Created by Wasis A. Latief MANAJEMEN PROYEK Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief 1. PENDAHULUAN Banyak proyek-proyek yang terorganisir secara realistis, seperti Microsoft, General Motor, Departemen Pertahanan sebuah negara, semuanya mempunyai tanggung jawab yang besar dan komplek. Contoh : - sebuah proyek bangunan pencakar langit, harus meleng- kapi ribuan aktivitas dengan biaya jutaan dolar. - Sebuah perusahaan ruang angkasa harus memerikasa komponen-komponen secara akurat sebelum meluncurkan sebuah roketnya. - Sebuah perusahaan perkapalan memerlukan berpuluh pu- luh ribu langkah dalam membangun sebuah dermaga di- laut lepas. Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Persoalannya : Hampir setiap industri mengkhawatirkan tentang bagaimana mengelola usaha yang berskala besar dan rumit tersebut secara efektif. Jutaan dolar mungkin telah dikeluarkan untuk membiayai perencanaan proyek yang jelek. Penundaan pekerjaan yang tidak perlu telah terjadi akibat dari sceduling yang tidak baik. Bagaimana persoalan tersebut dapat dipecahkan ? Management proyek meliputi tiga fase pekerjaan , yaitu: 1. Perencanaan Proyek 2. Penjadualan Proyek 3. Pengendalian Proyek Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Perencanaan : - menentukan tujuan proyek - jelas - mengidentifikasi proyek – jelas - mengembangkan struktur pecahan proyek (WBS) (setelah kedua hal diatas membagi / memecah menjadi proyek, tugas utama proyek, sub tugas proyek, ke- giatan (paket kegitan) yang harus diselesaikan) - mengindentifikasi sumberdaya / tim Penjadualan proyek (bisa dialkukakan dengan Gant Digram. Namun Diagram Gant ini mempunyai kelemahan karena tidak bisa mengilustrasikan hubungan antar kegiatan dan rersourses Pengendalian proyek. Pengendalian proyek besar, sebagaimana pengendalian sistem managemen apapun,melibatkan pengawasan yang ketat pada sumberdaya, biaya, kualitas dan anggaran. Berikut ini digunakan pemecahan model CPM dan PERT Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Metode Alur Kritis (CPM) dan Teknik Evaluasi dan Ulasan Pogram (PERT) adalah dua teknik analisis kuantitatif populer yang membantu para manajer merencanakan, menjadualkan, memonitor dan mengendalikan proyek- proyek yang besar dan rumit. Keduanya dapat dikembang- kan atau dimanfaatkan, sebab terdapat suatu "analisis kegiatan / kebutuhan kritis" sebagai sebuah cara terbaik dalam mengelola. Created by Wasis A. Latief

2. Kerangka Kerja PERT dan CPM Terdapat 6 langkah umum dalam PERT dan CPM. 1. Mendefinisikan proyek dan seluruh kegiatan dan tugas yang signifikan. 2. Mengembangkan hubungan antar kegiatan. Menentukan aktivtas mana yang mendahului dan yang mengikuti. 3. Menggambar jaringan kerja yang menghubungkan seluruh kegiatan. 4. Menuliskan estimasi waktu dan atau biaya setiap kegiatan. 5. Menghitung alur waktu terpanjang melalui jaringan kerja ; ini disebut sebagai alur kritis. 6. Gunakan jaringan kerja untuk membantu perencanaan, penjadualan, monitoring dan mengontrol proyek. Created by Wasis A. Latief

