Perubahan struktur dan kapasitas organisasi Oleh : Lia Isnaini A210.120.002

PERUBAHAN STRUKTUR DAN KAPASITAS ORGANISASI Perubahan struktur dan kapasitas operasi perusahaan mempengaruhi perencanaan SDM. perubahan lingkungan makro mendorong terjadinya restrukturisasi, merger dan akuisisi. Perencanaan kembali SDM sebagai akibat pengurangan pegawai, penggantian dan suksesi sebagai akibat dari program restrukturisasi, merger, dan akuisisi. Konsekuensi dari tidak adanya perencanaan SDM yang baik dalam suatu organisasi adalah, kerugian yang diakibatkan tidak tersedianya staff yang siap mengoperasikan alat- alat baru atau tidak siap menghadapi perubahan dan tuntutan peningkatan prestasi organisasi.

PERUBAHAN ANGKATAN KERJA Perubahan yang terjadi pada angkatan kerja dalam organisasi sebagai akibat karyawan yang menjalani masa pensiun, berhenti karena meninggal, struktur umur dan sebagainya, merupakan faktor pendorong perlunya perencanaan SDM.

PENEMPATAN DAN PENGGANTIAN Merupakan bagian dari perencanaan strategik organisasi karena penempatan dan penggantian merupakan dua keputusan yang menentukan tingkat efektivitas individu, kelompok dan organisasi dalam upaya mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.

PENGEMBANGAN Pada hakikatnya perencanaan SDM itu sangat penting selama manajemen selalu melakukan perubahan terencana (planned change). Jika jumlah karyawan, keahlian dan kemampuan karyawan yang ada sekarang dinilai cukup untuk mengatasi perkembangan perusahaan beberapa tahun mendatang, perencanaan penarikan tenaga kerja baru, mungkin dalam jangka pendek tidak diperlukan.

PERENCANAAN STRATEGIK SDM Perencanaanaan SDM merupakan bagian dari perencanaan strategik organisasi karena tujuan yang hendak dicapai oleh suatu proses penarikan tenaga kerja, penempatan dan pengembangan, adalah bagian dari kegiatan manajerial yang memberikan dukungan terhadap tujuan yang hendak dicapai organisasi secara keseluruhan. Perencanaan strategik SDM merupakan kunci hubungan antara rencana strategik perusahan dengan semua fungsi manajemen sumber daya manusia

Keterkaitan Perencanaan Strategik SDM Dengan Perencanaan Strategik Bisnis Rencana Strategik dan Taktikal Organisasi Perencanaaan Strategik SDM FUNGSI MSDM Penarikan Seleksi Training Pengembangan Penilaian kompensasi Kebutuhan SDM (kualitas dan kuantitas) Ketersediaan SDM Sesuai Kebutuhan

FILOSOFI ORGANISASI Filosofi organisasi merupakan bentuk komitmen organisasi terhadap prinsip- prinsip pengalokasian tanggung jawab organisasi terhadap berbagai kepentingan stakeholders termasuk karyawan. Dalam kaitannya stakeholders yang lain, seperti customer, apabila filosofi yang dianut organisasi menganggap customer adalah partner bisnis, maka sikap dan komitmen karyawan terhadap customer harus dibangun atas dasar filosofi tersebut.

TUJUAN FUNGSI – FUNGSI SDM STRATEGI - STRATEGI SDM Semua kegiatan dari fungsi-fungsi MSDM diarahkan kepada tujuan- tujuan yang mendukung pencapaian tujuan – tujuan stategik organisasi Demikian pula dengan fungsi pengembangan SDM harus diarahkan kepada pembentukan SDM yang memiliki kompetensi- kompetensi yang mendukung penciptaan keunggulan kompetitif organisasi secara keseluruhan melalui investasi dalam SDM. Strategi – Strategi pengelolaan SDM merupakan hasil pengembangan yang evolutif sepanjang waktu, sejalan dengan perubahan lingkungan bisnis. Strategi- Strategi yang akan dipilih sangat terkait dengan komitmen terhadap FO dan tujuan – tujuan yang ditetapkan.

PERENCANAAN SDM DAN ORIENTASI STRATEGIK SDM dalam suatu perusahaan diharapkan mampu memberikan kontribusi terhadap strategi corporate yang dijalankan oleh manajemen bagi pencapaian tujuan yang diharapkan. Strategi bisnis akan selalu berubah sejalan dengan perubahan lingkungan yang dihadapi. Strategi SDM merupakan derivasi dari perubahan strategi bisnis atau strategi korporat.

Menurut Miles dan Snow (1978), diklarifikasikan menjadi 4 tipe, yaitu : DEFENDER Perusahaan yang tergolong pada tipe ini sangat mengandalkan stabilitas dan kontinyuitas usaha dan mengandalkan applied engineering. PROSPECTOR Perusahaan tipe ini adalah perusahaan inovatif yang selalu mencari peluang-peluar pasar,unggul di dalam basic engineering dan menjadi perusahaan market leader dalam industri. ANALYZERS Analyzer mempertahankan kestabilan karena memiliki lini produk dan jasa yang terbatas. Strategi SDM yang digunakan bagi perusahan dalam melakukan rekruitmen kombinasi antara pendekatan “making” dan “buying”. REACTOR Tipe ini tidak memiliki orientasi pasar produk yang konsisten. Cenderung mempertahankan core workers tertentu.kebutuhan karyawan dipenuhi dengan “membeli” dan kemudian “dijual” kembali bila tidak diperlukan lagi.

