XI. PENGAWASAN (CONTROLLING) Fungsi manajemen : agar pelaksanaan kegiatan sesuai dg rencana. Prinsip pengawasan yg efektif : Pengawasan dilaksanakan oleh pimpinan yg bertanggung jawab. Pengawasan ditujukan utk mencegah penyimpangan. Cara pengawasan yg efektif dg cara menjamin mutu karyawan. Pengawasan dilaksanakan oleh manajer/pimpinan pada batas-batas wewenang yg diberikan.

Karakteristik sistem pengawasan yang efektif Akurat Tepat waktu Obyektif & menyeluruh Dipusatkan pada titik-titik pengawasan yg strategis Realitas dari segi ekonomi Realitas dari segi organisasi

Akurat : data-data hasil pengawasan merupakan fakta nyata di lapangan. Tepat waktu : pengawasan dilakukan pada waktu yg tepat. Waktu yg tepat adalah saat yg sering terjadi penyimpangan. Obyektif & menyeluruh : pengawasan dilakukan secara obyektif (tidak memihak) dan bersifat menyeluruh/semua bidang.

Titik strategis : pengawasan dilakukan pada tempat-tempat yang diduga terjadi penyimpangan. Realitis dari segi ekonomi : pengawasan dilakukan berdasarkan faktor ekonomi. Jangan sampai biaya pengawasan lebih tinggi daripada kerugian akibat penyimpangan. Realitis dari segi organisasi : pengawasan yg dilakukan disesuaikan dg kondisi organisasi.

Tahap-tahap pengawasan Penentuan standar Pengukuran prestasi dari pelaksanaan kerja Membandingkan antara prestasi dengan standar Mengambil tindakan perbaikan.

Penentuan Standar Standar : pensifatan dari suatu model atau suatu peraturan yg diterima bersama atau yg telah ditentukan oleh pihak yg berwenang. Standar dpt digunakan untuk : a. sbg alat pembanding dlm pengawasan yaitu dg cara membandingkan antara hasil dengan standar. b. sbg alat ukur : utk mengukur berapa hasil/pekerjaan telah dilakukan. c. Sebagai alat bantu antara pihak pengawas dg pihak yg diawasi. d. sbg alat utk memperbaiki ketidak seragaman suatu hasil.

Pengukur prestasi/aktivitas kerja pengukuran dpt dilakukan dg beberapa cara : 1. Pengamatan pribadi Pengamatan dg peninjauan langsung di tempat kerja utk mengetahui kualitas, kuantitas dan kinerja pegawai. 2. Laporan lisan Pengawasan dilakukan dg cara wawancara langsung secara individu/kelompok. 3. Laporan tertulis Laporan periodik : laporan yg dibuat dlm jangka waktu tertentu. laporan khusus : laporan yg dibuat apabila ada peristiwa khusus yg perlu diketahui pimpinan.

Membandingkan hasil pengukuran aktivitas dg standar. Tujuannya adalah : Mengetahui ada/tidaknya perbedaan antara hasil pengukuran dg standar.Apa perbedaannya ?. Berapa tingkat perbedaannya ?. Untuk menentukan perbedaan itu perlu diperbaiki atau tidak. Apabila diperlukan perbaikan maka perlu dianalisis sebab-sebabnya.

SIKLUS PDCA P D A C P : Plan D : Do C : Control A : Action

PENGGOLONGAN PENGAWASAN 1. Berdasarkan waktu pengawasan : Pengawasan preventif : Pengawasan dilaksanakan utk mencegah kesalahan/penyimpangan.Pengawasan dilakukan sebelum pekerjaan dimulai. Pengawasan represif :pengawasan dilaksanakan pd saat aktivitas pekerjaan sedang berlangsung. 2. Berdasarkan Obyek pengawasan : Pengawasan produksi Pengawasan keuangan Pengawasan pemasaran

Pengawasan produksi : Pengawasan thdp kualitas & kuantitas barang yg dihasilkan, bahan mentah yg diproses dll. Pengawasan keuangan : pengawasan thdp penggunaan dana/uang, biaya produksi, biaya pemasaran, keuntungan dll. Pengawasan pemasaran : pengawasan thdp barang yg dijual, cara-cara penjualan dll.

3. Berdasarkan subyek pengawasan a. Pengawasan internal : dilakukan oleh petugas dari dalam lembaga atau organisasi. b. Pengawasan ekstern : dilakukan oleh petugas dari luar lembaga

4. Berdasarkan cara pengawasan : a. Pengawasan sektoral : pengawasan dilaksanakan pada sektor/unit tertentu. b. Pengawasan integral (over all ) : pengawasan dilakukan pada organisasi secara keseluruhan.

Pengawasan dg menggunakan : Laporan tertulis (laporan periodik & khusus). Neraca untung rugi perusahaan. Perhitungan bunga investasi Daftar pertanggung jawaban keuangan. Budget dalam perencanaan.