Audit based on ISO 19011

Sistem Audit Manajemen ISO 1001-1:1990 Quality ISO 10011-2:1991 ISO 10011-3:1991 TC 176 (Quality management & quality assurance) Environmental ISO 14010:1996 ISO 14011:1996 ISO 14012:1996 TC 207 (Environmental managemnet) ISO 9000:2000 Fundamental & Vocabulary ISO 14050:2002 Vocabulary ISO 19011:2002 Panduan untuk quality and/or environment managemnet systems auditing Combined Audit ISO 9001:2000 and ISO 14011:1996 Joint Audit ISO 9001and/or ISO 14001 Our company Customer Supplier

Sistem Audit Manajemen ISO mengeluarkan versi terbaru pada bulan Desember 2011 yaitu : ISO 19011 : 2011

Definisi dan prinsip audit Manajemen Audit Program Sistem Audit Manajemen – ISO 19011 Definisi dan prinsip audit Manajemen Audit Program Pelaksanan Audit Kompetensi Auditor

Definisi Audit Audit Bukti Audit Kriteria Audit Proses sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi Bukti Audit Rekaman, pernyataan atas fakta atau informasi lain, yang relevan terhadap kriteria audit dan dapat deverifikasi Catatan: Bukti audit dapat berbentuk kualitatif ataupun kuantitatof Kriteria Audit Seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan Catatan: Kriteria audit merupakan referensi sebagai pembanding bukti audit

Prinsip Audit Prinsip audit adalah sebagai berikut: Etika Pelakasanaan: Menggunakan etika yang merupakan dasar dari profesionalisme Penyampaian yang jujur: Audit harus disertai kewajiban untuk melaporkan secara jujur dan akurat Profesionalisme: Pelaksanaan audit harus dilakukan dengan cermat, tidak terburu-buru dan tidak asal-asalan Independensi Audit bersifat impartial dan objective, maksudnya Auditor haruslah independen dan bebas dari bias dan konflik kepentingan Berdasarkan fakta Audit harus berdasarkan fakta yang ada, harus dapat dibuktikan dan dipertanggungjawabkan

Perencanaan Program Audit Implementasi Prgram Audit Manajemen Program Audit Otoritas pengelolaan Program audit (5.1) Perencanaan Program Audit (5.2 5.3) Tujuan/Lingkup Tanggung Jawab Sumber Daya Prosedur Plan Peningkatan Program Audit (5.6) Kompetisi Dan evaluasi Auditors (clause 7) Implementasi Prgram Audit (5.4 5.5) Jadwal audit Evaluasi Auditor Seleksi Tim Audit Mengelola kegiatan audit Menyimpan catatan (record) Act Do Kegiatan Audit (clause 6) Monitoring dan eview Audit Program: (5.6 Monitoring and reviewing Identifikasi CA and PA Identifikasi peluang perbaikan Check

Manajemen Audit - PLAN Top Manajemen harus menunjuk seseorang yang bertanggung jawab untuk Manajemen Program Audit, dengan wewenang: Menetapkan, menerapkan, mengawasi, meninjau dan meningkatkan Program Audit Mengidentifikasi dan memastikan sumber daya yang diperlukan tersedia Organisasi dapat menetapkan lebih dari satu Program Audit, dan juga berbagai macam tujuan..

Manajemen Audit - PLAN Tanggung Jawab (5.3.1) Manager Program Audit bertanggung jawab untuk: Menetapkan tujuan dan lingkup program audit Menetapkan tanggung jawab dan prosedur dan memastikan ketersediaan sumber daya Memastikan penerapan program audit Memastikan catatan terkait dengan program audit terpelihara Mengawasi, meninjau dan meningkatkan program audit

