MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI Oleh : Lika Muthoharoh NIM 120412403009 Mirna Widya L NIM 120412423410 Muhammad Said NIM 120412423416 START

MELAKUKAN SURAT - MENYURAT SK / KD Tujuan Materi Quis Exit MELAKUKAN SURAT - MENYURAT

MELAKUKAN SURAT - MENYURAT SK / KD Tujuan Materi Quis Exit Bahasa Surat Pemilihan Kata dan Susunan Kalimat Pembuka, Isi, dan Penutup Surat Kalimat dalam Enquiry Letter Enquiry Letter Order Letter Replies to Enquiry Complaint Letter Contoh Kalimat dalam Complain Letter Contoh Complaint Letter MELAKUKAN SURAT - MENYURAT

STANDAR KOMPETENSI / KOMPETENSI DASAR SK / KD Tujuan Materi Quis Exit STANDAR KOMPETENSI / KOMPETENSI DASAR Standar Kompetensi Melakukan Prosedur Administrasi Kompetensi Dasar Melakukan Surat Menyurat

Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan: SK / KD Tujuan Materi Quis Exit TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari materi ini siswa diharapkan: Dapat menggunakan tata bahasa dalam surat menyurat sesuai dengan kaidah Dapat membedakan surat dinas, niaga, dan surat pribadi

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit BAHASA SURAT Jelas Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan SK / KD Tujuan Materi Quis Exit BAHASA SURAT Lugas Sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berarti kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki. 1)      Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan 2)      Menghilangkan basa-basi 3)      Menambahkan unsur penjelas yang hilang 4)      Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga 5)      Menempatkan tanda baca yang tepat

BAHASA SURAT Menarik dan Sopan SK / KD Tujuan Materi Quis Exit BAHASA SURAT Menarik dan Sopan Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara. Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP SK / KD Tujuan Materi Quis Exit PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP a. Pembuka Surat 1). Dalam menulis pembuka, hindari bahasa resmi seperti: “In reply to your letter…….” atau “We are in receipt of your letter. Gunakan kata-kata penggantinya yang tidak resmi seperti: “Thank you for your letter….” “We are glad to send you…..” “We appreciate your notifying us that…”

PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP SK / KD Tujuan Materi Quis Exit PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP 2). Jika dibutuhkan, tulis kata-kata yang mengandung rasa simpati atau ucapan maaf kepada pembaca. “We are sorry to learn that……..” “We regert we are not able to…..” “Pleace accept our apologize for…” 3). Jangan menuliskan keputusan menolak pada pembukaan kalimat. Jika anda harus mengatakan “tidak”, tulislah pada kalimat berikutnya. *Jangan menulis seperti: “We regret to inform you that your suggestion is not acceptable” * Tapi Tulislah: “ We appreciate the suggestion you made but we are not possible to take it” “We have carrefully considered your suggestion but…..”

PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP SK / KD Tujuan Materi Quis Exit PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP b. Isi Surat 1). Isi alinea biasanya lebih panjang dibanding pem- buka dan penutup, tetapi hindari alinea yang berisi lebih dari sepuluh atau dua belas baris. 2). Susunlah ide-ide dengan logis dan konsisten, mi- salnya dengan cara kronologis atau berdasarkan kepentingannya 3). Jika terdapat banyak informasi yang mesti disampaikan, susun dan beri nomor agar memudahkan pembaca dan menghemat tempat 4). Jika informasinya singkat, tambahkanlah beberapa kata yang menarik pada awal atau akhir kalimat.

PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP SK / KD Tujuan Materi Quis Exit PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP c. Akhir Surat 1). Untuk mengakhiri surat dengan kata-kata formal tidak begitu penting. Berhenti setelah informasi yang diperlukan sudah tersampaian 2). Dalam banyak hal, hidari penggunaan frase; “Hoping this is satisfactory, I remain” Jika itu saja yang ingin anda utarakan maka akan lebih baik seperti ini: “ I hope this is satisfactory”

PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP SK / KD Tujuan Materi Quis Exit PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP 3). Bagian akhir surat merupakan bagian paling tepat untuk menyampaikan apa yang pembuat surat inginkan. Nada yang akan disampaikan dapat lembut dapat juga kuat, “If you will give me a call, we can arrange a mutually satisfactory date” (lembut) “Please return the card at your convenience” (kuat)

PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP SK / KD Tujuan Materi Quis Exit PEMBUKA, ISI, DAN PENUTUP 4). Selain bagian akhir surat untuk memperoleh kesan dari si pembaca. Bagian akhir juga dapat digunakan untuk menyampaikan niat baik. “We appreciate writing to us” “Thank you for giving us the opportunity to service you” “We will most certainly keep you in mind” 5). Jika terjadi kesalahan, cobalah meluruskannya dengan ungkapan seperti berikut, asalkan jangan sudah dibuat sebelumnya. “Thank you so much for your patience” “We are sorry for the inconvenience caused you” “Please accept you sincerely apologize”

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit PEMILIHAN KATA DAN SUSUNAN KALIMAT 1. Gunakanlah kata “I”, “We” dan “You” untuk membuat sebuat surat terkesan akrab dan menarik tetapi jangan digunakan berulang-ulang. Resmi Akrab Please communicate with The undersigned As requested It is believed This pamplet deals with Estate probems Please write to me As you requested We believe You will find this pamplet helful in dealing with estate problems

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit PEMILIHAN KATA DAN SUSUNAN KALIMAT 2. Gunakan kata-kata yang menarik sebanyak mungkin: Thank you pleasure benefit glad please service considerate happy appreciate promptly generous dellighted 3. Hindari kata-kata atau frase yang sering digunakan (klise) sehingga menghilangkan ciri khas.

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit PEMILIHAN KATA DAN SUSUNAN KALIMAT Klise Wajar We wish to a knowledge receipt of you letter of recent date Please be advised that this charge was made by the collecting agent We have received tour recent Letter This charge was made by the collecting agency

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit ENQUIRY LETTER Sebuah jenis surat permintaan atau permohonan informasi tentang suatu produk, jasa, atau informasi bisnis lainnya. Hal yang dibahas : a. Nama dan jenis produk b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain; c. Harga satuannya. d. Potongan harga; e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual; f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.

KALIMAT DALAM ENQUIRY LETTER SK / KD Tujuan Materi Quis Exit KALIMAT DALAM ENQUIRY LETTER a. Kalimat pembuka * Your name has been given to us by the British Chamber of Commerce Hamburg….. * We saw your products demonstrated at the Hannover Fairearlier this year, and would like to know whether… b. Kalimlat-kalimat lanjutan tentang kondisi pasar: * Here is high demand here for high-quality sport shirts of the type you manufacture. * You can count on a brisk turnover if prices are competitive and deliveries prompt.

KALIMAT DALAM ENQUIRY LETTER SK / KD Tujuan Materi Quis Exit KALIMAT DALAM ENQUIRY LETTER c. Kalimat-kalimat meminta informasi Will you please send us your catalogue and price list for…… Will you please quote prices c.i.f. Amsterdam for the following items in the quantity stated….. We are interested in your items of payment and in discount offered for regular purchases and large orders. d. Kalimat-kalimat Penutup We are looking forward to hearing from you. We would appreciate a prompt answer. Since our customers are pressing us on quotation, we hope you will be able to make us an offer within a week from today’s date.

KALIMAT DALAM ENQUIRY LETTER SK / KD Tujuan Materi Quis Exit KALIMAT DALAM ENQUIRY LETTER

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit REPLIES TO ENQUIRY

ORDER LETTER SK / KD Tujuan Materi Quis Exit October 10, 2012 Mrs. Rive Ramos MGmR Marketing Abbubu, Batang Dear Mrs. Rive Enclosed is a money order for two hundred dollar ($200) in return for which please send me by parcel post: 1 piece bathing suit, navy blue and white, size 33, No. H61 – $60.00 1 pair of white canvas tennis shoes, crepe soles, size 4, C width – $40.00 1 Tilden tennis rocket, green and white trim, green strings, wt. 13 oz., handle 4 inches – $45.00 1 grey sweater, V-neck, size 28, No. B25 – $55.00 Please send these articles within five days. Very truly yours, Mr. Jhon Thor

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit COMPLAINT LETTER Adalah surat keluhan atas ketidak puasan konsumen atas pelayanan yang diberikan. Keterlambatan Kerusakan barang Mutu yang rendah dll.

