Sistem Informasi di Sarana Pelayanan Kesehatan Materi (13) MK Pengantar SIK RMIK – smt 4

Rekam Medis di Yankes dasar 1. Health primary care (Puskesmas ) : rekam medis puskesmas = sumber data yang penting untuk diolah jadi informasi Jenis-jenis kartu atau status rekam medis : Family Folder, Kartu Tanda Pengenal, Kartu Rawat Jalan, Kartu Rawat Tinggal, Kartu Penderita & indek Penderita Kusta, Kartu Penderita & indek Penderita TB, Kartu Ibu, Kartu Anak, KMS Balita, anak sekolah, Ibu hamil dan Usila, Kartu tumbuh Kembang Balita, Kartu Rumah (sanitasi)

Rekam Medis di Yankes dasar Buku-buku register yang ada di Puskesmas seperti : Rawat Jalan, Rawat Inap (bila Puskesmas tersebut mempunyai rawat inap), Kesehatan Ibu dan Anak, Kohort Ibu, Kohort Balita, Gizi, Penyakit menular, Kusta, Kohort kasus Tuberculosa, Kasus Demam berdarah, Pemberantasan Sarang Nyamuk, Tetanus Neonatorum, Rawat Jalan Gigi, Obat, Laboratorium, Perawatan Kesehatan Masyarakat, Peran Serta Masyarakat, Keseharan Lingkungan, Usaha Kesehatan Sekolah, Posyandu

Rekam Medis di Yankes dasar

Rekam Medis di Yankes dasar Jenis kegiatan rekam medis : a. Patient record : pecatatan data pasien dari pendaftaran sampai mendapatkan pelayanan (sesuai alur rm) b. Manajemen berupa rekapitulasi harian, bulanan, triwulan, semester, dan tahunan dari informasi kartu atau status rekam medis pasien

SISTEM INFORMASI di Yankes dasar Ruang lingkup kegiatan pengolahan dan analisa pada tingkat puskesmas adalah : a. Mengkompilasi data dari Puskesmas baik dalam gedung maupun luar gedung b. Mentabulasi data upaya kesehatan yang diberikan kepada masyarakat yang dibedakan atas dalam Wilayah dan luar wilayah c. Menyusun kartu index Penyakit d. Menyusun sensus harian untuk mengolah data kesakitan e. Melakukan berbagai perhitungan-perhitungan dengan menggunakan data denominator

SISTEM INFORMASI di Yankes dasar Model Pengelolaan data Puskesmas : SP2TP (SP3) = instrumen vital dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan di tingkat kabupaten /kota /kecamatan (Santoso, 2008)

A. Sumber informasi SP2TP SP2TP terdiri atas pencatatan dan pelaporan Pencatatan-pencatatan yang utama, antara lain: 1.. Kartu individu, seperti kartu rawat jalan, kartu ibu, kartu tb, kartu rumah, dsb 2. Register, seperti register kunjungan, register KIA, register filariasis, register posyandu dll 3. Laporan kejadian luar biasa dan laporan bulanan sentinel 4. Rekam kesehatan keluarga (RKK/family folder) yang diberikan khusus untuk keluarga berisiko, antara ain:  Salah seorang anggotanya menderita tb paru  Salah seorang anggotanya menderita kusta  Salah seorang anggo

B. Mekanisme SP2TP Data SP2TP dan data lainnya diolah, disajikan, dan diinterpretasikan sesuai dengan petunjuk pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP serta petunjuk dari masing masing program yang ada (seperti program ISPA, malaria, imunisasi, kesehatan lingkungan, KIA, gizi, perkesmas, dsb). Pengolahan, analisis, interpretasi, dan penyajian dilakukan oleh para penanggung jawab masing-masing kegiatan di puskesmas dan pengelola program di semua jenjang administrasi. Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interpretasi data SP2TP serta sumber lainnya dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun, atau tidak ada perubahan) dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka, contoh : presentase, dsb. Informasi tersebut dapat berupa laporan tahunan puskesmas.

C. Pemanfaatan SP2TP Informasi yang diperoleh dari SP2TP digunakan untuk menunjang proses manajemen puskesmas, penyusunan rencana tahunan puskesmas, rencana kerja serta pemantauan dan pembinaan. Bagi Dinkes dati II sebagai bahan penyusunan rencana tahunan, penilaian kinerja pusk berdasarkan beban kerja dan capaian kegiatan, monev dan menentukan prioritas masalah serta tindak lanjutnya. Informasi dari SP2TP akan membantu kelancaran perencanaan (P1), P2, P3 program-program kegiatan kesehatan .

