STRUKTUR & DESAIN ORGANISASI Desi Susianti, S.Psi., M.Si

Organisasi dibentuk sebagai suatu wadah bagi setiap orang yang bekerja sama untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu secara jelas dan untuk menjamin agar berbagai pekerjaan itu dapat dikoordinasikan sedemikian rupa dalam rangka pencapaian tujuan daripada organisasi Apa itu Organisasi?

Dalam fungsi pengorganisasian, manajer mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu. Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain Organisasi. Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.

Desain Organisasi Desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Desain organisasi merupakan penentuan, pengembangan atau pengubahan struktur organisasi yang paling memadai untuk strategi, orang, teknologi, dan tugas organisasi.

Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah kerangka kerja formal yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan. Robbins (2007): struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, serta mekanisme koordinasi formal dan pola interaksi yang akan diikuti.

Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan hasil dari desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikoordinasikan dan dikomunikasikan.

Empat Pilar Pengorganisasian (Four Building Blocks of Organizing) Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work) Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization) Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy) Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination)

Ada 5 unsur penting dalam pengorganisasian Pembagian kerja (Work specialization) Pengelompokkan pekerjaan (Departmentalization) Functional Product Geographical Process Customer Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (Hierarchy) Chain of command Span of control Delegation of authority Formalization

1. Pembagian kerja (Work specialization) Tingkat pembagian tugas menjadi pekerjaan-pekerjaan yang terpisah yang dikerjakan masing-masing oleh orang yang berbeda. Spesialisasi yang berlebihan dapat mengakibatkan tindakan manusia yang tidak ekonomis seperti kebosanan, kelelahan. Contoh pembagian kerja dalam bisnis restoran: pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur, pelayanan pelanggan di meja makan, kasir, dsb.

2.Pengelompokkan pekerjaan (Departmentalization) Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian pekerjaan- pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis. Sebagai contoh, untuk bisnis restoran : pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makan dapat dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, misalnya bagian Pelayan

Departementalisasi berdasarkan tipe: a. Functional Pengelompokan pekerjaan berdasarkan fungsi yang dilakukan b. Product Pengelompokkan oleh lini produk c. Geographical Pengelompokkan pekerjaan berdasarkan wilayah geografis d. Process Pengelompokkan pekerjaan berdasarkan produk atau arus pelanggan e. Customer Pengelompokkan pekerjaan berdasarkan jenis pelanggan dan kebutuhannya

a. Dept. Functional

Sulit mencari figur pimpinan Dept Func.. Kelemahan Sulitnya mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang dan divisi serta orang-orang yang expert di masing-masing bidangnya Sulit mencari figur pimpinan Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing-masing merasa ahli Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang- bidang fungsional Membatasi pengembangan keterampilan manajer yang lebih luas Keunggulan Efisiensi dengan adanya penempatan orang dengan keahlian, pengetahuan, dan orientasi yang sama → berkompeten Perusahaan lebih produktif Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan berkembang Kemajuan karier dalam departemen fungsional Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi

b. Dept. Product

Dept. Product.. Keunggulan Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional Pengembangan keterampilan manajemen umum Membantu menspesialisasikan produk dan jasa tertentu. Kelemahan Biaya operasional meningkat Duplikasi kegiatan/fungsi Kurang mendukung koordinasi aktivitas antar divisi

c. Dept. Geographical

Kelemahan Keunggulan Duplikasi kegiatan/fungsi Dept. Geograp.. Keunggulan Lebih efektif dan efisien menangani masalah-masalah regional yang timbul. Melayani kebutuhan geografis yang unik lebih baik. Kelemahan Duplikasi kegiatan/fungsi Dapat menimbulkan perasaan terisolasi dari area geografis lainnya.

d. Dept. Process Pengawas Pabrik Manager Departemen Pemilihan Bahan Baku Manager Departemen Pengolahan Manager Departemen Pengepakkan Manager Departemen Finishing Manager Departemen Inspeksi & Pengiriman

Kelemahan Keunggulan Hanya dapat digunakan pada tipe produk tertentu Dept. Process.. Kelemahan Hanya dapat digunakan pada tipe produk tertentu Keunggulan Arus aktivitas lebih efisien

e. Dept. Customer

Kelemahan Keunggulan Duplikasi fungsi Dept. Cust.. Kelemahan Duplikasi fungsi Pandangan terbatas terhadap tujuan organisasi. Keunggulan Kebutuhan pelanggan dan permasalahaan dapat dipenuhi oleh spesialis. Memperhatikan kebutuhan konsumen

3. Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (Hierarchy) Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horizontal. Hierarki horizontal adalah bentuk struktur organisasi yang bagian- bagian organisasinya banyak kesamping dan meminimalkan jumlah departemen. Hierarki vertical adalah meminimalkan bagian-bagian organisasi kesamping/horizontal dan memperbanyak departemen secara vertikal Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu : Span of control Chain of Command

a. Span of control (Rentang kendali) Terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu Jumlah orang tsb yang dapat secara efektif dan efisien diawasi oleh manajer

b. Chain of command (Rantai komando) Menunjukkan garis perintah dan kewenangan yang berkelanjutan dalam sebuah organisasi yang membentang dari level paling atas suatu organisasi hingga level paling bawah Menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa/bagian mana yang melapor kesiapa/bagian mana.

4. Delegation of authority Centralization Decentralization

Tingkat dimana pembuatan keputusan dikonsentrasikan pada satu titik dalam suatu organisasi Pengorganisasian dimana manajer puncak membuat semua keputusan dan karyawan level rendah hanya menunaikan tugas yang diberikan a. Centralization

Kelebihan Kekurangan Lingkungan kerja lebih stabil Implementasi efektif dari strategi perusahaan yang bergantung pada manajer yang bersikukuh tentang apa yang sedang terjadi Kekurangan Seluruh keputusan dan kebijakan di suatu divisi dihasilkan oleh orang-orang yang berada di manajer puncak, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama Manajer level bawah kurang mampu atau berpengalaman dalam membuat keputusan dibandingkan manajer puncak

Pengorganisasian dimana pembuatan keputusan didorong kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi atau siapa yang paling dekat pada tindakan b. Decentralization

Sebagian besar keputusan dan kebijakan yang berada dalam divisi dapat diputuskan secara intern tanpa adanya campur tangan dari manajer puncak Implementasi efektif dari strategi perusahaan yang bergantung pada manajer yang terlibat dan fleksibel dalam membuat keputusan Euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkan kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum, karena sulit untuk dikontrol oleh manajer puncak

5. Formalization Formalisasi menunjukkan sejauh mana pekerjaan- pekerjaan dalam organisasi distandarisasi dan dilakukan. Formalisasi dalam organisasi melalui aturan tertulis, bagan organisasi yang formal dan terumus dengan baik, deskripsi jabatan, standar operasi prosedur, aturan, kebijakan, dan komunikasi tertulis yang bersifat formal.

Implikasi dari Desain Organisasi Dapat menghasilkan struktur atau susunan yang berkualitas di dalam suatu organisasi. Posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. Implikasi dari Desain Organisasi