DISTORSI PESAN dalam KOMUNIKASI ORGANISASI Pertemuan 12 Mata kuliah: O0282 / KOMUNIKASI ORGANISASI Tahun : 2008 / 2009 DISTORSI PESAN dalam KOMUNIKASI ORGANISASI Pertemuan 12

Learning Objectives Pada akhir pertemuan ini, diharapkan mahasiswa dapat menyimpulkan pengertian kurang jelasnya topik yang dikomunikasikan, distorsi dalam menyampaikan, menerima, mengerti dan manfaat dari pesan yang disampaikan dengan cara mendengar. Bina Nusantara University

Kurang jelasnya topik yang dikomunikasikan Permasalahan sering timbul, sehingga komunikasi organisasi tidak dapat maksimal. Pengirim kurang dapat mengembangkan inti pesan yang harus disampaikan. Fokus pesan adalah satu, tetapi harus menyampaikan khronologis, tujuan dan lain-lain hal. Pengirim tidak faham apa yang hendak dicapai oleh pesan tersebut. Tidak memadai terhadap kebutuhan penerima pesan Hal ini dapat terjadi misalnya karena gaya hidup, kebudayaan atau situasi antara pengirim dan penerima pesan berbeda Konflik secara emosional. Jika kondisi emosi pengirim pesan sedang labil maka dalam tulisannya dapat terbawa kata-kata yang tidak seharusnya diungkapkan. Kesulitan dalam mengekspresikan ide. - Pengirim pesan yang kurang berpengalaman dalam menulis atau berbicara, akan menghambat penerima pesan, terutama jika orang tersebut harus mewakili organisasinya untuk berkomunikasi dengan rekan bisnisnya - Gerakan atau gaya tubuh yang kurang tepat menyebabkan penerima tidak mengerti tujuan pesan yang disampaikan Bina Nusantara University

Distorsi dalam Menyampaikan dan Menerima Pesan Distorsi dalam Penyampaian (transmisi) Pesan a. Hambatan Fisik : jarak (km, miles) antara Pengirim dan Penerima pesan jauh. Atau ruangan yang dipakai tidak kedap suara. b. Saluran distribusinya panjang (dalam organisasi) : jenjang struktur organisasi, birokrasi dapat visi usaha dan menghambat komunikasi. Distorsi dalam Menerima (to receive) Pesan a. Hambatan Fisik : suasana kerja tidak nyaman, sinar lampu kurang terang, ruang kerja panas karena sirkulasi udara tidak ada dan sebagainya. Kesehatan penerima pesan kurang baik : sedang sakit gigi, pusing, flu atau sedang hamil. b. Hambatan Mental : perbedaan intelektual dapat menghambat proses bertukar pikir. Distorsi dalam Mengerti Pesan a. Berbeda latar belakang, usia, jenis kelamin, status sosial, posisi kerja, perekonomian dan lain-lain. b. Berbeda interpretasi kata : dalam bisnis harus ada sinomim, untuk konversi satuan, kebiasaan / adat bangsa. Bina Nusantara University

Beberapa cara Mengurangi Distorsi dalam Komunikasi Organisasi Agar komunikasi organisasi tercapai sasarannya, maka perusahaan harus mengupayakan hal-hal ini: Persepsi : antara pengirim dan penerima harus dipersamakan pengertiannya. Presisi : untuk menghindari kesalah-fahaman, hal-hal yang harus tepat disampaikan dalam bentuk gambar. Kredibilitas : orang-orang yang akan menerima pesan harus dapat dipercaya akan memahami inti pesan. Pengendalian diri Pengirim : bahasa yang disampaikan akan dapat membuat tertawa, menangis, marah, berpikir lebih tenang atau mengambil tindakan tertentu. Keserasian hubungan pengirim dan penerima pesan, dengan iktikad yang baik dan bersahabat, maka pesan akan lebih efektif diterima dengan baik tidak emosional. Bina Nusantara University

