BERBAGI PENGALAMAN PENGELOLAAN HRF OLEH PLAN INDONESIA 13 mei 2011

Plan Indonesia adalah…. Organisasi internasional pengembangan masyarakat dan Kemanusiaan yang berpusat pada anak dan tidak berafiliasi dengan pemerintahan, sistem politik ataupun agama tertentu. Visi Sebuah dunia dimana semua anak mewujudnayatakan seluruh potensi mereka dalam masyarakat yang menghormati hak asasi dan martabat Manusia Senyum anak Mentawai, By.Roy for Plan Indonesia

Plan Indonesia adalah…. Misi Mencapai peningkatan kualitas hidup dari anak-anak kurang beruntung di negara berkembang melalui proses yang menyatukan masyarakat beda budaya dan membuat hidup mereka lebih bermakna dan bernilai. Memberdayakan anak-anak yang kurang beruntung, keluarga, dan masyarakat mereka memenuhi kebutuhan dasar mereka, dan meningkatkan kemampuan mereka dalam berpartisipasi dan memperoleh manfaat dari masyarakat Membina hubungan dan meningkatkan pemahaman dan persatuan di antara orang-orang dari berbagai budaya dan negara Mempromosikan hak-hak serta kepentingan anak-anak dunia

Jakarta Yogyakarta Mentawai Plan mengawali kegiatan di Indonesia pada tahun 1969 dan saat ini program reguler Plan yang telah mensponsori lebih dari 53.000 anak dilakukan di 4 propinsi (Jakarta, Jawa Tengah, NTB, dan NTT) serta proyek respon bencana di Sumatera Barat (Mentawai), DIY, dan Jawa Tengah Grobogan Jakarta Kefamenanu Nagakeo Kebumen Yogyakarta Soe (TTS) Dompu Rembang Lembata Mentawai Sikka

Latar Belakang Indonesia adalah salah satu negara yang paling rawan bencana Terletak di antara dua lempeng benua, yaitu Eurasia dan Australia, dan di antara dua samudra, yaitu Hindia dan Pasifik. Gempa Garut 2009. by. Yusra

Tsunami Aceh,Photo by Yusra Latar Belakang Merupakan negara kepulauan dengan 17.508 pulau dan lebih dari 5.000 KM garis pantai yang terletak di cincin api Pasifik. 90% gempa bumi dunia terjadi di sepanjang Cincin Api, dan bisa menyebabkan tsunami Tsunami Aceh,Photo by Yusra

Latar Belakang Gunung-gunung berapi di Indonesia termasuk yang paling aktif Rentan terhadap bencana Meteorologi (siklon dan badai) Merapi Jogja, by.Dani Hatta for Plan Indonesia

Latar Belakang Hidrologi (banjir dan tanah longsor, dll), Perubahan Iklim (kekeringan, kebakaran di hutan maupun perkotaan) Longsor Rembang, by.Plan Indonesia

Kapasitas Plan dalam penanganan bencana di Indonesia Memiliki unit respon bencana di bawah program Disaster Risk Management dan memiliki 23 orang anggota ERT (Emergency Response Team) di wilayah kerja Plan yang siap diterjunkan dalam waktu 1 x 24 jam. Memiliki dana kesiapsiagaan bencana di tingkat pusat dan wilayah Program Unit Plan Indonesia Memiliki gudang dengan sistem logistik yang profesional di Jakarta dengan persediaan: shelter kits and hygiene kits, yang dapat memfasilitasi 5,000 keluarga serta educational kits, seperti terpal untuk sekolah darurat, school-in-a-box dan school kits, yang dapat mengakomodasi 20 sekolah atau 5,000 anak. Dalam proses finalisasi kemitraan jangka panjang yang baik dengan mitra lokal dalam konteks respon bencana.

Pengalaman Plan 8 tahun terakhir dalam penanganan bencana di Indonesia Aceh Tsunami Response in 2004 Yogyakarta Earthquake 2006 Bengkulu Earthquake 2007 Java Floods 2008 Yogyakarta response for Mt.Merapi Eruption 2010

Pengalaman Plan 8 tahun terakhir dalam penanganan bencana di Indonesia Jakarta floods 2007 Dompu Earthquake 2008 Surakarta Floods Response 2009 (YLI dan SARI) West Java Earthquake in 2009 (YLI, Serikat Petani Pasundan) West Sumatera Earthquake in 2009 (PADMA,Ibu Foundation,CRS,AXIS, Saka) Mentawai EQ/Tsunami response 2010/2011 (Ibu Foundation, YTBI) 6 diantaranya mendapatkan HRF dari UN-OCHA, untuk pembiayaan: NFIs distribution Education in Emergency Child Protection in Emergency Transitional Shelter Disaster Preparedness

TOTAL APPROVED FUNDING FROM OCHA-HRF (2007-2011) USD 647,455

PLAN - HRF ALLOCATION (2007-20011) you Note: Per respon porsi alokasinya bisa berbeda-beda, misal untuk respon bencana di Garut alokasi terbesarnya adalah NFIs dan CPiE, dan untuk respon bencana Mentawai alokasi terbesar adalah NFIs dan Education in Emergency (EiE)

