PERENCANAAN STRATEGIK PAROKI Sebuah sharing pengalamanan Tata Kelola Paroki-paroki di KAJ

1. Apa Itu Perencanaan Strategik ?

KEBIASAAN PAROKI UMUMNYA Banyak paroki bergerak berdasarkan kegiatan (activity) dan bukan pada tujuan (objective): Ada kegiatan yang dipikirkan bagus, baik, lalu adakan dan setelah itu mencoba menemukan “manfaatnya”. Yang dasar dan utama belum tergarap dengan baik sudah sibuk dengan mencari kegiatan-kegiatan baru dan menarik. Akibat: tidak terpadu (lepas satu sama lain – arah sendiri-sendiri), tidak sistematis, banyak yang spontan (tidak terancang). ‘Melahap’ kegiatan apa saja akan menjadi gerakan berputar di tempat, “poco-poco”, di situ-situ saja - tidak maju-maju dan tanpa arah. Akibatnya: buang energi, capek, stress, konflik. Terjerambab pada rutinitas.

MEMBALIK KEBIASAAN Perlu tahu dulu apa yang menjadi arah paroki dan tujuan yang hendak dicapai, lalu energi dikerahkan untuk: melakukan kegiatan-kegiatan yang mendukung menuju arah dan mencapai tujuan itu memilih kegiatan yang paling banyak manfaat untuk menuju arah dan tujuan yang hendak dicapai di antara berbagai kegiatan yang mungkin dilakukan. Akibat: organisasi jadi efektif; semua kegiatan saling berkaitan dan tidak tumpang tindih, dan menjadi sinergi untuk mencapai tujuan pada arah yang sama; menjadi “GERAK BERSAMA”. Langkah seperti itulah yang kita namakan PERENCANAAN STRATEGIK.

Jadi, perencanaan strategik berarti membuat komitmen untuk bergerak bersama mencapai tujuan melalui rute perjalanan yang disepakati.

2. Langkah-langkah dan Unsur-unsur Perencanaan Strategik ?

Langkah-langkah Perencanaan Strategik AArah Dasar Keuskupan Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4 Langkah 5 Analisis Situasi: Eksternal Internal Menetapkan Arah Paroki: Tujuan Sasaran Prioritas Menetapkan Tolok Ukur Pencapaian: Indikator Target Implementasi: Perangkat Inisiatif Kegiatan Biaya Memonitor & Mengevaluasi

Unsur-unsur Perencanaan Strategik Paroki Tujuan Paroki sesuai Arah Dasar Sasaran Prioritas Paroki Tolok Ukur Pencapaian (Indikator Pencapaian & Target)  SMART (Specific, Measurable, Achieveable, Reasonable, Timeframe) Inisiatif Kegiatan untuk mencapai sasaran Waktu mulai dan penyelesaian Anggaran Dana Penanggung jawab aktivitas

3. Berbagi dalam Contoh

TUJUAN PAROKI Sesuai Arah Dasar Pastoral KAJ Tahun 2011-2015 Semakin mendalam imannya kpd Yesus Kristus Semakin kuat persaudaraan sejatinya Semakin giat pelayanan kasihnya Bagaimana mewujudkan cita-cita itu di Paroki? Apa sasaran prioritas yang relevan? Apa yang dipakai sebagai tolok ukur pencapaiannya? Inisiatif kegiatan apa yang harus dibuat? Kapan waktunya? Berapa biayanya? Siapa yang melaksanakan?

DP Harian Menetapkan SASARAN PRIORITAS (STRATEGIC PLAN) DPH menetapkan SASARAN-SASARAN PRIORITAS yang dipilih dan dirumuskan sebagai Penjabaran dari Tujuan yang ingin dicapai. Secara sederhana, Sasaran Prioritas dirumuskan dalam rangka menjawab persoalan pastoral pokok (dari analisis situasi). Pemilihan persoalan pastoral pokok tetap mengacu pada implementasi Arah Dasar.

