Pengendalian Internal dan akuntansi kas BAB 7 Rita tri yusnita, se., mm.

Pengendalian internal

Pengendalian Internal Seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, untuk menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan hukum/undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya. Pengendalian intern (internal control) adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva dan menghasilkan informasi yang akurat dan dipercaya [Krismiaji (2010)].

Pengendalian Internal Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personal entitas lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) Keandalan pelaporan keuangan (b) Efektifitas dan efisiensi operasi (c) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. [Amin Widjaja Tunggal (2010)]

Tujuan pengendalian intern Aset yang dimiliki perusahaan telah diamankan sebagaimana mestinya dan hanya digunakan untuk kepentingan perusahaan semata. Pengendalian Intern diterapkan supaya seluruh aset dapat terlindungi dengan baik dari tindakan penyalahgunaan dan pencurian. Informasi akuntansi perusahaan tersedia secara akurat dan dapat diandalkan. Pengendalian Intern dapat memperkecil risiko salah saji laporan keuangan yang disengaja ataupun yang tidak disengaja. Karyawan telah mentaati hukum dan peraturan.

Elemen Pengendalian internal Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commission (COSO) memperkenalkan adanya lima komponen pengendalian intern yang meliputi: Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Penilaian Resiko (Risk Assesment) Aktivitas Pengendalian (Control Procedure) Pemantauan (Monitoring) Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Faktor yang membentuk lingkungan pengendalian meliputi ; Integritas dan nilai etika Komitmen terhadap kompetensi Dewan direksi dan komite audit Filosofi dan gaya operasi manajemen Struktur organisasi Penetapan wewenang dan tanggung jawab Kebijakan dan praktik sumber daya manusia

Penilaian resiko Mekanisme yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko- risiko yang berkaitan dengan berbagai aktivitas di mana organisasi beroperasi Berkaitan dengan penilaian risiko, manajemen juga harus mempertimbangkan hal-hal khusus yang dapat muncul dari perubahan kondisi, seperti: Perubahan dalam lingkungan operasi Personel baru Sistem informasi yang baru atau dimodifikasi Pertumbuhan yang cepat Teknologi baru Lini, produk, atau aktivitas baru Operasi di luar negeri Pernyataan akuntansi

Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen penting dari pengendalian internal perusahaan, sebab sistem ini memungkinkan entitas memperoleh informasi yang diperlukan untuk menjalankan, mengelola, dan mengendalikan operasi perusahaan. Diperlukan oleh semua tingkatan manajemen untuk pengambilan keputusan, penyusunan laporan keuangan dan untuk mengetahui kepatuhan terhadap kebijakan yang ditentukan perusahaan.

Aktivitas Pengendalian Kebijakan dan Prosedur yang dimiliki manajemen untuk memberikan jaminan dan meyakinkan bahwa manajemen telah melakukan sebagaimana seharusnya. 5 Komponen aktivitas pengendalian: Pemisahan tugas yang memadai Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas Dokumen dan catatan yang memadai Pengendalian fisik atas aktiva dan catatan Pemeriksaan secara independen

Pemantauan / monitoring Merupakan proses penilaian yang berkelanjutan dan periodik atas pelaksanaan pengendalian internal, apakah telah terlaksana dengan baik dan sudah dimodifikasi sesuai dengan perubahan kondisi terhadap kualitas kinerja pengendalian internal.

Kas dan pengendaliannya

Sifat kas dan pentingnya pengendalian internal kas Umumnya perusahaan membagi Kas dalam 2 kelompok: Kas di tangan (cash on hand) Kas di Bank (cash in bank) Umumnya perusahaan tidak hanya memiliki satu rekening bank, tetapi beberapa dalam saat yang bersamaan. Kas merupakan aset paling lancar / likuid, karenanya paling mudah untuk dicuri, dimanipulasi, dan diselewengkan. Untuk mengamankan kas dan menjamin keakuratan penyajian atas catatan akuntansi kas, maka pengendalian intern yang efektif atas kas mutlak diperlukan.

