Perencanaan Proyek (Modul 3)

Manajemen Proyek Perencanaan Proyek Perencanaan Proyek merupakan proses/upaya peletakkan dasar tujuan dan sasaran, temasuk penyiapan segala sumber daya untuk mencapai sasaran. Sebuah rencana proyek yang baik dapat berfungsi sebagai : Sarana komunikasi bagi semua pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek Dasar pengaturan alokasi sumber daya Pendorong para perencana dan pelaksana melihat ke depan dan menyadari pentingnya unsur waktu Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian Rencana proyek harus dapat menjawab pertanyaan : Kegiatan apa yang akan dilaksanakan (What) Bagaimana melaksanakannya (How) Siapa yang akan melaksanakannya (Who) Kapan dilaksanakannya (When) bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Hirarki Perencanaan Proyek Untuk mencapai tujuan organisasi, sasaran-sasaran proyek (waktu, jadwal, kualitas) harus dicapai terlebih dahulu Menentukan Tujuan dan Sasaran Menyangkut kebijakan dan kegiatan organisasi yang mendasar, misalnya : keputusan untuk mengerjakan sendiri atau menyerahkannya kepada kontraktor, konsultan, dll. Merumuskan Perencanaan Strategis Menjabarkan Perencanaan Operasional : Paket Kerja (Struktur Rencana Kegiatan) Organisasi Anggaran Jadwal Sumber Daya (Tenaga Kerja, Alat, Material) Standar Mutu Merinci rencana ke dalam bentuk hal-hal yang bersifat operasional, dimulai dari perencanaan lingkup kegiatan proyek, organisasi dan tim pelaksana, anggaran, jadwal pelaksanaan, dan alokasi sumber daya dan menentukan standar mutu. Menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana caranya, siapa yang mengerjakannya, dan kapan dilaksanakan. What, How, Who, When bramand@bdg.centrin.net.id

Jadwal Proyek Definisi : Fungsi Jadwal Proyek : Manajemen Proyek Jadwal Proyek Definisi : Jadwal Proyek merupakan penjabaran rencana proyek ke dalam urutan kegiatan yang sistematis berikut waktu pelaksanaannya. Fungsi Jadwal Proyek : Sebagai sarana koordinasi dan integrasi bagi pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek. Sebagai sarana pengendalian, sebagai tolok ukur dalam mengkaji kurun waktu penyelesaian suatu pekerjaan. Dapat menunjukkan kegiatan yang memerlukan prioritas. Dalam menyusun jadwal proyek, harus memperhatikan : Mencakup kegiatan secara menyeluruh, memuat, mengidentifikasi kegiatan, urutan, dan waktu pengerjaan aktivitas proyek. Anggaran Komunikasi (mudah dipahami) bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Penyusunan Jadwal Proyek Manajemen Proyek Penyusunan Jadwal Proyek Setiap pengelola proyek selalu berusaha mencari metoda yang dapat meningkatkan kemampuannya dalam menangani proyek, sehingga dapat mencapai sasaran (triple constraint) Metoda-metoda dalam Penyusunan Jadwal Proyek : Bagan Balok (Bar Chart/Gantt Chart) Kegiatan disajikan dalam bentuk balok-balok Analisis Jaringan Kerja (Network Analysis/Network Planning) Kegiatan disajikan dalam jaringan kerja bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Diagram Balok (Gantt Chart) Manajemen Proyek Diagram Balok (Gantt Chart) Ditemukan oleh H.L. Gantt (1917) Sampai saat ini masih digunakan secara luas, baik secara tersendiri maupun digabung dengan metoda lain, seperti Network Analysis. Kelebihan : Mudah dibuat dan dipahami. Jika digabung dengan Kurva S dapat digunakan sebagai alat perencanaan dan komunikasi. Kekurangan : Tidak menunjukkan hubungan ketergantungan antar kegiatan. Tidak mudah dilakukan updating. Untuk proyek yang berukuran sedang, besar, apalagi yang kompleks, tidak memungkinkan penyajian yang sistematis. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Diagram Balok (Gantt Chart) Contoh : bramand@bdg.centrin.net.id

