BAB VII MANAJEMEN BIAYA PROYEK Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Global Informatika Multi Data Palembang BAB VII MANAJEMEN BIAYA PROYEK Oleh : Andri Wijaya, S.Pd., S.Psi., M.T.I.

TUJUAN BELAJAR Memahami pentingnya manajemen biaya proyek. Menelaskan dasar prinsip-prinsip, konsep, dan istilah manajemen biaya proyek. Mendiskusikan berbagai jenis perkiraan biaya dan metode untuk mempersiapkan biaya.

TUJUAN BELAJAR Memahami proses-proses yang terlibat dalam penganggaran biaya dan menyiapkan perkiraan biaya serta anggaran untuk proyek teknologi informasi. Memahami manfaat manajemen nilai yang diterima dan manajemen portofolio proyek untuk membantu pengendalian biaya. Menjelaskan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam manajemen biaya proyek.

PENTINGNYA MANAJEMEN BIAYA PROYEK Proyek TI memiliki track record yang buruk untuk tujuan anggaran pertemuan. Chaos studi tahun 2003 menunjukkan biaya rata-rata overrun (tambahan persentase atau jumlah dolar oleh yang melebihi estimasi biaya yang sebenarnya) adalah 43%. US kehilangan $ 55 miliar pada tahun 2002 proyek TI yang dibatalkan dan overruns menjadi $ 140 miliar pada 1994.

BIAYA DAN MANAJEMEN BIAYA PROYEK Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan atau didahulukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu, atau sesuatu yang diberikan dalam pertukaran. Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter, seperti dolar atau rupiah. Manajemen biaya proyek meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek selesai dalam anggaran yang disetujui.

PROSES MANAJEMEN BIAYA PROYEK Memperkirakan Biaya: Mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Menganggarkan Biaya: Mengalokasikan perkiraan keseluruhan biaya terhadap item pekerjaan untuk membangun dasar untuk mengukur kinerja. Mengontrol Biaya: Mengontrol perubahan untuk anggaran proyek.

PRINSIP DASAR MANAJEMEN BIAYA Sebagian besar anggota badan eksekutif lebih mengerti dan lebih tertarik dengan istilah-istilah finansial dibanding istilah-istilah TI, maka dari itu manajer proyek TI harus bicara dengan bahasa mereka. Keuntungan merupakan pendapatan dikurang pengeluaran. Pembiayaan siklus hidup mempertimbangkan biaya kepemilikan total, atau pengembangan ditambah biaya dukungan, bagi suatu proyek. Analisis arus kas menentukan biaya tahunan yang diperkirakan dan manfaat bagi proyek serta arus kas tahunan yang dihasilkan.

PRINSIP DASAR MANAJEMEN BIAYA Biaya atau manfaat yang nyata adalah biaya atau manfaat yang dapat dengan mudah diukur organisasi dalam rupiah. Biaya atau manfaat yang tidak nyata adalah biaya atau manfaat sulit diukur dalam istilah moneter. Biaya langsung adalah biaya yang dapat secara langsung dihubungkan dengan proses menghasilkan produk atau layanan proyek. Biaya tak langsung adalah biaya yang tidak dapat secara langsung dihubungkan dengan produk atau layanan proyek tapi secara tak langsung berhubungan dengan proyek yang berjalan.

ESTIMASI BIAYA Manajer proyek harus menganggap serius estimasi biaya jika mereka ingin untuk menyelesaikan proyek dalam batasan anggaran. Penting untuk dikenali jenis-jenis estimasi biaya, bagaimna menyiapkan estimasi biaya, dan masalah-masalah umum dalam perkiraan biaya TI.

