AUDIT KOMUNIKASI ORGANISASI (BAGIAN I) Komunikasi Organisasi, Sesi 13 AUDIT KOMUNIKASI ORGANISASI (BAGIAN I) Definisi dan Ruang Lingkup Pendekatan dan Model Audit Komunikasi Alasan penyelenggaraan Audit komunikasi Struktur Makro dan Mikro Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

SISTEM KOMUNIKASI & KINERJA Sistem komunikasi menentukan kinerja organisasi. Sistem komunikasi yang efektif akan mempengaruhi efektifitas kinerja organisasi. Komunikasi Internal Komunikasi Eksternal Jenis-jenis Komunikasi dalam sistem : Tertulis Lisan Automated Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi : Lifeblood of an Organization Semua kegiatan, termasuk proses manajemen yang menentukan kelangsungan hidup organisasi, tergantung dari komunikasi yang efektif. Penyelenggaraan sistem komunikasi yang efektif merupakan keharusan bagi setiap organisasi Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si PERTANYAAN Bagaimana eksekutif mengetahui bahwa sistem komunikasi yang dibangun efektif ? Apakah sistem komunikasi yang efektif dapat tetap efektif sepanjang masa ? Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si Audit Komunikasi Untuk pembinaan efektifitas sistem komunikasi, eksekutif organisasi perlu menyelenggarakan audit komunikasi (communication audit). Sistem komunikasi yang efektif : sistem yang hidup (living system) sesuai dengan dinamika organisasi. Karena itu tidak ada suatu sistem komunikasi yang selalu efektif sepanjang masa tanpa mengalami perubahan dan penyesuaian. Audit Komunikasi: Alat diagnosis kesehatan Riset evaluasi Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si Audit Komunikasi : “kajian mendalam dan menyeluruh tentang sistem komunikasi keorganisasian yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi”. Melalui hasil audit, sistem komunikasi dapat diperbaharui sesuai dengan kebutuhan dan kondisi internal maupun eksternal organisasi sehingga, tingkat efektifitas kerja organisasi tersebut dapat meningkat. Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si Goldhaber (1993:348) : “Sebagaimana pemeriksaan yang dilakukan oleh akuntan atau dokter, hasil audit komunikasi memberikan informasi yang diperlukan oleh organisasi untuk mencegah terjadinya kehancuran organisasi”. Audit komunikasi dengan temuan dan analisis data empirisnya dapat menunjukkan bagaimana efektifitas sistem komunikasi dalam kondisi organisasi pada suatu saat tertentu dan memberi petunjuk tentang langkah kebijakan apa yang perlu diambil agar tingkat efektifitas sistem komunikasi dapat dipertahankan dan diperbaiki. Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si Sebuah organisasi yang melakukan audit komunikasi akan mendapatkan informasi yang valid tentang sistem komunikasinya. Audit data komunikasi biasa digunakan untuk : Membandingkan kondisi sistem komunikasi organisasi sebelum dan sesudah pengukuran dan melihat dampak dari program komunikasi. Membandingkan data sebelum dan setelah survey untuk melihat dampak dari inovasi dalam organisasi Mengidentifikasi struktur organisasi saat ini untuk membantu keberhasilan penataan ulang struktur organisasi. Mengidentifikasi kelompok-kelompok komunikasi yang penting, yang diprioritaskan untuk direstrukturisasi. Hal ini terutama bagi perusahaan transnasional yang memiliki unit-unit kerja di luar negeri Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si Mengidentifikasi biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan komunikasi (telepon, pertemuan, pos, perjalanan) yang diperlukan untuk ekspansi ke luar kota atau negara. Merancang program pelatihan komunikasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dalam organisasi yang diidentifikasi oleh hasil audit. Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si Data hasil audit komunikasi dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyan berikut : Faktor-faktor apa dalam lingkungan yang mempengaruhi sistem komunikasi organisasi? Faktor-faktor struktural apa yang mempengaruhi sistem komunikasi organisasi? Apakah dampak dari tekanan dan ketakutan terhadap efektifitas kegiatan komunikasi dalam organisasi? Apakah terdapat hubungan antara proses mekanisasi dan aktifitas komunikasi? Bagaimana komputer dapat digunakan untuk mensimulasikan masalah-masalah dan berbagai kegiatan komunikasi organisasi? Variabel-variabel komunikasi nonverbal apa yang terdapat di dalam organisasi? Apa dampak dari perubahan terhadap komunikasi interaktif dan tingkah laku? Bagaimana mengidentifikasi dan menstandardisasi pola-pola komunikasi formal dan informal? Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si 09. Apa perbedaan-perbedaan yang terdapat antara pola-pola komunikasi intershift dan intrashift dalam organisasi? 