Pengendalian internal atas penerimaan kas Hanya karyawan tertentu saja yang secara khusus ditugaskan untuk menangani penerimaan kas. Adanya pemisahan tugas antara individu yang menerima kas dengan individu yang melakukan pencatatan dan menyimpan kas. Setiap transaksi penerimaan kas harus didukung dokumen (sebagai bukti transaksi), seperti slip berita pembayaran, bukti kas masuk, struk (dalam kasus penerimaan uang melalui konter penjualan), dan salinan bukti setor uang tunai ke bank. Uang kas yang diterima dari hasil penjualan harian atau hasil penagihan piutang harus disetor ke bank setiap hari oleh bagian Kasir.

Pengendalian internal atas penerimaan kas Adanya pengecekan independen atau verifikasi internal. Supervisor melakukan verifikasi jumlah penerimaan kas harian yang dihasilkan operator mesin register kas dengan cara mencocokkan antara total catatan register kas dengan total fisik uang kas aktual. Sementara bagian keuangan juga akan memverifikasi kebenaran jumlah penerimaan kas harian ini dengan cara membandingkan antara salinan lembar ke dua dari ringkasan total penerimaan kas harian dengan salinan bukti setor ke bank. Mengikat karyawan yang menangani penerimaan kas dengan uang pertanggungan.

Pengendalian internal atas pengeluaran kas Hanya karyawan/pejabat tertentu saja yang secara khusus memiliki otorisasi untuk menandatangani cek (biasanya manajer keuangan). Adanya pemisahan tugas antara individu yang menyetujui pembayaran kas, mengeluarkan kas (melakukan pembayaran) dan individu yang melakukan pencatatan pengeluaran kas. Cek harus bernomor urut tercetak, dan setiap cek harus selalu dilampiri bukti tagihan. Simpan blanko cek yang belum terpakai di tempat aman, dan hanya satu orang saja yang ditunjuk atau memiliki akses untuk itu.

Pengendalian internal atas pengeluaran kas Adanya pengecekan independen atau verifikasi internal, dengan cara membandingkan cek dengan bukti tagihan dan cocokkan dengan laporan bank atau rekening koran bulanan. Faktur tagihan yang telah dibayar lunas harus segera diberi stempel “Lunas”/”Paid”. Adanya pemisahan tugas / fungsi antara bagian yang melakukan pembelian dengan yang melakukan pembayaran (pengeluaran kas). Dibentuknya dana kas kecil (patty cash fund) untuk pengeluaran-pengeluaran tertentu yang jumlahnya relatif kecil.

Rekonsiliasi bank Umumnya perusahaan membagi Kas dalam 2 kelompok: Kas di tangan (cash on hand) Kas di Bank (cash in bank) Dengan dimilikinya rekening bank akan memungkinkan pencatatan berganda atas seluruh transaksi perusahaan melalui bank, yang artinya bahwa transaksi akan dicatat, baik oleh pihak perusahaan maupun pihak bank. Setiap bulannya, perusahaan akan menerima Rekening Koran, dan akan mencocokkan saldo rekeningnya, yaitu antara saldo menurut catatan perusahaan (depositor’s records / balance per books) dengan catatan menurut bank (Bank Statement / Balance per bank)

Rekonsiliasi bank (lanjutan) Mungkin sekali terjadi perbedaan antara catatan perusahaan dengan catatan bank. Karenanya dilakukan rekonsiliasi 2 (dua) kolom untuk menetapkan atau mendapatkan saldo akhir cash in bank yang benar dan sesungguhnya. Rekonsiliasi 2 kolom, tampilan laporannya akan dibagi menjadi dua bagian (sisi). Sisi pertama memuat rincian koreksi atas saldo akhir cash in bank menurut catatan bank Sisi kedua memuat rincian koreksi atas saldo akhir cash in bank menurut catatan perusahaan

Beberapa penyebab timbulnya perbedaan saldo menurut perusahaan dengan rekening koran Deposit in Transit (setoran dalam perjalanan) Setoran yang telah dicatat perusahaan sebagai penambah saldo cash in bank, tetapi belum masuk dalam catatan rekening koran bank. Setoran dalam perjalanan sifatnya akan mengoreksi (menambah) besar saldo menurut catatan bank / rekening koran. Outstanding checks (cek yang masih beredar) Perusahaan sudah mengeluarkan cek untuk pembayaran kepada supplier, namun sampai akhir bulan supplier belum mencairkannya ke bank, sehingga bank belum mencatatnya. Cek yang masih beredar sifatnya mengurangi saldo menurut catatan bank / rekening koran.