3. METODE ALUR KRITIS (CPM) 3.1. PENDAHULUAN Sedapat mungkin semua pekerjaan di kantor maupun di dalam peru-sahaan diselesaikan dengan efisien. Lebih-lebih kalau pekerjaan itu merupakan rangkaian dari beberapa kegiatan, maka harus dibuat "perencanaan" yang baik. Perencanaan sangat membantu manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap kegiatan yang dilaksana-kan. Sebaliknya, jika tidak ada perencanaan, maka tidak ada pegang-an bagi manajemen untuk mengerjakan kegiatan-kegiatan tersebut. Untuk memudahkan pelakasanaan kegiatan maka perencanaan perlu dilengkapi dengan "pembagian waktu penyelesaian kegiatan-kegiatan" (disebut sekeduling). Misalnya saja, kegiatan A dimulai pada minggu ke 0 sampai dengan minggu ke 10, sedangkan kegiatan B dimulai se-telah kegiatan A selesai. Untuk kegiatan yang lain (C) dimulai bersama dengan A, dan sudah barang tentu setelah kegiatan C dan B akan oleh kegiatan-kegiatan lain dengan penyelesaian waktu yang berbeda sampai dengan proyek selesai. Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Dengan demikian dapat diperoleh gambaran umum tentang : - Kapan suatu proyek secara keseluruhan dapat diselesaikan - Kapan setiap kegiatan dari proyek tidak di schedule untuk mulai danselesainya. - Dari sekian banyak kegiatan, mana yang harus diselesaikan tepat waktu dan mana yang boleh terlambat. - Dari sekian banyak kegiatan, mana yang harus dikonsentrasikan sebagai pekerjaan tepat waktu. Untuk proyek kecil,waktu penyelesaian relatif pendek, maka perencanaan dan pengawasan penyelesainnya realtif mudah. Untuk proyek-proyek yang besar penyelaseaiannya dalam waktu yang lama, sehingga akan terasa sulitnya penyusun perencanaan, koordinasi dan pengawasan peneyelesaian proyek tersebut. Sehubungan dengan hal tsb. maka perlu dikembangkan "perencanaan jaringan kerja" (network plan-ning) dalam upaya memudahkan pekerjaan manajemen. Created by Wasis A. Latief

3.2. MENGGAMBAR JARINGAN KERJA (1) Simbul-simbul Sebuah Network Plann merupakan sebuah pernyataan se-cara gambar dari kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Dalam gambar network menun-jukkan macam kegiatan dan hubungan antar kegiatan-kegia-tan. Simbul2yang digunakan dalam gambar network meliputi : Sebagai macam kegiatan yang membutuhkan waktu dalam penyelesainnya : Tanda (saat) mulai dan berakhirnya suatu kegiatan (even/kejadian) : sebagai kegiatan dami (dummy activity), di mana kegi- atan ini tidak membutuhkan waktu (nol) karena tidak memakai sumberdaya. Oleh karenanya disebut sbagai "k “kegiatan semu". Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief MENGGAMBAR JARINGAN KERJA (2) Perjanjian : Perjanjian pertama : Diantara dua even hanya boleh ada satu kegiatan (anak panah) yang menghubungkannya. (Untuk menghindari masalah dari perjanjian ini, dipakailah kegiatan semu). Perjanjian kedua : Kegiatan semu hanya boleh dipakai bila tidak ada cara lain untuk menggambarkan hubungan antara kegiatan. Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief MENGGAMBAR JARINGAN KERJA (3) Gambaran Hubungan antar Even A B A diikuti B atau B didahului A 1 2 3 2 A C A diikuti C, dan B diikuti D, atau C didahului A, dan D didahului B 1 4 B D 3 3 2 1 4 5 A B D C A dan B diikuti C dan D, atau C dan D didahului A dan B Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief MENGGAMBAR JARINGAN KERJA A C 1 4 5 A diikuti C, B diikuti C dan D atau C didahului A dan B, D didahului B B D 2 3 6 B Antara even 2 dan 3 terjadi pelanggaran A 1 2 3 D 4 C Solusinya A B D 2 1 3 5 C 4 Created by Wasis A. Latief

3.3. CONTOH APLIKASI JARINGAN KERJA Macam Kegiatan Kegiatan Lain Yang Mendahului Durasi Keterangan A B C D E F G H I J K L - D, E H, J G, I, K 2 3 4 7 6 10 Kegiatan awal bisa dibaikan Created by Wasis A. Latief

