PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU DI TINGKAT FAKULTAS Disajikan dalam Lokakarya Penjaminan Mutu di Perguruan Tinggi Forum HEDS Bidang Pendidikan Bandar Lampung, 30~ 31 Mei 2006

SIKLUS SPMPT 1 STANDAR 7 2 PENINGKATAN MUTU PELAKSANAAN 6 3 RUMUSAN Standar Baru 2 PENINGKATAN MUTU PELAKSANAAN 6 3 SIKLUS SPMPT RUMUSAN KOREKSI MONITORING 4 AUDIT INTERNAL EVALUASI DIRI 5

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU DI FAKULTAS Dekan mengangkat PD I sebagai Penanggung-jawab Pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu di Fakultas (PPSJMF). Dekan membentuk “Tim Jaminan Mutu Fakultas” (TJMF), yang terdiri atas Koordinator, Sekretaris dan Anggota. Tim Jaminan Mutu Fakultas merumuskan : a. Kebijakan Mutu Akademik; b. Standar Mutu Akademik tingkat Fakultas; c. Manual Mutu Akademik; d. Manual Prosedur Akademik, yang kemudian disyahkan oleh Senat Fakultas.

4. TJMF bersama PPSJMF menyusun : a. Manual Mutu; b. Manual Prosedur tingkat Fakultas. Penyusunan dengan mengacu pada Kebijakan Mutu Akademik dan Standar Mutu Akademik. 5. Ketua Jurusan dan Ketua Prodi menyusun Kompetensi Lulusan dan Spesifikasi Prodi. 6. Dekan membentuk : (a) Komisi Koordinasi Kegiatan Akademik (K3A) di tingkat Fakultas, (b) Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TK2A) di tingkat Jurusan, dan (c) Tim Koordinasi Semester (TKS) di setiap Program Studi.

7. TK2A dan TKS melakukan Pemantauan, evaluasi dan koreksi proses pembelajaran semester. 8. K3A menyusun laporan evaluasi diri dan rencana tindak lanjut untuk peningkatan mutu proses pembelajaran serta melaporkannya kepada Dekan. 9. Dekan berdasarkan laporan K3A memasukkan rencana tindak lanjut ke dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan. 10. K3A, TK2A dan TKS melaksanakan peingkatan mutu proses pembelajaran.

HAL-HAL YANG HARUS DILAKUKAN DALAM RANGKA PENJAMINAN MUTU Membuat kebijakan mutu akademik. Membuat standar prosedur. Menyusun manual mutu akademik. Menyusun manual standar prosedur akademik Sosialisasi, pelatihan dan konsultasi. Melaksanakan pembelajaran sesuai standar prosedur. Melakukan monitoring dan evaluasi. Melakukan audit mutu akademik dan permintaan tindakan koreksi. Melakukan tindakan koreksi dan peningkatan mutu. Memfasilitasi pelaksanaan penjaminan mutu.

STANDAR MUTU [1] Secara umum standar mutu adalah: Suatu pernyataan tentang mutu yang dapat diukur atau dinilai, merupakan kesepakatan bersama. Pernyataan ini tentang berbagai hal atau aspek yang dianggap penting, ditentukan pada tingkat minimum yang dikehendaki. Pernyataan tentang setiap hal atau aspek itu hanya diukur atau dinilai dengan terpenuhi (ya) atau tidak terpenuhi (tidak) saja.

STANDAR MUTU [2] Standar mutu ada yang ditetapkan oleh pihak luar universitas seperti yang diatur dalam undang-undang, kepres, kepmen, kepdirjen, dan lain-lain, misalnya (1) program pendidikan S1 berbobot 144-160 sks, (2) Masa studi program S1 tidak melebihi 7 tahun. Standar mutu ada pula yang ditetapkan oleh universitas, fakultas, atau jurusan.

