Manajemen Public Relations Penyusunan Anggaran

Alasan-alasan penyusunan anggaran Penyusunan anggaran atau penganggaran (budgeting) sangat dianjurkan dengan alasan sbb: Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperlukan Untuk mengetahui program-program PR apa saja yang bisa dilaksanakan dengan jumlah dana yang tersedia Anggaran dapat berfungsi sebagai suatu pedoman atau daftar kerja yang harus dipenuhi Anggaran memaksa disiplin atau pengeluaran dana sehingga mencegah terjadinya pemborosan atau pengeluaran yang berlebihan Setelah suatu kampanye atau program PR diselesaikan, maka hasil-hasilnya dapat dibandingkan dengan anggaran tadi guna mengetahui apakah dana yang disediakan sudah memadai

Empat elemen anggaran PR Pada umumnya, suatu anggaran PR memiliki pos-pos pengeluaran atau elemen-elemen pokok sbb: Tenaga kerja Biaya kantor Materi atau peralatan Biaya lain-lain

Perhitungan beban biaya Ketika konsultan PR menghitung tarif pembayaran perjam atau perhari, biasanya ia menggabungkan pos pengeluaran umum untuk upan dan gaji dengan biaya-biaya operasi dan laba, namun estimasi material dan beban lain-lain dipisahkan karena pos-pos ini dibebankan tanpa keuntungan. Tidak sepeti biro iklan, sumber penghasilannya semata-mata hanya waktu dan keahlian mereka. Oleh sebab itu tidak mengherankan jika ada konsultasi yang tidak meminta imbalan perhari, tetapi perjam. Biaya perjam untuk setiap praktisi, meskipun mereka bernaung dibawah lembaga konsultan yang sama, bisa jadi bervariasi karena tingkat keahlian mereka berbeda-beda.

Alokasi Anggaran tsb dapat diperinci lebih jauh menjadi sub-sub anggaran yang lebih kecil atau yang lazim disebut sebagai alokasi. Yang akan muncul dalam anggaran induk hanyalah jumlah dari setiap alokasi. Total biaya penyelenggaraan acara peresmian gedung baru dapat ditentukan berdasarkan biaya pencarian dan sewa lokasi, biaya akomodasi (hidangan dan penginapan, kalau memang perlu) untuk para tamu yang hadir, biaya transportasi dsb

Kalkulasi anggaran departemen PR Banyak yang salah duga bahwa anggaran untuk departemen PR hanya terdiri dari biaya gaji para stafnya. Selain gaji, masih banyak pos pengeluaran lainnya yang harus diperhitungkan dan disediakan dananya. Bahkan depresiasi peralatan dan mebel juga harus diperhitungkan Sepintas lalu, anggaran untuk departemen PR nampak lebih kecil daripada anggaran untuk konsultan karena kita hanya membandingkan gaji staf PR dengan honor konsultan tetapi melupakan kalau departemen PR juga memerlukan peralatan, akomodasi dan pelayanan dari perusahaan untuk staf

Dengan demikian, akan dipastikan bahwa pembentukan suatu unit atau departemen PR internal disebuah perusahaan/organisasi akan lebih mahal dibandingkan dengan perekrutan konsultan internal Dalam mempresentasikan suatu anggaran dan proposal untuk satu tahun perlu melampirkan kalkulasi tertentu yang memunculkan anggaran-anggaran tambahan Anggaran tsb juga secara jelas menunjukkan betapa kompleksnya kegiatan-kegiatan PR yang harus dilaksanakan oleh departemen PR internal

Kegunaan anggaran bagi manajemen Berdasarkan rencana-rencana pengeluaran yang termuat dalam suatu anggaran, pihak manajemen dapat menilai sejauh mana kesesuaian antara perencanaan kerja manajer PR-nya dengan rencana-rencana perusahaan kerja secara keseluruhan, serta seberapa banyak biaya yang disediakan dengan mempertimbangkan nilai-nilai produktifnya.

Dengan anggaran tsb, pihak manajemen juga dapat mengetahui apa saja yang bisa dikerjakan dan yang tidak bisa dikerjakan sesuai dengan personel dan sumberdaya yang dimiliki Perhitungan gaji dalam anggaran departemen PR internal harus realistis agar jam kerja yang disediakan benar-benar cukup untuk melangsungkan berbagai tugas yang telah direncanakan

Prioritas dan batasan pada anggaran Logika yang diuraikan diatas agaknya bertentangan dengan sikap khas pimpinan perusahaan yang seringkali menuntut hasil maksimal tanpa memberi perhatian kepada beban kerja manajer PR-nya yang terkadang berlebihan Dengan anggaran yang rapi, akan diketahui tugas-tugas yang dapat ditunda atau bahkan ditiadakan sama sekali Dengan anggaran, kita juga bisa mengukur baik tidaknya hasil yang diperoleh