Perencanaan Kepegawaian Lina Miftahul Jannah miftahul@ui.ac.id linamjannah.wordpress.com

Kebutuhan Melakukan Perencanaan Penggunaan SDM Service-information oriented Belanja pegawai 50-70% Perlunya investasi SDM, dan ini mahal Tidak adanya definisi standar tentang perencanaan kepegawaian A process of information collection, analysis and projection to determine the likely effect of existing or proposed manpower policies on the manpower system under study and to present, and advice upon, possible courses of action to overcome present or future problems thus revealed (CSD in Shafritz, Hyde, Rosenbloom, 1981: 97) ‘‘the process of analyzing an organization’s human resources needs under changing conditions and developing the activities necessary to satisfy these needs.’’ (Walker in Shafritz, et. al, 2001: 147) Kebutuhan Melakukan Perencanaan

Proses perencanaan pegawai terdiri atas lima langkah, sebagai berikut: Mengumpulkan informasi tentang kondisi saat ini meramalkan kebutuhan pegawai yang akan datang memproyeksikan persediaan pegawai yang akan datang membandingkan kebutuhan pegawai yang diramaalkan dengan persediaan pegawai yang diproyeksikan merencanakan kebijaksanaan- kebijaksanaan dan program- program untuk memenuhi kebutuhan pegawai Perencanaan Pegawai

Situasi yang ada Perubahan tingkatan/ demosi-promosi Masuk yang baru Berhenti Perubahan tingkatan/ demosi-promosi Berganti posisi/status Situasi yang ada

Konsep yang berkembang Downsizing Rightsizing Konsep yang berkembang Comfort zone Competititve zone

Shafritz, et. al, 2001: 145

Generasi Perencanaaan Kepegawaian Balancing Supply and Demand Generasi 2 Organizational requirement planning and work force skills planning Attrition projections: forecast the impact of change in the quantity of specific categories because of separation Adjustment projections: forecast the impact of changes in the current work force Current requirement projections: forecast the impact of current recruitment efforts and special policy programs Generasi 3 Human resources planning Generasi 4 Scenario Planning Generasi Perencanaaan Kepegawaian

Shafritz, et. al, 2001: 159

Shafritz, et. al, 2001: 160

GRAND DESIGN DAN ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI PERPRES NOMOR 81 TAHUN 2010 TENTANG GRAND DESIGN REFORMASI BIROKRASI 2010 – 2025 PERMENPAN NOMOR 20 TAHUN 2010 TENTANG ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI 2010 - 2014 PEDOMAN-PEDOMAN (PERMENPANRB NO. 7 – 15 TAHUN 2011 Kondisi Birokrasi Yang Diinginkan

GRAND DESIGN DAN ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI Tujuan dan Sasaran TUJUAN SASARAN Organisasi Organisasi yg tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing) Tatalaksana Sistem, proses dan prosedur kerja yg jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dgn prinsip-prinsip good governance Sumber Daya Manusia Aparatur SDM Aparatur yg berintegritas, netral, kompeten, capable, profesional, berkinerja tinggi, sejahtera, ada sistem pembinaan karier Peraturan Perundang- Undangan Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif Pengawasan Meningkatnya penyelenggaraan pemerintahan yg bersih dan bebas KKN Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi Pelayan publik Pelayan prima sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat Budaya Kerja Aparatur (culture set dan mind set) Birokrasi dengan integritas dan kinerja yang tinggi Membentuk birokrasi profesional, dengan karakteristik : Adaptif, berintegritas, berkinerja tinggi, bebas dan bersih KKN, mampu, melayani publik, netral, berdedikasi, dan memegang teguh nilai-nilai dasar dan kode etik aparatur negara serta adanya sistem pembinaan karier

MEKANISME USUL DAN PENETAPAN FORMASI PNS PUSAT DAN DAERAH BERDASARKAN PP 54 TAHUN 2003 Penetapan & persetujuan tertulis oleh Men.PAN Perumusan kebijakan oleh Men.PAN Dikoordi-nasikan Oleh Usul ditujukan Pertimbangan Usul Men.Keu Men. PAN TAP FORMASI PNS PUSAT Inst. Pusat KEBIJAKAN FORMASI PNS MENCAKUP: JUMLAH FORMASI PNS NAS. PRIORITAS BKN PERSETU JUAN TERTULIS ALOKASI FORMASI PNSD Prop/ Kab/ Kota Gub BKN TAP FORMASI OLEH PPKD

Prinsip Penyusunan Formasi Jumlah Pegawai Sesuai dengan Beban Kerja Formasi TersediakAdanya Posisi Jabatan yang Lowong. Kebutuhan Pegawai Dinyatakan dalam Jabatan dan Syarat Jabatan Tersedia Peta Jabatan dan Uraian Jabatan Peta Jabatan dan Uraian Jabatan Hasil Analisis Jabatan Prinsip Penyusunan Formasi

