ASPEK MANAJEMEN Asri Nur Wahyuni, SE., M.M.

Aspek Manajemen Organisasi Tenaga teknis dan administrasi Tenaga manajerial Kemampuan dan keterampilan Wewenang dan tangung jawab Pelatihan yang diperlukan

VISI Pandangan ke depan sebuah organisasi usaha, ke arah mana kita akan capai Arahan visi  merupakan sebuah tujuan yg tidak akan berhenti & tetap memacu dirinya untuk selalu menjadi lebih baik lagi

MISI Fungsi dasar filosofi sebuah organisasi usaha Usaha organisasi harusnya tidak hanya mencari keuntungan sebesar – besarnya bagi investor tapi juga menjadi bagian dari masyarakat & ikut menyejahterakan karyawan serta memperhatikan lingkungannya

NILAI – NILAI DASAR Menjadi pegangan bagi seluruh anggota organisasi dalam menjalankan usaha Visi Misi Nilai2 Dasar Budaya Organisasi Budaya yg agresif Budaya yg kekeluargaan Budaya yg kompetitif Budaya yg individualistis

MANAJEMEN DALAM MASA PEMBANGUNAN PROYEK MANAJEMEN DALAM OPERASI Siapa pelaksana proyek bagaimana jadwal penyelesaian proyek siapa yang melakukan studi masing-masing aspek: pemasaran, teknis, dsb ASPEK MANAJEMEN MANAJEMEN DALAM OPERASI Bentuk organisasi/badan usaha yang dipilih Struktur organisasi deskripsi jabatan & spesifikasi jabatan Anggota direksi & tenaga-tenaga kunci Jumlah tenaga kerja yang akan digunakan.

Manajemen Pembangunan Proyek Perencanaan Pelaksanaan Proyek Kegiatan, hubungan antar kegiatan, waktu & biaya Alokasi sumber daya & waktu Jadwal kegiatan dalam proyek 2. Perencanaan Apa, siapa, kapan, bagaimana Fasilitas yg dibutuhkan Pengawasan yg diperlukan

Alat Perencanaan Bagan Gannt Analisis Jaringan (network analysis) a. PERT (program evaluation & review technique) Penekanan  faktor waktu Perencanaan proyek yg kompleks Penjadwalan pekerjaan Alokasi tenaga kerja & sumber daya lain Penjadwalan ulang untuk mengatasi hambatan & kelambatan Trade off waktu & biaya Kemungkinan penyelesaian proyek Data yg dibutuhkan : Taksiran waktu yg dibutuhkan untuk setiap pekerjaan Urutan pekerjaan Biaya mempercepat setiap kegiatan b. CPM (critical path method / metode jalur kritis) Penekanan pada  faktor biaya

PERENCANAAN (planning) Dalam perencanaan perlu diatur tentang : Apa saja yg perlu dilakukan dlm penyelesaian proyek, bagaimana melakukannya, siapa yg akan melakukannya & kapan harus melakukannya Fasilitas2 apa saja yg perlu disediakan untuk melaksanakan berbagai kegiatan tsb agar tepat pada waktunya (seperti : dana, SDM, logistik, dsb) Pengawasan yg diperlukan (termasuk peninjauan secara periodik)

Pendekatan dlm menyusun perencanaan Pendekatan Dari Atas Ke Bawah Perencanaan yg ditetapkan oleh top manajemen atas terjemahan strategis & diberikan kepada masing2 bagian & cabang Pendekatan Dari Bawah Ke Atas Pengajuan perencanaan dari level paling bawah disampaikan ke level yg atas, perencanaan dikumpulkan & dijadikan sasaran organisasi secara keseluruhan Pendekatan dlm menyusun perencanaan Pendekatan Bersama – Sama Manajemen tingkat atas menentukan strategi global & meminta level bawah untuk memberikan anggarannya