Gambar Jaringan dan Memasukkan waktu dalam Jaringan 2 D 3 I 4 F E 4 B 2 G 7 L 4 H 6 C 2 K 3 J 10 Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Gambar Jaringan dan Memasukkan waktu dalam Jaringan (dalam bentuk lain) D 3 I 4 F E 4 A 2 B 2 G 7 L 4 H 6 K 3 C 2 J 10 Created by Wasis A. Latief

Beberapa Konsep Berkaitan dengan dimulainya dan diakhirinya kegiatan Earliest Start Time (ESi) = waktu tercepat dimulainya suatu kegiatan. Earliest Finish Time (EFi) = waktu tercepat mengakiri kegiatan. EFi = ESi + ti (forward pass) EFi = ESi kegiatan berikutnya Lates Start Time (LSi) = waktu paling lambat di mulainya kegiatan. LSi = LFi – ti (backward pass) LSi = LFi kegiatan sebelumnya Lates Finish Time (LFi) = waktu paling lambat diakhirinya kegiatan. Slack = jumlah waktu boleh ditundanya suatu kegiatan tanpa mempengaruhi penyelesaian proyek. Slack = LSi – ESi atau Slack = LFi – EFi Created by Wasis A. Latief

Memanfaatkan bidang Node ESi LSi No Forward pass Backward pass Memanfaatkan bidang Node A 2 2 7 D 3 6 11 I 4 F E 4 6 11 5 EFi 1 3 2 6 19 9 B 2 G 7 15 8 L 4 H 6 C 2 K 3 LFi 4 2 J 10 12 7 Created by Wasis A. Latief

Memanfaatkan bidang Node ESi LSi No Forward pass Backward pass Memanfaatkan bidang Node 6 11 2 7 D 4 5 2 E 3 F I4 A 2 5 11 6 EFi 1 B 2 2 6 G 7 15 L 4 19 3 8 9 H 6 C 2 K 3 LFi 2 J 10 12 4 7 Created by Wasis A. Latief

Menentukan Alur Kritis Alur Kritis = LSi  EFi = 0 C  J  K  L A 2 2 7 D 3 6 11 5 I 4 F E 4 6 11 5 EFi 1 3 2 6 19 9 B 2 G 7 15 8 L 4 H 6 C 2 K 3 LFi 4 2 J 10 12 7 Created by Wasis A. Latief

Menentukan Alur Kritis Alur Kritis = LSi  EFi = 0 D 3 6 11 2 7 5 2 E 4 F I4 A 2 6 11 6 B 2 2 6 G 7 15 L 4 19 1 3 8 9 H 6 Alur Kritis + C 2 K 3 2 J 10 12 4 7 Created by Wasis A. Latief

Solusi dengan Tabel (alur kritis : C – J – K – L ) Kegiatan t ES EF LS LF Slack A B C D E F G H I J K L 2 3 4 - 7 6 10 12 15 5 9 8 19 11 Created by Wasis A. Latief