TIPE-TIPE ESTIMASI BIAYA Kapan Dilakukan Mengapa Dilakukan Akurasi ROM (Rough of Magnitude) 3-5 tahun sebelum proyek dikerjakan Untuk memberikan estimasi biaya dalam rangka seleksi proyek -25% + 75% Budgetary 1-2 tahun sebelum proyek dilakukan Untuk mengestimasi budget organisasi -10% + 25% Definitive 0-1 tahun sebelum proyek dilakukan Untuk mengestimasi biaya detail sebuah proyek -5 % + 10%

MASALAH UTAMA DALAM ESTIMASI BIAYA Membuat estimasi untuk proyek perangkat lunak yang besar merupakan pekerjaan yang cukup besar, mengingat bahwa estimasi biaya dilakukan pada berbagai level proyek Banyak orang melakukan estimasi dengan sedikit pengalaman akan pekerjaan yang berkaitan. Solusinya adalah cobalah untuk melakukan berbagai pelatihan dan mentoring Setiap orang memiliki bias masing-masing akan estimasi. Solusinya berikan pertanyaan-pertanyaan kritis yang meyakinkan bahwa estimasi tidak bias. Manajemen menginginkan sejumlah tawaran,bukan estimasi sebenarnya. Manajer Proyek harus bisa bernegosiasi dengan sponsor proyek agar dapat membuat estimasi biaya yang realistis

RENCANA MANAJEMEN BIAYA Rencana manajemen biaya adalah dokumen yang menggambarkan bagaimana organisasi akan mengelola ketidaksesuaian biaya pada proyek. Persentase yang besar dari total biaya proyek seringkali adalah biaya buruh, sehingga manajer proyek harus mengembangkan dan melacak perkiraan biaya buruh.

ALAT BANTU DAN TEKNIK ESTIMASI BIAYA Analogous Estimates ( Top Down Estimates) Mengestimasi biaya proyek berdasarkan biaya aktual dari proyek sebelumnya yang dianggap “mirip” dengan proyek yang akan dikerjakan Bottom Up Estimates Estimasi berdasarkan setiap paket kerja terkecil dan menjumlahkan seluruhnya hingga diperoleh biaya total dari sebuah proyek

ALAT BANTU DAN TEKNIK ESTIMASI BIAYA Parametric Modeling Estimasi biaya proyek dilakukan dengan memanfaatkan karakteristik proyek sebagai parameter dalam model matematika. Contoh : Model Aircraft Cost parameter : type of aircraft, how fast the plane would fly, estimated weights of various parts of the aircraft, the number of aircraft produced, etc

ALAT BANTU DAN TEKNIK ESTIMASI BIAYA Alat Komputerisasi Alat bantu, seperti spreadsheet dan perangkat lunak manajemen proyek, yang bisa membuat pekerjaan dengan perkiraan biaya alat-alat yang berbeda dan estimasi biaya lebih mudah.

CONSTRUCTIVE COST MODEL (COCOMO) Barry Boehm membantu mengembangkan model COCOMO untuk memperkirakan biaya pengembangan perangkat lunak. Parameter meliputi : Fungsi poin: penilaian fungsi yang terlibat dalam pengembangan sistem. Sumber Lines of Code (SLOC): Jumlah baris kode. Boehm menyarankan bahwa hanya model parametrik tidak terpengaruh dari batas pengambilan keputusan manusia. COCOMO II, model terkomputerisasi yang sudah tersedia di Web

CONTOH ESTIMASI BIAYA

MASALAH ESTIMASI BIAYA TI Mengembangkan perkiraan untuk sebuah proyek software besar adalah tugas kompleks yang membutuhkan sejumlah upaya besar. Orang yang mengembangkan perkiraan seringkali tidak punya banyak pengalaman. Manusia condong meremehkan. Manajemen akan meminta perkiraan, tapi benar- benar keinginan untuk memenangkan kontrak utama atau mendapatkan dana internal.

