Manajemen Proyek (TKE 3101) oleh: Indah Susilawati, S.T., M.Eng. PROYEK DAN MANAJEMEN FUNGSIONAL Program Studi Teknik Elektro Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana Yogyakarta Manajemen Proyek (TKE 3101) oleh: Indah Susilawati, S.T., M.Eng.

Perkembangan peradaban manusia menjadikan munculnya proyek-proyek yang semakin kompleks dan canggih Persaingan ketat di dunia usaha yang terutama dilandasi motif ekonomi untuk mendapat kesempatan berperan dalam proyek-proyek tsb Dorongan untuk mencari dan menggunakan cara pengelolaan, metode, dan teknik terbaik sehingga penggunaan sumber daya benar-benar efektif dan efisien Diperkenalkan “manajemen proyek”

Konsep dan Pemikiran Manajemen Ada tiga pemikiran manajemen modern yang berpengaruh pada konsep manajemen proyek, yaitu: Manajemen klasik (manajemen fungsional atau manajemen umum)  Menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan. Pemikiran sistem  Memandang segala sesuatu dengan wawasan totalitas, erat dengan penyelenggaraan proyek sistem analisis, sistem engineering, dan sistem manajemen. Misalnya sistem engineering mencoba menjelaskan langkah-langkah yang harus dilalui untuk mewujudkan suatu gagasan menjadi sistem berbentuk fisik. Pendekatan contingency  Bahwa tidak ada satu pun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola semua jenis kegiatan. Pengelolaan harus bersifat luwes dan situasional.

Masukan pada manajemen proyek dan keterkaitannya dengan berbagai pemikiran manajemen dan disiplin ilmu.

Manajemen Klasik atau Fungsional Menurut H. Koontz, Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumberdaya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. Proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga, keahlian, peralatan, dana, dan informasi. Menurut definisi ini, fungsi manajemen terbagi menjadi 5 yaitu: Merencanakan, Mengorganisir, Memimpin, Mengendalikan, Staffing.

Ad.1. Merencanakan Ad.2. Mengorganisir menentukan langkah kegiatan untuk mencapai sasaran rencana adalah sesuatu menjembatani antara sasaran yang akan dicapai dan kondisi awal melakukan pengambilan keputusan untuk memilih alternatif kegiatan Ad.2. Mengorganisir Berkaitan dengan cara mengatur dan mengalokasikan kegiatan dan sumberdaya agar dapat mencapai sasaran secara efisien. Perlu pengaturan peranan masing-masing anggota  pembagian tugas, tanggung jawab, dan otoritas. Dibentuklah struktur organisasi.

Ad.3. Memimpin Ad.4. Mengendalikan Mengarahkan dan mempengaruhi sumberdaya manusia dalam organisasi agar mau bekerja sama dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan. Berkaitan erat dengan motivasi, pelatihan, penyeliaan, koordinasi, dan konsultasi. Perlu diperhatikan mengenai gaya kepemimpinan yang hendak diterapkan. Ad.4. Mengendalikan Menuntun, memantau, mengkaji, dan mengadakan koreksi (jika perlu) agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan. Hasil-hasil pelaksanaan diukur dan dibandingkan dengan rencana, biasanya dibuat tolok ukur (anggaran dan mutu standar serta skedul kerja). Jika ada penyimpangan segera dilakukan pembetulan. Pengendalian adalah salah satu upaya untuk memastikan bahwa arus kegiatan bergerak ke arah sasaran yang dituju.

Prinsip Manajemen Klasik Ad.5. Staffing  Meliputi pengadaan tenaga kerja, jumlah dan kualifikasi yang diperlukan bagi kegiatan termasuk perekrutan, pelatihan, dan penyeleksian untuk menempati posisi-posisi dalam organisasi. Prinsip Manajemen Klasik 1. Departementalisasi dan spesialisasi Mengelompokkan kegiatan dalam suatu wadah atau departemen, misal berdasar fungsi sejenis, produk sejenis, atau berdasar teritori. Memungkinkan departemen untuk fokus pada bidangnya  mendorong spesialisasi untuk jenis pekerjaan tertentu  lebih efektif dan efisien dalam pekerjaan. 2. Struktur Piramida 3. Otoritas dan Rantai Komando Otoritas atau wewenang mengikuti komando vertikal dari jenjang teratas hingga terbawah. Bawahan menerima perintah dan melapor hanya pada satu atasan.

4. Pengambilan keputusan dan disiplin Titik berat diarahkan untuk membina pejabat eksekutif agar dapat diserahi tanggung jawab dalam mengambil keputusan. Semua pihak berkewajiban menghormati peraturan yang telah dibuat. Disiplin dalam melaksanakan keputusan berasal dari kepemimpinan yang baik, adanya hukuman bila terjadi pelanggaran. 5. Lini dan staf Pejabat lini membuat keputusan sesuai wewenang. Anggota staf memberi nasehat hasil dari pemikiran dan pengalaman. Anggota staf berurusan dengan kegiatan yang bersifat keahlian atau spesialisasi. 6. Hubungan atasan-bawahan Pembangian wewenang berjenjang dan pelaporan satu arah membuat keberhasilan kegiatan tergantung pada hubungan antara atasan dan bawahan  harus ada atmosfer yang baik untuk menumbuhkan semangat kerja sama.

