KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI NURMALINA, S.AG.SS. M.Hum. Kepala Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang Disampaikan pada Diklat Calon Pustakawan Tingkat Ahli (CPTA) 31 Agustus 2015

KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI “A WRITTEN COLLECTION DEVELOPMENT POLICY” KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI TERTUANG TERTUANG www.wondershare.com

Pengertian Kebijakan Pengembangan Koleksi Kebijakan pengembangan koleksi merupakan rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan dasar rencana untuk mengembangkan koleksi suatu perpustakaan (KBBI, 1989 : 115). Pengembangan koleksi mengacu pada kebijakan yang menyebutkan prioritas, penolakan atau persetujuan atas bahan perpustakaan yang dipilih. Kebijakan pengembangan koleksi merupakan dokumen tertulis yang digunakan sebagai pedoman dalam pemilihan bahan perpustakaan

Bahan perpustakaan yang akan dikembangkan dapat dilihat dari segi: a. Jenis bahan perpustakaan; - tercetak (printed materials), misalnya: buku, surat kabar, majalah, buletin, pamflet, brosur, kliping, dll. - terekam (recorded), misalnya: film, slide, kaset, piringan hitam, dll. - bentuk mikro; mikrofis, mikrofil, dll digital; CD, DVD, flashdisc, online access internet, dan lain lain b. Layanan perpustakaan (sirkulasi) - bahan perpustakaan dipinjamkan, - bahan perpustakaan referens, misalnya: kamus, ensiklopedia, bibliografi, direktori, dll

Bahan perpustakaan yang akan dikembangkan dapat dilihat dari segi: c. Hasil karya - karya perorangan (1; 2 org), terjemahan, dll - karya badan korporasi (laporan instansi) - karya pertemuan (kongres, rapat, seminar..) d. Kualitas cetakan - jenis huruf, hard cover, soft cover e. Isi bahan perpustakaan dapat dikelompokkan menurut DDC klas 000-900 f. pemustaka bisa dari golongan: - anak-anak, remaja, dewasa, tuna netra.

Tujuan Kebijakan Pengembangan Koleksi adalah untuk memberikan tuntunan, arahan ataupun pedoman bagi pustakawan dalam upaya menambah dan menyiangi koleksi.Sehingga pedoman tertulis tentang kebijakan pengembangan koleksi yang disahkan oleh pimpinan badan induk, perpustakaan dan jajarannya memiliki landasan juridis formal untuk mengembangkan koleksinya.

Kebijakan Pengembangan koleksi yang tertuang secara tertulis bertujuan untuk menambah atau mengurangi koleksi melalui kegiatan berikut: . a. Survei bahan perpustakaan, yakni melaksanakan kegiatan mengumpulkan data bibliografi baik melalui katalog penerbit, katalog perpustakaan, langsung ke toko buku atau penerbit untuk menghasilkan data bibliografi sebagai daftar bahan perpustakaan tambahan yang akan diadakan. b. Seleksi yang dilakukan dengan cara memilih dan menetapkan prioritas sesuai dengan kebutuhan pemustaka dan kebijakan instansi/lembaga. Kegiatan ini, memerlukan alat bantu seleksi untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan tugas dan fungsi perpustakaan. www.wondershare.com

c. Penyiangan (weeding). adalah kegiatan mengkaji dan menetapkan bahan perpustakaan yang sudah tidak terpakai lagi dan mengeluarkan fisik dan datanya dari jajaran koleksi perpustakaan. d. Evaluasi. adalah kegiatan memberikan penilaian terhadap bahan perpustakaan dari aspek jenis koleksi, isi atau subyek/materi, dan kualitas bahan perpustakaan serta layanannya. www.wondershare.com

pada pengurangan jumlah koleksi perpustakaan. Kegiatan survei dan seleksi merupakan kegiatan yang ditujukan untuk menambah jumlah koleksi, sedang kegiatan penyiangan dan evaluasi merupakan kegiatan yang mengarah pada pengurangan jumlah koleksi perpustakaan. www.wondershare.com

Fungsi Kebijakan Pengembangan Koleksi Dasar perencanaan. misalnya merencanakan kerjasama dalam pengadaan bahan perpustakaan, merecanakan anggaran pengadaan bahan perpustakaan, sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana, dan lain sebagainya. b. Penentu sasaran yang ingin dicapai. Kebijakan pengembangan koleksi yang sudah ditulis dan seyogianya diaplikasikan, berfungsi sebagai sarana komunikasi untuk memberi tahu para pemustaka, petugas administrasi, dewan pembina dan pihak lain, cakupan serta ciri koleksi yang ada dan rencana yang akan ditempuh untuk pengembangan koleksi selanjutnya www.wondershare.com

