PENULISAN SIARAN PERS dan PENDISTRIBUSIANNYA

Pengertian Siaran Pers Siaran pers (press release) merupakan salah satu karya tulis khas PR. Mengingat PR dituntut untuk selalu menjalin hubungan dan bekerja sama dengan wartawan atau pihak media massa, maka salah satu keterampilan yang harus dipenuhi PR yaitu kemampuan menulis siaran pers yang baik. Menurut Thomas Bivins, siaran pers adalah informasi yang disiarkan untuk pers, biasanya media massa cetak. Siaran pers (press release) adalah bentuk komunikasi yang diterima antara insitusi dan wartawan Siaran pers biasa disebut juga siaran berita atau rilis berita (news release). News release adalah format komunikasi yang biasa digunakan oleh organisasi untuk menyediakan informasi kepada media berita.

Penulisan Siaran Pers: Berbentuk Berita dan Nonberita Pada praktiknya ada siaran pers yang ditulis mengacu pada standar penulisan berita ada pula yang tidak. Penulisan siaran pers yang tidak mengikuti gaya penyajian berita, tampaknya dikarenakan pertimbangan: Informasinya Tidak Cocok Ditulis Berbentuk Berita Ada saja siaran pers tidak ditulis dengan bentuk penulisan berita karena dianggap tidak sesuai dengan sifat informasinya. Salah satu contohnya siaran pers yang berisikan informasi mengenai rangkaian rencana kegiatan (jadwal) yang akan diadakan organisasi untuk dapat diliput oleh media massa. Siaran pers semacam ini biasanya tidak memiliki nilai berita tetapi bisa mengandung potensi nilai berita saat even diselenggarakan. Siaran pers yang ditulis mengikuti gaya berita namun isinya bersifat promosi tidak lagi disebut sebagai berita melainkan termasuk advertorial.

Penulisan Siaran Pers: Berbentuk Berita dan Nonberita Harus Mengacu pada Keterampilan Khusus Menulis dengan mengacu pada bentuk penulisan berita tidak lebih mudah dari pada tulisan yang disajikan secara poin demi poin, misalnya, seperti yang masih ditemui dalam penulisan siaran pers. Barangkali karena kurangnya pengetahuan/keterampilan menulis berita yang sesuai standar baku, atau mungkin karena penulisan siaran pers yang isinya mencantumkan poin demi poin tadi dianggap jauh lebih mudah dan cepat, sehingga siaran pers (meskipun bernilai berita) ditulis dengan gaya penulisan nonberita. Dalam praktiknya, siaran pers yang diberikan organisasi kepada pihak media massa tidak selalu lolos “seleksi”atau memenuhi “selera” editor.