Tujuan Penetapan Formasi Agar setiap satuan organisasi negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai sesuai dengan beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing organisasi Tujuan Penetapan Formasi

PENYUSUNAN FORMASI PNS KEBUTUHAN PEG MENURUT JABATAN KEBUTUHAN PEG MENURUT SYARAT JABATAN SUSUNAN PNS MENURUT JAB, GOL RUANG, JENIS KELAMIN, & USIA KEBUTUHAN PEG MENURUUT KUALIFIKASI PENDIDIKAN ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI PETA JABATAN ANALISIS JABATAN PENYUSUNAN FORMASI KEBIJAKAN PEMERINTAH

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mempelajari dan mengumpulkan dan mencatat keterangan-keterangan atau fakta-fakta jabatan secara sistematis dan teratur. Untuk mempelajari analisis jabatan perlu mengetahui pengertian beberapa istilah antara lain: unsur tugas, posisi, jabatan, okupasi, uraian jabatan, persyarakatan jabatan, laporan analisis jabatan, evaluasi jabatan dan klasifikasi jabatan. Analisis Jabatan

Subbag Umum Kepegawian Contoh peta jabatan : Jumlah Kekuatan Pegawai = 11 IV/b = 1 III/b = 4 IV/a = 1 III/a = 1 III/d = 2 II/c = 1 III/c = 1 Bagian Kepegawaian IV/b Subbag Umum Kepegawian III/d Subbag Mutasi Pegawai IV/a Subbag Pengadaan Pegawai III/d Subbag Diklat Pegawai III/c Penyusun rencana Kebutuhan pegawai, III/b 1. Penyusun rencana Mutasi pegawai, III/b Operator Komputer, II/c Penyusun rencana Pengadaan pegawai, III/b Operator Komputer, III/a Penyusun rencana Diklat pegawai, III/b

Contoh Lain Nama Jabatan Fungsional Umum Nama jabatan tugasnya : Pramu tamu melayani tamu Pramu acara pelayanan acara Pramu kantor melayani kantor Pramu perizinan melayani pemberian izin Pengumpul mengumpulkan data Pengevaluasi menilai kelayakan Penyunting mengedit Penyaji menyajikan tabel Pengentri memasukan data

PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DENGAN MENGIDENTIFIKASI BEBAN KERJA ADA 4 PENDEKATAN : HASIL KERJA OBYEK KERJA PERALATAN KERJA TUGAS PER TUGAS JABATAN

1.PENDEKATAN HASIL KERJA metode penghitungan formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan. Perlu diperhatikan juga bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Contoh : jabatan pengentri data CONTOH : JABATAN : PENGENTRI DATA HASIL KERJANYA : DATA ENTRIAN BEBAN KERJA : 200 DATA ENTRIAN STANDAR KEMAMPUAN : 30 DATA PER HARI

2. PENDEKATAN OBJEK KERJA Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Contoh : dokter melayani pasien, maka objek Kerja Untuk JABATAN DOKTER Adalah Pasien. CONTOH : JABATAN : DOKTER OBYEK KERJA : PASIEN BEBAN KERJA : 80 PASIEN STANDAR KEMAMPUAN : 25 PASIEN PER HARI PENGHITUNGANNYA ADALAH :(80 PASIEN/25 PASIEN) x 1 dokter = 3,2 dokter dibulatkan 3 dokter

3. PENDEKATAN PERALATAN KERJA metode yang dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerja. contoh : JABATAN PENGEMUDI pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan. CONTOH : Satuan alat : bus Jabatan yang diperlukan : pengemudi bus, kernet bus dan montir bus Jumlah alat kerja yang dioperasionalkan : 20 bus Rasio Pengoperasional an alat kerja: 1 pengemudi 1 bus, 1 kernet 1 bus, dan 1 montir 5 bus CONTOH PERHITUNGAN Pengemudi Bus= (20 bus/1 bus) x 1 pengemudi = 20 pengemudi Kernet Bus= (20 bus/1 bus) x 1 kernet = 20 kernet Montir Bus= (20 bus/5 bus) x 1 montir= 4 montir

4. PENDEKATAN TUGAS PER TUGAS JABATAN metode yang dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam, beragam artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya contoh : Jabatan pengadministrasi umum. WAKTU PENYELESAIAN TUGAS (WPT) waktu yg digunakan dalam menyelesaikan tugas tersebut. WAKTU KERJA EFEKTIF (WKE) Jam kerja efektif yang digunakan dalam 1 hari

