MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan Pertemuan 2 Pendidikan Vokasi/Perpustakaan dan Arsip Muslech, MSi 18 Pebruari 2013

Materi Pembahasan : Konsep Dasar Pengorganisasian KM Desain dan Sruktur KM Identifikasi Pengorganisasian KM Model Pengorganisasian KM Karakteristik Organisasi Pengelolaan Pengetahuan Tugas dan Fungsi Unit KM

Dimensi Pengorganisasian KM Penggorganisasian memiliki 3 dimensi : 1. organisasi memiliki suatu bentuk , konfigurasi dan saluran2 komunikasi formal 2. tugas2 dirumuskan , ditetapkan dan pekerjaan individu terstruktur Sebuah falsafah organisasi mempengaruhi upaya dengan apa koordinasi dicapai

Proses Pengorganisasian KM Certo (1994) : Melaksanakan refleksi tentang rencana dan sasaran Menetapkan tugas-tugas pokok Membagi tugas pokok menjadi tugas bagian mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjuk2 utk tugas2 tersebut Mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisasian yg diimplementasikan

Prinsip2 Pengorganisasian KM Fayol (dalam Kast dan James E, Rosenzweig (2002) : Pembagian kerja Wewenang dan tanggungjawab Displine Kesatuan perintah Kesatuan Arah dan Tujuan Mendahulukan kepentingan organisasi dari kep pribadi Pengupahan dan penggajian Sentralisasi Skala hirarki Tatatertib Keadilan Stabilitas jabatan Prakasa (inisiatif) Solidaritas kelompok kerja

Manfaat Pengorganisasian KM Karhi, Nisjar (Winardi 2003) : a.Kejelasan ekspektasi kinerja individu dan tugas – tugas yg terspesialisasi b. Pembagian kerja yg menghindari duplikasi c. Terbentuknya susunan arus aktivitas kerja yg logis yg dpt dilaksanakan oleh individu dan kelompok d. saluran2 komunikasi yg mapan e. Mekanisme koordinasi tercapainya harmonisasi antara anggota organisasi f. upaya2 yg difokuskan pada sasaran yg akan dicapai secara logis dan efisien g.Struktur2 otoritas yg tepat utk kelancaran perencanaan dan pengawasan seluruh organisasi

“AN INVESTMENT IN KNOWLEDGE ALWAYS PAYS THE BEST INTEREST Benyamin Franklin

Desain dan Sruktur KM Desain Organisasi dipengaruhi : 1 Pengembangan historikal yg berlangsung lambat dan ide kekuatan terpaku pada rakyat sangat mempengaruhi organisasi 2. Kompleksits teknologi yg makin meningkat Manager : Memahami secara jelas struktur organisasi Meninjau bagan organisasi. Yuki (2005) : struktur organisasi merupakan pola rumusan peran dan hubungan peran pengalokasian aktivitas guna memisahkan sub-sub unit , distribusi kekuasaan sera jaringan kerja komunikasi formal Wexley dan Gary , A Yuki : struktur perencanaan formal utk mencapai pembagian tenaga yg efektif dan efisien serta koordinasi aktivitas anggotanya. Gibson (1996) : Pola formal aktivitas dan hubungan di anatar sub unit dlm organisasi Struktur organisasi akan menggambarkan identitas yg berientasi pada manajemen pengetahuan

Identifikasi pengorganisasian KM Langkah-langkah Identifikasi sbb : 1. penentuan nama strategi Manajemen Pengetahuan sesuai dengan strategi organisasi utk mencapai tujuan dan sasaran 2. Road map Knowledge (arah pemetakan pengetahuan ) : Klasifikasi pengetahuan menurut Kwasnik (1999) : Mampu meringkas pengetahuan shg mudah dicerna Memberikan deskripsi yg kaya pada setiap butir pengetahuan Memperlihatkan hubungan antara pengetahuan yg satu dengan yg lain Memperlihatkan jarak antara butir pengetahuan yg satu dengan yg lain Dapat membantu menemukan pola dalam memberikan kriteria pada butir2 pengetahuan

Model pengorganisasian KM Von Krocgk Ichiyo dan Nonaka (2000) : Alasan pengembangan manajemen pengetahuan di perusahaan adalah meninimalkan resiko dan meningkatkan efisiensi dan inovasi melalui beberapa tahapan : Mengawali KM dengan meninimalkan resiko dengan cara mencari pengetahuan yg berharga yg dimilki, mengumpulkan dan digunakan utk solusi perusahaan Organisasi memanfaatkan tindakan reaktif dan belum ada proses kreasi pengetahuan Pengembangan manajemen pengetahuan untuk menghasilkan inovasi Para penggiat pengetahuan dlm organisasi rajin memotivasi orang di organisasi utk menjadi pembelajaran aktif mengadakan pengetahuan diluar organisasi utk saling berbagi dan menciptakan dan saling memanfaatkanpengetahuan baru

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM Karaktersistik Personil pengelola Pengetahuan : Seorang pemimpin yg dapat bersikap professional dan egaliter, bukan birokrat yg memegang teguh prosedur dan memiliki mentaslitas atasan atau bawahan. Wawasan yg luas atau seorang generalis. Memil;iki professinal networking yg luas baik diinternal perrusahaan maupun diluar perusahaan Mampu melakukan komunikasi dan koordinasi secara virtual dan tatap muka (komunikatif) Mampu memfasilitasi berbagai pihak dalam berbagi knowledge, berkolaborasi dan belajar

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM Kareaktersistik Struktur Tidak bersifat birokratis, prosedur adminstratif terhadap substansi knowledge berada pada level minimal Unit-unit berbentuk sel-sel yg menyebar di berbagai unit tetapi tetap terkoordinasi Tidak hirarhis sehingga kesan hubungan atau proses atasan dan bawahan sebaikkny tidak ada.