Manajemen Proyek Network Planning Penggambaran grafis (model) dari suatu proyek yang memuat informasi mengenai kegiatan-kegiatan proyek, seperti (waktu/ jadwal pelaksanaan kegiatan, ketergantungan kegiatan, dll.) Jika dipandang dari segi penyusunan jadwal, dapat dikatakan bahwa metoda ini merupakan suatu langkah penyempurnaan dari Gantt Chart Beberapa teknik perencanaan yang termasuk ke dalam kelompok ini adalah : Critical Path Method(CPM) Program Evaluation and Review Technique (PERT) Precedence Diagram Method (PDM) Untuk menggambarkan keterkaitan antar kegiatan proyek, dikenal 2 macam jaringan : Activity on Arrow (CPM, PERT) Activity on Node (PDM) Dapat digunakan dalam perencanaan dan pengendalian jalannya suatu proyek bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Network Planning Simbol dan Notasi (pada Network AOA) : 1 A Event (peristiwa, kejadian) dilambangkan dengan lingkaran dan biasa dinotasikan dengan angka yang dituliskan dalam lingkaran tersebut, contoh : Event ke-1 dituliskan sebagai Activity (aktivitas, kegiatan) dilambangkan dengan anak panah dan biasa dinotasikan dengan huruf besar yang dituliskan di atas garis tersebut, contoh : Aktivitas A dapat dituliskan sebagai Dummy, merupakan aktivitas fiktif yang perlu digambarkan untuk menunjukkan ketergantungan kegiatan, contoh : Aktivitas C dapat dimulai setelah A dan B selesai, sedangkan aktivitas D dapat dimulai setelah B selesai (tidak tergantung pada A) 1 A bramand@bdg.centrin.net.id

Network Planning Aturan dasar logika Jaringan Kerja : Dalam menyusun suatu jaringan kerja, ada beberapa aturan dasar yang perlu diperhatikan : Sebelum suatu aktivitas boleh dimulai, semua aktivitas yang mendahuluinya harus sudah berakhir. Tanda panah hanya menyatakan hubungan ketergantungan, panjang dan kemiringannya tidak mengandung pengertian apapun. Nomor event tidak boleh sama, penomoran biasanya dimulai dari kiri ke kanan. Di antara dua event tidak boleh terdapat dua aktivitas atau lebih secara langsung, harus dibuat sebuah aktivitas dummy. Suatu jaringan kerja hanya boleh memiliki sebuah initial event dan sebuah terminal event. Contoh Sebuah Network : bramand@bdg.centrin.net.id

Network Planning bramand@bdg.centrin.net.id

Network Planning Critical Path Method (CPM) Pada tahun 1957 sebuah proyek pabrik kimia milik du Pont Company dibangun dengan rencana anggaran sebesar $10.000.000, rencana ini kemudian diperbaiki, dan hasilnya diperoleh penghematan biaya 10% menjadi $9.000.000. Metode yang digunakan untuk memperbaiki rencana tersebut kemudian dikenal dengan nama Critical Path Method (Metoda Lintasan Kritis). CPM kini biasa digunakan untuk menjadwalkan proyek yang sudah sering dilakukan sehingga durasi aktivitas (pekerjaan) sudah dapat dipastikan. Biasanya berupa proyek-proyek Engineering Konstruksi. bramand@bdg.centrin.net.id

Perkiraan Kurun Waktu Kegiatan Prinsip-prinsip yang Perlu Diperhatikan dalam Memperkirakan Waktu Kegiatan : 1. Bebas dari waktu pelaksanaan kegiatan sebelum dan sesudahnya 2. Perhatikan Ketersediaan Sumber daya 3. Gunakan hari kerja normal, tidak lembur dan tidak ada usaha tambahan lain 4. Bebas pertimbangan mencapai target 5. Masukkan unsur waktu berkaitan dengan ijin resmi 6. Masukkan unsur waktu berkaitan dengan iklim 7. Tidak memasukkan hal-hal tidak terduga bramand@bdg.centrin.net.id

Perhitungan Waktu dan Penentuan Lintasan Kritis ESij EFij Notasi yang digunakan : TE : Earliest Event Occurence Time (saat paling cepat terjadinya event) TL : Latest Event Occurence Time (saat paling lambat terjadinya event) ES : Earliest Activity Start Time (Earliest Start). Saat paling cepat dimulainya aktivitas EF : Earliest Activity Finish Time (Earliest Finish). Saat paling cepat selesainya aktivitas. LS : Latest Activity Start Time (Latest Start). Saat paling lambat dimulainya aktivitas. LF : Latest Activity Start Time (Latest Finish). Saat paling lambat selesainya aktivitas. S : Total Slack/Total Float SF : Free Slack/Free Float A : Kode aktivitas t : Duration (time) = waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas. LSij LFij bramand@bdg.centrin.net.id

