Pengelolaan Proyek Sistem Informasi Rita Afyenni, S.Kom, M.Kom

1. Pendahuluan Hakikat Proyek Hakikat Manajemen Proyek Sistem Informasi

1.a. Hakikat Proyek Definisi Proyek Karakteristik Proyek Struktur Organisasi Proyek Hubungan Kontraktual

1.a.i. Definisi Proyek Proyek (Anthony, 2005:539) adalah: Sekumpulan kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai hasil akhir tertentu yang memilliki arti yang cukup penting bagi kepentingan pihak manajemen. Proyek (Wysocki, Back, dan Crane, dalam Whitten, 2004:134) adalah: Urutan aktivitas-aktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi yang memiliki satu tujuan atau sasaran dan harus dilengkapi dengan waktu yang spesifik, sesuai anggaran, dan sesuai dengan spesifikasi.

1.a.i. Definisi Proyek (continue….) Urutan aktivitas-aktivitas unik Urutan kegiatan-kegiatan yang unik (berbeda dari tiap proyek pengembangan system lain yang mendahuluinya) Kompleks Kegiatan-kegiatan tersebut relatif kompleks, sehingga membutuhkan keterampilan khusus untuk menanganinya. Terkoneksi Antara kegiatan yang satu dengan yang lainnya saling terkoneksi (berhubungan), meskipun ada kegiatan yang saling menggantikan tetapi umumnya banyak kegiatan yang tergantung pada penyelesaian kegiatan yang lainnya.

1.a.i. Definisi Proyek (continue….) Satu tujuan Suatu proyek biasanya memiliki tujuan tunggal. Beberapa alasan menetapkan tujuan: Untuk memberikan arah Untuk memfokuskan hasil Untuk memungkinkan rencana bisa dibuat Untuk memprioritaskan dan mengorganisasikan pekerjaan Untuk mendorong motivasi staff Untuk menkomunikasikan maksud proyek Untuk memungkinkan keberhasilan bisa dikenali

1.a.i. Definisi Proyek (continue….) waktu yang spesifik Proyek harus diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan, tidak boleh terlambat sesuai anggaran Biaya Proyek harus diselesaikan sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan. sesuai dengan spesifikasi Harus memenuhi harapan-harapan bisnis, pengguna, dan manajemen.

1.a.i. Definisi Proyek (continue….) Ketentuan dasar untuk mendefinisikan tujuan proyek (Brown, 2002:23): Sesuai dengan tujuan bisnis Bisa diukur, dalam pengertian: kualitasnya, kuantitasnya, waktunya, biayanya, produk akhirnya yang sudah ditetapkan. Bisa dicapai, jika tidak bisa dicapai berarti bahwa proyek yang dipilih keliru Konsisten, bila kenyataan ternyata mengharuskan tujuan menjadi tidak konsisten maka harus ditentukan hal mana yang mendapat prioritas; untuk itu perlu ditinjau hubungan tujuan tersebut dengan: waktu, biaya dan kualitas. Mudah dipahami Sedikit jumlahnya Mendapatkan dukungan penuh dan komitmen manajemen senior, sponsor proyek dan pemakai

1.a.ii. Karakteristik Proyek Sasaran tunggal Struktur organisasi Fokus pada proyek Perlunya trade off Standar yang kurang andal Sering terjadi perubahan dalam perencanaan Ritme yang berbeda Pengaruh lingkungan yang lebih besar

1.a.ii.1) Sasaran tunggal Perbedaannya dengan operasi rutin: Sebuah proyek: biasanya mempunyai sasaran tunggal Operasi rutin: mempunyai banyak tujuan Manajer operasi rutin: harus mengawasi kegiatan hari ini dan membuat keputusan untuk masa depan. Manajer proyek: harus mengawasi kegiatan hari ini dan membuat keputusan untuk masa depan hanya sebatas sampai berakhirnya proyek.

1.a.ii.2) Struktur organisasi Perbedaannya dengan operasi rutin: Biasanya organisasi proyek bertumpang tindih dengan organisasi rutin operasional dan pengendaliannyapun bertumpang tindih. Pada operasi rutin: hal ini tidak terjadi. Harus dijalin hubungan yang baik antara organisasi proyek dan organisasi rutin, termasuk pengendaliannya, meskipun hanya berkaitan pada satu titik saja.

