Tutorial ke-2 Konsep Penyusutan Arsip

Tujuan Instruksional Umum Mahasiswa dapat menjelaskan konsep penyusutan arsip Tujuan Instruksional khusus Mahasiswa dapat menjelaskan Pengertian penyusutan arsip, prosedur penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip (jra)

Pokok Bahasan (1) Pengertian penyusutan arsip, (2) Prosedur penyusutan arsip berdasarkan jadwal Retensi Arsip (JRA)

Penyusutan arsip (records disposition) merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Terciptanya arsip secara internal maupun external akan menambah volume arsip. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan berbagai problema jika tidak diimbangi dengan kebijakan pengurangan arsip. Masalah yang akan dihadapi diantaranya ruang penyimpanan, pemborosan biaya khususnya untuk penggunaan pertalatan, penyediaan tenaga, serta pemeliharaan dan perawatannya. Selain itu, penemuan kembali arsip mengalami kesulitan jika tidak memiliki dan melakukan program penyusutan secara terencana. Jadwal retensi merupakan alat yang digunakan untuk melakukan penyusutan arsip.

Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip Menurut Susan Z Diamond (1983:22) mempunyai tiga tujuan, yaitu: 1. Menghindari biaya tinggi penyimpanan arsip yang tidak diperlukan. 2. Melayani penemuan kembali arsip (retrieval) secara efisien. 3. Memperlihatkan kerelaan organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip yang berlaku.

Manfaat Manfaat dilaksanakannya penyusutan arsip sebagai berikut , yakni : 1. Tertatanya arsip dinamis masing-masing instansi / perusahaan sehingga informasinya dapat didayagunakan secara maksimal untuk kepentingan operasional instansi/perusahaan yang bersangkutan. 2. Terjadinya efesiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga maupun dana karena telah dimusnahkanya arsip -arsip yang tidak berguna. 3. Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, dalam hal ini dengan diserahkannya arsip statis instansi/perusahaan bersangkutan ke Arsip Nasional.

Lingkup kegiatan penyusutan arsip meliputi pemindahan arsip dari Unit Kerja (Central File) ke Pusat Arsip (Record Center) di lingkungan intern instansi/perusahaan, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip instansi/perusahaan ke Arsip Nasional. Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond (1983:23) dapat dilakukan dengan pentahapan berikut: (1) Inventarisasi arsip, (2) penilaian arsip, menentukan nilai guna arsip, (3) penyiapan jadwal retensi arsip, (4) pelaksanaan dan pengendalian

Penilaian Arsip Penilaian adalah kegiatan analisis seri arsip untuk menentukan nilaiguna arsip. Penilaian dilakukan untuk menetapkan jangka simpan, serta menentukan simpan permanen atau musnah. Menilai arsip selain untuk kepentingan organisasi, juga untuk keperluan penelitian arsip di masa yang akan datang. Standarisasi untuk penilaian arsip di Indonesia belum ada, namun penilaian arsip dapat memperhatikan hal-hal berikut: 1. Memperhatikan hubungan antara berkas yang satu dengan berkas yang lain. 2. Didasarkan pada seluruh dokumentasi organisasi yang bersangkutan 3. Memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan, dan memperhatikan kedudukan masing-masing unit organisasi, struktur pemerintahan dan kegiatannya. 4. Memperhitungkan biaya pemeliharaannya.

Nilaiguna Primer adalah nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan fungsinya; arsip dipelihara selama diperlukan untuk penggunaan administratif, hukum, fiskal, pengendalian,teknologi dan sebagainya. Nilaiguna sekunder adalah nilai kegunaan arsip di luar kepentingan organisasi; informasi yang terkandung di dalamnya diperlukan untuk berbagai kepentingan masyarakat di luar organisasi yang menciptakannya, sebagai sumber penelitian, bahan bukti, legitimasi. Nilaguna sekunder meliputi nilaiguna kebuktian dan nilaiguna informasional.

Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dilaksanakan oleh instansi/perusahaan yang telah memiliki JRA. 1. Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif (diartikan sebagai kegiatan memindahkan arsip inaktif dari central file (kalau ada) yang terdapat di unit kerja ke Pusat Arsip atau record center. ) Adapun prosedur pemindahan arsip dari unit pengolah (central file) ke pusat arsip (records center), adalah : 2. Prosedur Pemusnahan Arsip , adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi 3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional, dilakukan bila arsip tersebut memang benar-benar bernilai guna sekunder, atau arsip statis.

Penutup Mahasiswa dierkenalkan berbagai bentuk formulir dalam proses penyusutan arsip