MANAJEMEN KEARSIPAN Emma Sherlyana A. (15080314020) Wheprista Tri P. (15080314084) Waisal Dwi S. (15080314086) PAP 15 B

Dokumen ?? Manajemen arsip ??

Dokumen Menurut The Georgia Archives (2004), dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Bank Dunia (2005), tujuan Pengelolaan Dokumen : Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

Manajemen arsip Odgers (2005) mendefinisikan, manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Charman (1998) mendefinisikan, sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran. Pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan.

Kennedy dan Schauder menjelaskan bahwa pada setiap dokumen dan arsip akan terdiri atas : Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa ide atau konsep, fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktifitas lain yang direkam dalam arsip tersebut. Struktur, merupakan atribut fisik dan logis dari suatu arsip. Misal struktur surat akan terduru dari header, tubuh surat dan otentifikasi Konteks, menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip

Arsip Dinamis (Dokumen) dan Arsip Arsip dinamis merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tertentu. Menurut Basuki (2003) dokumen yang lazim digunakan dibagi mejadi 4 kategori : 1. Dokumen administratif 2. Dokumen akuntasi 3. Dokumen proyek 4. Berkas kasus

Jika ditinjau dari sudut perundang-undangan, arsip dapat dibagi menjadi 2, yaitu : Arsip Otentik Arsip tidak otentik Penggolongan Dokumen Deserno dan Kynaston (2005) berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai : Dokumen Aktif Dokumen Inaktif

Dari penjelasan di atas, dokumen maupun arsip tidak hanya terbatas pada satu klasifikasi saja, namun dapat berubah status sesuai dengan perjalanan waktu dan nilai dokumen itu sendiri bagi organisasi pemakainya. Perubahan status tersebut akan bergerak mundur, tidak dalam arah yang sebaliknya.

MENGORGANISASI PROGRAM MANAJEMEN KEARSIPAN Sistem Penyimpanan Arsip : Sistem hastawi (manual) Sistem barcoding

Sistem Hastawi (Manual) Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam dan disusun berdasrkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumn dikeluarkan dari rak penyimpanan. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing – masing dokumen yang dipinjam. Pemakaian kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Pemakaian sistem terotomasi

Sistem Barcoding Memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikal pada berkas atau dokumen. Berikut contoh sebuah barcode : Alat baca sandi balok jinjing dapat igunakan untuk melaksanakan sensor berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa stiap ruangan dengan alat baca sandi balok jinjing yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi. Informasi. Dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual.

Penaksiran Nilai guna primer Nilai guna sekunder Nilai guna arsip : 1 2 Nilai guna sekunder

Nilai Guna Primer Nilai guna administratif, yaitu dokumen inaktif yang digunakan dalam menentukan policy organisasi memiliki nilai guna administratif. Nilai guna fiskal, nilai guna dokumen yang menyangkut penggunaan uang untuk keperluan audit. Nilai guna hukum, berupa nilai guna dokumen bagi organisasi menyangkut kepentingan hukum. Nilai guna historis, berupa nilai guna yang disimpan bukan karena kepentingan bisnis.

Nilai Guna Sekunder Nilai guna kebuktian, mengenai bagaimana organisasi didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya. Nilai guna informasional, menyangkut informasi untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan organisasi peciptanya.

ALFRED (arsip disimpan karena nilai khusus) Administrative Value Legal Value Fiscal Value Research Value Education Value Documentary Value

SISTEM PENGINDEKSAN Sistem yang di gunakan mengindeks dokumen atau arsip (Gie,2005) Sistem kronologis Sistem abjad Sistem subjek Sistem numerik Sistem geografis 1 2 3 4 5

Sistem Kronologis Yaitu yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksaan. Dalam bidang administrasi, tanggal dapat menunjukkan: Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen Saat dimuali ketentuan yang ada dalam surat pada dokumen Surat ataudokumen dikirim keluar dari organisasi Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun berlangsung di tulisnya surat atau dokumen

Sistem Abjad Digunakan untuk menyimpan dokumen yang berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri dari 2 jenis: Nama orang Nama badan

Sistem Subjek Didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan. Ada 2 macam sistem subjek : Sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) Sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi/code tertentu)

Sistem Numerik Merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagi pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga indirect filling system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerluka pengelompokan masalahnya terlebih dahulu.

Sistem Geografis Didasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini dapat dikelola menurut 3 tingkatan : Nama negara Nama wilayah administrasi negara setingkat provinsi Nama wilayah adminstrasi khusus Nama wilayah administrasi negara setingkat kabupaten

Danke....