Tahapan Perencanaan Perencanaan Jangka Pendek Perencanaan jangka waktu sampai dengan 1 tahun ke depan dgn sangat terperinci sampai perencanaan bulanan & direncanakan pula aktivitas yg wajib dilakukan oleh masing2 bagian Perencanaan Jangka Menengah Perencanaan jangka waktu lebih dari 1 tahun sampai dengan 5 tahun, biasanya dilakukan dgn strategi & persiapan untuk antisipasi jangka panjang Tahapan Perencanaan Perencanaan Jangka Panjang Perencanaan jangka waktu sampai dengan 10 tahun ataupun lebih. Biasanya untuk melihat potensi jangka panjang bisnis, akan tetapi karena panjangnya jangka waktu maka asumsi yg dipakai & relevansinya sangat tidak pasti

Sebelum Memulai Bisnis Rencana Sumber Daya Manusia Rencana Pemasaran Target pasar, karakteristik produk, strategi harga, sistem penjualan, saluran distribusi & strategi promosi Rencana Keuangan Sumber pendanaan, kelayakan secara keuangan, proyeksi arus kas, proyeksi neraca, proyeksi laba rugi Jenis Perencanaan Sebelum Memulai Bisnis Rencana Produksi Rencana produksi, rencana keperluan bahan baku, bahan penunjang & rencana hasil produksi Rencana Sumber Daya Manusia Keperluan jumlah SDM yg diperlukan & waktu kapan diperlukannya

Manajemen Dalam Operasi Jenis pekerjaan yg diperlukan Deskripsi jabatan Analisis jabatan Spesifikasi jabatan 2. Struktur Organisasi Proses Pengorganisasian Merinci pekerjaan Membagi beban kerja Menyusun mekanisme koordinasi b. Bagan Struktur Organisasi Fungsional Divisional Campuran c. Rekrutmen Iklan Kantor penempatan kerja Organisasi buruh Karyawan yang sudah ada Lembaga pendidikan

PENGORGANISASIAN (organizing) 3 prosedur dasar proses pengorganisasian : Memperinci semua pekerjaan yg harus dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan / proyek 2. Membagi semua beban kerja ke dalam aktivitas yg secara logis & bisa dijalankan oleh seseorang 3. Menyusun mekanisme untuk mengkoordinir pekerjaan dari para anggota organisasi ke dalam satuan yg harmonis & terpadu

Organisasi Fungsional Organisasi Garis Organisasi yg paling sederhana, jumlah karyawan sedikit & bentuk organisasi kecil Organisasi Fungsional Dibentuk atas dasr fungsi masing2 bagian / kelompok dalam menjalankan tugasnya Bentuk Organisasi Organisasi Staff Pengembangan organisasi garis, dimana para pengambil keputusan memerlukan beberapa staff untuk memberikan nasehat sebelum mengambil keputusan Matriks Seorang manajer bisa melapor kepada 2 orang atasan karena fungsi & kedudukannya

Struktur Organisasi Garis Struktur Organisasi Staff (Lini) Struktur Organisasi Garis Direksi Manajer Umum Manajer Direksi Staff Khusus General Manajer Proyek X ProyekY General Manajer A Manajer A1 Manajer A2 General Manajer B Manajer B1 Manajer B2 Struktur Organisasi Matriks

Hal yg Dipertimbangkan dlm Memilih Tipe Organisasi Pendelegasian Wewenang Sentralisasi  organisasi yg kuat akan berada di tingkat atas & kantor pusat Desentralisasi  kantor pusat hanya berfungsi sebagai pengawas 2. Pembagian Kerja Pembagian kerja yg jelas antar bagian, akan memudahkan dalam memilih organisasi seperti apa yg akan dibentuk