SISTEM INFORMASI di Yankes dasar Pelaporan terpadu Puskesmas menggunakan tahun kalender dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Beberapa laporan di SP2TP adalah: 1) Laporan bulanan, : Data Kesakitan (LB.1), Data Obat-Obatan (LB.2), Gizi, KIA, Imunisasi dan Pengamatan Penyakit menular (LB.3) serta Data Kegiatan Puskesmas (LB.4); 2) laporan Sentinel, : Laporan Bulanan Sentinel (LB1S) dan, Laporan Bulanan Sentinel (LB2S); 3) Laporan Tahunan, : Data dasar Puskesmas (LT-1), Data Kepegawaian (LT-2) dan, Data Peralatan (LT-3).

SISTEM INFORMASI di Yankes dasar Periodesasi pengiriman laporan : Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan dan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II. Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I dan Pusat (untuk LB1S ke Ditjen PPM dan LB2S ke Ditjen Binkesmas), Laporan Tahunan (LT) dikirim paling lambat tanggal 31 januari tahun berikutnya. Khusus untuk laporan LT-2 (data Kepegawaian) hanya di isi bagi pegawai yang baru/belum mengisi formulir data Kepegawaian

SISTEM INFORMASI di Yankes dasar Beberapa informasi yang berasal dari Puskesmas : 1. Cakupan Program misalnya Cakupan KIA , Gizi, Cakupan Imunisasi dll 2. Gambaran kunjungan di Puskesmas 3. Gambaran 10 besar penyakit berdasarkan umur dan jenis kelamin, penyakit menular dan penyakit tak menular 4. Gambaran penyebab kematian berdasarkan umur, penyakit menular dan penyakit tak menular 5. Gambaran penyakit-penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi 6. Gambaran penggunaan obat di Puskesmas 7. Gambaran hubungan antara pola penyakit dan pola penggunaan obat

SISTEM REKAM MEDIS DI RS PENGAMBILAN KEPUTUSAN Sisfo RM SISTEM REKAM MEDIS DI RS MENILAI MUTU PE LAYA NAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN FINANSIAL Sistem rekam medis : Suatu sistem yang mengorganisasikan formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen pelayanan kesehatan guna memudahkan pengelolaan pelayanan kesehatan Suatu sistem yang dilaksanakan oleh sarana pelayanan kesehatan untuk melayani pasien sebagai manusia seutuhnya Suatu sistem dimana semua hasil pelayanan kepada pasien dapat dinilai dan dilihat pada formulir-formulir dalam dokumen rekam medis Sistem pencatatan rekam medis dilakukan oleh beberapa sistem yaitu (a) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat jalan (TPPRJ), (b) Unit/Instalasi Rawat jalan (URJ), (c) Unit/Instalasi Gawat darurat (UGD), (d) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat inap (TPPRI), (e) Unit/Instalasi Rawat inap(URI), dan (f) Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP). Sistem pengolahan data yang dikerjakan di dalam Unit Pelayanan Rekam medis meliputi (a) sub unit Asembling, (b) sub unit Koding dan Indeksing, (c) sub unit Filing dan (d) sub unit Analising dan Reporting. Data dan informasi dari sistem pencatat data dikirim ke sistem pengolah data rekam medis lewat sub unit asembling untuk diolah dan diteruskan ke sub unit berikutnya yang pada akhirnya akan menghasilkan laporan-laporan yang berisi informasi-informasi guna pengambilan keputusan manajemen. Setiap struktur yang membentuk sistem rekam medis tersebut memiliki prosedur-prosedur sistem yang akan dibahas pada bab alur proses pelayanan rekam medis RISET & PENDIDIKAN LEGAL DOKUMENTASI bshofari@mahesa.net

SISTEM INFORMASI di Yankes rujukan Sistem rekam medis : Suatu sistem yang mengorganisasikan formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen pelayanan kesehatan guna memudahkan pengelolaan pelayanan kesehatan Suatu sistem yang dilaksanakan oleh sarana pelayanan kesehatan untuk melayani pasien sebagai manusia seutuhnya Suatu sistem dimana semua hasil pelayanan kepada pasien dapat dinilai dan dilihat pada formulir-formulir dalam dokumen rekam medis

SISTEM INFORMASI di Yankes rujukan Sistem pencatatan rekam medis dilakukan oleh beberapa sistem yaitu (a) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat jalan (TPPRJ), (b) Unit/Instalasi Rawat jalan (URJ), (c) Unit/Instalasi Gawat darurat (UGD), (d) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat inap (TPPRI), (e) Unit/Instalasi Rawat inap(URI), dan (f) Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP).