PEMBELAJARAN: Persetujuan (approval) relatif cepat sesuai untuk kondisi darurat, 1-2 minggu sudah ada approval. Transfer dana awal agak lama, pengalaman 2 bln stlh appvbagi Plan tidak terlalu masalah, tapi bagaimana dengan NGO lain? Dapat diandalkan dan fleksibel, mampu menyesuaikan dengan kebutuhan cluster & bisa dialihkan jika masih relevan dengan kebutuhan Force majeure  pemberitahuan no cost extension  setidaknya satu bulan sebelum kegiatan berakhir FAST APPROVAL: CEPAT, SESUAI UNTUK KONDISI DARURAT Fleksibel: dapat mengisi gap dan menyesuaikan dengan kebutuhan cluster, kemudian jika diperkirakan waktu kegiatan akan melebihi batas waktu yang disepakati oleh Plan dan OCHA, Plan dapat meminta no cost extension. Selain itu, jika diperkirakan ada sisa dana untuk alokasi kegiatan tertentu, sisa dana tersebut bisa dialihkan untuk kebutuhan lain – sepanjang masih relevan dengan kebutuhan respon bencana. Misal: Untuk Mentawai, ada dana sisa dari NFIs – bisa dialokasikan untuk kegiatan pendidikan (school in the box, school kit)

PEMBELAJARAN: Mudah menentukan strategi implementasi, karena disesuaikan dengan konteks dan bisa didiskusikan di awal pembuatan proposal Pelaporan  formatnya mengikuti proposal, sehingga memudahkan mitra Setiap proyek ada auditnya  akan menjamin akuntabilitas setiap project Tidak ada persyaratan yang kaku untuk visibilitas sehingga mitra dapat berimprovisasi FAST APPROVAL: CEPAT, SESUAI UNTUK KONDISI DARURAT Fleksibel: dapat mengisi gap dan menyesuaikan dengan kebutuhan cluster, kemudian jika diperkirakan waktu kegiatan akan melebihi batas waktu yang disepakati oleh Plan dan OCHA, Plan dapat meminta no cost extension. Selain itu, jika diperkirakan ada sisa dana untuk alokasi kegiatan tertentu, sisa dana tersebut bisa dialihkan untuk kebutuhan lain – sepanjang masih relevan dengan kebutuhan respon bencana. Misal: Untuk Mentawai, ada dana sisa dari NFIs – bisa dialokasikan untuk kegiatan pendidikan (school in the box, school kit)

SARAN Jika memungkinkan HRF juga bisa untuk dana kesiapsiagaan? Upaya pencegahan untuk bencana yang sudah bisa diprediksi, misal banjir, kekeringan, dll. (Ex Surakarta flood responese) HRF untuk penggantian stok gudang (pre-positioned stock)? Sehingga response dapat dilakukan dengan cepat. Dana yang lebih besar untuk tiap respon (≥USD 100,00) bagi NGO yang memiliki kapasitas untuk mengelolanya Penunjukan auditor eksternal  jika memakan waktu lama, apakah bisa dilakukan oleh lembaga penerima dana? Jika memungkinkan prosentase program dan operasional 70:30 agar lebih seimbang HRF FOR PREPARADNESS ALLOCATION?: BAGAIMANA DENGAN DANA UNTUK ALOKASI INI? KARENA PADA PRINSIPNYA PENCEGAHAN ADALAH LEBIH BAIK. PLAN PERNAH MENDAPATKAN DANA KESIAPSIAGAAN (SURAKARTA FLOOD RESPONSE). INVESTASI KE PREPARADNESS, jangka panjang. HRF FOR REPLENISHMENT ALLOCATION? PLAN MEMILIKI GUDANG UNTUK PERALATAN DAN PERLENGKAPAN (TENDA, HYGIENE KITS, HOUSEHOLD KITS, DLL) YANG DIBUTUHKAN DALAM RESPONSE BENCANA. APAKAH DANA DARI OCHA DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MEMBELI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN TERSEBUT, DENGAN TUJUAN MENGGANTIKAN STOK BARANG YANG TERPAKAI DI GUDANG PLAN? APAKAH MEMUNGKINKAN DANA YANG DIALOKASIKAN LEBIH DARI USD 100 RIBU PER RESPONSE? APAKAH MEMUNGKINKAN JIKA PENGADAAN AUDITOR EKSTERNAL DILAKUKAN OLEH PLAN? KARENA PROSES PEMILIHAN AUDITOR AKAN MENJADI LEBIH LAMA JIKA DILAKUKAN OLEH OCHA (HARUS MELALUI UN SYSTEM)

Terima Kasih Senyum anak Sikka, by.Plan Indonesia HRF FOR PREPARADNESS ALLOCATION?: BAGAIMANA DENGAN DANA UNTUK ALOKASI INI? KARENA PADA PRINSIPNYA PENCEGAHAN ADALAH LEBIH BAIK. PLAN PERNAH MENDAPATKAN DANA KESIAPSIAGAAN (SURAKARTA FLOOD RESPONSE). INVESTASI KE PREPARADNESS, jangka panjang. HRF FOR REPLENISHMENT ALLOCATION? PLAN MEMILIKI GUDANG UNTUK PERALATAN DAN PERLENGKAPAN (TENDA, HYGIENE KITS, HOUSEHOLD KITS, DLL) YANG DIBUTUHKAN DALAM RESPONSE BENCANA. APAKAH DANA DARI OCHA DAPAT DIGUNAKAN UNTUK MEMBELI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN TERSEBUT, DENGAN TUJUAN MENGGANTIKAN STOK BARANG YANG TERPAKAI DI GUDANG PLAN? APAKAH MEMUNGKINKAN DANA YANG DIALOKASIKAN LEBIH DARI USD 100 RIBU PER RESPONSE? APAKAH MEMUNGKINKAN JIKA PENGADAAN AUDITOR EKSTERNAL DILAKUKAN OLEH PLAN? KARENA PROSES PEMILIHAN AUDITOR AKAN MENJADI LEBIH LAMA JIKA DILAKUKAN OLEH OCHA (HARUS MELALUI UN SYSTEM)