Hal yg Dipertimbangkan dlm Memilih Tipe Organisasi (lanjutan . . .) 3. Koordinasi Perlu koordinasi antar bagian yg melakukan kegiatan  baik formal maupun informal Co/ : rapat mingguan antar bagian 4. Sistem Komunikasi Semakin lebar & panjang jenjang organisasi  semakin sulit terjadinya komunikasi antar bagian Dampaknya  muncul perselisihan antar bagian & tidak selarasnya pencapaian tujuan organisasi

Hal yg Dipertimbangkan dlm Memilih Tipe Organisasi (lanjutan . . .) 4. Rentang Kendali Semakin banyak jumlah bawahan  semakin tidak efisien rentang kendali  sehingga perlu ditentukan rentang kendali yg efisien Co/ : pekerjaan yg monoton  rentnag kendalinya lebar 5. Jenjang Organisasi Semakin tinggi jenjang organisasi  semakin sulit komunikasi  rentangnya panjang Orgnisasi besar belum tentu memiliki jenjang organisasi yg panjang, bisa juga memiliki jenjang organisasi yg pendek

Hal yg Dipertimbangkan dlm Memilih Tipe Organisasi (lanjutan . . .) 6. Fleksibilitas Organisasi harus cukup fleksibel & sesuai dengan perkembangan jaman, organisasi tidak bisa kaku Co/ : Perusahaan perseorangan  perusahaan multinasional 7. Kompetisi Pasar Organisasi jg harus sesuai dgn kompetisi pasar & reaksi terhadap permintaan konsumen Pesaing  struktur organisasi pendek & memiliki kecepatan dlm menanggapi kebutuhan konsumen

PENGARAHAN (actuating / leading) Manajemen mulai melakukan kegiatan implementasi dari suatu usaha / ide Kepemimpinan menjadi faktor terpenting Memotivasi, mengarahkan & menggerakkan semua faktor organisasi yg ada untuk mencapai sasaran / tujuan yg diinginkan

Tipe Pemimpin Autoractic Wewenang ada pada level pengambilan keputusan Bawahan memiliki sedikit wewenang maupun kemampuan dlm mempengaruhi pimpinan 2. Free Rain Semua wewenang didelegasikan ke bawahan untuk mengambil keputusan Bagaimana menyelesaikan & mencapai tujuan  seluruhnya diserahkan kepada bawahan 3. Participative Meminta masukan dari bawahan dlm pengambilan keputusan akan tetapi keputusan akhir tetap ada pada pimpinan

Keahlian Untuk Menunjukkan Kinerja Yang Baik Keahlian Konseptual Keahlian untuk mengerti & menghubungkan semua aspek & tugas dlm sebuah perusahaan Co/ : Berpikir sinergi, memiliki visi & misi untuk melihat masa depan, mengantisipasi akan hal2 yg bisa terjadi pada perusahaan 2. Keahlian Interpersonal keahlian / kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yg diinginkan dgn karyawan & konsumen sehingga bisa mencapai tujuan perusahaan / organisasi Customer service, humas

Keahlian Untuk Menunjukkan Kinerja Yang Baik (lanjutan . . .) 3. Keahlian Teknis Keahlian untuk menjalankan tugas sehari – hari Co/ : Manajer produksi & karyawan bagian produksi  memiliki keahlian untuk menjalankan mesin & memproduksi produk yg berkualitas 4. Keahlian Pengambilan Keputusan Keahlian untuk mempergunakan informasi yg tersedia walaupun terbatas, untuk menentukan bagaimana perusahaan bisa mempergunakan sumber daya yg ada dengan baik

PENGENDALIAN (controlling) Pelaksanaan akan selalu menimbulkan hal2 yg belum diperkirakan dlm perencanaan awal  bisa menimbulkan biaya2 tambahan maupun risiko2 tambahan Pengawasan & pengantisipasian risiko menjadi fungsi manajemen yg terakhir Beberapa perusahaan besar membentuk beberapa bagian yg berfungsi untuk mengendalikan fungsi organisasi seperti bagian internal control, audit & juga bagian antisipasi risiko