Perhitungan Waktu Maju (Paling Cepat ) Saat paling cepat terjadinya initial event adalah hari ke 0 sehingga TE0= 0 (kecuali untuk proyek yang berhubungan dengan proyek lain/sebelumnya) Jika initial event terjadi pada hari ke 0 ( TEi = 0 ; i = 0), maka Pada event yang menggabungkan beberapa aktivitas ( Merge Event), berlaku ESij = TEi = 0 EFij = ESij + tij TEj = Max{EFi1j, EFi2j, EFi3j} Karena suatu event hanya terjadi jika aktivitas-aktivitas yang mendahuluinya telah selesai, maka saat paling cepat terjadinya event tersebut sama dengan nilai terbesar dari saat yang paling cepat selesainya aktivitas-aktivitas yang berakhir pada event. bramand@bdg.centrin.net.id

Perhitungan Waktu Mundur (Paling Lambat ) Pada terminal event berlaku TLj = TEj Pada saat paling lambat dimulainya suatu aktivitas sama dengan saat paling lambat selesainya aktivitas tersebut dikurangi dengan durasinya. Pada event yang menyebarkan aktivitas (Burst Event) yang menjadi pangkal beberapa aktivitas berlaku : LSij = LFij - tij LFij = TLj TLi = Min{LSij1, LSij2, LSij3} Setiap aktivitas hanya dapat dimulai bila event yang mendahuluinya telah terjadi, maka saat paling lambat terjadinya suatu event sama dengan nilai terkecil dari saat paling lambat dimulainya aktivitas-aktivitas yang berpangkal pada event tersebut. bramand@bdg.centrin.net.id

Perhitungan Kelonggaran Waktu (Slack/Float) Free Float/Free Slack (Kelonggaran Bebas, SF) Kelonggaran waktu yang dapat dimanfaatkan untuk mengundurkan pelaksanaan aktivitas proyek tanpa mempengaruhi saat paling cepat dimulainya aktivitas yang mengikutinya. Dapat dinyatakan sebagai selisih antara TEj (saat paling cepat terjadinya event di akhir suatu aktivitas) dan EFij (saat paling cepat selesainya aktivitas tersebut) : SFij=TEj-EFij dan karena EFij=TEi+Tij maka : Total Float/Total Slack (Kelonggaran Total, S) Kelonggaran waktu yang dapat dimanfaatkan untuk mengundurkan pelaksanaan aktivitas proyek tanpa mempengaruhi waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan. Dapat dinyatakan sebagai selisih antara LSij (saat paling lambat dimulainya suatu aktivitas) dan ESij (saat paling cepat dimulainya suatu aktivitas), atau selisih antara LFij (saat paling lambat selesainya suatu aktivitas) dan EFij (saat paling cepat selesainya suatu aktivitas) : Sij=LSij-ESij, dan karena ESij=TEi (dari perhitungan maju) dan LSij=TLj-tij (dari perhitungan mundur), maka : Sij=LFij-EFij, dan karena EFij=TEi+tij (dari perhitungan maju) dan LFij=TLj (dari perhitungan mundur), maka : SFij=TEj-TEi -tij Sij=TLj - tij-TEi Sij=TLj -TEi - tij bramand@bdg.centrin.net.id

Perhitungan Waktu dan Penentuan Lintasan Kritis Lintasan Kritis dibentuk oleh beberapa Aktivitas Kritis, yaitu aktivitas yang tidak mempunyai kelonggaran, sehingga pelaksanaannya harus dilakukan dengan sungguh-sungguh. Lintasan (path) kritis karena bila kegiatan yang terdapat pada lintasan ini berubah waktu penyelesainnya, maka penyelesaian proyek secara keseluruhan akan berubah (panjang lintasan kritis menunjukkan waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan). Perhitungan parameter waktu untuk lintasan kritis : Perhitungan waktu paling cepat Perhitungan waktu paling lambat bramand@bdg.centrin.net.id

Network Planning Program Evaluation and Review Technique (PERT) Pada tahun yang sama, Angkatan Laut Amerika Serikat (US Navy) merencanakan sebuah proyek Polaris, yaitu proyek pembuatan peluru kendali yang dapat ditembakkan dari kapal selam ke darat atau ke udara. Berdasarkan rencana semula proyek ini akan selesai dalam 5 tahun, mamun kemudian rencana tersebut berhasil diperbaiki menjadi hanya 3 tahun. Metoda yang digunakan kini dikenal dengan PERT. PERT biasa digunakan untuk menjadwalkan proyek yang belum pernah dilakukan sehingga durasi aktivitas (pekerjaan) sangat probabilistik. Biasanya berupa proyek-proyek penelitian dan pengembangan (R&D) bramand@bdg.centrin.net.id