Contoh Siaran pers nonberita ………………………………………………………………………………………………… Siaran Pers Tentang Himbauan Bagi Pemegang Izin Prinsip dan Pemegang Izin Penyelenggaraan Penyiaran Lembaga Penyiaran Berlangganan untuk Mematuhi Ketentuan Peraturan Perundang-undangan Jakarta, 28 Januari 2016 – Sehubungan telah ditemukan terjadi pelanggaran terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang penyiaran berupa: a. Pelanggaran yang dilakukan oleh Pemegang Izin Prinsip LPB yaitu melakukan pemungutan biaya penyelenggaraan penyiaran selama masa izin prinsip, tidak memiliki hak siar atas setiap program yang disiarkan dan menyelenggarakan siaran iklan. b. Pelanggaran yang dilakukan oleh Pemegang IPP LPB yaitu bersiaran di luar wilayah layanan siaran yang diberikan, tidak memiliki hak siar atas setiap program yang disiarkan dan melakukan perluasan wilayah layanan siaran tanpa persetujuan dari Menteri. Untuk memberikan himbauan kepada Pemegang Izin Prinsip LPB dan Pemegang IPP LPB yang telah melakukan pelanggaran sebagaimana tersebut diatas maka Menteri Komunikasi dan Informatika telah menerbitkan Surat Edaran Menteri Nomor 1 Tahun 2016 tentang Himbauan Bagi Pemegang Izin Prinsip dan Pemegang Izin Penyelenggaraan Penyiaran Lembaga Penyiaran Berlangganan untuk Mematuhi Ketentuan Peraturan Perundang-undangan.   Surat Edaran Menteri yang dimaksud mengatur hal-hal sebagai berikut: a.     Pemegang Izin Prinsip LPB dilarang untuk: 1)  Memungut  biaya yang berkenaan dengan penyelenggaraan penyiaran selama masa izin prinsip; 2)  Melakukan siaran tanpa memiliki hak siar atas setiap program yang disalurkan; dan 3)  Menyelenggarakan siaran iklan komersial. b.     Pemegang IPP LPB dilarang untuk: 1)  Melakukan siaran di luar wilayah layanan siarannya; 2)  Melakukan perluasan wilayah layanan siaran tanpa persetujuan Menteri; dan 3)  Melakukan siaran tanpa memiliki hak siar atas setiap program yang disalurkan. c.      Pemegang Izin Prinsip LPB dan Pemegang IPP LPB yang telah melakukan kegiatan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b, wajib untuk menghentikan kegiatannya paling lambat 7 (tujuh) hari setelah Surat Edaran ini diterbitkan. d.     Pemegang Izin Prinsip LPB dan Pemegang IPP LPB yang tidak menghentikan kegiatannya sebagaimana dimaksud pada huruf c akan dikenai sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pertanyaan teknis seputar Surat Edaran Menteri ini dapat disampaikan melalui email:sept006@kominfo.go.id, asri002@kominfo.go.id dan dwiw003@kominfo.go.id. (Sumber: http://kominfo.go.id – diakses 19 Februari 2016) …………………………………………………………………………………………………..

Contoh Press Release berbentuk berita tapi tidak disertai format fisik yang lengkap

Penulisan Siaran Pers yang Baik Siaran pers yang baik menurut Smith, informasinya harus mengandung nilai berita dan tulisannya pun harus berkualitas. Penulisan siaran pers yang berkualitas tampak dari penggunaan kalimat yang ringkas, bahasanya sederhana, disajikan secara faktual atau berdasarkan fakta, bukan pendapat penulis, dan prinsip-prinsip lainnya sesuai bahasa Indonesia jurnalistik. Menggunakan bahasa Kata atau kalimat menggunakan ejaan yang disempurnakan (EYD): penggunaan huruf kapital, tanda baca, kata serapan, dll. Penulisannya mengikuti format fisik yang baik

Format Siaran Pers Siaran pers merupakan jenis tulisan resmi yang hendaknya ditampilkan secara formal dengan mengikuti format fisik yang juga formal. Format fisik maksudnya format yang dapat dilihat langsung dari tampilan fisiknya. Format fisik siaran pers dapat dilihat dari standar kertas yang digunakan, jenis huruf dan ukurannya, margin pada sisi kiri dan kanan tulisan, tab atau ketukan yang mengawali kalimat di setiap paragraf, serta tidak ada tanda coretan dan penghapusan kata-kata. Format fisik siaran pers menurut Ronald D. Smith meliputi : Penggunaan kertas 81/2-by-11-inch, putih dan berlogo organisasi. Jangan gunakan kertas yang bermotif atau berdekoratif. Diketik dan diprint menggunakan tinta hitam standar. Pengetikan menggunakan huruf times new roman 12 spasi 1,5 atau 2. Margin setidaknya satu inci di setiap sisi, sebaiknya 11/2 inci. Paragraf indent standar lima atau enam ruang, sekitar setengah inci. Jangan gunakan spasi tambahan antara paragraf. Ketika siaran pers dikirimkan, termasuk dalam bentuk hard copy, harus memperhatikan kerapian dan isinya akurat. Tidak ada kelebihan atau kurang pengetikan. Tidak pula adanya bekas koreksi tangan.

