Definisi perencanaan menurut : 1. George R Terry II. PERENCANAAN Definisi perencanaan menurut : 1. George R Terry Perencanaan adl : tindakan memilih, menghubungkan fakta-fakta, membuat asumsi-asumsi tentang masa depan disertai perumusan aktivitas yg akan dilaksanakan utk mencapai tujuannya. 2. Charles Betterfein perencanaan terdiri atas peraturan yg telah ditetapkan dg tujuan menyelesaikan suatu pekerjaan. Tiap perencanaan memuat : a. sasaran pekerjaan yg akan dicapai. b. Peraturan-peraturan yg ditetapkan utk mencapai tujuan.

tiap perencanaan harus memuat pertanyaan-pertanyaan : 3. Beish Line tiap perencanaan harus memuat pertanyaan-pertanyaan : a. Who : siapa yg bertanggungjawab dlm pelaksanaan pekerjaan ?. b. What : macam pekerjaan apa yg harus dikerjakan ?. c. When : kapan pekerjaan itu dilaksanakan ? d. Why : mengapa pekerjaan itu ditetapkan ? e. How : bagaimana cara/metode yg digunakan dlm pekerjaan itu ?. f. Where : dimana pekerjaan itu dilaksanakan Pertanyaan perlu ditambah dg : How long : berapa lama pekerjaan itu dilaksanakan ?. To goal : tujuan apa yg hendak dicapai ?.

Strategi perencanaan : suatu pendekatan yg ditempuh & cara yg digunakan agar konsep perencanaan diterima oleh perusahaan/lembaga. Ada 7 strategi perencanaan : 1. Camel Head in the Tent 2. Sowing Seed on the Fertile Ground 3. Earth Quake Approach 4. Confuse the Issue 5. Strike While the Iron is Hot 6. Two Head Better than One 7. Devide and Role/Devide et impera

“kepala onta dalam tenda” Strategi perencanaan yg diajukan bertahap. 1. Camel head in the Tent “kepala onta dalam tenda” Strategi perencanaan yg diajukan bertahap. Strategi ini diterapkan apabila organisasi/lembaga ada keterbatasan dana/fasilitas. Tahap-tahapan perencanaan yg diajukan harus berurutan. Contoh : pabrik teh akan meningkatkan kapasitas produksi membutuhkan dana Rp 1 M maka tahap-tahap perencanaannya adalah : Tahap 1. perluasan kebun, dana Rp 250 jt. Tahap 2. Penambahan alat & mesin pengolahan, dana Rp 500 jt. Tahap 3. Penambahan gudang, alat pengangkutan, dana Rp 250 jt.

2. Sowing Seed on the Fertile Gound “Menabur benih pada tanah yg subur”. Konsep perencanaan sebelum diajukan ke organisasi/lembaga terlebih dulu diajukan secara informal kepada orang-orang yg berpengaruh di lembaga/organisasi. Beri penjelasan tentang manfaat & keunggulan pada konsep perencanaan yg akan diajukan. Minta saran/pendapat utk memperbaiki konsep perencanaan. Setelah orang-orang yg berpengaruh tersebut setuju & telah memberi saran langkah selanjutnya konsep perencanaan diajukan ke lembaga/organisasi. Perencanaan disetujui oleh lembaga.

3. Earth Quake Approach “Pendekatan gempa bumi” Perencanaan diajukan secara menyeluruh/total. Strategi ini digunakan apabila organisasi/lembaga tersedia dana/fasilitas yg melimpah. Contoh : perusahaan teh akan menambah jumlah kapasitas produksi. Dana yg diperlukan sebanyak Rp 1 M. Kondisi perusahaan tersedia dana, maka perencanaan diajukan total = Rp 1 M.

Melontarkan isu/kabar negatif yg umumnya tidak benar. 4. Confuse the Issue Melontarkan isu/kabar negatif yg umumnya tidak benar. Sebelum mengajukan konsep perencanaan terlebih dahulu melontarkan isu negatif tentang suatu hal, jika orang-orang sudah percaya barulah konsep perencanaan diajukan. JANGAN KITA GUNAKAN STRATEGI INI, WASPADA JIKA ADA ORANG LAIN YG GUNAKAN STRATEGI INI AGAR KITA TIDAK DIRUGIKAN.

5. Strike While the Iron is Hot “Kempalah besi selagi masih membara”. Prinsipnya : memanfaatkan peluang/ kesempatan yang tepat. Perencanaan segera diajukan ke lembaga/organisasi apabila tersedia dana, fasilitas, ada dukungan dari : pimpinan, teman sejawat dll. Perencanaan jika diajukan tepat waktu, maka kemungkinan akan diterima oleh lembaga/organisasi. Jika terlambat, maka perencanaan akan ditolak.

6. Two Head Better than One “Dua kepala lebih baik dari pada satu”. Pendapat dari 2 orang atau lebih lebih sempurna daripada pendapat satu orang. Perencanaan yg dibuat sebelum diajukan ke organisasi/lembaga sebaiknya dimintakan pendapat/saran pada orang yg ahli/memahami permasalahan utk perbaikan perencanaan. Saran-saran digunakan utk menyempurkan perencanaan yg akan diajukan. Perencanaan menjadi lebih sempurna, kemungkinan besar akan diterima oleh lembaga/organisasi.

