SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Modul ke-7 Pendekatan Sistem

PEMECAHAN MASALAH - 1 Istilah pemecahan masalah mengingatkan pada perbaikan hal-hal yang salah. Para manajer akan memberi respons yang cepat pada pengaruh-pengaruh yang merugikan, untuk mencegah atau meminimumkan kerusakan. Namun, para manajer juga merespons pada hal-hal yang lebih baik dari perkiraan sebelumnya.

PEMECAHAN MASALAH - 2 Masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau menghasilkan keuntungan yang diluar kebiasaan. Jadi Penyelesaian masalah (problem solving) berarti tindakan memberi respons/reaksi terhadap permasalahan dengan meminimalkan dampak buruknya dan memaksimalkan dampak baiknya.

PEMECAHAN MASALAH - 3 Pentingnya penyelesaian masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Serangkaian keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit waktu namun dapat mempengaruhi kinerja organisasi atau laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan dolar.

PEMECAHAN MASALAH - 4 Menyelesaikan masalah  membuat keputusan. Keputusan adalah suatu aksi atau strategi yang dipilih. Pengambilan keputusan adalah tindakan dalam menentukan aksi atau strategi yang dipilih dan diyakini akan memberikan solusi terbaik terhadap masalah yang dihadapi. Perlu diperhatikan bahwa salah satu kunci penyelesaian masalah adalah mampu mengidentifkasi berbagai alternatif keputusan.

ELEMEN PEMECAHAN MASALAH Elemen-elemen Sistem Konseptual Keadaan yang diinginkan Berbagai solusi alternatif Standar Pemecah Masalah (Manajer) Informasi Kendala Keadaan saat ini Solusi

ELEMEN PEMECAHAN MASALAH Bentuk standar, menggambarkan keadaan yang diharapkan, atau apa yang harus dicapai oleh system. Sedangkan informasi yang tersedia menggambarkan keadaan saat ini, atau apa yang sedang dicapai oleh system.

ELEMEN PEMECAHAN MASALAH Jika kedaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, maka berarti tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Namun, jika keadaan tersebut saling berbeda, maka berarti ada sejumlah masalah yang merupakan penyebabnya dan manajer harus segera memecahkannya.

Contoh Jika standar menetapkan tingkat kecelakaan lalulintas pada tahun ini adalah 2 kejadian per hari, dan rata-rata tingkat kecelakaan saat ini adalah 10 kejadian per hari. Maka solusi dari masalah tersebut adalah menurunkan tingkat kecelakaan perhari sedikitnya 8 kejadian. 8 kejadian kecelakaan tersebut merupakan criteria solusi.

STRUKTUR MASALAH Bedakan antara masalah dan gejala (symthoms). Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Secara umum karakteristik gejala yaitu : Menggambarkan masalah secara parsial Mengikuti kaidah gunung es

STRUKTUR MASALAH Dengan demikian manajer harus melihat di balik gejala untuk menemukan penyebab masalah yang sesungguhnya. Ada baiknya untuk berpikir bahwa masalah adalah penyebab dari persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

Penyelesaian Berdasarkan Struktur Masalah Solusi Solusi Dengan DSS Oleh DSS Komputer Manajer Terstruktur Semi Tidak Terstruktur Terstruktur

TAHAPAN Tahap I: Usaha Persiapan II: Definis III: Solusi Step 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem Step 2. Mengenali lingkungan Step 3. Mengidentifikasi subsistem II: Definis Step 4. Proses bergerak dari tingkat ke Step 5. Menganalisis bagian dalam urutan tertentu III: Solusi Step 6. solusi alternatif Step 7. Mengevaluasi Step 8. Memilih terbaik Step 9. Menerapkan Step 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan tersebut efektif

TAHAPAN RINCI Pandang, suatu organisasi sebagai suatu sistem  Tahap persiapan Pandang, suatu organisasi sebagai suatu sistem  Kenali, lingkungan dari organisasi tersebut  Identifikasi, subsistem-subsistem yang ada dalam organisasi tersebut antara lain mengenai :

Identifikasi Area-area fungsional (lihat Gambar 7.4), masing-masing dapat dilihat sebagai suatu system tersendiri. Tingkatan manajemen yang ada (lihat Gambar 7.5), subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan dihubungkan oleh informasi maupun arus keputusan. Arus sumber daya, sebagai dasar pembagian perusahaan atas subsistem-subsistem.