Iriantara dan Surachman (2006 : 224-225) menyebutkan format siaran pers sebagai berikut: Tidak menggunakan kertas secara bolak-balik. Ruang untuk tulisan berukuran 8,5 x 11 inci. Batas kiri-kanan dan atas-bawah sekurang-kurangnya 1 inci. Naskah diketika 2 spasi terkadang 1,5 spasi. Mencantumkan tanggal penyiaran berita atau tulisan “Untuk Segera Disiarkan”. Mencantumkan informasi orang yang dapat dihubungi pada bagian awal atau akhir siaran pers. Jika siaran pers lebih dari satu halaman, maka sebaiknya dicantumkan nomor halaman atau sebutkan halaman ke sekian dari sekian halaman. Cantumkan keterangan tentang organisasi pada penghujung siaran pers. Akhiri siaran pers dengan tanda seperti ###, (*) atau (+).  

Berdasarkan suatu konvensi para praktisi PR, format siaran pers yang mencakup format fisik dan isi tulisannya sekaligus: Siaran pers harus ditulis secara jelas dengan menggunakan kertas surat tanpa hiasan di pinggir kertasnya. Alamat pengirim ditulis di sudut kiri atas halaman pertama yang ditandai dengan blok, nama kontak person (biasanya penulis siaran persnya), nomor telepon, dan nomor telepon hotline yang bisa dihubungi kapan saja. Tanggal release di margin kanan, sedikit lebih ke bawah dibandingkan margin alamat yang diblok. Judul tulisan dalam satu spasi dan digarisbawahi sedangkan tubuh dan uraian siaran pers ditulis dua spasi. Apabila siaran pers lebih dari satu halaman, di bawah halamannya ditulis “more” yang berarti ada halaman selanjutnya. “More” ditulis di dalam tanda kurung atau diberi tanda garis pisah. Halaman-halaman selanjutnya ditandai dengan slug-line (kode) diikuti beberapa garis pemisah. Nomor halaman pada kiri atas. Akhir dari suatu tulisan press release ditandai dengan beberapa cara, misalnya membubuhkan tanda kata “end” (tamat) atau angka “-30-“ atau simbol ####.

SIARAN PERS BERBENTUK BERITA Siaran pers umumnya berbentuk berita langsung tapi terkadang dibuat dalam bentuk liputan mendalam. Apabila siaran pers ditulis mengikuti gaya penulisan berita sebagaimana biasa dilakukan wartawan, maka penulisnya harus mempunyai pengetahuan mengenai bahasa jurnalistik dalam penulisan berita. Siaran pers memiliki struktur penulisan yang menurut sebagian penulis sama dengan penulisan berita yaitu mengacu pada struktur piramida terbalik. Di atasnya disertai lead atau teras tulisan dan di bagian paling atas judul. JUDUL Date line Lead (teras berita) News body (tubuh berita)  

Susunan Berita Susunan ( Struktur) berita biasanya berbentuk piramida terbalik, yaitu dimulai dari yang paling penting, makin ke bawah makin kurang penting. Susunan berita terdiri dari: Judul, Dateline (tempat/tgl penulisan berita), Lead (teras/inti berita), Body berita Judul Dateline Terpenting Penting Kurang Penting

Penulisannya disesuaikan dengan gaya bahasa jurnalistik dan harus memenuhi berbagai ketentuan penulisan berita termasuk pemenuhan unsur-unsur kelengkapan informasinya yang biasa dikenal dengan 5 W 1 H (what, who, where, when, why, how). Semuanya akan dibahas pada bab berikutnya mengenai penulisan berita. Bedanya, dalam format siaran pers ada berbagai kekhasan seperti harus ditulis di atas kertas berkop surat sesuai organisasinya, ada penjelasan untuk segera diterbitkan, nama dan nomor kontak penulis atau orang yang dapat dihubungi oleh pihak media/wartawan, serta berbagai ciri lain seperti telah diuraikan di atas.