10. Apakah efek dari isolasi terhadap bagian-bagian sebagai interaksi organisasi? Moral? Produktifitas? 11. Media komunikasi apa yang efektif digunakan dalam situasi tertentu? 12. Apa kecenderungan komunikasi yang digunakan karyawan dalam berkomunikasi dengan atasan? Bawahan? Dan rekan kerja? 13. Apa hubungan antara level organisasi dan besarnya informasi yang diterima oleh setiap level? 14. Apa dampak dari waktu pengkomunikasian suatu informasi penting tentang kegiatan terhadap moral dan produktifitas? 15. Apa dampak dari komunikasi dalam kelompok terhadap proses pengambilan keputusan dalam organisasi? 16. Apakah perubahan dalam organisasi bersifat realistis? Dapat dicapai? Dapat dilakukan? 17. Apa dampak dari perubahan nilai-nilai dan sistem nilai terhadap sistem komunikasi dalam organisasi? 18. Apa peran dan fungsi kelompok berpengaruh dalam organisasi? 19. Apakah perlu dikembangkan standar norma tertentu untuk membantu keefektifan sistem komunikasi organisasi? 20. Biaya apa (waktu, uang) yang dikeluarkan untuk efisiensi sumber-sumber informasi? Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Sembilan Alasan Pokok Penyelenggaran Audit Komunikasi Ingin mengetahui apakah program-program komunikasi berjalan dengan baik; Ingin membuat diagnosis tentang masalah-masalah yang terjadi ataupun yang potensial, dan peluang-peluang apa yang terbuang percuma; Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan baru dan praktik-praktik komunikasi yang terjadi; Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan-tindakan operasional lainnya-baik pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit lokal; Ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan-kegiatan komunikasi; Ingin menetapkan sebuah patok banding (benchmark); Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan dengan menggunakan benchmark yang sudah ditetapkan; Ingin mengembangkan atau melakukan restrukturisasi fungsi-fungsi komunikasi dalam organisasi; Ingin membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan dan perencanaan komunikasi baru. Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Pendekatan dan Model Audit Komunikasi Pendekatan (berkaitan dengan metode dan alat ukur yang digunakan dalam pelaksanaan audit) : 1. Pendekatan Konseptual (conceptual approach); berkaitan dengan pengertian tentang kinerja organisasi di bidang komunikasi-efektifitas sistem komunikasi. Memilih seperangkat standard untuk mengukur kinerja organisasi. Alat ukur itu khusus dikembangkan untuk mengukur tingkat pencapaian tujuan dari kegiatan-kegiatan komunikasi-sejauhmana sasaran tercapai (goal attainment). Kemudian alat ukur itu diaplikasikan pada pemeriksaan kinerja komunikasi. Standard umum dalam audit yaitu efisiensi dan efektifitas (doing the things right dan doing the right things). Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si 2. Pendekatan survey sebagai alat tunggal (single-instrument survey approach); merupakan riset evaluasi lapangan. Berbagai riset evaluasi lapangan : Riset homofily; dilakukan atas dasar pandangan bahwa efektifitas komunikasi berkaitan dengan kemiripan ciri-ciri penting antara penyampai dan penerima komunikasi. Semakin besar kemiripan, akan makin efektif komunikasi yang berlangsung. Riset kecemasan; mempertanyakan hubungan antara kecemasan atau rasa tidak aman karyawan dengan posisi dalam berbagai jaringan interaksi di antara para karyawan. Riset kredibilitas; berkaitan dengan hubungan manusiawi antara kedua orang yang terlibat dalam proses komunikasi, khususnya keandalan sumber komunikasi di mata penerima komunikasi. Riset kontingensi; bertujuan mencari kondisi-kondisi kritis mana saja yang berpengaruh pada komunikasi antar karyawan-baik kondisi makro (jenis industri, afiliasi suku atau budaya lokal) ataupun mikro (ciri dan kedudukan karyawan, usia, jenis kelamin, pendidikan dll). Riset jaringan; mencari hubungan antar anggota dalam kelompok maupun antar kelompok. Kemudian hal itu dihubungkan dengan aneka kedudukan orang dalam jaringan komunikasi tersebut dengan macam-macam aspek komunikasi anggota seperti kebutuhan, kepuasan, dan kinerja. Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si Riset efektifitas komunikasi dan organisasi; memeriksa bagaimana hubungan antara komunikasi efektif dan kinerja organisasi, termasuk berbagai macam tingkatan unit kesatuannya seperti individu, kelompok, dan organisasi secara keseluruhan. Dalam hal ini hubungan antar jabatan perlu mendapat perhatian karena berkaitan dengan persepsi dan kepuasan komunikasi. 3. Pendekatan Prosedur; lebih mengutamakan proses penyelenggaraan audit komunikasi daripada alat-alat pengukuran yang digunakan. Merupakan pendekatan baku karena meliputi perencanaan, pengumpulan data, penyediaan umpan balik, laporan singkat tertulis, laporan akhir tertulis, presentasi lisan, dan rekomendasi. Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Model-Model dalam Audit Komunikasi Tiga Kategori Model : Model Struktur Konseptual (Howard Greenbaum; 1974) Model Riset Evaluasi/Organizational Communication Evaluation (OCE), dirintis oleh Keith Davies (1953). Model Profile Situasional/Organizational Communication Profile (OCP) dianjurkan oleh Wayne Pace dan Don Faules (1983). Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Struktur Konseptual Audit Komunikasi Greenbaum Struktur Konseptual Audit Komunikasi untuk Sistem Komunikasi dan Kegiatan Komunikasi Khusus A. Struktur keseluruhan sistem komunikasi (Makro) B. Struktur kegiatan komunikasi khusus (Mikro) Segenap tujuan, rencana, dan kebijakan; Berbagai metode dan tanggung jawab pelaksanaan; Metode-metode pengukuran Faktor-faktor situasional dari organisasi; Program-program komunikasi suportif. Hakekat dan tujuan; Kriteria-kriteria kinerja dan segala petunjuk pelaksanaan; Standar-standar kinerja; Metode-metode pengukuran; Faktor-faktor situasional dari kegiatan; Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Struktur Keseluruhan Sistem Komunikasi (Makro) Bertolak dari perhatian khusus pada : Tujuan-tujuan organisasi; Kebijakan-kebijakan komunikasi; Bagaimana implementasi dalam tindakan-tindakan pelaksanaan. Analisis ini meliputi klasifikasi dari berbagai kegiatan komunikasi menurut tingkatan komunikasi (individual, kelompok, dan organisasi) maupun menurut fungsi komunikasi (informatif, pengaturan, persuasif, dan integratif). Analisis di atas juga harus dilengkapi dengan pengukuran dan pengujian lain sehingga akhirnya dapat dinyatakan apakah kegiatan-kegiatan komunikasi dalam organisasi itu memadai, tidak memadai atau lebih dari memadai sebagai pelaksanaan dari kebijakan komunikasinya. Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Struktur Kegiatan-kegiatan Komunikasi Khusus (Mikro) Aspek mikro pengujian sistem komunikasi berkaitan dengan masing-masing kegiatan komunikasi. Kriteria-kriteria yang harus dipertimbangkan meliputi unsur-unsur dalam teori komunikasi yang berkaitan dengan isi, media, saluran, ketepatan waktu (timing), kondisi-kondisi interaksi, arah, partisipasi, permulaan (initiation), persiapan, feedback, kejelasan arti (clarity), pengulangan (redundancy), dan berbagai subklasifikasi lain dalam perilaku komunikasi. Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si Model Profil Komunikasi Keorganisasian (Organizational Communication Profile) Merupakan model analisis fungsional sistem organisasi. Analisis fungsional, memandang komunikasi keorganisasian sebagai faktor penyebab efektif dan tidak efektifnya kerja fungsional organisasi atau sebagai simtom tidak sehatnya organisasi. Langkah-langkah pelaksanaan analisis Profil Komunikasi Keorganisasian disusun atas 7 variabel penting : Kepuasan organisasi Iklim komunikasi Kualitas media Kemudahan perolehan informasi Penyebaran informasi Muatan informasi Kemurnian pesan Budaya organisasi Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si Model Evaluasi Komunikasi (Organizational Communication Evaluation/OCE) Merupakan pemeriksaan dan penilaian atas praktik dan kegiatan-kegiatan komunikasi pada satu situasi tertentu. Manfaat Penting Hasil OCE untuk Penentuan Kegiatan Manajemen : Benchmarking : dari informasi-informasi yang didapat dari hasil OCE diketahui oleh manajemen; Perbaikan sistem komunikasi internal; hasil digunakan untuk menangani faktor-faktor yang mempengaruhi sistem komunikasi internal dan dampaknya; Perbaikan dalam perencanaan dan pengendalian manajemen; Perbaikan sistem komunikasi eksternal; Menjembatani berbagai ketumpangtindihan dalam sistem komunikasi. Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Metode dan Teknik untuk Audit Komunikasi Terdapat dua metode : ICA (Internastional Communication Association) audit (Goldhaber,1990:354-362) : Questionnaire survey Interview Network analysis technique Communication Experience Communication diary Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si

Teknik Pengumpulan dan Analisis Data Tiga teknik pengumpulan dan analisis data: Teknik observasi Study tugas; teknik pengumpulan data yang memberi kesempatan pada responden untuk mencatat perilaku komunikasinya sendiri secara periodik. Pengamat terlatih; pengumpulan data yang memberikan kesempatan pada pengamat untuk memperhatikan dan menguraikan perilaku orang-orang di luar dirinya sendiri. 2. Teknik wawancara Wawancara dengan kuesioner (ECCO dan analisis jaringan) Wawancara tatap muka Teknik analisis isi Merupakan alat untuk mendefinisikan dan mengeksplorasi simbol-simbol komunikasi organisasi (lisan-tertulis, dan formal-informal). Komunikasi Organisasi, Sesi 13, Prepared by Z. Hidayat, MM, M.Si