PENJADWALAN & PENGAWASAN PROYEK DENGAN PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Proyek-proyek secara khusus selalu direncanakan & diproduksi dalam seluruh tipe organisasi (perusahaan). Contoh pengembangan produk baru kamera Polaroid pada perusahaan kamera, perluasan gedung/bangunan pabrik atau membangun produk baru. Manajemen proyek khusus ini membutuhkan sistem perencanaan, penjadwalan (scheduling) dan pengawasan. Metode yang digunakan dalam perencanaan, penjadwalan & pengawasan adalah PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Kegunaan PERT Perencanaan suatu proyek yang kompleks Scheduling pekerjaan-pekerjaan dg urutan yg praktis & ekonomis. Mengadakan pembagian kerja & tenaga kerja serta dana yang tersedia. Scheduling ulangan utk mengatasi hambatan-hambatan & keterlambatan. Menentukan “trade-off” (kemungkinan pertukaran) antara waktu dg biaya. Menentukan probabilitas penyelesaian suatu proyek tertentu.

Metode & Komponen PERT Kegiatan (activity) = bagian dari keseluruhan pekerjaan yg dilaksanakan : kegiatan menggunakan waktu & sumber daya serta mempunyai waktu memulai dan berakhirnya. Peristiwa (event), menandai permulaan & akhir suatu kegiatan. Ditandai dg lingkaran dan diberi nomor, setiap kegiatan menghubungkan dua peristiwa. Waktu kegiatan (activity time).

PERT menggunakan 3 estimasi waktu yaitu : Waktu optimistik (a) : waktu kegiatan bila semuanya berlangsung baik tanpa hambatan atau penundaan. Waktu realistik (m) : waktu kegiatan yg akan terjadi bila suatu kegiatan dilaksanakan dalam kondisi normal, dg penundaan tertentu yg dapat diterima. Waktu pesimistik (b) : waktu kegiatan bila terjadi hambatan atau penundaan lebih dari semestinya.

PERT mempertimbangkan ketiga estimasi waktu untuk mendapatkan waktu kegiatan yg diharapkan (expected time) (ET) dg rumus = a + 4 (m) + b ET = 6 Contoh : Bila suatu kegiatan mempunyai estimasi waktu penyelesaian 1, 3 dan 5 minggu, maka lamanya waktu kegiatan yang diharapkan : 1 + 4 (3) + 5 = 3 minggu

PERT/BIAYA PERT juga memberikan kerangka dasar perencanaan & pengendalian biaya. Bila suatu perusahaan membuat rencana & skedul kegiatan => harus juga memperkirakan biaya utk setiap kegiatan dari produksi yaitu : PERT/waktu PERT/biaya

PERT/biaya => berusaha meminimalkan biaya produksi. PERT/biaya dihadapkan pada “trade-off” antara waktu & biaya (sumber daya). Mengerjakan lebih cepat dari waktu normal biasanya biayanya lebih besar. analisis PERT/biaya => memerlukan informasi dari 2 program yang berbeda : Program normal Program percepatan (crash program) Waktu yg diperlukan utk menyelesaikan produksi pada program normal = waktu normal dg biaya normal. Waktu minimal yg diperlukan utk menyelesaikan produksi = waktu percepatan (crash time) dg biaya percepatan (crash cost)

Biaya tambahan Biaya tambahan (incremental cost) (Ic) dapat dihitung dg : Δ biaya Cc - Cn Ic = = Δ waktu Tn – Tc Cn = biaya normal Cc = biaya percepatan Tn = waktu normal Tc = waktu setelah dipercepat

Contoh Waktu kegiatan mempunyai waktu normal = 9 minggu, waktu setelah dipercepat = 7 minggu, biaya normal Rp 900.000,00 dan biaya percepatan = Rp 1.400.000,00. Biaya tambahannya sebesar ?. Jawab 1.400.000,00 – 900.00,00 Ic = = 250.000,00 9 – 7 Jadi untuk mempercepat waktu proses/kegiatan membutuhkan biaya tambahan sebesar Rp 250.000,00