ANGGARAN BIAYA Penganggaran biaya melibatkan pengalokasian estimasi biaya proyek terhadap butir pekerjaan proyek dari waktu ke waktu. WBS merupakan masukan yang diperlukan untuk proses penganggaran biaya karena mengandung butir-butir pekerjaan. Sasarannya adalah untuk menghasilkan cost baseline: Anggaran per fase waktu yang digunakan manajer proyek untuk mengukur dan memantau kinerja biaya.

CONTOH ANGGARAN BIAYA

PENGENDALIAN BIAYA Proses dalam pengendalian biaya termasuk monitoring kinerja pembiayaan meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula Earned value management merupakan salah satu alat penting dalam pengendalian biaya

EARNED VALUE MANAGEMENT (EVM) EVM adalah alat untuk mengukur kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan data biaya Untuk menggunakan EVM harus dibuat terlebih dahulu baseline (original plan plus approved changes). Dengan baseline dapat dievaluasi apakah proyek berjalan dengan baik atau tidak. Secara periodik informasi aktual mengenai kinerja proyek harus diperbaharui sehingga pemanfaatan EVM dapat optimal.

EARNED VALUE MANAGEMENT (EVM) Diberi dasar (rencana asli ditambah perubahan yang disetujui), Anda dapat menentukan seberapa baik proyek ini mencapai tujuan tersebut. Anda harus memasukkan informasi aktual secara periodik untuk menggunakan EVM. Semakin banyak organisasi di seluruh dunia yang menggunakan EVM untuk membantu mengontrol biaya proyek.

ISTILAH-ISTILAH DALAM EVM Planned Value (PV) adalah rencana porsi total estimasi biaya yang sudah disetujui untuk dikeluarkan pada sebuah aktivitas selama perioda tertentu Actual Cost (AC) adalah biaya total langsung maupun tidak langsung yang digunakan dalam rangka menyelesaikan pekerjaan sesuai aktivitasnya selama perioda tertentu

ISTILAH-ISTILAH DALAM EVM Earned Value (EV) adalah estimasi nilai (value) pekerjaan fisik yang sebenarnya telah selesai, berdasarkan rate of performance ( RP), yaitu perbandingan pekerjaan yang selesai terhadap pekerjaan yang rencananya diselesaikan dalam waktu tertentu Cost Variance ( CV), variabel yang menunjukkan apakah kinerja biaya sudah melebihi atau masih kurang dari biaya yang sudah direncanakan

ISTILAH-ISTILAH DALAM EVM Schedule Variance (SV), variabel yang menunjukkan apakah jadwal yang lebih lama/lebih lambat dari yang direncanakan Cost Performance Index (CPI) , variabel yang dpt digunakan untuk mengestimasi biaya pada saat proyek selesai berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu Schedule Performance Index (SPI) , variabel yang dpt digunakan untuk mengestimase waktu selesainya proyek, berdasarkan kinerja proyek sampai waktu tertentu

CONTOH EVM

RUMUS EVM

CONTOH PERHITUNGAN EVM Proyek direncanakan satu tahun dan sudah dikerjakan 5 bulan

CONTOH GRAFIK EVM

MAKNA ANGKA DALAM EVM Angka negatif untuk CV dan SV mengindikasikan masalah dalam kinerja proyek. Biaya proyek berarti sudah melebihi dari yang direncanakan atau waktu yang digunakan sudah lebih panjang daripada yang direncanakan CPI dan SPI < 100% juga menunjukkan adanya masalah dalam kinerja proyek

ISTILAH DALAM MANAJEMEN BIAYA PROYEK NPV ROI Payback analysis Profit Lifecycle costing Cash flow analysis Tangible & Intangible costs & benefits Direct Cost Sunk costs Learning Curve Theory Reserves

KESIMPULAN Manajemen biaya proyek adalah tradisional daerah lemah dalam proyek IT, dan manajer proyek harus bekerja untuk meningkatkan kemampuan mereka untuk menyerahkan proyek-proyek dalam anggaran yang disetujui. Proses utama meliputi : Perkiraan biaya Anggaran biaya Biaya kontrol