Manajemen Persediaan MANAJEMEN PERSEDIAAN Rita Kusumawati, S.E., M.Si.

Fungsi Persediaan Memungkinkan operasi berjalan terus-menerus dengan lancar karena penggunaan “barang dalam proses”, persediaan diperlukan untuk menghadapi kemacetan proses pada berbagai tingkat dalam proses produksi Melindungi variasi ketepatan pengiriman akibat cuaca, persediaan yang menipis, masalah mutu atau pengiriman yang kurang benar secara teknis. Mengambil keuntungan mendapatkan discount bila membeli bahan dalam jumlah besar karena dapat mengurangi harga dan biaya pengiriman Untuk melindungi/menghindari dari dampak inflasi dan perubahan dalam bentuk kenaikan harga-harga

Manfaat Persediaan Memanfaatkan diskon kuantitas. Diskon kuantitas diperoleh jika perusahaan membeli dalam kuantitas yang besar. Menghindari Kekurangan Bahan (Out of stock). Jika pelanggan datang untuk membeli barang dagangan, kemudian perusahaan tidak mempunyai barang tersebut, maka perusahaan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan. Manfaat pemasaran. Jika perusahaan mempunyai persediaan barang dagangan yang lengkap, maka pelanggan atau calon pelanggan akan terkesan dengan kelengkapan barang dagangan yang kita tawarkan. Spekulasi;

biaya-biaya yang berkaitan dengan persediaan Biaya Investasi. Investasi pada persediaan, seperti investasi pada piutang atau modal kerja lainnya, memerlukan biaya investasi. Biaya Penyimpanan. Biaya penyimpanan mencakup biaya eksplisit, seperti biaya sewa gudang, asuransi, pajak, dan biaya kerusakan persediaan. 3. Biaya Order. Untuk memperoleh persediaan, perusahaan akan melakukan order persediaan tersebut.

Sistem Pengendalian Persediaan Metode ABC Metode ini menggolongkan persediaan berdasarkan nilai dan kuantitas. Dengan bagan semacam itu, manajer keuangan bisa memfokuskan pada item yang paling membutuhkan pengendalian persediaan

ABC Analysis Membagi persediaan ke dalam tiga kelompok berdasarkan annual dollar volume Class A - high annual dollar volume (jumlah nilai uang per tahunnya tinggi, persediaan semacam ini mungkin mewakili hanya sekitar 15% dari persediaan total tetapi mewakili 70% - 80% dari total biaya persediaan) Class B - medium annual dollar volume (persediaan semacam ini mungkin mewakili hanya sekitar 30% dari keseluruhan persediaan total dan 15% - 25% dari total biaya persediaan) Class C - low annual dollar volume (mewakili hanya 5% dari keseluruhan volume tahunan tetapi sekitar 55% dari keseluruhan persediaan)

ABC Analysis Digunakan untuk bagaimana memfokuskan sumberdaya pada bagian persediaan penting yang sedikit dan bukan pada bagian persediaan yang banyak namun sepele

Percent of Number of Items Stocked Percent of Annual Dollar Volume ABC Analysis Item Stock Number Percent of Number of Items Stocked Annual Volume (units) x Unit Cost = Annual Dollar Volume Percent of Annual Dollar Volume Class #10286 20% 1,000 $ 90.00 $ 90,000 38.8% 72% A #11526 500 154.00 77,000 33.2% #12760 1,550 17.00 26,350 11.3% B #10867 30% 350 42.86 15,001 6.4% 23% #10500 12.50 12,500 5.4%

Percent of Number of Items Stocked Percent of Annual Dollar Volume ABC Analysis Item Stock Number Percent of Number of Items Stocked Annual Volume (units) x Unit Cost = Annual Dollar Volume Percent of Annual Dollar Volume Class #12572 600 $ 14.17 $ 8,502 3.7% C #14075 2,000 .60 1,200 .5% #01036 50% 100 8.50 850 .4% 5% #01307 .42 504 .2% #10572 250 150 .1%

ABC Analysis A Items 80 – 70 – 60 – 50 – Percent of annual dollar usage 80 – 70 – 60 – 50 – 40 – 30 – 20 – 10 – 0 – | | | | | | | | | | 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Percent of inventory items A Items B Items C Items Figure 12.2