Contoh Press Release : Berita

Nilai Jurnalistik Siaran pers yang bersifat berita dan hendak dikirim ke pihak redaksi khususnya media cetak, harus mengandung nilai-nilai: Aktualitas (Hangat) Kedekatan (geografis,emosional) Penting -Orang penting/ternama (pejabat/artis/tokoh) -Peristiwa penting (Ada hubungan dengan kepentingan media atau kepentingan publik) Keluarbiasaan. Akibat yang ditimbulkan Ketegangan Konflik/pertentangan Seks Kemajuan Emosi Humor Contoh Berita:Pikiran Rakyat 17 November 2006: Tukang Becak Kiara Condong Pingsan setelah kencing

TUGAS LAMPIRKAN SIARAN YANG DITERBITKAN ORGANISASI TERTENTU YANG MEMILIKI FORMAT FISIK SEBAGAIMANA YANG DIMAKSUD PADA PENJELASAN DI ATAS ANALISIS FORMAT FISIK PADA SIARAN PERS TERSEBUT SATU PER SATU SESUAI DENGAN PEMAHAMAN PADA MATERI KULIAH INI. TUGAS DIKUMPULKAN MINGGU DEPAN (10 JUNI 2016)

POSISI PENULIS SIARAN PERS Praktisi PR yang menulis siaran pers (bergaya berita) yang ditujukan kepada media massa harus memposisikan dirinya pada dua sisi sekaligus. Kedua sisi yang dimaksud: Sisi organisasi tempat PR bernaung. PR merupakan perwakilan perusahaan sehingga di balik berita yang terkandung di dalam siaran persnya terdapat informasi atau pesan yang diharapkan menimbulkan persepsi positif terhadap organisasi dan/atau produknya. Sisi profesionalisme media massa. PR merupakan mitra kerja dari media massa. PR diharapkan memahami tuntutan profesionalisme redaksi media massa dalam penulisan berita. Wartawan media massa cetak, misalnya, sangat serius dalam membuat judul berita dan teras berita (lead) yang baik sekaligus menarik sehingga pihak PR pun harus berupaya mengikutinya. Begitu pula dalam pengiriman atau distribusi siaran pers tersebut harus memperhatikan batas waktu (deadline) yang berlaku pada suatu media.

FOTO ATAU GAMBAR YANG DIPERLUKAN Keterangan foto (caption) harus singkat, tidak melebihi 15 sampai 20 kata, dan diketik dua spasi. Keterangan berisi penjelasan yang terkandung pada foto dan diberi judul. Caption dilengkapi nama organisasi atau perusahaan yang menerbitkan foto tersebut disertai tanggal pengiriman, nama orang dan nomor telepon/email/ fax yang dapat dihubungi, serta dilengkapi alamat lengkap sesuai tempat pelayanan yang dapat dihubungi/ditentukan. Jika foto menunjukkan sekelompok orang, maka nama beserta jabatannya disebutkan secara berurutan sesuai hirarki dari yang paling tinggi atau paling penting. Tidak kalah pentingnya, foto yang dikirim harus aman dari permasalahan hak cipta. Pemilik hak cipta adalah PR atau organisasi/perusahaan. Selain foto, gambar lain yang diperlukan mungkin berupa ilustrasi, tabel, grafik, atau visual apa pun yang dianggap perlu. Penjelasan diperlukan untuk memberikan pemahaman terhadap gambar tersebut.