Network Planning Program Evaluation and Review Technique (PERT) Target Penyelesaian Proyek Pada penyelenggaraan proyek sering dijumpai sejumlah tonggak kemajuan (milestone) dengan masing-masing target jadwal atau tanggal penyelesaian yang telah ditentukan. Pemilik atau pimpinan proyek perlu melakukan suatu analisis untuk mengetahui chance/peluang/kepastian tercapainya target yang diinginkan. Peluang selesainya proyek dapat dihitung dari Tabel Normal, P(Z), dengan : D = Target waktu penyelesaian yang diinginkan T = Waktu penyelesaian yang diperkirakan (berdasarkan jadwal) S = Deviasi standar proyek (akar kuadrat dari jumlah varians aktivitas-aktivitas pada suatu lintasan kritis). bramand@bdg.centrin.net.id

Network Planning Precendence Diagram Method (PDM) Salah satu prinsip dalam pembuatan network AOA (CPM dan PERT) adalah bahwa suatu kegiatan dapat dimulai setelah kegiatan pendahulunya selesai dikerjakan, maka pada proyek yang rangkaian kegiatannya tumpang tindih (overlapping) dan berulang-ulang akan dibutuhkan dummy yang banyak sekali, sehingga tidak praktis. PDM memungkinkan penggambaran kegiatan yang tumpang tindih bahkan jika diperlukan splitting dalam mengerjakan suatu kegiatan. SS(1-2)=4 SS(2-3)=6 bramand@bdg.centrin.net.id

Precedence Diagram Method Manajemen Proyek Precedence Diagram Method Constraint PDM memungkinkan kegiatan-kegiatan proyek tidak mengikuti aturan dasar network planning yaitu bahwa ‘suatu kegiatan hanya dapat dimulai jika kegiatan yang mendahuluinya sudah selesai dikerjakan’. Network yang digunakan bertipe AON (Activity on Node) yang memungkinkan penggambaran hubungan kegiatan (constraint) sebagai berikut : Finish to Start (FS) Suatu kegiatan dapat dimulai n satuan waktu setelah kegiatan pendahulunya selesai. Finish to Finish (FF) Suatu kegiatan harus selesai n satuan waktu setelah kegiatan pendahulunya selesai. Start to Start (SS) Suatu kegiatan dapat dimulai n satuan waktu setelah kegiatan pendahulunya dimulai. Start to Finish (SF) Suatu kegiatan harus selesai n satuan waktu setelah kegiatan pendahulunya dimulai. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Precedence Diagram Method Manajemen Proyek Precedence Diagram Method Contoh Penerapan Constraint Finish to Start (FS) menunggu mengeringnya semen selama n hari, menunggu keluarnya ijin. Finish to Finish (FF) bahan menara sebaiknya tiba n hari setelah pengecoran pondasi selesai. Start to Start (SS) pemasangan batu pondasi dapat dimulai n hari setelah penggalian dimulai. Start to Finish (SF) suatu pekerjaan harus selesai n hari setelah pekerjaan lain dimulai karena alat yang akan digunakan sama. Jangka waktu (n) disebut : Lead time, jika berada di depan aktivitas pendahulu (SS dan SF) Lag time, jika berada di belakang aktivitas pendahulu (FS dan FF) A B A B A B A B bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan

Precedence Diagram Method Manajemen Proyek Precedence Diagram Method Perhitungan Waktu dan Kelonggaran Perhitungan Waktu Paling Cepat (Perhitungan Maju) : ESj = Max { ESi+SSij ; EFi+FSij ; ESi+SFij-tj ; EFi+FFij-tj } EFj = ESj + tj Catatan : j menyatakan kegiatan yang sedang ditinjau Perhitungan Waktu Paling Lambat (Perhitungan Mundur) : LFi = Min { LFj-FFij ; LSi-FSij ; LSj-SSij+ti ; LFj-SFij+ti } LSi = LFi - ti Catatan : i menyatakan kegiatan yang sedang ditinjau Perhitungan Kelonggaran (Float) Fi = LFi - EFi Penghentian Sementara Kegiatan (Splitting) Dalam PDM dapat dijumpai suatu kegiatan yang dihentikan untuk sementara dan kemudian dilanjutkan lagi, hal ini disebut splitting atau interupsi dan biasanya tejadi akibat dari kegiatan tersebut memiliki beberapa konstrain. bramand@bdg.centrin.net.id bramand@bdg.centrin.net.id - Teknik Industri Universitas Pasundan