Beberapa penyebab timbulnya perbedaan saldo menurut perusahaan dengan rekening koran Not Sufficient Fund Check (Cek yang tidak cukup dana) Perusahaan menerima cek pembayaran dari pelanggan, namun ketika akan dicairkan ke bank tidak bisa karena dana tidak mencukupi / cek kosong. Cek kosong sifatnya akan mengoreksi (mengurangi) besar saldo menurut catatan perusahaan. Notes plus Interest Collected by Bank (penagihan piutang wesel serta bunganya lewat Bank) yang belum dicatat dalam pembukuan perusahaan Piutang wesel telah ditagih oleh Bank, dan perusahaan baru mengetahuinya awal bulan berikutnya setelah menerima rekening koran. Hal ini sifatnya menambah saldo menurut catatan perusahaan.

Beberapa penyebab timbulnya perbedaan saldo menurut perusahaan dengan rekening koran Interest Income (Bunga bank atas saldo rekening perusahaan) yang belum dicatat perusahaan. Perusahaan baru akan mengetahuinya setelah menerima rekening koran. Interest Income sifatnya akan menambah besar saldo menurut catatan perusahaan. Bank Service Charge (Biaya Jasa Bank) yang belum dicatat perusahaan Seperti biaya administrasi, biaya kliring, biaya penagihan piutang via bank, biaya cetak buku cek, dll. Perusahaan baru akan mengetahuinya setelah menerima rekening koran. Hal ini sifatnya mengurangi saldo menurut catatan perusahaan.

Beberapa penyebab timbulnya perbedaan saldo menurut perusahaan dengan rekening koran Error in Recording (kesalahan dalam pencatatan). Kesalahan dapat saja dilakukan pihak perusahaan atau bank. Perusahaan hanya akan membuat jurnal koreksi jika kesalahan dilakukan perusahaan Apakah sifatnya akan menambah atau mengurangi besar saldo menurut catatan perusahaan tergantung pada kasus kesalahannya.

Ilustrasi Rekonsiliasi bank (Sumber: Hery, SE. , M. Si Ilustrasi Rekonsiliasi bank (Sumber: Hery, SE., M.Si., Akuntansi Dasar 1 dan 2, Grasindo) PT. Kencana Mulia telah mengumpulkan data sebagai berikut untuk menyusun Rekonsiliasi Bank per tanggal 31 Juli 2008: Saldo menurut perusahaan Rp 25.100.000,- sedangkan saldo menurut bank adalah Rp 24.900.000,- Bank telah menagih untuk PT. Kencana Mulia sebuah wesel tagih berikut bunganya sebesar Rp 4.700.000. Nilai nominal wesel tersebut Rp 4.500.000. Dalam hal ini bank membebankan biaya penagihan sebesar Rp 50.000 kepada PT. Kencana Mulia. Setoran uang pada tanggal 31 Juli 2008 sebesar Rp 7.498.400 belum tampak dalam Rekening Koran bank bulan Juli 2008.

Ilustrasi Rekonsiliasi bank (Sumber: Hery, SE. , M. Si Ilustrasi Rekonsiliasi bank (Sumber: Hery, SE., M.Si., Akuntansi Dasar 1 dan 2, Grasindo) Bank telah keliru membebankan pengeluaran cek PT. Kencana Mula sebesar Rp 401.600,- ke dalam rekening PT. Kencana Mulia Cek yang telah dikeluarkan perusahaan tetapi belum juga dicairkan oleh supplier sampai akhir Juli 2008 sebesar Rp 8.800.000,-. Pembayaran utang kepada kreditur sebesar Rp 825.000,- telah keliru dicatat dalam pembukuan perusahaan. Bagian akuntansi PT. Kencana Mulia mencatat akun kas di sebelah debet dan akun utang di sebelah kredit dalam jurnal. Cek dari pelanggan yaitu PT. Lonely Green Rp 4.228.000,- ditolak oleh bank karena tidak ada dananya.