ORGANISASI PELAKSANA SISTEN JAMINAN MUTU FAKULTAS SENAT FAKULTAS PEMBUAT KEBIJAKAN D E K A N & FASILITATOR PEMBANTU DEKAN I PENANGGUNG-JAWAB STANDAR AKADEMIK & MANUAL MUTU AKADEMIK TIM JAMINAN MUTU KOMISI KOORDINASI KEGIATAN AKADEMIK EVALUASI DIRI & RENCANA TINDAK LANJUT Tim Koordinasi Kegiatan Akademik MONITORING & EVALUASI KOREKSI PEMBELAJARAN Tim Koordinasi Semester

STANDAR MUTU HARUS DAPAT DIUKUR/DINILAI [1] Setiap pernyataan tentang mutu harus dapat diukur/dinilai: terpenuhi (ya), atau tidak terpenuhi (tidak), misalnya: 1. Minimum 25% dosen tetap jurusan berpendidikan S2/S3 dalam bidang yang relevan. 2. Setiap kuliah dimulai paling lambat 15 menit sesudah dan berakhir paling cepat 15 menit sebelum waktu yang telah ditentukan.

STANDAR MUTU HARUS DAPAT DIUKUR/DINILAI [2] 3. Ujian diadakan minimum 2 kali dalam satu se-mester untuk setiap mata kuliah, yaitu ujian tengah semester dan ujian akhir semester. 4. Jadwal pelajaran sudah diumumkan kepada dosen dan mahasiswa paling lambat seminggu sebelum semester dimulai. 5. Daftar nama mahasiswa yang akan mengikuti kuliah sudah diterima oleh dosen yang bersangkutan sebelum semester dimulai.

STANDAR MUTU HARUS DAPAT DIUKUR/DINILAI [3] 6. Garis besar rencana perkuliahan selama satu semester sudah diberikan kepada mahasiswa paling lambat pada hari pertama kuliah. 7. Nilai akhir mahasiswa untuk setiap mata kuliah sudah diterima oleh jurusan/fakultas paling lambat 2 minggu sesudah ujian akhir semester diadakan. 8. Setiap hasil penelitian dosen harus diseminar-kan di forum dosen jurusan/fakultas, paling lambat 6 bulan sesudah penelitian selesai.

PENYUSUNAN STANDAR MUTU Tidak ada standar mutu yang universal. Standar mutu disusun sendiri oleh setiap institusi, kecuali yang sudah diatur oleh yang lebih atas. Standar mutu disusun mengenai berbagai hal atau aspek yang dianggap penting oleh institusi ybs. Standar mutu ditentukan pada tingkat minimum yang dikehendaki, sehingga mampu dilaksanakan dan dipertahankan.

PENILAIAN PELAKSANAAN STANDAR MUTU Penilaian terhadap setiap butir standar mutu hanya ada dua macam, yaitu: ya (terpenuhi), atau tidak. Jadi tidak ada penilaian berupa: ‘hampir terpenuhi’, ‘lebih baik daripada tahun lalu’, atau ‘secara teoretis terpenuhi, tetapi belum dalam praktiknya’. Penilaian terhadap standar mutu dila- kukan secara berkala melalui ‘audit internal’, misalnya pada tiap akhir tahun.

