarkan waktu dibagi 3 yi : jangka panjang (> 24 bl), jangka menengah (3-24 bl) dan jangka pendek (<3bl) PERAMALAN Metode yang digunakan : Metode Single Moving Average Metode Moving Average with Linear Trend Metode Single Exponential Smooting Metode Exponential Smoothing With Linear trend. Metode Linear Regretion.

DISTRIBUSI UNTUK PELAYANAN INDIVIDU  RESEP MENUNJANG PELAYANAN AMPRAHAN DISTRIBUSI PEMAKAIAN DITINJAU DARI ASPEK : MANAJEMEN (JENIS, JUMLAH, WAKTU, KUALITAS) KLINIK : KHASIAT (EFIKASI) ESO INTERAKSI OBAT DOSIS WAKTU PENGGUNAAN DLL

SISTEM DISTRIBUSI OBAT LANJUTAN…… SISTEM DISTRIBUSI OBAT ADA 4 MACAM SISTEM DISTRIBUSI : PERSEDIAAN LENGKAP DI RUANGAN RESEP PERORANGAN UNIT DOSIS KOMBINASI DARI KETIGANYA

MATRIKS SISTIM DISTRIBUSI OBAT FAKTOR PERSEDIAAN LENGKAP RAWAT INAP RESEP INDIVIDU UNIT DOSIS BIAYA OBAT RENDAH SEDANG-RENDAH SEDANG -TINGGI TENAGA FARMASI SEDANG TINGGI TENAGA PERAWAT RESIKO KEBOCORAN RESIKO KESALAHAN

ALUR DISTRIBUSI OBAT DAN BAHAN HABIS PAKAI PENDISTRIBUSIAN ALUR DISTRIBUSI OBAT DAN BAHAN HABIS PAKAI PASIEN SP* SP* GUDANG APOTIK RUANG PERAWATAN SBBK* SBBK* UNIT KERJA LAIN * SP : SURAT PERMINTAAN SBBK : SURAT BUKTI BARANG KELUAR KEBIJAKAN DISTRIBUSI SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ATAU FLOOR STOCK MENERIMA PENGEMBALIAN OBAT/TIDAK

ALUR PELAYANAN RESEP PASIEN RAWAT JALAN SISTIM DISTRIBUSI SENTRALISASI RESEP PENERIMAAN RESEP KASIR BENDAHARA PASIEN DIBERI HARGA DIBUAT NOTA PENJUALAN TERIMA UANG NOTA ASLI DISERAH KAN PADA PASIEN CAP LUNAS DIBERI NOMOR URUT PINDAHKAN PADA BUKU SETORAN UANG TUNAI/KREDIT REKAP PENJUALAN DARI KOMPUTER PENYEDIAAN RESEP PENYERAHAN OBAT DIBUAT ETIKET RESEP DISIAPKAN DIPERIKSA KEBENARANNYA

STANDAR WAKTU PELAYANAN RESEP RACIKAN ….. MENIT OBAT JADI …..MENIT DISTRIBUSI UNTUK PASIEN RAWAT INAP : SISTEM DISTRIBUSI YANG DIPAKAI GABUNGAN SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ATAU FLOOR STOCK OBAT EMERGENCY / LIFE SAVING, INFUS DLL UNTUK …. HARI KEBUTUHAN RUANGAN TUJUAN :+ UNTUK MEMPERCEPAT PELAYANAN PADA PASIEN RAWAT INAP OBAT - OBAT LAINNYA DIAMBIL DI APOTIK MELALUI RESEP.

DISTRIBUSI OBAT UNTUK PASIEN RAWAT INAP ALUR DISTRIBUSI OBAT UNTUK PASIEN RAWAT INAP BIDANG PELAYANAN (SIE PENERIMAAN DAN PEMULANGAN PASIEN) KARTU BUKU PERMINTAAN OBAT DIPERIKSA KEBENARANNYA KARTU BUKU PERMINTAAN OBAT DIPARAF RUANG PERAWATAN UNIT KERJA LAIN BARANG BUKTI BEKAS PAKAI INSTALASI FARMASI KARTU OBAT RUANGAN DIBERI HARGA BUKU PERMINTAAN OBAT DIPARAF AA SBBK (SURAT BUKTI BARANG KELUAR) OBAT / ALAT DISERAHKAN

TERIMA KASIH

MENETAPKAN REORDER POINT 1000 Reorder 600 Titik penerimaan Pemakaian selama Leadtime 200 Lead time waktu

MANAJEMEN LOGISTIK ISTILAH LOGISTIK BERSUMBER DARI ILMU KEMILITERAN. LOGISTIK DIARTIKAN SEBAGAI ILMU PENGETAHUAN , SENI DAN TEKNIK UNTUK MERENCANAKAN DAN IMPLEMENTASI PRODUKSI, PENGADAAN, PENYIMPANAN, TRANSPORTASI ,DISTRIBUSI,PERPINDAHAN ATAU PERGESARAN, EVAKUASI DARI DARI PERSONIL, SUPLAI PERALATAN DAN JUGA KONSTRUKSI SERTA DUKUNGAN FASILITAS LAINNYA GUNA MENDUKUNG KEGIATAN. LINGKUP RUMAH SAKIT : LOGISTIK , DIARTIKAN SEBAGAI PERSEDIAAN MATERIAL BAHAN ATAU BARANG YG DIGUNAKAN UTK TERSELENGGARANYA PELAYANAN MEDIK HABIS PAKAI, BERUPA BARANG FARMASI SEPERTI OBAT, ALKES HABIS PAKAI, MAUPUN NON FARMASI SEPERTI LAUK-PAUK, ATK, ALAT RUMAH TANGGA, ALAT KEBERSIHAN, LINEN, CETAKAN SERTA SUKU CADANG.

SECARA SEDERHANA JAWABANNYA : KETERSEDIAAN SAAT DIBUTUHKAN MELIPUTI : LANJUTAN MANAJEMEN LOGISTIK RS HARUS DAPAT MENJAWAB APA TUJUAN DAN BAGAIMANA CARA MENCAPAI TUJUAN PENGELOLAAN LOGISTIK RS. SECARA SEDERHANA JAWABANNYA : KETERSEDIAAN SAAT DIBUTUHKAN MELIPUTI : JENIS & JUMLAH; SPESIFIKASI/ KUALITAS SERTA WAKTU YG TEPAT. SERTA EFISIEN & EFEKTIF. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK : PERENCANAAN PENGANGGARAN PENGADAAN PENYIMPANAN (+ PENERIMAAN) PENDISTRIBUSIAN PENGHAPUSAN PENGENDALIAN KETUJUH FUNGSI INI SALING TERKAIT YG MERUPAKAN SUATU SISTEM YG SERING DIBERI ISTILAH SIKLUS LOGISTIK