Sampling dan Investigasi Hard Data ANALISA DESAIN SISTEM INFORMASI Sampling dan Investigasi Hard Data Oleh : Sri Herawati, S.Kom D3 MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS TRUNOJOYO

Pokok Bahasan Sampling Hard data Qualitative document analysis Workflow analysis Rekayasa Proses Bisnis Archival documents

Sampling Sampling adalah proses menyeleksi unsur-unsur yang mewakili suatu populasi secara sistematis.

Sampling Penganalisis sistem membuat keputusan berdasarkan dua populasi berikut: Terdapat beberapa laporan, formulir, dokumen-dokumen output, memo dan web site yang digerakkan oleh anggota organisasi. Mana yang harus diperhatikan , mana yang harus dibuang Para pegawai dalam jumlah besar bisa terpengaruh oleh sistem informasi. Siapa saja yang perlu diwawancarai, apakah informasi melalui kuisoner atau apakah langsung mengamati proses pelaksanaan aturan pembuatan keputusan mereka

Kebutuhan akan Sampling Menekan Biaya Mengamati setiap carik kertas dan berbicara dengan setiap orang dan membaca setiap halaman web dari organisasi akan terlalu memakan banyak biaya Menyalin laporan, bertanya kepada para pegawai dan melakukan survey ulang yang tidak diperlukan juga memboros biaya

Kebutuhan akan sampling Mempercepat Pengumpulan data - Sampling membantu mempercepat proses dengan mengumpulkan data-data terpilih dan semua data yang ada untuk keseluruhan populasi

Kebutuhan akan sampling Meningkatkan Keefektifan Contoh : analis data cukup hanya bertanya kepada beberapa orang saja sehingga pertanyaan dapat lebih detail diberikan Selain itu waktu yang dihabiskan lebih singkat sehingga waktu yang tersisa dapat digunakan untuk melengkapi kebutuhan data yang lain

Kebutuhan akan Sampling Mengurangi Kecurigaan - Sebagai contoh, orang yang diwawancarai analis haruslah eksekutif yang terlibat langsung didalam proyek pengembangan SI, sehingga dia akan membantu agar proyek berhasil. Tapi jika hanya meminta opini dari eksekutif perusahaan maka evaluasi yang dilakukan akan sulit dilakukan karena para eksekutif biasanya akan berbelit-belit

Menentukan data-data yang dikumpulkan atau digambarkan Perancangan Sampling Menentukan data-data yang dikumpulkan atau digambarkan Menentukan populasi yang dijadikan sampel Memilih jenis-jenis sampel Memutuskan ukuran sampel

Menentukan data-data yg dikumpulkan dan digambarkan Tujuanya aga didapatkan data yang akurat sehingga tidak membuang waktu dan biaya secara percuma Mengidentifikasi variabel, atribut dan item-item yang berhubungan yang diperlukan oleh sampel Mempertimbangkan jenis metode pengambilan data (investigasi,wawancara, kuisioner atau observasi)

Menentukan populasi yg dijadikan sampel Menentukan apakah populasi yang akan diambil cukup satu level organisasi atau semua level, atau mungkin analis harus juga keluar dari sistem untuk melihat konsumen, vendor, pemasok atau kompetitor

1. Sampel Sesuai 2. Sampel Purposif 3. Sampel Sederhana Memilih Jenis Sampel 1. Sampel Sesuai 2. Sampel Purposif 3. Sampel Sederhana 4. Sampel Kompleks

Memilih Jenis Sampel

Random Kompleks Sampling Sistematis - Analis memilih mewawancarai setiap orang ke – k dari daftar pegawai - Kekurangannya adalah kadang muncul masalah dengan periodik membuat data tidak akurat

Random Kompleks Sampling Mewakili Proses mengidentifikasi subpopulasi kemudian menyeleksi objek atau orang yang dibuat sampling didalam subpopulasi tsb