STANDAR MUTU JURUSAN [1] CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [1] Jurusan atau bagian merupakan unit organisasi terkecil di perguruan tinggi yang melaksanakan missi tridharma perguruan tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Standar mutu tiap jurusan perlu disu-sun agar pelaksanaan missi tridharma perguruan tinggi itu dapat terjamin mutunya.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [1] 1 & 2. Visi, missi, tujuan Visi, missi, dan tujuan jurusan ditinjau dan disepakati minimum sekali dalam 4 tahun. 3. Input mahasiswa Jurusan ikut menentukan kriteria penerimaan mahasiswa barunya. Jumlah calon mahasiswa yang melamar minimum 20 orang/tahun/program studi S1. Jumlah mahasiswa baru yang diterima minimum 15 orang/tahun/program studi S1.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [2] 4. Kurikulum Kurikulum sesuai dengan Kurnas. Kurikulum disusun sesuai dengan ketentuan dalam SK Mendikbud No. 056/U/1994. Peninjauan kurikulum dilakukan minimum sekali dalam 4 tahun dengan memperhatikan saran-saran para lulusan dan pihak-pihak pengguna lulusan. Peninjauan isi setiap mata kuliah oleh peer group jurusan dilakukan minimum sekali dalam 2 tahun.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [3] 5. Dosen dan karyawan Jumlah dosen tetap untuk tiap program studi S1 minimum 6 orang dan yang berpendidikan S2/S3 dalam bidang yang relevan minimum 33%. Tiap dosen harus punya rencana pengem-bangan kemampuan akademik yang sesuai dengan kebutuhan jurusan dan disetujui oleh ketua jurusan. Rencana pengembangan kemampuan aka-demik tiap dosen ditinjau dan disesuaikan dengan kebutuhan jurusan minimum sekali dalam 2 tahun.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [4] Penugasan dosen oleh jurusan harus sesuai dengan bidang keahliannya. Beban kerja tiap dosen di lingkungan per- guruan tinggi sendiri minimum 9 sks/semester. Beban kerja tiap dosen dalam bidang pendidikan di jurusan sendiri minimum 3 sks/semester. Setiap dosen dengan pangkat lektor ke atas harus membimbing (sebagai ketua pembimbing) minimum 3 orang mahasiswa S1 tiap tahun.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [5] Setiap dosen dengan masa kerja 2 tahun atau lebih harus mencapai skor TOEFL minimum 500. Setiap dosen dengan masa kerja 2 tahun atau lebih harus mampu mencari infor- masi ilmiah melalui internet. Setiap dosen melaporkan ke- giatannya pada setiap akhir semester (formulirnya dise- diakan oleh jurusan).

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [6] Jumlah tenaga teknisi/laboran/pustakawan minimum 10 orang per jurusan dan minimum 60% berpendidikan D3 dalam bidang yang sesuai tugasnya. Jumlah tenaga administrasi minimum 6 orang/jurusan dengan pendidikan yang sesuai dengan tuntutan bidang tugasnya. Jam kerja efektif tiap karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas jurusan minimum 6 jam/hari kerja.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [7] 6. Sarana dan prasarana Ruang kuliah minimum 200 m2, > 0.50 m2/mhs. Ruang kuliah dibersihkan minimum sekali sehari. Tersedia 1 OHP untuk setiap ruang kuliah. Tersedia pengeras suara untuk ruang kuliah dengan 100 mahasiswa atau lebih. Pencahayaan di setiap ruang kuliah cukup sehingga semua mahasiswa dapat membaca tulisan di papan tulis.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [8] Setiap kali praktikum (bukan demonstrasi) tersedia minimum 1 set alat dan bahan praktikum untuk setiap 3 orang mahasiswa. Air, gas, dan listrik untuk keperluan praktikum tersedia cukup bagi setiap mahasiswa. Peralatan praktikum dibersihkan setiap kali selesai digunakan. Peralatan untuk keselamatan seperti pemadam api, PPPK, tempat menyim- pan bahan berbahaya tersedia di setiap lab yang memerlukannya.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [9] Ruang kerja bagi dosen, minimum seluas 4 m2 dengan 1 meja dan 1 kursi untuk tiap dosen. Minimum ada 1 PC untuk setiap 3 orang dosen. Ada ruang rapat jurusan minimum seluas 25 m2. Perpustakaan jurusan minimum ada 1 judul buku teks per mata kuliah MKDK, 2 judul buku teks per mata kuliah MKK. Untuk setiap 10 mahasiswa yang mengambil suatu mata kuliah tersedia minimum 1 eksemplar buku per judul buku teks untuk mata kuliah tersebut.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [10] 7. Dana dan pembiayaan Ketersediaan dana yang minimum diperlukan secara wajar dalam pelaksanaan suatu kegiatan merupakan syarat (necessary condition) terjaminnya mutu. Bila dana yang tersedia kurang dari minimum yang diper-lukan, maka akibatnya pada penurunan mutu. Biaya penyelenggaraan kuliah minimum Rp ……/ sks/50 mhs/semester. Biaya praktikum minimum Rp .../30mhs/semester.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [11] Total biaya perawatan sarana dan prasarana minimum Rp …../ semester. Biaya operasional jurusan minimum Rp ..…/sem. Dana untuk keperluan dosen meningkatkan kemam-puan akademik minimum Rp …../orang/tahun. Dana untuk pengadaan buku, jurnal, akses internet, dan pustaka lainnya minimum Rp ……/tahun. STANDAR MUTU