SISTEM INFORMASI di Yankes rujukan Sistem pengolahan data yang dikerjakan di dalam Unit Pelayanan Rekam medis meliputi (a) sub unit Asembling, (b) sub unit Koding dan Indeksing, (c) sub unit Filing dan (d) sub unit Analising dan Reporting. Data dan informasi dari sistem pencatat data dikirim ke sistem pengolah data rekam medis lewat sub unit asembling untuk diolah dan diteruskan ke sub unit berikutnya yang pada akhirnya akan menghasilkan laporan-laporan yang berisi informasi-informasi guna pengambilan keputusan manajemen. Setiap struktur yang membentuk sistem rekam medis tersebut memiliki prosedur-prosedur sistem yang akan dibahas pada bab alur proses pelayanan rekam medis

SISTEM INFORMASI di Yankes rujukan Sistem pengolahan data yang dikerjakan di dalam Unit Pelayanan Rekam medis meliputi (a) sub unit Asembling, (b) sub unit Koding dan Indeksing, (c) sub unit Filing dan (d) sub unit Analising dan Reporting. Data dan informasi dari sistem pencatat data dikirim ke sistem pengolah data rekam medis lewat sub unit asembling untuk diolah dan diteruskan ke sub unit berikutnya yang pada akhirnya akan menghasilkan laporan-laporan yang berisi informasi-informasi guna pengambilan keputusan manajemen. Setiap struktur yang membentuk sistem rekam medis tersebut memiliki prosedur-prosedur sistem yang akan dibahas pada bab alur proses pelayanan rekam medis

Sistem dan informasi TPPRJ LAPORAN TPPRJ ASSEMBLING KIB DRM RAJAL BARU RANAP KIUP REGISTER U R J TPPRI KASIR DRM LAMA PULANG TPPRJ KIB TRACER DRM LAMA LAMA FILING

Keputusan manajemen loket rawat jalan Register Pendaftaran Pasien RJ Laporan Kinerja RJ KEPUTUSAN MANAJEMEN Dt_id_pasien Nama Seks Umur Alamat Bayar sdr Asuransi Gakin Rasio Kunj B/Total Kunj Rasio Kunj L/Total Kunj Cakupan pasien/wilayah Cakupan pasien/umur Cakupan pasien/seks Cakupan pasien/bayar Pe+ atau pe- loket pendaftaran Sosialisasi rumah sakit Pembukaan poliklinik anak/geriatri Kerja sama asuransi Kerjasama perusahaan

URJ Sisfo di URJ TPPRI IPP APOTIK FILING KASIR PULANG ADMISSION NOTE DRM RJ TPPRI PERMINTAAN HASIL REGISTER IPP APOTIK ASSEMBLING FILING KASIR SENSUS HARIAN + DRM PASIEN PULANG

Keputusan manajemen unit rawat jalan Laporan Kinerja poliklinik SENSUS HARIAN RJ KEPUTUSAN MANAJEMEN REKAP  RL_01 Rasio pasien baru RJ/Total pasien RJ Rasio pasien lama RJ/Total pasien RJ Rasio pasien RJ yang dirujuk keluar/ Total pasien RJ Rasio pasien RJ/ hari buka – tiap poliklnik Pengembangan pelayanan RJ Evaluasi efisiensi pelayanan RJ Evaluasi ketenagaan pelayanan RJ Pemasaran sosial RJ Jml pasien rawat jalan (RJ)/poliklinik Jml pasien RJ yang dirujuk Jml pasien baru/ poliklinik Jml pasien lama/ poliklinik Jml pasien/hari buka – tiap poliklinik

UGD Sisfo di UGD (24 jam) TPPRI IPP APOTIK FILING KASIR TPPGD PULANG ADMISSION NOTE DRM GD TPPRI PERMINTAAN HASIL REGISTER IPP APOTIK ASSEMBLING FILING KASIR SENSUS HARIAN + DRM PASIEN PULANG

Keputusan manajemen gawat darurat SENSUS HARIAN GD Laporan Kinerja GD KEPUTUSAN MANAJEMEN REKAP  RL_01 Rasio pasien GD yang dirujuk/Total pasien GD Rasio pasien GD kasus bedah/Total pasien GD Rasio pasien GD kasus bedah/ pasien GD non bedah Rasio pasien GD DOA/Total pasien GD Evaluasi efisiensi pelayanan GD Evaluasi peralatan pelayanan GD Evaluasi ketenagaan pelayanan GD Evaluasi rujukan GD Jml pasien gawat darurat (GD) Jml pasien GD yang dirujuk Jml pasien GD kasus bedah Jml pasien GD kasus non bedah Jml Death on Arrival (DOA)