Manajemen Audit - PLAN Ruang lingkup & tujuan program audit tergantung dari: - Ukuran organisasi - Sifat organisasi - Kompleksitas organisasi Tujuan Audit (5.2.1) : Prioritas Manajemen Tujuan Komersial Persyaratan sistem Manajemen Persyaratan Perundangan dan Kontraktual Kebutuhan evaluasi vendor Persyaratan pelanggan Kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan Risiko organisasi Tindak lanjut dari audit sebelumnya

Manajemen Audit - PLAN Ruang Lingkup Audit (5.2.2) dipengaruhi : Ruang lingkup, tujuan dan waktu setiap audit dilakukan Frekuensi pelaksanaan audit, Jumlah, pentingnya, kompleksitas, kesamaan dan lokasi, aktivitas yang diaudit Standar, peraturan dan peryaratan kontraktural serta kriteria lainnya Kebutuhan untuk akreditasi atau setifikasi Bahasa, budaya dan isu sosial Pihak-pihak berkepentingan Perubahan yang mendasar dalam organisasi Sumber daya (5.3.2) dan Prosedur program audit (5.3.3) harus ditetapkan juga

Manajemen Audit - DO Implementasi Program Audit (5.4) Mengkomunikaskan program audit kepada pihak terkait Koordinasi dan penjadualan audit Menetapakan memelihara proses untuk evaluasi auditor dan perkembangan profesionalismenya Memastikan pemilihan tim audit Meyakinkan pelaksanaan audit sesuai program audit Memastikan pengendalian catatan dari aktivitas audit Memastikan tinjauan dan pengesahan laporan audit dan distribusinya ke pihak-pihak terkit Memastikan audit lanjutan, jika diperlukan

Audit Workflow 1st party audit 2nd party audit 3rd party AUDIT PLAN (obj, scope, criteria) NOT OK AUDIT INTIATED OK INITIAL VISIT RESOLVE WITH AUDITEE Lead Auditor, Auditor, Expert,Trainee PREPARE AUDIT DICUMENTS AUDIT Plan Audit Checklist Audit Notes NC Report Audit Report BRIEF AUDIT TEAM CONTINUAL IMPROVEMENT CARRY OUT AUDIT OPENING MEETING PHYSICAL AUDIT CLOSING MEETING RESULT OF OVERALL PERFORMANCE NO Finding? YES CORRECTIVE/ PREVENTIVE ACTION YES VERIFICATION? NO MANAGEEMENT REVIEW

Catatan harus Manajemen Audit - DO Hasil Audit Notes: audit plan laporan audit laporan ketidaksesuaian laporan tindakan koreksi audit notes Hasil verifikasi Catatan personnel Evaluasi kompetensi dan kinerja auditor Seleksi Tim Audit Menjaga & meningkatkan kompetensi Notes: Catatan harus Dipelihara untuk Menunjukkan Implementasi Program audit sudah terpenuhi

Manajemen Audit - CHECK Pengawasan dan Peninjauan Program Audit (5.6) Penerapan program audit harus dimonitor & ditinjau pada interval waktu yang sesuai. Hasil tinjauan sebaiknya di laporkan kepada manajemen puncak. Indikator kinerja sebaiknya digunakan untuk mengawasi karakteristik seperti: Kemampuan tim audit Kesesuaian program audit dan jadwal Peningkatan sistem mutu Umpan balik dari auditee dan auditor

Manajemen Audit - ACTION Peningkatan / Improvement Program Audit (5.6) Peningkatan program audit sebaiknya mempertimbangkan: Hasil-hasil dan trend pengawasan Kesesuaian prosedur Catatan program audit Praktek audit yang baru atau alternatif Konsistensi kinerja tim audit dalam situasi serupa

Memverifikasi Informasi Pelaksanaan Kegiatan Audit Memulai Audit (6.2) Meninjau Dokumen (6.3) Persiapan Audit di lokasi (6.4) Persiapan, Persetujuan, Pendistribusian Laporan Audit (6.6) Completing Audit(6.7) Audit lokasi (6.5) Opening Meeting Komunikasi Peran & TAnggung Jawab Mengumpulkan dan Memverifikasi Informasi Follow up Audit (6.8)

