Pertemuan 3 Manajemen Logistik ( Perencanaan dan Pengadaan Logistik ) Disusun oleh IGK Wijasa,Drs.MARS

Tujuan Instruksional Mahasiswa memahami tujuan dari perencanaan, penganggaran pengadaaan dan penyimpanan logistik secara umum Mahasiswa mengetahui proses perencanaan, penganggaran pengadaan termasuk penyimpanan barang logistik

Perencanaan Logistik Menurut Subagya (1994), ”perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan.” Perencanaan adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai atau user kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing-masing organisasi.

Perencanaan Kebutuhan Logistik Perencanaan kebutuhan logistik dapat berpatokan jawaban yang dihasilkan dari pola pertanyaan 5 W + 1 H antara lain seperti berikut : Barang Logistik apa yang akan diadakan ? Mengapa diadakan ? Berapa jumlah dan jenis barang yang diadakan dan berapa dana yang dibutuhkan ? Kapan barang tersebut diadakan dan diterimakan ? Siapa yang akan menggunakan dan siapa yang diberi tanggung jawab mengadakan barang logistik ? Bagaimana cara pengadaan barang logistik ?

Fungsional Biaya dan manfaat Anggaran Keamanan Standarisasi Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam Perencanaan Kebutuhan logistik Fungsional Biaya dan manfaat Anggaran Keamanan Standarisasi

Peramalan Kebutuhan Logistik Peramalan kebutuhan logistik diperlukan dalam menghadapi ketidak pastian permintaan

Metode Peramalan Management estimate Market research Metode kualitatif atau metode yang mendasarkan pada : Management estimate Market research Historical Analogy Metode Kuantitatif Metode kuantitatif intrinsik Metode peramalan jumlah kebutuhan yang didasarkan pada data historis pemakaian barang logistik sebelumnya Metode kuantitatif ekstrinsik Metode peramalan jumlah kebutuhan yang mendasarkan pada data – data eksternal perusahaan

Hasil Perencanaan Logistik Rencana Pengadaan Rencana Biaya ( Anggaran )  Rencana Rehabilitasi Rencana Dislokasi Rencana Sewa Rencana Pembuatan

Penganggaran Penganggaran ( Budgeting ) adalah perencanaan yang menunjukkan pola penerimaan dan pengeluaran untuk periode tertentu Budgeting memberikan gambaran tentang sumber-sumber penerimaan dan pos-pos pengeluaran terjadinya surplus dan defisit

Langkah-langkah Menyusun Budget Menyusun menyusun pola penerimaan yang berasal dari penjualan baik secara tunai maupun kredit Apabila terjadi penjualan dengan sistem kredit sesuai dapat disusun dibuatkan budget bantu atau yang dikenal receivable collection budget atau budget pengumpul pihutang Menyusun pola pengeluaran sesuai periode operasi masing-masing sektor pengeluaran a.l. Pembelian tunai Pembayaran utang & bunga Pembayaran gaji/upah Asuransi, pajak dan biaya operasional Pembayaran dividen dll

System Pemesanan Barang Logistik System Pemesanan Perdana Barang persiapan ( Comissioning materials ) Barang perdana ( Initial Materials ) Barang untuk operasional normal ( Operation materials ) System Pemesanan Kembali Perpetual review system ( terus menerus ) Periodic review system ( berkala ) Fixed quantity system ( tepat jumlah ) Just in time system ( tepat waktu )

Pengadaan Logistik Pengadaan logistik menurut Rourke, 1982 dapat dilakukan antara lain dengan : Pembelian langsung Pembelian melalui grosir Pembelian melalui tender Penyewaan Pembelian berkelompok Konsinyasi

Proses pembelian meliputi : Menerima Daftar pembelian (SPB) Meneliti Daftar Permintaan Barang Memilih Pemasok Memasukkan pesanan Memantau pesanan Menerima pesanan

Formulir-formulir yang harus diperhatikan untuk proses pembelian Barang Surat permintaan Barang Laporan pemakaian barang Order Pembelian Buku pengecekan pesanan barang Surat pengantar barang Tanda terima barang Berita Acara Penerimaan Barang Buku penerimaan barang

Fungsi Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi (Subagya, 1994). Fungsi pengadaan meliputi: a.       Pembelian b.      Penyewaan c.       Peminjaman d.      Pemberian ( hibah ) e.       Penukaran f.       Pembuatan g.      Perbaikan

Kode etik pengadaan (George W. Aljian,) 1.     Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan. 2.     Tidak boleh ada keterangan orang dalam kepada siapapun. 3.     Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika. 4. Pelelangan pengadaan barang Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut: 1.      Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab teknis. 2.      Dilarang duduk sebagai anggota panitia sepert kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa. 3.      Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek. 4.      Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk.

Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut: 1.    Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab teknis. 2.    Dilarang duduk sebagai anggota panitia sepert kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa. 3.    Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek. 4.    Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk.

Penyimpanan Penyimpanan adalah fungsi strategis dari manajemen logistik karena aktivitas penyimpanan menjadi titik sentral berjalannya fungsi-fungsi perencanaan, pengadaan, pendistribusian , dls Tujuan penyimpanan adalah terutama menjaga keutuhan logistik, perawatan dan keamanan dari kerusakan dan pencurian Gudang dengan segala aktivitas administratif didalamnya menjadi acuan bagi manajemen menjalankan fungsinya sebagai manajer