TPPRI Sisfo TPPRI (24 JAM) URI FILING URI UGD KIUP ADMISSION NOTE DRM PASIEN NEGOSIASI KELAS dan RUANG TPPRI ADM. NOTE DRM PASIEN FORMULIR RI URI PASIEN INFORMASI PASIEN RANAP ASSEMBLING LAPORAN REGISTER Infomasi TT kosong PENGUNJUNG/ PENENGOK FILING URI UGD KIUP

Keputusan manajemen TPPRI Laporan Kinerja ranap SENSUS HARIAN RI KEPUTUSAN MANAJEMEN REKAP  RL_01 Tingkat ketidak- nyamanan pasien Tingkat keamanan ruang tunggu, bangsal rawat inap, dll Tingkat keluhan terhadap kompetensi petugas dalam pelayanan Tingkat ketidakramahan petugas dalam pelayanan Tingkat keluhan dalam proses pembayaran Evaluasi proses pelayanan Evaluasi proses pembayaran Hasil suvai ketidak puasan pasien (jenis + jumlah)

URI Sisfo rawat inap LAPORAN MUTASI PASIEN TPPRI SEMBUH MENINGGAL DIRUJUK APS ADM. NOTE DRM PASIEN FORMULIR RI URI YAN JANG BAYAR REGISTER LAPORAN IPP FAR KASIR SENSUS HARIAN + DRM PASIEN YANG KELUAR RS ICU GIZI IBS LOG ASSEMBLING

Keputusan manajemen rawat inap SENSUS HARIAN RI Laporan Kinerja RI KEPUTUSAN MANAJEMEN REKAP  RL_01 Bed Occupancy Rate (BOR) Average Length of Stay (ALOS) Turn Over Interval (TOI) Bed Turn Over (BTO) Grafik Barber – Johnson Gross Daeth Rate (GDR) Net Daeth Rate (NDR) Relokasi TT/bangsal Pembukaan/penutupan bangsal rawat inap Pemasaran rumah sakit Audit medik Audit kematian Nama bangsal RI Jumlah TT Jml pasien awal Jml pasien masuk Jml pasien keluar hidup+mati Jml pasien mati Jml pasien mati ≤ 48 jam Periode perhitungan

IPP Sisfo IPP KASIR REGISTER PERMINTAAN LAPORAN HASIL PASIEN SENSUS HARIAN ASSEMBLING URJ UGD RADIOLOGI URI LABORATORIUM ELEKTROMEDIK FISIOTERAPI

Keputusan manajemen penunjang medis Laporan Kinerja Penujang medis SENSUS HARIAN KEPUTUSAN MANAJEMEN REKAP  RL_01 Audit penggunaan reagen Audit penggunaan film Evaluasi yang penunjang medis Rasio jumlah pasien pem tertentu/total pem Jumlah pem setiap jenis/total pem Jumlah pem dengan kelainan/total pem Jumlah reagen setiap pem/total pem Jenis pemeriksaan Jml pasien/pem Jml spesimen/ pemeriksaan

ASSEMBLING Sisfo Asembling URJ UGD URI IPP TPPRJ TPPRI Sisfo RM Sisfo Asembling KLPCM (ketidak lengkapan pengisian Catatan Medik) = IMR( incomplete medical records DRM YANG TAK LENGKAP URJ UGD SENSUS HARIAN DRM PASIEN SELESAI DI LAYANI ASSEMBLING URI IPP SENSUS HARIAN DRM LENGKAP+ KARTU KENDALI LAP PENGGUNAAN NO. REKAM MEDIS FORMULIR RM TPPRJ ANALISING/ REPORTING KODING/ INDEKSING TPPRI KARTU KENDALI DRM TAK LENGKAP bshofari@mahesa.net

Keputusan manajemen dalam pengelolaan rekam medis Laporan Kinerja Penujang medis SENSUS HARIAN KEPUTUSAN MANAJEMEN DOKUMEN REKAM MEDIS Audit rekam medis Evaluasi pelayanan Angka ketidaklengkapan dokumen rekam medis Kinerja dokter/perawat/ bidan dalam melengkapi data rekam medis Jumlah dok rekam medis yang diterima/ hari Jumlah dok rekam medis yang datanya tak lengkap Jumlah hari dilengkapinya dok rekam medis

