Pertemuan 03 Materi: Proses bisnis Sumber materi: Alter, Steven “Information Systems” a management perspective (third edition). Addison-Wesley. Bab 3.

Chapter 3 PROSES BISNIS

OUTLINE Pemodelan proses : Rancangbangun pendokumentasian proses bisnis. Rancangbangun karakteristik dari proses bisnis. Evaluasi kinerja proses bisnis. Apakah manajemen merupakan suatu proses bisnis?

Rancangbangun pendokumentasian proses bisnis. 1. Pemodelan Proses: Rancangbangun pendokumentasian proses bisnis. Pemodelan proses itu sendiri merupakan proses bisnis. Ada 3 cara pendokumentasian proses bisnis: - DFD (Data Flow Diagram) - Flowchart - Structured English

DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagrams (DFDs) menggambarkan aliran data antara proses-proses yang berbeda dalam suatu sistem. DFDs merupakan teknik yang menarik, karena menggambarkan apa yang dikerjakan user dan bukan apa yang dikerjakan komputer.

DFDs hanya menggunakan 4 simbol: Process Data flow Data store External entity

Keuntungan: Mudah dimengerti oleh user, karena hanya menggunakan sedikit simbol. Membantu user fokus pada proses. Kerugian: Hanya fokus pada aliran informasi. Tidak ada simbol untuk aliran material.

Flowchart Flowchart merupakan diagram yang menyatakan runtunan dan logika dari prosedur menggunakan simbol-simbol standard untuk menggambarkan jenis-jenis input/output, pemrosesan, dan penyimpanan data.

Structured English Merupakan cara untuk menggambarkan logika prosedur dengan tepat, dengan menuliskan logika tersebut menggunakan bentuk yang terbatas seperti sequence, iterasi, dan pemilihan menggunakan format if-then atau if-then-else.

Retrieve the purchase order Contoh: Retrieve the purchase order For each item on the purchase order if quantity receive = quantity ordered then item code is “match” If item code = “match” for all items in the purchase order then purchase order receipt code is “match” If purchase order receipt is “match” then approve payment for order else return material received.

Structured English kadang-kadang disebut pseudocode, karena mirip kode dalam program komputer akan tetapi mengabaikan tatabahasa dari bahasa pemrograman tertentu.

DFDs merupakan tool utama untuk pemodelan proses, yang terdiri dari penamaan proses bisnis dan membaginya kedalam elemen-elemen dasar sedemikian rupa sehingga mudah dipelajari dan diperbaiki. Sedangkan Flowchart dan Structured English digunakan untuk mengisi secara detail yang tidak dapat diekspresikan dengan baik menggunakan DFDs.

2. Rancangbangun karakteristik proses bisnis. Degree of structure (tahapan dlm sbh strutur) Range of involvement (Keterlibatan) Level of integration Complexity Degree of reliance on machines (ingkat kepercayaan pd mesin) Attention to planning, execution, and control Treatment of exceptions, errors, and malfunctions(perlakuan pengecualian error dan malfungsi)

Degree of structure Contoh: Derajat struktur dari task (tugas) proses bisnis adalah derajat korespodens yang ditetapkan sebelumnya antara input dan outputnya. Contoh: ATM, sistem terstruktur.

Structured, semistructured, unstructured task. Karakteristik structured task: Informasi yang dibutuhkan diketahui dengan tepat. Metode untuk pemrosesan informasi diketahui dengan tepat. Format informasi yang dikehendaki diketahui dengan tepat. Keputusan atau langkah-langkah dalam task secara jelas didefinisikan dan berulang. Kriteria untuk pengambilan keputusan dimengerti dengan tepat. Kesuksesan pelaksanaan task dapat diukur dengan tepat.

Range of involvement (keterlibatan) - Too many participant or too few (Trlalu banyak atau terlalu sedikit perserta) - Role of Information Systems - Doers vs checkers (mengerjakan terlalu mendalam)

Level of integration - Common culture (Kebudayaan bersama) - Common standards (Standard bersama) - Information sharing - Coordination - Collaboration

Complexity Kompleksitas sistem merupakan kombinasi dari bagaimana berbagai jenis elemen yang menyusunnya berinteraksi secara alami.

Degree of reliance on machines (tingkat percayaan pd mesin) Not a silver bullet

Attention to planning, execution, and control. Partisipan pada proses bisnis perlu mengetahui apa yang dikerjakan, kapan mengerjakannya, dan bagaimana menjamin bahwa pekerjaan dikerjakan sebagaimana mestinya.

Treatment of exceptions, errors, and malfunctions. Pembahasan proses bisnis biasanya berfokus pada bagaiamana bekerja pada kondisis yang benar dan bukana pada bagaimana mereka harus merespon jika terjadi error, exception, atau malfunction.

3. Evaluasi kinerja proses bisnis Rate of output Productivity Consistency Cycle time Flexibility Security

4. Apakah manajemen merupakan suatu proses bisnis? Apa yang dikerjakan manajer? - Manajer paling bawah - Manajer diatasnya - Manajer paling atas

Sistem Informasi yang berhubungan dengan peran manajemen menurut Mintzberg’s. Interpersonal: Figurehead Leader Liaison Support personal and organizational communication Communication systems such as electronic mail, voice mail, and videoconferencing. Informational: Monitor Disseminator Spokesperson Make information available and help analyze or communicate it. Management Information Systems to obtain information. Office Automation Systems and Decision Support Systems to analyze information using tools such as spreadsheets Communication systems for communication and coordination. Decisional: Enterpreneur Disturbance handler Resource allocator Negotiator Provide information for decision making and help in explaining decisions. Decision Support Systems to frame and evaluate information. Communication systems for communication and coordination.

Apakah manajemen juga proses? Apakah ide mengenai proses dapat digunakan atau tidak untuk menggambarkan aktivitas manajemen dalam suatu keadaan tertentu tergantung pada bagaimana kebutuhan organisasi dan keinginan manajernya.

FORD: Reengineering a payment process