Biro Tata Pemerintahan Setda Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Kelembagaan Teknis Kependudukan dalam Sistem Informasi Aplikasi Kependudukan (SIAK) Oleh Biro Tata Pemerintahan Setda Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta

Kelembagaan Teknis Kependudukan dalam Sistem Informasi Aplikasi Kependudukan (SIAK) SIAK sebagai suatu sistem informasi pengelolaan data kependudukan di Kabupaten/Kota yang lengkap dan akurat, maka seyogyanya beberapa aspek strategis perlu dipersiapkan dalam rangka pengaplikasiannya, antara lain :

ASPEK LANDASAN HUKUM ASPEK KELEMBAGAAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) ASPEK PENERAPAN TEKNOLOGI DAN SISTEM PELAYANAN ASPEK REGISTRASI ASPEK DEMOGRAFIS ATAU KESADARAN MASYARAKAT ASPEK PENGELOLAAN DATA PENDUDUK ATAU PEMBANGUNAN DATABASE KEPENDUDUKAN

I ASPEK LANDASAN HUKUM Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan; Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 2007 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan; Peraturan Presiden Nomor 25 Tahun 2008 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil; Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2009 tentang Penerapan Kartu Tanda Penduduk Berbasis Nomor Induk Kependudukan secara Nasional; dan Keputusan Presiden Nomor 88 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan.

II ASPEK KELEMBAGAAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) Penataan dan penyiapan kelembagaan dan SDM, memiliki korelasi langsung dan strategis di dalam mengimplementasikan Administrasi Kependudukan di Kabupaten/Kota perlu direncanakan dengan baik dan matang. Artinya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota selaku ”Instansi Pelaksana” SIAK. Kelembagaan yang mengaplikasikan SIAK mulai dari tingkat Kelurahan/Desa sampai dengan Kecamatan, dan Penyelenggara Administrasi Kependudukan yaitu Pemerintah Kabupaten/Kota (sekaligus sebagai Instansi Pelaksana administrasi kependudukan), dan Pemerintah Provinsi haruslah sinkron dengan Pemerintah Pusat (penyelenggara Administrasi Kependudukan tingkat Nasional c.q. Departemen Dalam Negeri) melalui struktur yang fokus dan konsisten dengan misi negara/pemerintah sejalan dengan peraturan perundang-undangan, agar efektif untuk mengemban tugas, fungsi dan kewenangan peneyelenggaraan Administrasi Kependudukan.

III ASPEK PENERAPAN TEKNOLOGI DAN SISTEM PELAYANAN Penerapan teknologi hendaknya dapat diakses di seluruh kecamatan di kabupaten/kota dan provinsi yang telah diinstall SIAK serta support (dukungan) yang relatif cepat dan selalu tersedia. Sebagaimana diketahui bahwa dalam mendukung pelayanan administrasi kependudukan, penerapan teknologi sangat penting untuk menjawab keamanan (security) dan kecepatan dalam proses perekaman, pengiriman/komunikasi data, penyimpanan serta pendayagunaan data individu penduduk. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dirancang, dibangun dan dikembangkan untuk mampu menyelenggarakan penerbitan Nomor Induk Kependudukan (NIK) Nasional sebagai nomor identitas tunggal ”unique” yang ditampilkan pada setiap dokumen kependudukan, dan sebagai kunci akses untuk verifikasi data diri maupun identifikasi jati diri seseorang yang sangat berguna di dalam mewujudkan efisiensi dan efektifitas pelayanan publik.

Sejalan dengan itu, aspek material untuk penerbitan dokumen kependudukan, yaitu blangko Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk (KTP), Buku Registrasi/Akta dan Kutipan Akta-akta Catatan Sipil juga harus terjamin kualitas keamanannya dalam mendukung nilai serta keaslian dokumen, dengan menerapkan security feature-teknologi yang tepat guna. Hal yang penting dicatat, adalah issue keamanan (security) dalam hal ini bermakna ganda, yakni bagi penduduk/pemegang dokumen dapat memberikan rasa aman nyaman ada kepastian hukum (perlindungan dan pengakuan negara/pemerintah) atas data-informasi status kependudukan atau peristiwa penting (seperti : kelahiran, pernikahan, perceraian, kematian dlsb.) yang tertera dalam dokumen. Sedangkan bagi negara/pemerintah, dokumen kependudukan yang terjamin keasliannya dan valid data informasi di dalamnya dapat berfungsi mengendalikan kependudukan untuk kepentingan nasional, serta bagi penyelenggara pelayanan publik dapat membantu mendukung terwujudnya pelayanan yang efisien dan efektif. Oleh karenanya, perpaduan penerapan teknologi untuk penerbitan KTP di Kabupaten/Kota, menuju NIK Nasional yang unique terdapat tanda-tangan Pemilik KTP, sidik jari (finger print) dan foto-wajah/face recognition (bioritmik) pada SIAK, dengan penerapan teknologi pada blangko security, untuk mengindentifikasi keabsahan dan keaslian kepemilikan dokumen penduduk.