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [12] 8. Pengelolaan program Ada Renstra jurusan yang ditinjau ulang minimum sekali dalam 5 tahun. Ada basis data tentang dosen, mahasiswa, dan fasilitas yang tersimpan dalam komputer. Rapat dosen jurusan minimum sekali dalam sebulan. Ada buku pedoman tentang tata cara pengelolaan program-program jurusan.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [13] 9. Sistem pengajaran Jadwal pelajaran sudah diumumkan ke- pada dosen dan mahasiswa paling lam- bat 1 minggu sebelum semester dimulai. Daftar mahasiswa peserta kuliah sudah diterima dosen ybs paling lambat pada hari pertama kuliah. Garis besar rencana perkuliahan selama 1 semester untuk setiap mata kuliah sudah disampaikan kepada mahasiswa oleh dosen paling lambat pada hari pertama kuliah pada awal semester.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [14] Kehadiran dosen memberi kuliah tidak kurang dari 100%, bila berhalangan diganti pada hari lain. Setiap kuliah dimulai paling lambat 15 menit sesudah dan berakhir paling cepat 15 menit sebelum waktu yang telah ditentukan. Nilai akhir setiap mata kuliah ditentukan berdasarkan minimum dua kali ujian, yaitu ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhir semester (UAS). Berkas jawaban ujian dikembalikan kepada mahasiswa setelah diperiksa dan dinilai oleh dosen.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [15] Bila dosen memberikan tugas kepada maha-siswa, maka laporan pelaksanaan tugas itu harus diperiksa dan kemudian dikembalikan kepada mahasiswa. Dosen harus menyediakan waktu konsultasi bagi mahasiswa minimum 1 jam/minggu/sks di luar waktu kuliah. Dalam pembimbingan skripsi dosen harus bertemu dengan mahasiswa untuk membicara-kan masalah skripsi minimum sekali dalam sebulan.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [16] Persentase lulusan yang dihasilkan terhadap jumlah mahasiswa jurusan tidak kurang dari 15% tiap tahun. Persentase lulusan dengan masa studi lebih dari 5 tahun kurang dari 20% untuk setiap angkatan. Catatan: Mahasiswa yang tidak menyelesaikan studi dianggap masa studinya , jadi > 5 tahun. Lulusan yang masa penyelesaian skripsinya lebih dari 1 tahun kurang dari 20% tiap tahun.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [17] 10. Penelitian dan pengabdian pada masyarakat Minimum ada satu penelitian dalam setiap dua tahun yang dilakukan oleh tim dosen jurusan. Setiap dosen berpangkat lektor keatas atau yang sudah S2/S3 menulis publikasi sebagai penulis utama dalam jurnal ilmiah yang tera-kreditasi oleh Ditjen Dikti minimum satu artikel setiap 5 tahun. Setiap hasil penelitian dosen harus disemi-narkan pada forum urusan/fakultas/universitas paling lambat dalam waktu 1 tahun setelah penelitian selesai.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [18] Setiap dosen berpangkat lektor keatas atau yang S2/S3 harus melakukan kegiatan pene- litian senilai minimum …… kum/tahun. Setiap dosen yang belum berpangkat lektor harus melakukan kegiatan pene- litian senilai minimum ……. kum/tahun. Setiap dosen melakukan kegiatan pada masyarakat senilai minimum …… kum setiap 3 tahun.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [19] 11. Layanan kepada mahasiswa Penjelasan kepada mahasiswa baru tentang peranan bidang ilmu yang diasuhnya dan kaitannya dengan bidang ilmu lain, serta prospek lapangan kerja dalam bidang ilmu tersebut. Tutorial tiap semester bagi mahasiswa yang lemah secara akademik. Penyuluhan kepada mahasiswa yang akan lulus tentang kesem- patan kerja dan pengembangan karir.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [20] Evaluasi  Evaluasi diri jurusan diadakan minimum sekali tiap 4 tahun.  Studi penelusuran lulusan (tracer study) serta pe-ngumpulan pendapat dan saran-saran dari pihak luar tentang program-program jurusan dilakukan minimum sekali dalam 4 tahun.  Evaluasi mahasiswa pada akhir semester untuk setiap mata kuliah diadakan melalui angket.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [21] 13. Lulusan Ada basis data lulusan yang selalu di-update. Sarana komunikasi antara jurusan dan lulusan (newsletter) terbit minimum sekali tiap tahun. Persentase lulusan tiap angkatan yang menunggu lebih dari 2 tahun baru dapat pekerjaan tidak lebih dari 25% (dari hasil studi penelusuran lulusan). Catatan: Lulusan yang tidak bekerja dianggap masa tunggunya > 2 tahun.