Orientasi Strategik dan Perencanaan SDM VARIABEL Time Frame Perencanaan karir Perencanaan penilaian atas kinerja Perencanaan seleksi Orientasi perencanaan DEFENDER Jangka Panjang Sangat penting jangka panjang Berdasarkan perilaku Orientasi bakat kemampuan suksesi PROSPECTOR Jangka Pendek Kurang penting jangka pendek Berdasarkan prestasi Orientasi keahlian Penggantian ANALYZER Kombinasi Sangat penting kombinasi

Tahap perencanaan taktikal SDM Dalam konteks perencanaan SDM, perencanaan taktikal bagi SDM pada dasarnya merupakan proses bagaimana penyebaran SDM dalam fungsi – fungsi dan jabatan yang ada pada organisasi, modal dan material pada tingkat organisasi secara keseluruhan, pada tingkat fungsional dan tingkat unit.

Tahap perencanaan taktikal SDM STUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi ditentukan oleh strategi yang dijalankan oleh organisasi. KULTUR ORGANISASI Kultur ini akan menentukan tipe individu yang bagaimana yang diinginkan organisasi, tetapi bagaimana kepercayaan dan nilai-nilai yang mereka anut. SISTEM BUDGET Budget yang tersedia, merupakan pembatas bagaimana perencanaan kebutuhan SDM organisasi direncanakan.

PERENCANAAN OPERASIONAL SDM Perencanaan operasional SDM berkaitan dengan perencanaan strategik yang telah disusun oleh top manajemen. Model perencanaan SDM berkaitan dengan 4 aspek,yaitu : Proyeksi jumlah karyawan yang dibutuhkan (forecasting of employees) Identifikasi SDM yang tersedia dalam organisasi (human resource audit) Analisis keseimbangan penawaran dan permintaan. Program aksi

Model Perencanaan SDM Metode forecasting: 1. Kuantitatif 2. kualitatif Proyeksi kebutuhan karyawan dalam jangka waktu tertentu. Metode forecasting: 1. Kuantitatif 2. kualitatif Informasi jumlah karyawan yang dibutuhkan Sumber : Daftar jumlah karyawan pada level manajerial Sistem informasi Manajemen SDM Informasi jumlah kelebihan atau kekurangan SDM Identifikasi jumlah karyawan yang ada dalam organisasi saat ini Tentang jumlah karyawan : Pensiun Mengundurkan diri Diganti tersedia Jumlah karyawan yang harus direkrut, seleksi Analisis keseimbangan permintaan dan penawaran Implementasi Program: Penarikan Seleksi Penempatan Pelatihan pengembangan Program Seleksi Metode, Pendekatan, atau sistem yang dirumuskan

Metode forecasting Banyak faktor yang mempengaruhi metode ini,kebutuhan karyawan secara kualitatif (kemampuan – kemampuan yang diperlukan) ditentukan berdasarkan informasi dari analisis jabatan dan kepentingan strategi bisnis. Metode forecasting sangat diperlukan karena dapat membantu planner melakukan peramalan secara akurat baik menurut kacamata keilmuan, pengalaman manajerial, statistika dan metode lainnya.

ANALISIS TREND Analisis Trend digunakan untuk menentukan kebutuhan SDM berdasarkan pertumbuhan jumlah karyawan selama beberapa tahun yang lalu. Metode ini termasuk metode kuantitatif yang menggunakan teknik statistika atau matematika sebagai cara memprediksi. Semua metode ini, digunakan untuk meramal kebutuhan dari sisi permintaan SDM (demand for human resource).

ANALISIS TREND PENAWARAN SDM Audit SDM Perencanaan Suksesi Replacement Chart PENAWARAN SDM

ESTIMASI SUMBER INTERNAL Jumlah karyawan yang tersedia dalam organisasi sebagai sumber internal dapat diprediksi dengan menggunakan beberapa metode antara lain: skill dan management inventory (audit SDM) perencanaan suksesi replacement chart

Jenis Laporan Sistem MSP ISI LAPORAN LAPORAN PENAWARAN Mengklarifikasi setiap karyawan yang kemampuan, pengetahuan dan keahliannya memuaskan tetapi tidak siap dipromosikan atau ditempatkan pada jabatan lain. LAPORAN PERMINTAAN Menginformasikan tentang jabatan – jabatan yang baru atau kosong karena ekspansi atau promosi LAPORAN KESEIMBANGAN PENAWARAN DAN PERMINTAAN Informasi tentang nama, jabatan dari semua orang yang cocok untuk promosi

Perencanaan rekruitmen dan seleksi Perencanaan rekruitmen dan seleksi merupakan langkah penting dalam proses penjaringan calon karyawan yang potensial bagi perusahaan. Kemungkinan secara ekstrem ketika calon karyawan telah bekerja dalam perusahaan: Pertama, karyawan tersebut, sukses dan mampu memberikan kontribusinya secara posistif terhadap perusahaan. Kedua, karyawan tersebut gagal dan kemampuannya tidak bisa dikembangkan.

Empat Kemungkinan Hasil Rekruitmen KINERJA KARYAWAN ( DALAM HIPOTESIS ) KEPUTUSAN SELEKSI MENERIMA KEPUTUSAN SELEKSI MENOLAK SUKSES TIPE I TIPE III GAGAL TIPE II TIPE IV

Kesimpulan Perencanaan SDM disusun berdasarkan sistem manajemen terbuka; Perencanaan SDM tidak hanya menyangkut proyeksi kebutuhan SDM secara kuantitatif, melainkan juga kebutuhan secara kualitatif. Investasi pada SDM merupakan investasi yang lebih sophisticated dan berisiko tinggi jika dibandingkan dengan investasi pada aset.