Jasa Layanan Arsip Dinamis Pertemuan -5 Jasa Layanan Arsip Dinamis

Kompetensi Umum Mahasiswa mampu menjelaskan jasa layanan arsip dinamis

Kompetensi Khusus Setelah mengikuti pertemuan kelima, mahasiswa dapat: menjelaskan tentang apa yang dimaksud dengan layanan jasa arsip dinamis mengidentifikasi dan menjelaskan berbagai prinsip layanan arsip dinamis mengidentifikasi hal-hal yang perlu diperhatikan terkait dengan prosedur dan layanan arsip dinamis menjelaskan sarana dan prasarana pendukung yang menunjang kegiatan layanan arsip dinamis

Jasa Layanan Arsip Dinamis

Nilai Guna Arsip Dinamis Nilai kegunaan administrasi Nilai kegunaan hukum Nilai kegunaan fiskal Nilai kegunaan penelitian Nilai kegunaan perorangan, dan sebagainya

Prosedur Peminjaman Arsip Dinamis Prosedur peminjaman arsip dinamis menurut Sulistyo- Basuki (2003, p. 226-227) Bila tinjauan arsip dinamis tentang seseorang diminta oleh perorangan, maka diperlukan dua bentuk identifikasi bila individu yang dimintai tinjauan tidak dikenal; dalam hal demikian perlu pengisian formulir otorisasi.

Lanjutan Bila salinan (kopi) arsip dinamis seseorang diminta oleh orang lain maka dua formulir identifikasi diperlukan bila individu yang dimintai kopi tidak dikenal; dalam hal ini diperlukan formulir otorisasi dan tanda terima salinan. Bila peminta tersebut adalah karyawan badan korporasi yang karena pekerjaannya perlu meninjau, mengkopi, atau meminjam sebuah arsip dinamis, maka perlu tanda terima untuk peninjauan, pengkopian, atau peminjaman.

Lanjutan Bila permintaan dilakukan melalui pos, maka legitimasi peminta perlu diverifikasi, dan bila perlu izin tertulis pelepasan arsip dinamis perlu dibuat. Bila arsip dinamis tersebut merupakan arsip dinamis rahasia, maka hanya orang berwenang saja yang diizinkan memeriksa arsip dinamis. Dalam hal ini perlu membuat daftar pejabat yang berwenang dan nama peminta arsip dinamis harus tercantum dalam senarai.

Lanjutan Dalam hal lain, manajer arsip dinamis atau pejabat yang ditunjuk harus memberikan persetujuan berdasarkan kasus demi kasus. Semuanya dilakukan secara tertulis dan tercatat.

Sarana dan Prasarana Penunjang Layanan Arsip Dinamis

Ruangan di Pusat Arsip Ruangan penyimpanan arsip Ruang administrasi Ruang penerimaan Ruang persiapan Ruang distribusi/seleksi (penyusutan)

Elemen-Elemen Penunjang Kegiatan Layanan Arsip Alat temu balik arsip (finding aids). Pengelolaan jam operasional layanan secara efektif Penyediaan ruang baca Panduan penggunaan arsip

Sekian Semoga Bermanfaat