7. Devide and Role/Devide et impera “Memecah & menguasai/”mengadu domba”. Sebelum mengajukan perencanaan terlebih dulu memecah kelompok yg diduga akan menolak perencanaan. Sebelum mengajukan perencanaan dilakukan “mengadu domba” kelompok yg diduga menjadi penghambat perencanaan. Apabila kelompok sdh terpecah-pecah, maka perencanaan diajukan kemungkinan akan diterima. JANGAN KITA GUNAKAN STRATEGI INI, WASPADA JIKA ADA ORANG LAIN YG GUNAKAN STRATEGI INI AGAR KITA TIDAK DIRUGIKAN.

III. FUNGSI PERENCANAAN 1. Sebagai pedoman kerja Dalam perencanaan terdapat : cara kerja, prosedur, pembagian kerja, standar mutu dll. Hal-hal tersebut dpt digunakan sebagai pedoman kerja. 2. Sebagai sarana pencegah penyimpangan. Dalam perencanaan terdapat : standar kerja, standar mutu, penggunaan dana, fasilitas dll. Hal-hal tersebut dapat digunakan sebagai pencegah terjadinya penyimpangan. 3. Sebagai sarana koordinasi Dalam perencanaan terdapat : pembagian wewenang & tanggung jawab, posisi di lembaga/organisasi dll. Hal-hal tersebut dapat digunakan sebagai sarana koordinasi

4. Sebagai parameter keberhasilan kerja/usaha Dalam perencanaan terdapat tujuan teknis utk menghasilkan barang/jasa dg jumlah yg telah ditentukan. Dalam perencanaan terdapat tujuan ekonomi yaitu menghasilkan keuntungan dg jumlah yg telah ditentukan. Membandingkan hasil usaha dengan rencana, apakah sesuai/tidak ?. Hal-hal tersebut dapat dijadikan sebagai parameter utk mengukur keberhasilan usaha. Langkah-langkah pembuatan perencanaan : Penetapan tujuan Mencari alternatif utk mencapai tujuan Evaluasi alternatif-alternatif yang ada Menentukan alternatif yang tepat Merumuskan & menuliskan keputusan.

IV. PENGORGANISASIAN Utk menyusun kerangka pembagian kerja, tugas, wewenang, tanggung jawab sehingga tercipta kerjasama yg kompak, harmonis, efisien & efektif. Mengapa harus diorganisasi ? Karena utk mencapai tujuan diperlukan kerjasama yang melibatkan orang banyak (lebih dari 1 orang). Ada Span of Control pada diri pimpinan. Span of Control : keterbatasan jumlah bawahan yg dpt dibimbing, diawasi secara efektif oleh seorang pimpinan tiap satuan waktu tertentu. Utk mengatasi adanya span of control dg cara di bentuk bagian-bagian (departemen). Kerja bisa efektif, tetapi memerlukan tambahan biaya.

TIPE STRUKTUR ORGANISASI Ada 4 macam struktur organisasi : Struktur Organisasi garis (line organization) Paling sederhana Banyak digunakan pd lembaga/perusahaan menengah ke bawah. Keunggulannya : Kesatuan perintah (komando) terjamin karena pimpinan hanya ada satu orang. Garis komando tegas, tidak simpang siur. Pengambilan keputusan cepat karena yg memutuskan hanya satu orang pimpinan. Karyawan yg cakap & yg tidak cakap dapat diketahui, karena jumlah karyawan relatif sedikit. Karyawan memiliki rasa solidaritas yg tinggi, karena saling mengenal

Kelemahannya struktur organisasi garis : lanjutan Kelemahannya struktur organisasi garis : Seluruh anggota organisasi tergantung pada seorang pimpinan saja. Kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter. Kesempatan para karyawan utk mengembangkan pengetahuan & keterampilannya terbatas. 2. Organisasi Garis & Staf (line and staff organization) Struktur organisasi ini diterapkan pada perusahaan skala menengah ke atas. Jumlah karyawan & unit-unit produksinya banyak. Menggunakan tenaga ahli/pakar pada bidang tertentu (Staf Ahli). Keunggulannya : Pengambilan keputusan lebih bijaksana karena ada saran dari staf ahli. Prinsip penempatan orang yg tepat, “the right man on the right place”

Kelemahan struktur organisasi garis & staf ; lanjutan Kelemahan struktur organisasi garis & staf ; Rasa solidaritas karyawan kurang, karena jumlah karyawan banyak kemungkinan tidak saling kenal. Kesatuan perintah kurang, karena seolah-olah ada dua pimpinan (pimpinan & staf ahli) Perintah-perintah yg diberikan kurang jelas. 3. Struktur Organisasi Fungsional (Functional Organization) Diterapkan pd perusahaan yg membedakan tugas-tugas secara tegas. Misalnya bidang produksi, pemasaran, keuangan dll. Masing-masing bidang tsb terkait tetapi mempunyai tugas yg berbeda.

Keunggulan struktur organisasi Fungsional ; lanjutan Keunggulan struktur organisasi Fungsional ; Pembagian tugas menjadi lebih jelas. Spesialisasi pd suatu bidang dapat efektif & dikembangkan. Semangat kerja karyawan tinggi. Koordinasi antar karyawan dapat lancar karena masing-masing karyawan mengetahui bidangnya. Kelemahannya struktur organisasi fungsional ; Karyawan yg sudah spesialis tdk dpt dirotasi ke bagian lain. Koordinasi secara menyeluruh sulit dilakukan karena karyawan memikirkan di bagiannya. Dapat menimbulkan kelompok-kelompok/golongan. 4. Struktur Organisasi Panitia (Committee Organization) Organisasi yg sifatnya sementara Setelah tugas/tujuan tercapai, organisasi ini dibubarkan.