ACARA-ACARA PERS

TIGA JENIS ACARA PERS Konferensi Pers (Press Conference) Pertemuan para jurnalis yang sengaja dikumpulkan untuk mendapatkan informasi perihal topik yang tengah hangat dibicarakan. Acara ini dilaksanakan mendadak/insidental dan kadang tempatnya seadanya. Akomodasi dan jamuan bisa jadi ada namun juga kadang- kadang minim. Konferensi pers terkadang dilakukan di ruang tunggu bandara udara, segera setelah tokoh yang ditunggu baru saja turun dari pesawat.

Resepsi Pers (Press Reception) Acara kumpul kalangan pers yang menyenangkan, lebih terencana dan terorganisir. Pers diundang untuk meliput suatu acara, mendengarkan keterangan resmi atau sekedarbercakap-cakap guna mendekatkan hubungan antara para jurnalis dengan perusahaan/organisasi yang bertindak sebagai penyelenggara. Acara disertai jamuan dan presentasi atau demonstrasi audio visual.

Kunjungan Pers (Fasility Visit) Jurnalis atau sekelompok jurnalis diundang guna mengunjungi sebuah pabrik, menghadiri pembukaan kantor baru disusul dengan peninjauan bersama atau demonstrasi produk baru. Acara ini disertai fasilitas transportasi, jamuan, ramah tamah akomodasi penginapan.

HAL-HAL POKOK YANG HARUS DIPERHATOKAN DALAM PENYELENGGARAAN ACARA PERS Perencanaan Pilih hari dan tanggal pelaksanaan yang memungkinkan para jurnalis akan banyak menghadiri acara pers kita Pilihlah hari dan tanggal pelaksanaan yang mendekati waktu terbit media, khususnya untuk media cetak, misalnya surat kabar harian terbit pagi hari, mingguan terbit awal minggu, bulanan terbit awal bulan. Hal ini dilakukan tujuan publikasi positif dapat maksimal

Pemilihan tempat Pilihlah gedung yang mudah dijangkau oleh transportasi Perhitungkan juga kapasitas ruangan Perhitungkan juga lahan parkir Cantumkan jadwal acara pada undangan Kirimkan undangan atas nama individu bukan lembaga dengan waktu yang cukup longgar, dan dikonfirmasi tentang kesediaan mereka untuk menghadiri atau tidak. Pastikan hidangan memuaskan bagi undangan

Persiapkan peralatan dengan bail mulai dari perangkat audio visual, OHP, sound sistem, layar peraga, sampel, foto-foto, dan lain-lain yang memang diperlukan. Sediakan informasi yang cukup namun tidak berlebihan untuk jurnalis. Yang dibutuhkan adalah informasi singkat dan jelas serta foto- foto yang relevan. Kalu adapun ada materi lain yang kurang relevan ingin diketahui jurnalis, cukup dipajang di meja respsionis saja. Sediakan nametag /identitas untuk undangan

Jangan terlalu banyak basa basi, taati jadwal/susunan acaranya, karena kesibukan para jurnais untuk meliput berita lain ataupun adanya undangan yang serupa. Kerahkan petugas yang cukup sebagai tuan rumah untuk menemani/rekan berbicara tamu. Namun jangan sampai melebihi jumlah tamunya sendiri. Jangan campurakan para jurnalis dengan undangan/tamu yang lain misalnya konsumen, artinya masing-masing sasaran perusahaan akan memiliki acaranya/event khusus.

KESIMPULAN Hubungan dengan pers bukan untuk meminta sesuatu Hubungan pers adalah proses memberi dan melayani kepada kalangan pers yang haus dilakukan oleh PR PR memberikan informasi, pelayanan/fasilitas ramah tamah PR menerima dukungan dan kemudahan menyebarluaskan informasi tentang perusahaan untuk pengetahuan dan pemahaman publik yang merupakan modal besar untuk citra dan kesuksesan perusahaan.

Jadi akan terjalin : Saling pengertian dan saling ketergantungan antara PR dengan Pers