7. Arus kegiatan horisontal Kegiatan horisontal dapat terbentuk seperti rapat koordinasi antar departemen, pembentukan komite, dan panitia untuk membicarakan dan membagi pekerjaan yang memerlukan koordinasi yang intensif. 8. Kriteria keberhasilan dan tujuan tunggal Manajemen klasik cenderung memberi tekanan pada tujuan tunggal, misalnya meraih keuntungan. Dewasa ini perlu diperhatikan faktor-faktor lain selain hal tsb, misalnya pelestarian lingkungan, harapan keikutsertaan masyarakat untuk memasok tenaga kerja dan material lokal.

Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntut Manajemen Klasik  sukses mengelola kegiatan operasional rutin dengan lingkungan yang relatif stabil  akan optimalkah jika manajemen klasik digunakan untuk mengelola proyek?? Perilaku proyek yang mungkin berpengaruh pada pengelolaan: Jenis dan intensitas kegiatan cepat berubah dalam kurun waktu yang singkat. Sifat kegiatan nonrutin dengan sasaran jelas dan waktu terbatas. Kegiatan yang bermacam-macam serta meliputi berbagai keahlian. Bersifat multikompleks. Hubungan internal, eksternal, dan sering adanya ketergantungan antar satu kegiatan dengan yang lain (misal berkaitan dengan skedul kegiatan sebelumnya). Kegiatan berlangsung sekali lewat dengan resiko tinggi. Kegiatan seperti ini perlu pendekatan setapak demi setapak, tahap berikutnya baru dilakukan jika menunjukkan prospek cerah. Peserta mempunyai multisasaran dan seringkali berbeda. Pemilik dan kontraktor keduanya ingin mensukseskan proyek, tapi pemilik ingin harga rendah sedang kontraktor menginginkan laba tinggi. Waktu mulai dan penutupan tertentu sehingga perlu pengelolaan yang khusus.

Manajemen Proyek Menurut H. Kerzner, “Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumberdaya untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki (arus kegiatan) vertikal dan horisontal”. Teknik dan metode khusus dalam proyek: Perlu digunakan metode perencanaan yang dapat menyusun secara cermat urutan pelaksanaan kegiatan atau penggunaaan sumberdaya agar proyek dapat diselesaikan secepatnya dengan sumberdaya yang sehemat mungkin. Perlu disusun organisasi yang mendukung terselenggaranya arus kegiatan vertikal dan horisontal dengan tujuan penggunaan sumberdaya yang optimal. Arus kegiatan horisontal digunakan untuk menekan waktu akibat birokrasi vertikal (yang semula dirancang untuk kegiatan rutin operasional).

Pimpinan proyek memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi dengan arus kerja vertikal dan horisontal. Biasanya digunakan kepemimpinan yang mengarah ke partisipasi. Pimpinan proyek berlaku sebagai pusat sumber informasi terkait proyek, seorang integrator, dan penanggunggugatan (accountability) pelaksanaan proyek. Untuk melengkapi otoritas pimpinan proyek biasanya juga dikembangkan expert power dan reference power. Pengendalian dalam proyek relatif lebih erat daripada pengendalian kegiatan rutin sehingga biasanya dikembangkan metode pengendalian yang sensitif artinya dapat mendeteksi adanya penyimpangan sedini mungkin. Proyek menggunakan pendekatan sistem, artinya akan dicapai keberhasilan yang sifatnya merupakan keberhasilan total sistem bukan hanya keberhasilan per bagian saja. Proyek menggunakan pendekatan situasional, yaitu bahwa tugas manajemen adalah mengidentifikasi teknik dan metode yang harus digunakan untuk menangani suatu kegiatan pada waktu dan kondisi tertentu untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Hubungan Manajemen Klasik dan Pengelolaan Proyek

Kesimpulan Manajemen proyek tumbuh karena dorongan mencari pendekatan pengelolaan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat kegiatan proyek, suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin. Dinamika dan perilaku proyek yang berpengaruh besar pada pengelolaan adalah nonrutin, waktunya relatif pendek, aneka ragam kegiatan dengan intensitas naik turun secara tajam dan melibatkan banyak organisasi dan peserta. Beberapa pemikiran manajemen yang berpengaruh besar pada konsep manajemen proyek adalah manajemen klasik, pendekatan sistem, dan pendekatan situasional. Manajemen klasik yang sesuai untuk menangani kegiatan operasional rutin dianggap kurang cepat dalam menanggapi tuntutan dan perilaku kegiatan proyek. Untuk itu diperlukan berbagai penyesuaian seperti melembagakan arus kegiatan horisontal. Konsep manajemen proyek menghendaki adanya penanggung jawab tunggal yang berfungsi sebagai pusat sumber informasi terkait proyek, integrator, dan koordinator.

selesai