CONTOH KALIMAT DALAM COMPLAINT LETTER SK / KD Tujuan Materi Quis Exit CONTOH KALIMAT DALAM COMPLAINT LETTER Tentang Mutu yang rendah You have supplied goods below standard we expected from samples. The bulk of the goods is not up to sample Unfortunately, we find you hav sent us the wrong goods We cannot accp this container as they are not the size and shape we ordered.

CONTOH COMPLAINT LETTER SK / KD Tujuan Materi Quis Exit CONTOH COMPLAINT LETTER

Sebuah surat bisnis harus memiliki sifat di bawah ini, kecuali … SK / KD Tujuan Materi Quis Exit quis Sebuah surat bisnis harus memiliki sifat di bawah ini, kecuali … Bersih Hati-hati Lengkap Teratur

Isi alinea yang baik tidak boleh lebih dari … 5 baris 7 baris 9 baris SK / KD Tujuan Materi Quis Exit quis Isi alinea yang baik tidak boleh lebih dari … 5 baris 7 baris 9 baris 10 baris

Cara pembayaran, waktu pengiriman, lama pengiriman, dan faktur. SK / KD Tujuan Materi Quis Exit quis Enquiry letter adalah surat yang dobuat untuk mendapatkan informasi tentang … Mutu, harga barang, potongan harga, cara pembayaran, dan waktu pengiriman. Jumlah barang, potongan harga, lama pengiriman, dan alat transportasi pengiriman. Cara pembayaran, waktu pengiriman, lama pengiriman, dan faktur. Mutu, harga barang, jumlah barang, potongan harga, lama pengiriman, dan alat transportasi.

Surat komplain biasanya disebabkan oleh hal di bawah ini, kecuali … SK / KD Tujuan Materi Quis Exit quis Surat komplain biasanya disebabkan oleh hal di bawah ini, kecuali … Keterlambatan Kerusakan barang Ketepatan pengiriman Kekurangan jumlah barang

Bagian akhir surat biasanya berisi … Informasi Harapan pengirim SK / KD Tujuan Materi Quis Exit quis Bagian akhir surat biasanya berisi … Informasi Harapan pengirim Simpati Negosiasi

Surat dinas swasta, surat cinta, cek, surat niaga, dan surat pribadi. SK / KD Tujuan Materi Quis Exit quis Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu … Surat pribadi, dinas pribadi, dinas swasta, niaga, dan dinas pemerintah. Surat niaga, surat pesanan, surat cinta, surat dinas, dan surat pribadi. Surat dinas swasta, surat cinta, cek, surat niaga, dan surat pribadi. Semua jawaban salah.

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri, yaitu … SK / KD Tujuan Materi Quis Exit quis Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri, yaitu … Jelas, sopan, menarik, dan cermat. Lengkap, sopan, cermat, dan lugas Santai, menarik, akrab, dan jelas. Lugas, jelas, sopan, dan menarik.

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit quis Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa adalah surat … Dinas Niaga Pribadi Resmi

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit quis Fungsi surat yaitu … Sebagai sarana komunikasi, alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, dan pedoman kerja. Sebagai alat bukti tertulis, alat untuk mengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Semua jawaban salah. Semua jawaban benar.

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit quis Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima adalah… Surat kilat Surat kilat khusus Surat tercatat Tidak ada jawaban

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit JAWABAN Benar !!! lanjut

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit JAWABAN Benar !!! lanjut

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit JAWABAN Benar !!! lanjut

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit JAWABAN Benar !!! lanjut

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit JAWABAN Benar !!! lanjut

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit JAWABAN Benar !!! lanjut

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit JAWABAN Benar !!! lanjut

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit JAWABAN Benar !!! lanjut

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit JAWABAN Benar !!! lanjut

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit JAWABAN Benar !!! selesai

SK / KD Tujuan Materi Quis Exit JAWABAN salah !!! Coba lagi

Exit SELESAI