IV ASPEK REGISTRASI Registrasi kependudukan dengan pengisian blangko Model F-1.01 (bagi WNI) dan blangko Model F-1.02 (bagi WNA pemegang Kartu Tinggal Ijin Tetap atau KITAP) merupakan kegiatan awal dan kunci di dalam mewujudkan tertib dokumen kependudukan. Untuk itu mekanisme, prosedur, dan persyaratan yang dirancang dan diterapkan dalam pelayanan dokumen kependudukan ini sangat penting, agar setiap blangko yang diisi oleh masyarakat segera diproses serta dilakukan verifikasi dan validasi oleh petugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota (selaku Instansi Pelaksana), untuk dikeluarkan Dokumen Kependudukan (seperti : Kartu Keluarga, KTP dlsb.) di satu sisi, dan di sisi lain datanya dimasukkan/ di-entry dalam database kependudukan.

IV ASPEK DEMOGRAFIS ATAU KESADARAN MASYARAKAT Kesadaran/wawasan pemahaman masyarakat terhadap makna dokumen kependudukan, ketertiban dalam kepemilikan dokumen masih perlu ditingkatkan. Untuk menuju tertib dokumen kependudukan di Kabupaten/Kota khususnya guna menunjang NIK secara nasional, sangatlah diperlukan komitmen politik dari semua komponen masyarakat/bangsa, terutama penyelenggara pemerintah, pemerintah daerah provinsi/kabupaten/kota untuk bagaimana membuat kebijakan, strategis dan program-progarm kegiatan penciptaan ”insentif/benefit” bagi masyarakat dan ”sosialisasi” tentang pentingnya tertib administrasi kependudukan sebagai suatu Gerakan Nasional.

VI ASPEK PENGELOLAAN DATA PENDUDUK ATAU PEMBANGUNAN DATABASE KEPENDUDUKAN Dalam rangka ikut mempercepat proses penerapan NIK Nasional yang terintegrasi bagi seluruh penduduk Indonesia yang tersebar dalam 440 kabupaten/kota di 33 provinsi, maka peranan Bank Data (database) Kependudukan sangatlah penting. Maka pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di kabupaten/kota melalui aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) diharapkan dapat dipergunakan sebagai data dasar (database) kependudukan yang selalu dimutakhirkan secara teratur dan berkesinambungan dengan pelayanan harian pendaftaran penduduk (seperti : pindah, pindah datang, pencatatan biodata, perubahan status kependudukan, Kartu Keluarga dan permohonan KTP, dst.) serta dengan pelayanan catatan sipil (seperti : kelahiran, perkawinan, kematian, dst.). Sehingga database tersebut dapat pula dimanfaatkan untuk mengetahui jumlah penduduk potensial pemilih pada Pemilu, Pemilukada, Pilpres, maupun kepentingan publik lainnya.

PENUTUP Uraian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa pembangunan jaringan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) sangat dibutuhkan, karena untuk mendata secara terpadu penduduk sebagai pengecekan silang antar kabupaten/kota, agar terhindar adanya data ganda kependudukan (seorang penduduk yang teregister lebih dari satu kali dalam satu daerah atau antar daerah) di dalam NKRI, maka hal itu seorang penduduk tidak mungkin lagi memiliki lebih dari satu KTP. Oleh karena itu, segenap komponen masyarakat/penduduk dan birokrat perlu diberikan suatu pemahaman yang menyeluruh tentang :

Apa itu SIAK terpadu dan bagaimana manfaatnya ? Bagaimana prosedur-prosedur pelaksanaan SIAK ? Apa kewenangan dan kewajiban pemerintah desa/kelurahan, kecamatan, kabupaten/kota, provinsi dan pemerintah (DEPDAGRI c.q. Ditjen Adminduk) dalam pelaksanaan SIAK ? Apa yang perlu diantisipasi untuk mengatasi kendala pelaksanaan SIAK ? Bagaimana peran masyarakat/penduduk dalam pelaksanaan SIAK ?

Sehingga untuk mengaplikasikan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) diperlukan suatu persiapan yang terencana dengan benar, matang dan dapat menjangkau seluruh kecamatan (sebagai Tempat Perekaman Database Kependudukan) di kabupaten/kota. Salah satunya untuk mewujudkan ”KTP Nasional”, sebagai identitas pribadi/ tunggal atau single identity number (SIN) yang berlaku secara nasional.

Terima Kasih