CONTOH : JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM NO URAIAN TUGAS BEBAN TUGAS SKR WPT 1 2 3 4 5 ( 3 x 4 ) Mengetik Surat 70 lb/hari 12 menit/lb 840 menit Mengagenda Surat 24 surat/hari 6 menit/surat 144 menit Mengarsip Surat 5 menit/surat 120 menit Melayani Tamu 4 tamu/hari 6 menit/tamu 24 menit 5 Menyusun Laporan Daftar Hadir 1 laporan/hari 30 menit/data 30 menit 6 dan seterusnya n menit Σ WPT 1.158 menit + n Menit

Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah : 1.158 + n menit ( WPT) x 1 Orang = …………. Orang 300 menit ( WKE/hari) 1.158 menit ( WPT) x 1 Orang = 3,86 Orang = 4 org 300 menit (WKE/hari)

TAHAPAN ANALISIS KEBUTUHAN PNS 4 2 3 1 Pengumpulan Data dan Informasi Evaluasi Kebutuhan Pegawai Penyusunan Rencana Realokasi Pegawai Penyusunan Rencana Tambahan Formasi Pegawai Baru

Data dan Informasi Yang Dibutuhkan STRUKTURAL JFU JFT Guru Tenaga Kesehatan Jumlah Pegawai Per Satuan Unit Instansi Pusat dan Daerah. Informasi Jabatan (Uraian dan Syarat Jabatan). Peta Jabatan. Renstra Instansi Profil, Kondisi Geografis, dan Potensi Daerah Jumlah Sekolah Dan Rombongan Belajar pada : TK Negeri SD Negeri SMP Negeri SMA Negeri SMK Negeri Jumlah PNS Pada Sarana Pelayanan Kesehatan Pemerintah : RSUD Puskesmas

FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN Penghitungan Kebutuhan PNS Beban Kerja Standar Kemampuan Rata2 Waktu Kerja Faktor Lain

Pegawai Yang Dibutuhkan Contoh Beban Kerja No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Waktu Kerja Efektif Beban kerja Pegawai Yang Dibutuhkan 1 Menelaah peraturan perundang undangan Kegiatan 120 300 0.4 2 Mempelajari literatur akademis, pedoman dan prosedur kerja sesuai bidang tugas yang ditangani 3 Menyiapkan bahan koordinasi terhadap pelaksanaan pertimbangan naskah 60 0.2 4 Menyiapkan bahan untuk pemrosesan pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak 5 Menyiapkan konsep dan proses surat pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak 1500 0.04 6 Menganalisis dan mengevaluasi hasil persiapan terhadap pertimbangan naskah perjanjian dalam kontrak 7 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai garis kewenangan untuk kelancaran tugas 6000 0.08 1,72

Standar Kemampuan Rata-rata Norma Waktu Norma waktu adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satuan waktu. Dalam penghitungannya digunakan rumus:   Orang x Waktu NORMA WAKTU = Hasil   Contoh: Operator Komputer dalam waktu 60 menit dapat menghasilkan beberapa lembar ketikan, misalnya 6 lembar ketikan.     1 Orang Operator Komputer x 60 menit 6 lembar ketikan Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang Operator Komputer adalah 60 menit menghasilkan 6 lembar ketikan, atau 1 lembar ketikan diselesaikan dalam waktu 10 menit.

Standar Kemampuan Rata-rata (Lanjutan) Norma Hasil Norma hasil adalah standar kemampuan rata-rata pegawai dalam menyelesaikan tugas yang diukur berdasarkan satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama. Dalam penghitungannya digunakan rumus:    Hasil NORMA HASIL = Orang x Waktu   Contoh: Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu berapa lama untuk menyelesaikannya (misalnya 60 menit)   1 Pertimbangan teknis 1 Penganalisis Formasi Pegawai x 60 menit Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang Penganalisis Formasi Pegawai untuk menghasilkan pertimbangan teknis atas usul tambahan formasi CPNS dari satu instansi diperlukan waktu 60 menit.

Waktu Kerja Jam Kerja Efektif (JKE) terdiri dari jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja seperti melepas lelah, istirahat makan dan sebagainya. Dalam menghitung jam kerja efektif digunakan ukuran sebagai berikut: JKE per hari = 1 hari x 5 jam = 300 mnt JKE per minggu = 5 hari x 5 jam = 25 jam = 1.500 mnt JKE per bulan = 20 hari x 5 jam = 100 jam = 6.000 mnt JKE per tahun = 240 hari x 5 jam = 1.200 jam = 72.000 mnt

Faktor Lain Profil Daerah Jumlah Penduduk Kondisi Geografis APBN/D Potensi Daerah Kondisi Geografis Profil Daerah Jumlah Penduduk