CONTOH STANDAR MUTU JURUSAN [22] 14 & 15. Sistem informasi dan pengembangan Sistem informasi untuk keperluan manajemen jurusan dan program- programnya berfungsi. ‘Komisi Pengembangan’ jurusan bersidang minimum sekali tiap tahun. SIM

Bagan alir penjaminan mutu PERUMUSAN KEBIJAKAN TTG MUTU SUSUN/TINJAU STANDAR MUTU AUDIT INTERNAL MEMENUHI STANDAR MUTU? UPAYA MEMPERTA- HANKAN / MENING- KATKAN MUTU Ya AUDIT INTERNAL Tdk UPAYA MEMENUHI STANDAR MUTU SUSUN PRIORITAS Bagan alir penjaminan mutu

AUDIT INTERNAL [1] Audit internal dilakukan oleh Tim Mutu Jurusan (TMJ), setiap butir standar mutu dinilai apakah ‘ya’ (terpenuhi) atau ‘tidak’ dengan menggunakan suatu check list. Audit internal dilakukan setiap akhir semester. Butir-butir mutu yang dinilai ‘tidak’ memenuhi standar disusun urutan prioritasnya untuk diperhatikan. Hasil penilaian dilaporkan oleh TMJ kepada Ketua Jurusan.

AUDIT INTERNAL [2] Butir-butir standar mutu yang dinilai ‘tidak’, diupayakan perbaikannya sesuai urutan prioritas. Butir-butir standar mutu yang dinilai ‘ya’ diupaya-kan untuk dipertahankan atau ditingkatkan pelaksanaannya. Berdasarkan hasil audit internal, ambang batas butir-butir standar mutu --khususnya yang telah dinilai ‘ya’-- dapat dinaikkan sehingga mutu kinerja jurusan selalu ditingkatkan dari waktu ke waktu.

AUDIT INTERNAL [3] Checklist untuk penilaian butir-butir standar mutu jurusan No. Butir-butir standar mutu Ya Tdk 1. Visi, missi, dan tujuan jurusan ditinjau dan disepakati minimum sekali dalam 4 tahun  2. Jurusan ikut menentukan kriteria peneri-maan mahasiswa barunya. .. ………………………………………… …. 74. Komisi Pengembangan Jurusan bersidang minimum sekali tiap tahun.

P E N U T U P Standar mutu jurusan ditentukan menurut kemauan dan kesepakatan dalam jurusan sendiri. Palaksanaan standar mutu jurusan perlu dievaluasi secara berkala dari waktu ke waktu untuk keperluan perbaikan dan peningkatan mutu. Standar mutu perlu selalu ditingkatkan sesuai tuntutan pelanggan dan kemampuan jurusan. Diharapkan mutu kinerja jurusan akan terja-min dan meningkat secara berkesinambung-an.

TERIMA KASIH ATAS PERHATIAN ANDA