Random Kompleks Sampling Kelompok Analis menyeleksi sekumpulan dokumen atau orang untuk studi yang akan dilakukan

Memutuskan Ukuran Sampel Ukuran sampel tergantung pada beberapa faktor diantaranya : Susunan analis sistem berdasarkan pengetahuan tentang populasi itu sendiri Penentuan estimasi interval yang bisa diterima dan kesalahan-kesalahan standar Tergantung pada biaya dan waktu yang diperlukan

Hard Data Sebagai tambahan untuk melakukan sampling, investigasi hard data merupakan metode efektif lain untuk analis sistem mendapat informasi Hard data ada dua : Kuantitatif Kualitatif

Analisis Kuantitatif Laporan yang digunakan untuk membuat keputusan - Biasanya merupakan dokumen yang digunakan untuk menjalankan perusahaan seperti laporan mengenai kondisi persediaan , penjualan dan produksi - Laporan Kinerja Sebagian merupakan perbandingan kinerja aktual terhadap kinerja yang dituju

Analisis Kuantitatif Record Perbaharuan secara berkala tentang apa yang terjadi didalam perusahaan Cara analis memeriksa record : Mengecek kesalahan dalam jumlah dan jumlah total Mengecek peluang guna meningkatkan perancangan Mengobservasi jumlah dan jenis transaksi Mengamati apakah komputer bisa menyederhanakan pekerjaan

Analisis Kuantitatif Formulir Penangkapan data Sebelum mengubah arus informasi analis harus bisa memahami sistem yang sedang berjalan Dapat dilakukan dengan cara mengumpulkan dan menyusun katalog salinan kosong dari setiap formulir yang digunakan

Dokumen-dokumen kualitatif Beberapa petunjuk yang bisa membantu penganalisis menjalankan pendekatan sistematis terhadap jenis analisis ini, diantaranya : Mengamati dokumen-dokumen untuk kunci atau metafora petunjuk Melihat mentalitas dalam versus mentalitas luar atau “ kita versus mereka” secara dalam dokumen Membuat daftar istilah-istilah yang memberi tanda baik atau buruk serta muncul berulang-ulang dalam dokumen Melihat penggunaan grafik,logo, dan icon yang terletak di area-area umum atau pada web

Menganalisis dokumen kualitatif Dokumen kualitatif , termasuk : Memo Tanda-tanda atau poster pada papan buletin atau area kerja Situs web perusahaan Panduan manual Buku penuntun kebijakan

Analisis workflow Pertanda adanya masalah yang lebih besar sebagai berikut : Data atau informasi tidak mengalir tidak seperti yang diharapkan Kemacetan dalam memproses formulir mengakibatkan pekerjaan terganggu atau bahkan terhenti Akses menuju formulir online susah dilakukan Penggandaan pekerjaan yang tidak diperlukan terjadi karena pegawai tidak berhati-hati dengan informasi yang sudah ada atas formulir-formulir lain yang tidak mereka terima Pegawai tidak memahami tentang keterkaitan arus informasi

Rekayasa proses bisnis Rekayasa proses bisnis perangkat lunak termasuk didalamnya : Modeling dari sistem yang ada Analisis kemungkinan outcome Simulasi dari work flow yang diusulkan

Dokumen arsip Analis sistem berisi informasi yang bernilai dengan melakukan abstraksi data dari dokumen arsip Umumnya, dokumen arsip merupakan data histori/yang berlalu dan disiapkan untuk tujuan tertentu

Petunjuk untuk abstraksi data arsip Membagi bagi data ke dalam sub kelas dan melakukan pengecekan ulang untuk mengurangi kesalahan Membandingkan laporan atas fenomena yang sama melalui analisis-analisis yang berbeda Menyadari kecurigaan yang melekat yang diasosiasikan dengan keputusan-keputusan wal untuk membuat file-file, menyimpan atau membuang laporan Menggunakan metode-metode lain seperti wawancara dan observasi untuk mengisi gambaran organisasional dan melakukan pengecekan ulang