PROSES PENYUSUNAN PESAN-PESAN BISNIS (bagian 2)

Tiga Tahap Penyusunan Pesan-pesan Bisnis Perencanaan Pengorganisasian Revisi

2. Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis Ciri-ciri pesan komunikasi yang terorganisasi dengan baik: Tidak bertele-tele Hanya menyampaikan informasi yang relevan dan penting Menyampaikan ide-ide yang logis Fokus pada informasi yang penting, tidak terjebak pada pesan yang bersifat pelengkap dan pendukung

Pengorganisasian Pesan yang Baik Ada empat hal yang perlu diperhatikan: Subjek dan tujuan harus jelas Semua informasi harus sesuai dengan subjek dan tujuan Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis Semua informasi yang penting harus tercakup

Manfaat Pengorganisasian Pesan yang baik Membantu audiens memahami suatu pesan Membantu audiens menerima pesan Menghemat waktu Mempermudah pekerjaan komunikator

Pengorganisasian Pesan-pesan melalui Outline Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide Outline sangat diperlukan untuk menyusun pesan yang panjang dan kompleks Susunan suatu outline dibagi menjadi tiga golongan: Mulailah dengan ide pokok Nyatakan poin-poin pendukung yang penting Ilustrasi dengan bukti-bukti

Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Pendekatan langsung; ide pokok dulu lalu bukti-bukti Pendekatan tidak langsung; bukti-bukti lalu ide pokok “Rencana organisasional dipilih setelah dianalisis mengenai kemungkinan reaksi audiens”

Rencana Organisasional Direct Request Penyampaian pesan langsung pada poin yang dituju Dapat berbentuk surat atau memo Dilakukan bila audiens diindikasikan memiliki ketertarikan pada produk/jasa yang ditawarkan

Pesan-pesan rutin, Good news atau Goodwill Informasi yang bersifat rutin sebagai bagian dari bisnis Informasi penurunan harga, menerima proposal, ucapan selamat Pesan-pesan Bad news Menggunakan bahasa yang halus Gunakan pendekatan tak langsung Penolakan lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat

Pesan-pesan Persuasif Membuka pikiran audiens agar mereka memahami fakta yang ada Pendekatan tidak langsung Penagihan pinjaman, penewaran produk

Empat Rencana Organisasional Reaksi Audiens Rencana Organisasional Pembuka Isi Penutup Tertarik Direct request Mulai dengan permintaan atau ide pokok Rinci/detail Rasa hormat dan adanya tindakan khusus Senang Pesan rutin, good news, goodwill Mulai dengan ide pokok atau good news Rinci/ detail Rasa hormat, referensi ke good news Tidak senang Bad news, pesan rutin Mulai dengan pernyataan netral, menyatakan bed news, beri saran positif Beri alasan yang rasional dan logis Rasa hormat Tidak tertarik Pesan persuasif Mulai dengan pernyataan yang mengundang perhatian Tumbuhkan hasrat audiens Perlu tindakan

3. Revisi Pesan-pesan Bisnis Pesan-pesan Bisnis Tertulis a. Mengedit isi, pengorganisasian dan gaya penulisan - Apakah urutan poin-poin sudah logis? - Apakah sudah seimbang antara yang umum dan yang khusus? Apakah porsi pembahasan ide yang paling penting sudah cukup? Apakah fakta-fakta pendukung telah dituangkan, sudah di-cross check - Apakah ingin menambah informasi baru?

b. Mengedit mekanika/Teknik penulisan Susunan kalimat sesuai kaidah bahasa Ketapatan kapitalisasi Perhatikan penggunaan tanda baca Perhatikan keutuhan kalimat Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tepat dalam suatu kalimat c. Megedit Format dan layout Format penulisan harus menarik, rapi, bersih, tidak ada coretan dan menggunakan kualitas kertas yang baik

Pesan-pesan Bisnis Lisan Penyampaian pesan-pesan bisnis secara lisan perlu pengeditan mencakup substansi pesan, perorganisasian dan gaya bahasa yang disampaikan Substansi pesan Perhatikan substansi (inti) pesan Siapkan data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio dan audiovisual)

Pengorganisasian pesan Pembukaan Penyampaian substansi pesan Penutup (kesimpulan, saran dan rekomendasi) Gaya bahasa Gaya bahasa pesan bisnis secara lisan diharapkan tidak monoton, santai dan luwes

Pemilihan Kata yang Tepat Pilihlah kata-kata yang sudah familier/dikenal Pilihlah kata-kata yang singkat Hindari kata-kata yang bermakna ganda