ABC Analysis Kriteria selain annual dollar volume yang dapat digunakan Perubahan teknis yang diantisipasi Masalah pengiriman Masalah mutu Biaya per unit yang tinggi dapat membawa butir persediaan yang menaik ke dalam klasifikasi yang lebih tinggi

ABC Analysis Kebijakan yang menjadi dasar pada Analisis ABC Perkembangan sumberdaya pembelian yang dibayarkan kepada pemasok harus lebih tinggi untuk butir persediaan A dibanding C Keakuratan catatan persediaan harus lebih sering diverifikasi untuk persediaan A Meramalkan butir persediaan A mungkin harus lebih berhati-hati daripada meramalkan butir (kelas) persediaan yang lain

Keakuratan Catatan Persediaan Keakuratan catatan mengenai persediaan ini penting dalam sistem produksi dan persediaan Memungkinkan organisasi untuk memfokuskan pada persediaan yang dibutuhkan Dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat mengenai pemesanan, penjadwalan dan pengangkutan Pencatatan pemasukan dan pengeluaran harus baik Ruang persediaan harus aman

Pengendalian Persediaan dalam Industri Jasa Pengendalian persediaan pada industri jasa dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan. Pada bisnis eceran, persediaan yang tidak dicatat di antara penerimaan dan waktu penjualan dinamakan penyusutan. Penyusutan bisa terjadi karena pencurian atau administrasi yang berantakan. Teknik-teknik yang dapat diterapkan antara lain: Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik Pengendalian yang ketat atas kiriman barang yang datang Pengendalian yang efektif atas semua barang dengan meninggalkan fasilitas.

Holding, Ordering, and Setup Costs Holding costs – biaya-biaya yang berkaitan dengan penyimpanan atau penahanan (carrying) persediaan sepanjang waktu. Contoh: biaya pemeliharaan, biaya keamanan, sewa gudang. Ordering costs – biaya-biaya yang berkaitan dengan pemesanan dan penerimaan, mencakup biaya pasokan, formulir, pemrosesan pesanan, tenaga para pekerja, dsb. Setup costs – biaya-biaya untuk mempersiapkan mesin atau proses untuk memproduksi pesanan

Cost (and Range) as a Percent of Inventory Value Holding Costs Category Cost (and Range) as a Percent of Inventory Value Housing costs (sewa bangunan atau depresiasi, biaya operasi, pajak, asuransi) 6% (3 - 10%) Material handling costs (sewa peralatan atau depresiasi, listrik, biaya operasi) 3% (1 - 3.5%) Biaya tenaga kerja 3% (3 - 5%) Investment costs (biaya pinjaman, pajak, dan asuransi persediaan) 11% (6 - 24%) Pencurian, tergores, and kelalaian 3% (2 - 5%) Biaya keseluruhan penangan bahan 26% Table 12.1

Model Persediaan untuk Permintaan Independen Dua pertanyaan penting: Kapan pemesanan dilakukan Berapa banyak yang akan dipesan Model-model persediaan independen adalah: Basic Economic Order Quantity (EOQ) Production Order Quantity Quantity Discount Model

Basic EOQ Model Beberapa asumsi EOQ Tingkat permintaan diketahui dan bersifat konstan Lead time (waktu antara pemesanan dan penerimaan) diketahui dan konstan Persediaan diterima dengan segera, dalam arti persediaan yang dipesan tiba dalam bentuk kumpulan produk, pada satu waktu Tidak mungkin diberikan diskon Biaya variable yang muncul hanya biaya pemasangan atau pemesanan dan biaya penyimpanan Stockouts (keadaan kehabisan atau kekurangan stok) dapat dihindari sama sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat

Penggunaan persediaan dari waktu ke waktu Inventory level Time Average inventory on hand Q 2 Usage rate Order quantity = Q (maximum inventory level) Minimum inventory Figure 12.3

Meminimalkan Biaya Tujuan untuk meminimalkan biaya total Annual cost Order quantity Curve for total cost of holding and setup Setup (or order) cost curve Minimum total cost Optimal order quantity Holding cost curve Table 11.5