Komunikasi Organisasi yang dilakukan dengan Mendengarkan Ketika organisasi mengadakan pembicaraan dengan cara presentasi, maka dari sisi penerima pesan, Pembicara (sebagai pengirim pesan) harus lebih memperhatikan hal-hal sebagai berikut: Ada tiga kriteria mendengarkan : Mendengarkan Isi, yaitu penerima pesan (anda) hanya memahami dan mengingat pesan dari Pembicara. Anda hanya memahami hal-hal pokok dari pesan, tanpa mempedulikan apakah anda setuju atau tidak setuju terhadap Topik. Mendengarkan Kritis, yaitu anda memahami dan mengevaluasi arti pesan pembicara, kadang-kadang melibatkan interaksi pada saat Anda mencoba menggali sudut pandang Pembicara. Anda juga ingin mengevaluasi kredibilitas pembicara. Mendengarkan Aktif (Empati), yaitu anda memahami perasaan, kebutuhan dan keinginan pembicara; sehingga anda dapat menghargai sudut pandangnya, tidak peduli adanya kesamaan perspektif atau tidak. Bina Nusantara University

Proses Mendengarkan Supaya Obyek yang didengar itu tidak mudah dilupakan, proses mendengar melibatkan lima aktivitas, yaitu : Menghadiri, sambil mendengar, sebagai audience lebih efektif jika mencatat pesan. Usaha mendengar dapat dihambat oleh berbagai kendala, seperti sekeliling fokus pembicaraan ada suara yang mengganggu, receiver tidak memperhatikan, atau sedang sakit pendengarannya Menginterpretasikan, memberikan arti pada suara-suara menurut nilai-nilai, keyakinan, gagasan, harapan, peran, keperluan dan sejarah pribadi Anda sendiri. Kerangka rujukan pembicara mungkin sangat berbeda dari Anda, jadi Anda perlu menetapkan yang sebenarnya apa maksud pembicara. Mengingat, menyimpan pesan untuk rujukan dikemudian hari. Pada saat mendengarkan, Anda menyimpan yang didengar dengan : a. mencatat atau b. membuat kerangka (framework) penilaian point-point penting yang akan Anda bahas dengan pembicara. Bina Nusantara University

Proses Mendengarkan Mengevaluasi, menerapkan ketrampilan berpikir kritis untuk menilai isi pembicaraan. Anda memilah fakta dari opini dan mengevaluasi mutu bukti-bukti yang diajukan. Memberikan tanggapan, bereaksi setelah Anda mengevaluasi pesan pembicara (sender). Bila anda berkomunikasi satu lawan satu atau dalam kelompok kecil, tanggapan awal umumnya dalam bentuk verbal. Jika Anda merupakan salah satu pendengar, respon awal mungkin berbentuk tepuk tangan, tertawa atau diam. Kemudian Anda dapat bertindak berlandaskan pada hal yang telah anda dengar. Jadi mendengarkan memerlukan campuran antara kegiatan fisik dan mental. Untuk menjadi pendengar yang baik sebagian besar tergantung pada kemampuan untuk mengenali dan memberikan koreksi hambatan-hambatan ini : Bila seseorang pendengar langsung menarik kesimpulan maka pendengar tersebut menutup pikiran terhadap informasi tambahan (defensif) Pendengar yang berpusat pada diri sendiri mengalihkan perhatian mereka dari pembicara pada diri sendirinya (tidak menyimak). Menurut penelitian, seseorang berbicara 120-150 kata per menit dalam situasi biasa. Tetapi pikiran seseorang dapat memproses informasi yang didengar 4x lebih cepat daripada berbicara. Bina Nusantara University

Closing Distorsi dari komunikasi organisasi sering terjadi, dan hal ini menyebabkan tujuan organisasi tidak terjapai dengan maksimal. Terutama jika anda mengabaikan komunikasi mendengar, karena hanya dengan mendengar memori komunikasi organisasi (dengan mengabaikan faktor “shadow side”, tidak dapat digunakan secara formal. Bina Nusantara University