ANALISIS PERSOALAN PASTORAL POKOK TUJUAN PERSOALAN POKOK SASARAN PRIORITAS Semakin mendalam imannya kpd Yesus Kristus Pemahaman iman umat masih rendah Mengembangkan iman umat yang mendalam dan tangguh. Semakin kuat persaudaraan sejatinya Kurangnya kepedulian umat terhadap kehidupan bermasyarakat. Meningkatkan keterlibatan umat dalam hidup bermasyarakat. Semakin giat pelayanan kasihnya Belum ada perhatian umat tentang lingkungan hidup Meningkatkan kesadaran umat akan pelestarian lingkungan hidup. Belum banyak yang dilakukan untuk warga miskin Mewujudkan pelayanan kesehatan dan bantuan biaya sekolah bagi warga miskin.

FORMULASI SASARAN PRIORITAS Pilih prioritas isu strategis untuk menjawab persoalan pokok yang muncul. Formulasikan Sasaran Prioritas yang akan dipilih sebagai prioritas untuk dilaksanakan . Sasaran Prioritas dimulai dengan kata kerja yang bersifat aksi dan memiliki makna intrisik yang bersifat peningkatan kinerja. Contoh: Meningkatkan; Mengurangi; Mencapai; Mengembangkan; Memperbaiki; Mewujudkan Alternatif lain, dapat juga digunakan kata benda yang dibubuhi dengan kata sifat yang menunjukkan peningkatan. Contoh: Pendidikan karakter yang mencerminkan nilai kristiani Pendalaman iman yang semakin menguatkan

FORMAT SASARAN PRIORITAS TUJUAN SASARAN PRIORITAS TOLOK UKUR PENCAPAIAN DEWAN PAROKI TERKAIT WAKTU INDIKATOR PENCAPAIAN TARGET Semakin mendalam imannya kpd Yesus Kristus Mengembangkan iman umat yang mendalam dan tangguh. Semakin kuat persaudaraan sejatinya Meningkatkan keterlibatan umat dalam hidup bermasyarakat Semakin giat pelayanan kasihnya. Meningkatkan kesa-daran umat akan peles-tarian lingk. hidup Mewujudkan pelayanan kesehatan dan bantuan biaya sekolah bagi warga miskin.

INDIKATOR PENCAPAIAN Sasaran Prioritas Indikator mengukur hasil: Eksak: awali dengan kata jumlah, atau frekuensimisalnya : jumlah katekumen, jumlah kehadiran peserta Mendekati (Proxy): awali dengan kata persentase; misalnya : persentase umat yang berpartisipasi, persentase lingkungan yang terlibat. Indikator mengukur tahapan kegiatan: misalnya diawali dengan kata “tersedianya” atau “terlaksananya”. Contoh: tersedianya modul pelatihan; tersedianya sarana komputer terlaksananya kegiatan Misa Syukur; terlaksananya kegiatan pelatihan katekis sukarelawan. Target: angka, persen, waktu selesai. Sebagai bukti/evidence tercapainya indikator kualitatif perlu ada laporan, dokumentasi atau pertanggungjawaban.

FORMAT SASARAN PRIORITAS TUJUAN SASARAN PRIORITAS TOLOK UKUR PENCAPAIAN DEWAN PAROKI TERKAIT WAKTU INDIKATOR PENCAPAIAN TARGET Semakin mendalam imannya kpd Yesus Kristus Mengembangkan iman umat yang mendalam dan tangguh. Jumlah umat yang hadir dalam pendalaman iman Lingkungan. Terselenggaranya katekese iman . Meningkat 20% . 3 kali setahun. Semakin kuat persaudaraan sejatinya Meningkatkan keterlibatan umat dalam hidup bermasyarakat Terlaksananya pertemuan lintas agama Jumlah umat terlibat dalam kepengurusan RT/RW. 2 kali setahun 15%. Semakin giat pelayanan kasihnya. Meningkatkan kesa-daran umat akan peles-tarian lingk. hidup Terlaksananya pertemuan sosialisasi Jumlah kegiatan pelestarian lingk. Di semua wilayah. 4 kali setahun Mewujudkan pelayanan kesehatan & bantuan biaya sekolah bagi warga miskin. Persentase peningkatan bantuan % kenaikan penerima beasiswa. 15% / tahun 20%/ tahun

