Kebutuhan dan Penggunaan Informasi By Poni Sukaesih Kurniati, S.IP., M.Si.

Perkembangan yang pesat dari teknologi informasi merupakan akibat dari banyak faktor, salah satu diantaranya adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan informasi dalam berbagai kegiatan manusia baik kegiatan yang terorganisasi maupun yang tidak terorganisasi menunjukkan adanya peningkatan.

Dalam penggunaannya kadang-kadang pengertian informasi dikacaukan dengan pengertian data dan fakta. Fakta adalah kenyataan yang terjadi. Data adalah kumpulan dari fakta yang masih mentah, yang berdiri sendiri, atau fakta yang belum terorganisasikan dengan baik. Data yang ada belum memberikan makna jika tidak diproses` lebih lanjut dan dikaitkan dengan suatu persoalan yang spesifik. Jadi data yang ada masih memerlukan proses lebih lanjut agar memberi makna.

Informasi adalah data yang dicatat, digolong-golongkan, disusun, dihubung-hubungkan atau ditafsirkan dalam kerangka tertentu untuk memberitahukan pengertian. Jelasnya, fakta maupun data belum menjadi informasi sebelum mengalami suatu proses dan kemudian dikomunikasikan.

Ciri Informasi dalam Sistem Informasi Benar atau salah Baru Tambahan Korektif Penegas

Fungsi Informasi dalam Pengambilan Keputusan Menggambarkan (describe) Menjelaskan/menerangkan (to explain) Memperkirakan (to predict) Mengevaluasi (to evaluate) Mengadakan Pembaharuan (to innovate)

Langkah-Langkah Perancangan Sistem Informasi Tentukan dengan jelas informasi apa yang diperlukan dan untuk keperluan apa saja. Buat penggolongan informasi sehingga terwujud klasifikasi pokok atau pola klasifikasi. Rumuskan maksud-maksud khusus atau manfaat sistem informasi tersebut yang ingin dicapai. Tentukan pusat-pusat atau lokasi penting yang harus ada dalam jaringan lalu lintas informasi.

Rencanakan penyusunan pusat data yang bertugas menyimpan dan memelihara informasi. Tetapkan informasi mana yang harus diproses secara otomatis dan informasi mana yang masih harus diproses secara manual.

Efektivitas Sistem Informasi Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas Harus jelas pelimpahan wewenang dalam proses pengambilan keputusan Harus jelas jalur tanggung jawab Petugas maupun pimpinan cukup memiliki pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan kebutuhan. Prosedur sederhana sehingga mudah dimengerti

Proses Penanganan Informasi Tidak melupakan bahwa sistem informasi yang dikembangkan dimaksudkan untuk mempermudah tercapainya tujuan. Sistem informasi yang dikembangkan dimaksudkan untuk mempertinggi kemampuan organisasi mengemban misinya. Memperhatikan bahwa informasi akan digunakan untuk mengambil keputusan. Menentukan kebutuhan akan informasi. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang dapat dan harus diolah.

Penanganan informasi yang terdiri dari langkah-langkah: Pengumpulan data Klasifikasi data menurut sumber, fungsi dan sifatnya. Analisa data Interpretasi data Penyimpanan informasi

Pengembangan Sistem Informasi Identifikasi masalah Melakukan studi kelayakan Hasil studi kelayakan disampaikan pada pimpinan organisasi untuk diterima atau ditolak Jika diterima hasil studi kelayakan, langkah selanjutnya menyelesaikan sistem pola yang terinci.

Diterimanya sistem pola yang terinci segera memerlukan pembinaan suatu sistem apresiasi bagi para pemakai, bersamaan dengan penyusunan program-program pelaksanaan Langkah selanjutnya sistem informasi dilaksanakan diikuti oleh suatu cara penilaian yang kontinyu supaya sistem informasi dapat disempurnakan secara terus menerrus.