Pelaksanaan Kegiatan Audit - Opening Meeting Memperkenalkan anggota Tim Audit Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit Konfirmasi mengenai Rencana audit (Audit Plan) Metode Pelaksanaan Audit Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi dan data Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang relevan dengan ruang lingkup audit Status temuan audit (major, minor, atau obsevasi)

Pelaksanaan Kegiatan Audit – Metode Audit Gunakan Metode yang Sesuai Wawancara – 5W 1H 1S Observasi fisik dari pelaksanaan kondisi sarana / prasarana Review dokumen Melakuakn pengujian / test

Pelaksanaan Kegiatan Audit – Metode Audit Order Handling Production Planning Realization Verifikasi (QC) Finished Good Handling & Delivery Complant Handling Gunakan Metode yang Sesuai Trace Forward telusuri dari input ke output untuk mengetahui hasilnya. contoh : mulai dari kontrak marketing untuk menyakinkan apakah persyaratan pelanggan telah dipenuhi. Trace Backward telususri ari output ke input untuk melihat tahapan proses yang dilalui apakah sesuai. contoh : dari customer complaints atau produk yang dikembalikan, proses produksi, inspeksi, bahan baku yang digunakan harus dievaluasi. Combination

Hasil Temuan Audit Jenis temuan audit: Observasi Ketidaksesuaian Minor Ketidaksesuaian Major

Hasil Temuan Audit - Obsevation tidak dikategorikan ketidaksesuaian tidak melanggar elemen daari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan berdasarkan pengalaman dan pengetahuan seorang Auditor Internal bersifat saran untuk meningkatkan atau peluang perbaikan Contoh: “Pelaksanaan diklat On-Job-Training sebaiknya mempertimbangkan waktu yang tepat untuk pelaksanaan dan evaluasinya.”

Hasil Temuan Audit - Minor Nonconformity tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu atau sistem mutu human error Contoh: - Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan yang sebenarnya atau terhadap persyaratan standar yang ada - Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari prosedur instruksi kerja

Hasil Temuan Audit - Major Nonconformity berdampak yang serius terhadap pencapaian mutu atau efektivitas sistem mutu Contoh: - Tidak dilakukannya pemeriksaan/pengujian pada saat penerimaan bahan baku/ material - Tidak adanya pengendalian terhadap proses khusus - Tidak dilakukannya program audit mutu internal

Closing Meeting Menyelesaikan perbedaan Menyampaikan kesimpulan audit sesuai tujuan audit Memberikan rekomendasi jika diperlukan & kita mengerti tentang hal tersebut Memastikan kapan tindakan perbaikan dilakukan Menginformasikan waktu penyebaran laporan Menekankan kerahasiaan informasi

NC Pelaporan Audit If P-O buut no reference ?? If P-R-L but no evidence found ?? If R-L-O but no problem found ?? If P-L-O-R then ?? Problem Reference Location & Objective Evidence

Pelaporan Audit P L O R O L P R Problems Location Objective Evidence Referensi Example: LKS no.3 di TOP Management belum dilakukan verifikasi, sesuai yang diminta oleh Prosedur PM/AM/02 revisi 04. O L P R

Konsep Kompetensi Auditor Quality Environment Quality Specific Knowledge And Skills 7.3.3 Generic Knowledge And Skills 7.3.1 and 7.3.2 Environmental Specific knowlwdge And Skills 7.3.4 Education Work Experience Auditor Training Audit Experience 7.4 Personel Attributes 7.2

Kompetensi Auditor – Personal Attributes Sopan, jujur, kesabaran, tulus, bijaksana Berpikiran terbuka Diplomatis Teliti Mengamati Mampu memutuskan Percaya diri Adaptasi

Sekian & Terima kasih