DP Inti Menetapkan Inisiatif Kegiatan (OPERATIONAL PLAN) Inisiatif Kegiatan: kegiatan utk mencapai Sasaran Prioritas berdasarkan Indikator Pencapaian & Target yg ditetapkan. Inisiatif Kegiatan dibatasi oleh waktu, biaya, penanggungjawab. Kegiatan rutin yg menjadi tugas dari Seksi atau Tim Kerja (sesuai Job Description) dapat dimasukkan/ ditambahkan, sesuai dg Sasaran terkait.

FORM 2: PROGRAM PELAYANAN PASTORAL PAROKI SASARAN PRIORITAS TOLOK UKUR PENCAPAIAN INISIATIF KEGIATAN WAKTU BIAYA PIC Indikator Target

Biaya Jumlah biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan. Apakah biaya diminta Paroki? Keuskupan? Atau sumber lain? Apakah biaya akan diusahakan sendiri (cari donatur, sponsor, dll.)? Biaya yang dicantumkan akan memberikan gambaran tentang besar atau kecilnya kegiatan.

Penanggung Jawab (Person in charge) Orang yang ditugasi atau bertanggung jawab atas penyelesaian suatu aktivitas dan memastikan adanya keluaran/ output yang diinginkan Tidak harus selalu orang yang tersangkut dalam proses penyelesaian suatu aktivitas – tetapi bisa juga orang yang memastikan diselesaikannya aktivitas yang direncanakan.

Monitoring Kegiatan untuk mengamati/memantau sejauh mana rencana dilaksanakan. Dilakukan selama periode kerja. Bertujuan untuk meminimalisir menyimpangnya pelaksanaan dari rencana. Pertanyaan kunci: Bagaimana progress sejauh ini? Apakah masalah yg menghambat? Apakah yg perlu mendapat bantuan? Apakah berlangsung sesuai rencana semula? Dsb.

Evaluasi Kegiatan untuk mengevaluasi sejauh mana keseluruhan pelaksanaan menyimpang dari rencana semula Dilakukan pada akhir periode kerja Bertujuan untuk ‘belajar’ mengenai: Apa yang sesuai dengan rencana Apa yang menjadi hambatan Apa yang perlu disesuaikan utk rencana yad

4. Catatan Penting

Memastikan keseimbangan fokus kerja antara : TANTANGAN: Memastikan keseimbangan fokus kerja antara : Perencanaan Strategik (Jangka Panjang) Kegiatan Rutin/ Mendesak (Jangka Pendek)

Kegiatan Rutin/Mendesak Melaksanakan tugas dan tanggungjawab atas dasar uraian tugas; bersifat rutin. Dipertanggungjawabkan melalui laporan-laporan rutin. Melayani keperluan umat sehari-hari: Misa Hari Minggu dan Hari Raya. Misa dan kunjungan Lingkungan, Misa Pemberkatan Rumah, Sakramen Perminyakan, Sakramen Pertobatan, dsb. Pemeriksaan Kanonik, persiapan Sakramen Perkawinan, konsultasi. Pemecahan segera masalah-masalah yang mendesak, dsb.

Perencanaan Strategik Memikirkan perkembangan umat dalam aspek-aspek menggereja & bermasyarakat; atas dasar perutusan Arah Dasar Keuskupan (mencapai cita-cita bersama); bersifat strategis, berjangka panjang. Dipertanggungjawabkan melalui laporan-laporan pencapaian Sasaran Prioritas Paroki (berdasarkan indikator dan target). Menyelenggarakan program-program PRIORITAS Paroki. Memantau kemajuan-kemajuan yang dicapai; menganalisis kendala-kendala yang harus diatasi.