Kegiatan yang Mengikuti soal Tuan Joni menerima proyek dengan identifikasi kegiatan dan durasinya sbb. ;Saudara diminta menyusun Jadual dan menghitung waktu kritisnya ! Kegiatan Kegiatan yang Mengikuti DURASI Keterangan A C 2 B D 3 E, F, dan G 4 E I 6 F J 7 G H Dummy L dan K 8 N K L M - Kegiatan akhir Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief JAWABAN L 7 13 A 2 E 6 5 I 8 21 8 2 4 C 3 2 N 2 K 7 28 30 10 11 7 14 20 J 8 28 1 1 4 F 7 6 9 M B 3 3 H 0 3 D 4 13 20 G 6 7 Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Kegiatan Durasi (t) Esi Efi Lsi Lfi Slack A 2  0  2  4 2  No B 3  3 0   0 Yes C  5 7  2 No D 4  7 E 6  13 13 0  Yes F  14 20  6 No G 13   7 No H -  - I 8  21 21 J  22  20 28 6 No  K  28 L M -  N  30 30  Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief 4. METODE PERT Contoh PERT Sebuah Perusahaan Pengecoran "Balung Wesi“ (PPBW) PPBW telah memiliki pengalaman yang panjang dalam menghindari pengeluaran biaya untuk pema-sangan peralatan pengendali polusi udara. Kelompok perlindungan lingkungan lokal, akhir-akhir ini membe-rikan kepada PPBW waktu 16 minggu untuk pemasa-ngan sebuah sistem penyaringan udara pada cero-bong asap. Dugel Sargowo sebagai manajer, meng-inginkan untuk membuat kepastian bahwa pemasang-an sitem filter tersebut lancar dan tepat waktu. Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Ketika proyek dimulai, bangunan dari bagian internal untuk perencanaan (kegiatan A) dan modifi-kasi yang diperlukan untuk lantai dan atap (kegiatan B) dapat dimulai. Mengkonstruksi cerobong (kegiatan C) dapat dimulai setelah bagunan bagian internal diselesaikan, dan pengecoran lantai baru yang sebe-narnya. Pemasangan kerangka (kegiatan D) dapat diselesaikan segera setelah lantai dan atap telah dimodifikasi. Setelah cerobong dibangun, pengapian temperatur tinggi (kegiatan E) dapat dibangun, dan pemasangan sistem pengendali polusi (kegiatan F) dapat dimulai. Perlengkapan polusi udara (kegiatan G) dapat dipasang setelah pengapian temperatur tinggi telah dibangun, setelah lantai telah dituangkan, dan kerangka telah dipasang. Terakhir, setelah sistem control dan peralatan polusi dipasang, sistem dapat diperiksa dan diuji (kegiatan H). Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Ringkasan Persoalan dalam Tabel Tabel 1. Kegiatan dan Kegiatan Pendahulu terdekat PPBW Kegiatan Deskripsi Pendahulu Yang dekat A B C D E F G H Membangun bagian internal Memodifikasi atap dan lantai Membangun cerobong Memasang lantai dan kerangka Membangun pengapian temperatur tinggi Memasang sistem control Memasang peralatan polusi udara Pemeriksaan dan pengujian - D,E F, G Created by Wasis A. Latief

Estimasi Waktu-Waktu Kegiatan Untuk mengestimasi waktu dari kegiatan tidaklah mudah. Tanpa data historis yang solid, para manajer selalu menghadapi ketidakpastian waktu kegiatan. Untuk alasan ini para pengembang PERT menggunakan sebuah "distribusi probabilitas" yang dida-sarkan tiga estimasi waktu untuk setiap kegiatan, yaitu : - Waktu Optimis (a) = waktu kegiatan yang akan digunakan jika semuanya berjalan dengan lancar. Dalam hal ini diberikan probabilitas kecil (katakan 1/100) - Waktu Pesimis (b) = Waktu sebuah kegiatan dengan asumsi adanya kondisi-kondisi yang tidak baik. Disini juga diberikan probabilitas yang kecil. - Waktu yang disukai (m) = estimasi waktu yang lebih realistik untuk melengkapi kegiatan. Asumsi yang sering digunakan dalam PERT bahwa estimasi waktu mengikuti "distribusi probabilitas beta" (lihat Gambar 2). Distribusi tersebut adalah distribusi kontinyu yang telah diterapkan untuk beberapa kasus dalam menetapkan "nilai yang diharapkan" dan "varian waktu" penyelesaian kegiatan. Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Untuk memperoleh waktu kegiatan harapan (t), maka distribusi beta menghitung estimasi sbb. : Kegiatan Optimis a Yang disuakai m Pesimis b Waktu yang diharapkan t= [(a+4m+b)]/6 Varian [(b-a)/6]2 A B C D E F G H 1 2 3 4 6 7 9 11 5 [(31)/6]2 = 4/36 [(42)/6]2 = 4/36 [(62)/6]2 = 16/36 [(71)/6]2 = 36/36 [(91)/6]2 = 64/36 [(113)/6]2 = 64/36 25 Created by Wasis A. Latief