1.a.ii.3) Fokus pada proyek Perbedaannya dengan operasi rutin: Pengendalian proyek difokuskan pada proyek, tujuannya: Menghasilkan produk memuaskan Selesai dalam jangka waktu yang telah ditentukan Biaya yang dikeluarkan optimum Pengendalian operasi rutin difokuskan pada kegiatan-kegiatan pada satu periode waktu tertentu (misal: satu bulan), berlaku untuk semua produk yang dikerjakan pada waktu itu.

1.a.ii.4) Perlunya trade off Perbedaannya dengan operasi rutin: Proyek biasanya melibatkan trade off antara: Ruang lingkup (scopes) Jadual (schedule) Biaya (cost) Misal: Biaya dapat dikurangi dengan cara: mengurangi ruang lingkup proyek. Jadual dapat dipersingkat dengan cara: menimbulkan biaya lembur. Operasi rutin: juga melibatkan trade off yang sama, tetapi tidak untuk kegiatan sehari-hari yang umum.

1.a.ii.5) Standar yang kurang andal Perbedaannya dengan operasi rutin: Proyek biasanya memiliki standar kinerja yang kurang dapat diandalkan, karena Secara harfiah, rancangan proyek hanya dapat dipergunakan satu kali. Contoh: Meskipun ada proyek yang bersifat repetitif dan dapat dikembangkan dari pengalaman masa lalu seperti: proyek pembangunan rumah, maka akan ada informasi historis mengenai biaya perunit untuk pembangunannya, tetapi perubahan dalam material, teknologi pembangunan, atau undang-undang bangunan dapat membuat informasi ini tidak dapat diandalkan sebagai pedoman untuk biaya pembangunan rumah berikutnya. Operasi rutin memiliki standar kinerja yang dapat diandalkan.

1.a.ii.6) Sering terjadi perubahan dalam perencanaan Perbedaannya dengan operasi rutin: Rencana proyek sering berubah secara drastis, disebabkan oleh: Kondisi lingkungan tak terduga Pengungkapan fakta yang tak diperkirakan sebelumnya Operasi rutin tidak mengalami hal ini

1.a.ii.7) Ritme yang berbeda Perbedaannya dengan operasi rutin: Proyek memiliki ritme (irama) yag biasanya dimulai dari kecil, meningkat mencapai puncak aktivitas puncaknya, dan kemudian menurun dengan semakin dekatnya penyelesaian. Operasi rutin memiliki ritme: cenderung pada tingkat aktivitas yang sama selama waktu yang cukup lama dan kemudian berubah ke tingkat yang lain.

1.a.ii.8) Pengaruh lingkungan yang lebih besar Perbedaannya dengan operasi rutin: Proyek cenderung dipengaruhi oleh lingkungan eksternal. Operasi rutin tidak terlalu dipengaruhi oleh lingkungan.

1.a.iii. Struktur Organisasi Proyek Organisasi proyek bersifat: sementara Tim akan dibubarkan bila proyek telah berakhir. Anggotanya dapat berasal dari: Karyawan yang menjadi sponsor proyek. Karyawan yang direkrut khusus. Karyawan dari organisasi luar yang dikontrak. Jika anggota suatu tim proyek ditarik dari organisasi yang mensponsori, mereka akan mempunyai dua atasan: manajer proyek dan manajer fungsional tempat mereka bertugas secara permanen. Pengaturan seperti ini disebut: organisasi matrik

1.a.iv. Hubungan Kontraktual Kontrak memiliki dua jenis umum: Kontrak harga tetap Kontrak Penggantian biaya

1.a.iv.1) Kontrak harga tetap Kontraktor setuju untuk menyelesaikan proyek pada waktu yang telah ditentukan dengan harga tertentu. Biasanya ada denda (penalty) bila hal ini tak terpenuhi.

1.a.iv.2) Kontrak Penggantian biaya Sponsor menyetujui untuk membayarkan biaya yang wajar ditambah dengan suatu laba. Hal ini terjadi biasanya karena: Ruang lingkup Jadual Biaya tidak dapat dihitung secara meyakinkan di muka.

1.b. Hakikat Manajemen Proyek Prosesnya meliputi: Perencanaan Penyediaan staf Pengorganisasian Pengarahan dan Pengontrolan sebuah proyek untuk mengembangkan sebuah SI dengan: Biaya minimal, Kerangka waktu tertentu Kualitas yang dapat diterima

1.b. Hakikat Manajemen Proyek (continue…) Manajemen Proses berbeda dengan Manajemen Proyek: Manajemen Proses: melingkupi semua proyek. Manajemen Proyek: melingkupi satu buah proyek tunggal.