Fungsi Kebijakan Pengembangan Koleksi c. Penentu jenis dan kebutuhan pemustaka. Dalam kebijakan pengembangan koleksi sudah ditetapkan komitmen perpustakaan dalam memberikan pelayanan kepada seluruh bagian komunitasnya, baik untuk saat sekarang, maupun untuk masa yang akan datang. d. Penetralisir selektor dalam memilih bahan perpustakaan. Subjektivitas selektor dalam memilih bahan perpustakaan untuk dijadikan koleksi perpustakaan dapat diminimalisir melalui kebijakan pengembangan koleksi tertulis ini, sehingga tidak bias dengan kebutuhan pribadi selektor. e. Selain itu kebijakan pengembangan koleksi tertulis ini dapat dijadikan rujukan bagi selektor dalam menentukan bahan perpustakaan yang akan diadakan, sehingga dapat bekerja dengan lebih terarah. www.wondershare.com

Isi Kebijakan Pengembangan Koleksi dimulai dengan penjelasan singkat mengenai visi, misi, dan sasaran yang akan dicapai perpustakaan, serta koleksi yang ada. dijelaskan pula tentang ketentuan siapa yang bertanggung jawab atas pengadaan bahan perpustakaan dan siapa yang diberi wewenang untuk menyeleksi bahan perpustakaan; metode pemilihan, pengaturan anggaran, komposisi masyarakat yang dilayani;

Isi Kebijakan Pengembangan Koleksi komposisi koleksi & prioritas pengembangan koleksi; kebijakan terhadap koleksi berbahasa asing mana yang akan dikembangkan/diadakan; jenis koleksi lengkap dengan kriterianya juga harus diuraikan; bagaimana penanganan bahan perpustakaan hadiah, hibah dan tukar menukar; jumlah eksemplar yang ditetapkan untuk masing-masing judul, serta, menjelaskan juga jaringan kerjasama, khususnya dalam pengembangan koleksi dan pengadaan bahan perpustakaan.

Hal lain yang juga perlu diperhatikan dalam kebijakan pengembangan koleksi adalah: jenis perpustakaan, tujuan perpustakaan, tugas dan fungsi yang diemban oleh perpustakaan, staf perpustakaan, analisa koleksi dan evaluasi, serta kendala dalam melakukan kegiatan pengembangan koleksi. Sebelum kegiatan Pengembangan koleksi dilakukan, haruslah dibuat ROP (Rencana Operasional Program) dalam bentuk panduan kerja (TOR = (Term of Refrence).

Contoh Pedoman Teknis Pengembangan koleksi (khususnya Perpustakaan Nasional RI) yang pernah dibuat, memuat: Bab I Pendahuluan, berisi: Latar belakang, Landasan, Tujuan Pedoman, dan Sistematika Penyajian. Bab II Ruang Lingkup Perpustakaan Nasional RI, berisi: Tugas dan Fungsi PNRI, Kebijakan Pengembangan Koleksi, Koleksi PNRI, dan Pemustaka PNRI Bab III Kegiatan Teknis Pengembangan Koleksi, memuat: Tujuan Kebijakan Teknis Pengembangan koleksi, Kebijakan Teknis Bahan Perpustakaan yang akan dikembangkan serta jumlah eksemplarnya, Kebijakan Teknis Jenis Koleksi yang akan dikembangkan, Kebijakan Teknis Komposisi Koleksi yang akan dikembangkan, Kebijakan Teknis Bahan Perpustakaan Hibah Hadiah dan tukar menukar, Kebijakan penyensoran, dan Kebijakan penyiangan (weeding)

Contoh Pedoman Teknis Pengembangan koleksi (khususya Perpustakaan Nasional RI) yang pernah dibuat, memuat:  Bab IV Mekanisme Kerja di Bidang Akuisisi, berisi: Mekanisme Kerja Pengembangan Koleksi, Prinsip Seleksi Bahan Perpustakaan, Kriteria Seleksi, Metode Seleksi, Prosedur Pengembangan koleksi, Alat Bantu Seleksi, dan Tata Cara Pengadaan Bahan Perpustakaan.  Bab V Pengambilan Keputusan dan Revisi, memuat: Pengambilan Keputusan, dan Revisi Daftar Bacaan Lampiran- Lampiran