Ilustrasi Rekonsiliasi bank (Sumber: Hery, SE. , M. Si Ilustrasi Rekonsiliasi bank (Sumber: Hery, SE., M.Si., Akuntansi Dasar 1 dan 2, Grasindo) Penerimaan uang sebagai hasil dari penagihan ke pelanggan sebesar Rp 797.600,- telah keliru dicatat oleh bagian akuntansi perusahaan sebesar Rp 779.600,- Bank telah membebankan biaya administrasi Rp 120.000,- ke dalam rekening perusahaan, hal ini belum dicatat perusahaan Bank telah mengkredit rekening perusahaan untuk jasa giro bulan Juli 2008 sebesar Rp 230.000,- hal ini belum dicatat perusahaan Diminta: Buatlah rekonsiliasi saldo bank dan saldo buku per tanggal 31 Juli 2008 Buatlah jurnal koreksi yang diperlukan

SOLUSI Setoran dalam perjalanan (c) 7.498.400 PT. Kencana Mulia Rekonsiliasi Bank 31 Juli 2008 Saldo Menurut Catatan Bank 24.900.000 Saldo Menurut Catatan Perush. 25.100.000 Setoran dalam perjalanan (c) 7.498.400 Piutang wesel + Bunga ditagih bank (a) 4.700.000 Kesalahan dalam pencatatan (d) 401.600 Kesalahan dalam pencatatan (h) 18.000 Cek yang masih beredar (e) (8.800.000) Jasa Giro (j) 230.000 Kesalahan dalam pencatatan (f) (1.650.000) Cek tidak cukup dana (g) (4.228.0000 Biaya penagihan (b) (50.000) Biaya Administrasi (i) (120.000) Saldo Bank yang Benar 24.000.000 Saldo Buku yang Benar

Jurnal Koreksi Utang Usaha 1.650.000 Kas Piutang Usaha 4.228.000 4.700.000 Piutang Wesel 4.500.000 Pendapatan Bunga 200.000 18.000 230.000 Beban Administrasi Lainnya 170.000

Dana kas kecil (Patty cash fund) Untuk pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relatif kecil namun seringkali terjadi Dibentuk dengan cara mengestimasi terlebih dahulu jumlah kas yang dibutuhkan untuk pembayaran-pembayaran selama interval periode waktu tertentu, misalnya mingguan atau bulanan. Kebanyakan dana kas kecil dibentuk atas dasar jumlah yang tetap (imprest fund system)

Dana kas kecil (Patty cash fund) Setiap kali kas kecil dibayarkan/digunakan, harus dicatat rincian pembayaran dalam masing-masing formulir penerimaan kas kecil (petty cash receipt) dan seluruh dokumen pendukung (seperti faktur tagihan, dll) harus dilampirkan bersama dengan formulir penerimaan kas kecil. Permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah kas kecil yang telah dibayarkan seperti tercantum dalam formulir penerimaan kas kecil (petty cash receipt) dan seluruh dokumen pendukung harus distempel “LUNAS”. Ketika dana kas kecil diisi kembali, seluruh akun yang telah dibebankan akan didebet dan mengkredit akun kas

Jurnal pembentukan dana kas kecil XX Kas Jurnal pembayaran dana kas kecil Tidak ada ayat jurnal (No entry)

Jurnal pengisian kembali dana kas kecil Ongkos Angkut Masuk XX Beban Lainnya Kas Kas kecil akan diisi kembali hanya sebesar jumlah pengeluaran yang telah dilakukan dan diringkas dalam petty cash receipt.