The EOQ Model Q = Jumlah barang setiap pemesanan Annual setup cost = S D Q Q = Jumlah barang setiap pemesanan Q* = Jumlah optimal barang per pemesanan (EOQ) D = Permintaan tahunan barang persediaan, dalam unit S = Setup (pemasangan) or ordering cost for each order H = Holding (penahanan) or carrying cost per unit per year Annual setup cost = (Number of orders placed per year) x (Setup or order cost per order) Annual demand Number of units in each order Setup or order cost per order = = (S) D Q

The EOQ Model Q = Number of pieces per order Annual setup cost = S D Q Annual holding cost = H Q 2 Q = Number of pieces per order Q* = Optimal number of pieces per order (EOQ) D = Annual demand in units for the Inventory item S = Setup or ordering cost for each order H = Holding or carrying cost per unit per year Annual holding cost = (Average inventory level) x (Holding cost per unit per year) Order quantity 2 = (Holding cost per unit per year) = (H) Q 2

The EOQ Model Q = Number of pieces per order Annual setup cost = S D Q Annual holding cost = H Q 2 Q = Number of pieces per order Q* = Optimal number of pieces per order (EOQ) D = Annual demand in units for the Inventory item S = Setup or ordering cost for each order H = Holding or carrying cost per unit per year Optimal order quantity is found when annual setup cost equals annual holding cost D Q S = H 2 Solving for Q* 2DS = Q2H Q2 = 2DS/H Q* = 2DS/H

Contoh EOQ Q* = 2DS H Q* = 2(1,000)(10) 0.50 = 40,000 = 200 units Determine optimal number of needles to order D = 1,000 units S = $10 per order H = $.50 per unit per year Q* = 2DS H Q* = 2(1,000)(10) 0.50 = 40,000 = 200 units Jumlah unit yang dipesan paling optimal adalah 200 unit

Expected number of orders An EOQ Example Determine optimal number of needles to order D = 1,000 units Q* = 200 units S = $10 per order H = $.50 per unit per year = N = = Expected number of orders Demand Order quantity D Q* N = = 5 orders per year 1,000 200

An EOQ Example Determine optimal number of needles to order D = 1,000 units Q* = 200 units S = $10 per order N = 5 orders per year H = $.50 per unit per year = T = Expected time between orders Number of working days per year N T = = 50 days between orders 250 5

An EOQ Example Determine optimal number of needles to order D = 1,000 units Q* = 200 units S = $10 per order N = 5 orders per year H = $.50 per unit per year T = 50 days Total annual cost = Setup cost + Holding cost TC = DS/Q + H.Q/2 TC = ((1000x $10) /200)+( $0.50 (200/2)) TC = $50 + $50 = $100

An EOQ Example Sebuah apotek mendapatkan penawaran pembelian obat dari detailer dengan berbagai variasi harga sebagai berikut: Besarnya carrying cost $190, ordering cost $2500 dan permintaan yang diestimasikan 200 paket. Berapakah sebaiknya jumlah yang dibeli? kuantitas harga 1 – 49 paket $1400 50-89 paket $1100 > 90 paket $900

Hitung EOQ. Q = 72,5 unit Q* = 2DS H Q* = 2x200x2500 190

HITUNG BIAYA TOTAL BANDINGKAN DGN KUANTITAS YG LEBIH TINGGI Untuk pembelian 72,5 paket, harga $1100 TC = DS/Q + H.Q/2 + PD TC= (200x2500)/72,5 +190(72,5/2) +(1100x200) TC = $ 233,784 BANDINGKAN DGN KUANTITAS YG LEBIH TINGGI TC= (200x2500)/90 +190(90/2) +(900x200) TC = $ 194,105

Reorder Points EOQ answers the “how much” question The reorder point (ROP) tells when to order ROP = Lead time for a new order in days Demand per day = d x L d = D Number of working days in a year

Reorder Point Curve Q* Inventory level (units) Slope = units/day = d Time (days) Q* Slope = units/day = d ROP (units) Lead time = L Figure 12.5

Number of working days in a year Reorder Point Example Demand = 8,000 DVDs per year 250 working day year Lead time for orders is 3 working days d = D Number of working days in a year = 8,000/250 = 32 units ROP = d x L = 32 units per day x 3 days = 96 units