DISTRIBUSI SIARAN PERS Apabila pihak PR sebelumnya belum pernah berhubungan dengan pihak redaksi media tertentu, maka dia bisa mendapatkan nama orangnya dari pihak redaksi yang dituju melalui susunan redaksi yang tertera di surat kabar atau majalah, melalui suatu direktori, atau mungkin di situs resmi medianya. Kepada orang itulah siaran pers yang dikirim ditujukan. Lebih baik pihak PR melakukan kunjungan langsung secara resmi ke kantor redaksi media. Sebaiknya tidak mengirim siaran pers ke banyak orang di suatu redaksi. Cukup satu atau dua orang yang menerimanya tetapi layak atau berkewenangan untuk memprosesnya. Pastikan mereka mengetahui nama penulis atau pengirim siaran persnya beserta nomor telepon dan email yang dapat dihubungi.  

Alternatif Distribusi Siaran Pers Distribusi siaran pers dilakukan dengan beragam cara, diantaranya melalui surat elektronik (email), faksimile, atau mungkin penyerahan secara langsung (personal delivery). Ketiga cara ini termasuk paling umum yang dilakukan pihak PR dalam mendistribusikan siaran pers yang ditulisnya. Penyerahan secara pribadi (personal delivery). Pengiriman melalui faksimil. Pengiriman melalui email. Respon Positif yang Mungkin Muncul. Apabila siaran pers ditulis dengan penulisan nonberita tetapi isinya bernilai berita, maka informasi ini menjadi bahan berita yang dapat segera disusun sesuai standar penulisan berita. Kemungkinan adanya tindak lanjut dari pihak redaksi ke PR bergantung pada kelengkapan berita sekaligus batas waktu proses penulisannya (deadline). Bagi wartawan radio dan televisi, informasi dari siaran pers tersebut merupakan bahan berita yang bisa saja ditindaklanjuti dengan wawancara, baik untuk disiarkan secara langsung maupun siaran tunda.

Siaran pers yang bernilai berita dan disusun sesuai standar berita, akan memudahkan redaksi media cetak untuk menjadikannya bahan berita yang lebih siap untuk dimuat di surat kabarnya. Siaran pers yang berisi rencana atau jadwal kegiatan tertentu yang berpotensi mengandung nilai berita dapat menarik perhatian wartawan dan fotografer untuk mengkonfirmasi dan meliputnya. Informasi dari siaran pers dapat menjadi agenda peliputan bagi wartawan. Siaran pers yang dikirim PR, lengkap dengan beragam nomor kontak yang dapat dihubungi pihak redaksi, menunjukkan PR membuka diri serta membutuhkan redaksi terutama terkait publikasi informasi siaran pers tersebut. Terlepas apakah siaran pers itu bernilai berita atau tidak, keterbukaan PR berpotensi melahirkan respon positif dari pihak media, terutama bagi media yang sebelumnya belum pernah dihubungi PR. Respon positifnya berupa tindakan redaksi untuk menggali kemungkinan adanya nilai berita lain yang bersumber dari PR/organisasi.

Selain berpotensi menimbulkan respon positif yaitu publikasi dari media massa, pengiriman siaran pers atau rilis berita juga berpotensi mendapat penolakan. Menurut Bland, Theaker & Wragg (2005 : 74), ada tiga alasan yang menyebabkan tingginya kegagalan dari suatu rilis berita yang dikirim ke media massa, yaitu: Sebuah rilis mungkin tidak mengandung nilai berita. Banyak rilis yang penulisannya berkualitas buruk, termasuk terlalu banyak teknis material dan jargon, dan menyembunyikan fakta di dalam tubuh rilis. Ini adalah alasan paling umum kegagalan dari rilis. Banyak rilis yang ditulis tidak ditargetkan secara akurat. Mengacu pada pendapat ini, maka agar siaran pers mendapat penerimaan positif dari pihak redaksi media massa, maka dalam penulisannya harus mengandung nilai berita seperti telah dijelaskan sebelumnya, ditulis dengan kualitas yang baik sesuai dengan bahasa jurnalistik, pengirimannya tidak melampaui deadline serta sesuai dengan karakteristik medianya.