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM Posisi-posisi dalam organisasi Manajemen Pengetahuan : Chief knowledge Officer (CKO) adalah pimpinan tertinggi yg bertanggungjawab : (Leith & Rosen 2001) : Menciptakan visi pengelolaan knowledge Mensosialisasikan dan menjual konsep dan inisietahuan atif manajemen pengetahuan serta membagikan visi kepada manajemen senior Melakukan mentoring inisiatif manjemen pengetahuan yg memberikan kontribusi siknifikan pada keberhasilan perusahaan.

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM Posisi-posisi dalam organisasi Manajemen Pengetahuan : Chief knowledge Officer (CKO) adalah pimpinan tertinggi yg bertanggungjawab : (Tiwana 2000) : Optimalisasi desain proses manajemen pengetahuan Menciptakan kanal-kanal dan kompetensi yang dimiliki perusahan Mengintegrasikan knowledge pada aktivitas dan tugas rutin perusahaan Meruntuhkan sekat-sekat thnis, budaya , dan aliran kerja dalam perukaran pengetahuan. Memastikan bhw perusahaan belajar dari kesalahan masa lalu. Menciptakan nilai dari aset pengetahuan dan sasrasna manajemen baik berupa profit maupun non profit. Mendukung tugas-tugas diatas dengan mengggunkan teknologi informasi

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM Posisi-posisi dalam organisasi Manajemen Pengetahuan : (Tobing 2007) : sbb. : A. Asisten Vice President knowledge Management yg betanggungjawab ; Memastikan tersedianaya strategi dan kebijakan manajemen pengetahuan dan memonitor efektifitas dlm implementasinya. Memastikan tersedianya sistem manajemen pengetahuan Memastikan tersedianya dan beroperasinya sistem applikasi sarana manajemen pengetahuan Memastikan berjalannya forum expert Melakukan kampanye dan penyebaran penggunaan KM Memastikan ketersediaan kepatuhan dan konsistensi implementasi proses bisinis KM

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM B. Operation : Memastikan tersedianya usulan forum expert : Memastikan tersedianya knowledge sharing virtual dan tatapmuka Memastikan terkelolanya otoritas sistem aplikasi sarana KM Memastikan tersedianya laporan perfornansi sistem aplikasi Mengusulkan pemberian reward pada konttributor dan pengguna KM

Karakteristik Organisasi Pengelolaan KM C. Senior Officer KM System Development bertugas : Menyususn strategi dan kebijaksaan KM Menyususn alternatif pemilihan sistem dan model KM Menyusun arsitektur kesisteman KM Menyusun aplikasi dan saran KM Melakukan uji terima hasil pengembangan sistem aplikasi sarana KM

Tugas dan Fungsi Unit KM Fungsi pengelolaan perubahan : Melakukan knowledge audit dan assessment (penilaian) Mengembangkan srategi KM Mengembangkan metodologi implementasi KM Melakukan komunikasi dengan manjemen puncak Merekrut , membentuk, melatih tim anggota perubahan. Melakukan pilot proyek implementasi KM Mengembangkan sarana KM (IT support) Melakukan sosialisasi dan deployment implementasi KM diseruruh organisasi

Tugas dan Fungsi Unit KM 2. Fungsi Pengelolaan Expert : Memastikan tersedianya expert Melakukan taksonomi knowledge berdasarka business need analysis Melakukan identifikasi sumber pengetahuan dan meminta expert dan rara sumber membagikan pengetahuan dan pengalamannya Melakukan updating dan evaluasi taksonomi pengetahuan secara berkala Menyusun kebijakan pengelolaan expert dan evaluasinya Melakukan evaluasi kinerja expert Memproses pengangkatan dan penggantian expert Memenuhi kebutuhan pengembangan expert (seminar, lokakarya dsb.) Mempersiapkan kaderisasi expert

Tugas dan Fungsi Unit KM 3. Fungsi Operasi : Menjamin beroperasinya srana KM Melakukan perancangan sistem dokumentasi dan implementasinya Mengelola konten yg diupdate ke sarana KM Melakukan fungsi updating dan deleting dokumen pd resositori saarana KM Mengelola security system dan dokumen Mengola adminstrasi sistem Menerbitkan laporan rutin Menangani keluhan pelanggan Melakukan progran sharing dgn forum tatapmuka Mendokumentasi knowledge dan mendistribusikan pengetahuan ke unit-unit dan personnel yg membutuhkan

Tugas dan Fungsi Unit KM 4. Fungsi Performansi dan pengembangan : Membangun sistem performansi KM Melakukan evaluasi dan analisis terhadap laporan performansi dari expert Melakukan pensyaratan pengguna, teknologi dan bisnis Menerbitkan laporan rutin utk KM Melakukan pengembangan dan penyempurnaan sistem kolaborasi virtual melalui sarana KM Memberikan feedback (umpan balik) Mendifinisikan dan merencanakan kebutuhan pengetahuan dan expert utk 2-3 tahun mendatang

Tugas dan Fungsi Unit KM 5. Distribusi peran dan penyelarasan dlm Organisasi : Unit teknostruktur (perencanaan dan pengendalian pengelolaan pegetahunan sesuai dengan bidangnya Unit pengelola infrastruktur dan produk (Pengetahuan terkait dengan operasi dan pemeliharaan , rekayasa dan pengembangan Unit sales dan disttributor berkaitan dengan pengetahuan pemasaran dan pelayanan Unit pengelola keuangan berkaitan dengan pengetahuan (akuntansi, laporan dan manajemen)