Effective Meeting Rapat yang Efektif

Mengapa kita masih membutuhkan rapat?

Kita masih membutuhkan “sentuhan manusia”

Masalah lebih cepat selesai karena orang-orang yang berkepentingan hadir secara langsung dan dalam satu waktu

Penyelesaian masalah lewat email atau telfon akan membutuhkan lebih banyak waktu

Persiapan sebelum rapat…

Pastikan bahwa anda sebagai penyelenggara rapat paham dan jelas dengan tujuan rapat

Pastikan bahwa seluruh peserta rapat paham dan jelas dengan tujuan rapat

Tetapkan standar yang jelas untuk mengukur kesuksesan rapat anda

Hanya undang orang-orang yang berkepentingan dengan masalah yang akan dibahas

Evaluasilah karakteristik tiap peserta rapat

Batasi permasalahan sehingga relevan dengan tujuan rapat

Siapkan seluruh fasilitas penunjang rapat dan pastikan semuanya berfungsi dengan baik

Konsultasikan agenda rapat dengan peserta rapat

Persiapkan hand out atau materi-materi rapat

Hal-Hal yang Harus Diperhatikan oleh Penyelenggara dan Peserta rapat

Penyelenggara Rapat…

Informasikan kepada tiap peserta bahwa rapat akan dimulai tepat waktu

Satu jam sebelum rapat dimulai, ingatkan kembali kepada seluruh peserta rapat agar hadir sesuai jadwal yang ditentukan melalui telfon, email atau SMS

Jangan pernah terlambat hadir!!!

Siapkan seseorang yang mencatat minutes meeting

Bila rapat telah dimulai, tutup pintu ruangan dan gantungkan tulisan “sedang ada rapat” di depan pintu ruangan.

Bila rapat terlambat dimulai, waktu berakhirnya harus tetap sesuai jadwal. (konsekuensinya: hasil rapat tidak optimal)

Bila memungkinkan, kenakan denda bagi peserta rapat yang terlambat hadir

Peserta Rapat…

Agar fokus dengan agenda rapat, baca kembali materi rapat sebelum masuk ke ruang rapat

Hadir 15 menit sebelum rapat dimulai

Meninggalkan ruang rapat hanya bila rapat telah berakhir

Hal-Hal yang Harus Dihindari selama Berlangsungnya Rapat…

Jangan pernah bertele-tele membahas agenda rapat!

Jangan pernah mengkritik peserta lain dengan berlebihan!

Jangan pernah meremehkan kelompok peserta rapat yang minoritas!

Jangan pernah menghancurkan karir seseorang di ruang rapat!

Jangan pernah menghadirkan permasalahan pribadi dalam ruang rapat!

Jangan pernah memakai sistem otoriter!

Jangan pernah menelfon / menerima panggilan hp atau bahkan membalas sms selama rapat berlangsung!

Langkah-Langkah Memulai Rapat… Tidak ada aturan baku!!! Tergantung materi rapat dan budaya organisasi

Pembukaan oleh moderator (biasanya dilakukan oleh sekretaris presdir)

Sambutan dari pemimpin rapat

Presentasi permasalahan oleh pemimpin rapat atau orang yang berkepentingan

Diskusi dan tanya jawab oleh seluruh peserta rapat

Kesimpulan yang diperoleh dari minutes meeting dibaca dan dipertegas oleh pemimpin rapat atau orang yang berkepentingan

Penutup oleh moderator

Tidak ada desain baku!!! Tergantung materi rapat dan budaya organisasi Desain Ruang Rapat Tidak ada desain baku!!! Tergantung materi rapat dan budaya organisasi

Problem Solving Round Table Tempat duduk harus mencerminkan kesetaraan, karena peserta rapat mempunyai tingkat keahlian yang sama untuk menyelesaikan permasalahan yang sama

Training U - Shape trainer harus dapat terlihat oleh semua peserta dan dapat bergerak bebas menghampiri peserta X

Decision Making Class room / theater Pemimpin rapat akan memfasilitasi, memimpin dan mengarahkan diskusi sehingga proses rapat akan terfokus untuk membuat sebuah keputusan yang terbaik. X

Many Thanx