Sisfo Koding/Indeksing DRM LENGKAP DRM LENGKAP KODING/ INDEKSING FILING KARTU KENDALI KARTU KENDALI INDEKS PENYAKIT INDEKS OPERASI INDEKS KEMATIAN INDEKS DOKTER

Keputusan manajemen dalam pengelolaan rekam medis Laporan Kinerja Penujang medis KARTU KENDALI KEPUTUSAN MANAJEMEN DOKUMEN REKAM MEDIS Audit kematian Audit medis Angka Morbiditas Angka Mortalitas Angka sebab kematian DATA PENYAKIT DATA OPERASI DATA SEBAB KEMATIAN DATA DOKTER

FILING Sisfo filing DRM INAKTIF PEMUSNAHAN DRM LENGKAP RETENSI KARTU BERITA ACARA PEMUSNAHAAN PEMUSNAHAN DRM LENGKAP FILING DRM INAKTIF RETENSI KARTU KENDALI DRM DISIMPAN LAPORAN DELIQUENT MEDICAL RECORDS PEMINJAM DRM DISEDIA KAN LAPORAN TINGKAT PENGGUNAAN DRM TRACER PEMINJAM

Sisfo Analising/reporting RI_3 INVENTARIS Analising/ reporting SENSUS HARIAN RI_4 KETENAGAAN INDEKS PENYAKIT RI_1 KEGIATAN RUMAHSAKIT RI_5 INVENTARIS MEDIS INDEKS OPERASI RI_2 MORBIDITAS RI_6 INFEKSI NOSOKOMIAL INDEKS KEMATIAN KINERJA RUMAHSAKIT

Skema saluran pengiriman informasi rumah sakit Sisfo RM Skema saluran pengiriman informasi rumah sakit RL1; RL2a; RL2b; RL3;RL4; RL5; RL6 DITJEN YANMED RL4a (R S Depkes) RL1; RL2a; RL2b; RL3;RL4; RL5; RL6 DINKES PROPINSI RL1; RL2a; RL2b; RL2a1; RL2b1;RL2c; RL2.1; RL2.2; RL2.3;RL3;RL4; RL5; RL6 DINKES KAB/KOTA R.S DEPKES PEMDA TNI, POLRI, DEPLAIN, BUMN Pengisian data RL_1 – Kegiatan KEBIDANAN DAN PERINATOLOGI Data kegiatan kebidanan dan perinatologi diperoleh dari Buku Register Persalinan dan Abortus. Pencatatan data kegiatan kebidanan dan perinatologi dilakukan setiap hari pada Buku Register Persalinan & Abortus dan pada akhir bulan dibuat penjumlah an selama I bulan. Untuk periode selama 3 bulan dibuat rekapitulasi untuk tribulan yang bersangkutan. a. Kegiatan Kebidanan dan Perinatologi. Untuk kegiatan kebidanan asal pasien dibeclakan menjadi rujukan dan lion rujukan., yang masing-masing dirinci menjadi jumlah kasus dan jumlah yang mati. Untuk pasien yang tidak bisa dilayani rumah sakit yang bersangkutan, jelaskan berapa yang dirujuk kcatas. Untuk kebidanan dan perinatologi pada semua jenis kegiatan dilakukan penimbangan bayi yaitu dari jenis kegiatan Persalinan, Scetio Caesaria, Abortus/Keguguran, Kernatian Perinatal dan Scbab Keinatian'sesuai dengan berat badan bayi. Persalinan, diisi scsuai dengan jurniall banyaknya orang yang niclahirkan di runiah sakit selama satu tribulan , Jumlah persalinan harus sama dengan Jumlah Persalinan Normal ditambah Jumlah Persalinan Komplikasi. a). Persalinan normal, diisi sesuai dengan jumlah banyaknya orang yang melahirkan normal di rumah sakit selama satu tribulan . b). Persalinan dengan komplikasi terdiri dari : Perdarahan sebelum persalinan, diisi sesuai dengan jumlah banyaknya orang yang melahirkan dengan perdarahan sebelum persalinan di rumah sakit selama satu tribulan . Perdarahan sesudah persalinan, diisi sesuai dengan jurplah banyaknya orang yang melahirkan dengan perdarahan sesudah persalinan. R.S TNI, POLRI, DEPLAIN, BUMN RL1; RL2a; RL2b; RL3 RL4; RL5; RL6 R.S SWASTA SWASTA RL1; RL2a; RL2b; RL3 RL4; RL5; RL6 bshofari@mahesa.net