 Analisa seluruh sistem, setiap tingkat dari sistem ke subsistem: TAHAPAN RINCI  Tahap pendefinisian (identifikasi masalah) :  Analisa seluruh sistem, setiap tingkat dari sistem ke subsistem: Analisis top-down untuk mengidentifikasi pemicu masalah (problem trigger) pada setiap tingkatan.

Tahap Pendefinisian  Analisa bagian sistem tersebut dengan urutan tertentu : Evaluasi standar yang digunakan; standar harus sah, realistis, dimengerti dan terukur Bandingkan output sistem dengan standar yang digunakan; bila tidak sesuai evaluasi lagi standar yang digunakan. Evaluasi manajemen; analisis sistem manajemen dan struktur organisasi.

Analisis Sistem Evaluasi pengolah informasi; analisis sistem informasi yg ada. Evaluasi input sistem dan input sumberdaya; analisis sistem fisik dan dari lingkungan. Evaluasi proses transformasi; analisis sistem dan prosedur, sistem dan alat yang digunakan. Evaluasi sumberdaya output; analisis sumberdaya fisik pada output

TAHAPAN RINCI  Tahap Solusi Identifikasi berbagai alternatif solusi, dengan : Tukar pikiran dalam tim Perancangan bersama  Evaluasi alternatif solusi yang telah diidentifikasi

TAHAP SOLUSI  Pilih solusi yang terbaik ada tiga cara yang dilakukan manajer dalam memilih alternatif terbaik : Analisis; evaluasi sistematis atas pilihan yang ada dengan mempertimbangkan keonsekuansi pilihan tersebut pada tujuan organisasi. Penilaian; merupakan proses mental dari seorang manajer. Tawar menawar; negosiasi antara beberapa manajer.

TAHAP SOLUSI  Terapkan solusi yang dipilih. Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi yang terbaik. Solusinya perlu diterapkan.  Tindak lanjut memastikan solusinya efektif. Jika solusi kurang, maka tahapan penyelesaian masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah. Lalu dicoba sekali lagi. Ulangi lagi hingga manajer puas bahwa masalahnya telah terpecahkan.

1. Pandang perusahaan sbg. sistem Usaha Solusi : 6. Identifikasi solusi alternatif 7. Evaluasi solusi Alternatif 8. Pilih solusi terbaik 9. Terapkan solusi 10. Buat tindaklanjut solusi efektif Usaha Definisi : Bergerak dari sistem ke subsistem 5. Menganalisis bagian sistem sesuai urutan tertentu perusahaan 2. Mengenali subsistem Sistem lingkungan 3. Identifikasi 5

FAKTOR-FAKTOR PRIBADI Setiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya (style) pribadi mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Sensitifitas pada permasalahan (problem-sensing style)  Penghindar masalah (problem avoider) Melihat masalah sebagai bukan masalah Berusaha sedemikian rupa sehingga masalah tidak timbul  Penyelesai masalah (problem solver) Tidak mencari masalah dan tidak menghalanginya Jika ada masalah maka mereka pecahkan  Pencari masalah (problem seeker) Sering menyelesaikan masalah dan selalu mencari masalah

Mengumpulkan informasi (information-gathering style)  Perceptive style (gaya teratur) Hanya menerima informasi yang berkaitan dengan area fungsional yang dikendalikannya. Umumnya menggunakan management by exception.  Receptive style (gaya menerima) Mengumpulkan semua informasi yang ada, kemudian melakukan seleksi.

Menggunakan informasi (information-using style)  Systematic style (gaya sistematis) Mengacu pada metode-metode yang baku yang dianggap sistematis Sering kali kurang fleksibel  Intuitive style (gaya intuitif) Memodifikasi metode-metode yang baku disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi.

SEKIAN & TERIMA KASIH SILAHKAN PELAJARI LAGI DENGAN SUNGGUH-SUNGGUH ! SEMOGA DAPAT MENJAWAB SEMUA SOAL DI UTS MENDATANG….