Jaringan Kerja (alur kritis : A – C – E – G – H ) 2 C 2 4 2 4 A 2 F 3 E 4 13 H 2 15 1 6 7 B 3 G 5 3 4 D 4 8 3 5 Created by Wasis A. Latief

Jaringan Kerja (alur kritis : A – C – E – G – H ) Kegiatan Waktu ES EF LS LF Slack Pada Alur Kritis A B C D E F G H 2 3 4 8 13 7 15 1 10 6 Yes No N0 Created by Wasis A. Latief

Probabilitas Penyelesaian Proyek Meskipun dari analisis proyek dapat diselesaikan 15 minggu, akan tetapi, Dugel Sargowo juga melihat kemungkinan proyek tidak bisa diselesaikan dalam waktu 16 minggu, sehingga perusahaan dipaksa oleh para pengawas untuk menutupnya. Dia juga menyadari bahwa dalam mengestimasi waktu beberapa kegiatan terdapat variasi/perbedaan (varian) yang signifikan. Variasi tersebut khususnya yang ada dalam alur kritis, dapat mengakibatkan kemungkinan tertundanya penyelesaian proyek. Keadan ini adalah suatu masalah yang sangat mencemaskan bagi Dugel Sargowo. Dalam hal ini, PERT dapat memanfaatkan varian kegiatan-kegiatan alur kritis untuk membantu menetapkan varian-varian seluruh proyek. Varian proyek tersebut dapat dihitung dengan menjumlahkan varian-varian kegiatan kritis. Jadi : Varian Proyek =  varian kegiatan alur kritis Created by Wasis A. Latief

Varian Proyek, Standart Deviasi & Peluang menyelesaikan Proyek Alur Kritis A C E G H Varian 4/36 36/36 64/36 Jml 112/36 = 3,111 Berdasarkan Tabel Normal dalam apendik, nilai Z = 0,57 ditemukan probabilitas sebesar 0.71566, yang artinya untuk menyelesaikan proyek dalam <16 minggu peluangnya 71.66 %. Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Probalitas kejadian 1 dari 100 Probalitas kejadian 1 dari 100 Waktu optimis (a) Waktu yang disukai (m) Waktu pesimis (b) Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Probabilitas (T < 16 minggu) adalah 71.6 % Probabilitas (T < 16 minggu) adalah 71.6 % Probabilitas (T < 16 minggu) adalah 71.6 % Probabilitas (T < 16 minggu) adalah 71.6 % 0.57 Standar Deviasi Probabilitas (t < 16 minggu) adalah 71.6 % WAKTU 15 16 minggu minggu Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Aktivitas Hari a m b Pendahulu A B C D E F G H I J K 3 2 1 6 10 14 4 7 11 16 8 9 12 20 - B, D A, E H, I, J Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Jawaban diagram A 6 23 6 H 6 F 10 B 4 K 7 E 4 29 36 1 9 13 8 9 3 5 G 2 D 7 C 2 I 11 15 18 7 2 2 J 16 Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief PENYELESAIAN SECARA TABEL Kegiatan t ES EF LS LF Slack A 6 5 11 B 4 9 C 2 D 7 E 8 17 F 10 27 G 3 20 19 22 H 33 I 31 J 16 14 K 41 Created by Wasis A. Latief

Created by Wasis A. Latief Alur Kritis C D E F H K Varian 4/36 16/36 64/36 36/36 Jml 168/36 = 4,67 Berdasarkan Tabel Normal dalam apendik, nilai Z = 0,93 ditemukan probabilitas sebesar 0.8238, yang artinya untuk menyelesaikan proyek dalam < 43 minggu peluangnya 82.38 %. Created by Wasis A. Latief