KONTEKS DAN PROSES MANAGEMENT PROYEK

ATRIBUT PIMPINAN PROYEK ATAU PROFESI MANAJEMEN PROYEK Body of Knowledge Prinsip Unik Profesi Kode Etik Berkaitan dengan Tingkah Laku ATRIBUT PIMPINAN PROYEK ATAU PROFESI MANAJEMEN PROYEK Standard of Entry Standard minimum seorang PimPro Organisasi yang Mendukung Sebuah organisasi yang mendukung profesi Pim Pro

Pengalaman menunjukan bahwa : Para Pimpro dan pelaku proyek tidak mempunyai persiapan untuk mengelolah atau menduduki jabatan proyek, Biasanya persoalan berasal dari pucuk pimpinan perusahaan, dengan menunjuk seseorang sebagai penanggung jawab proyek (Non-Project Oriented Company) dengan alasan sebagai berikut : Memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup Proyek Tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu diperlukan Manager lini yang berpengalaman yang mampu memecahkan masalah managerial Memiliki indikasi bersedia menghadapi tantangan

Project Management Skills ?

Project Management Skills Leadership Communications Problem Solving Negotiating Influencing the Organization Mentoring (menasehati) Process and technical expertise

Project Manager Positions Project Administrator / Coordinator Project Manager / Program Manager Executive (Pelaksana) Program Manager Program Development

PM-BOK (PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE) oleh PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE A.S PIMPINAN PROYEK

PENGELOLAHAN INTEGRASI (PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT) Penyusunan Rencana (Plan Development) Teknik & Metode bersangkutan Output Perencanaan Proyek Keterangan Pendukung Pelaksanaan Rencana (Plan Execution) Output Work Result Change requests Pengendalian Perubahan (Integrated Change Control) Output Tindakan Koreksi Revisi Perencanaan

PENGELOLAHAN LINGKUP (SCOPE MANAGEMENT) Cost and Benefit Ratio) Inisialisasi Proyek Komitmen perush terhdp pengadaan proyek Teknik & Metode Bersangkutan seperti Seleksi Proyek dengan Studi Kelayakan yg Dilihat dari berbagai Aspek (Finance, Ekonomi, dll) Cost and Benefit Ratio) Output Otorisasi Mulai Penentuan Pimpro Project Charter Perencanaan dan Definisi Lingkup Output Uraian Lingkup Work Breakdown Structure Output Tindakan Koreksi Scope Change Formal Acceptance Pengendalian dan Verifikasi Lingkup

PENGELOLAHAN BIAYA (COST MANAGEMENT) Teknik & Metode Bersangkutan (Data History, Data Bank, Katalog, Parametris, Cost & Schedule Control) Output Keperluan Sumber Daya perkegiatan Perencanaan Sumber Daya Output Estimasi Biaya Data Pendukung Perkiraan Biaya Output Budget perkegiatan Renc. Penarikan Dana Budgeting Output Tindakan Koreksi Revisi angka Anggaran Pengendalian Biaya

PENGELOLAHAN WAKTU DAN JADWAL (TIME & SCHEDULE MANAGEMENT) Merupakan salah satu sasaran utama dari suatu proyek. Keterlambatan akan menimbulkan kerugian, misalnya : Biaya, Kehilangan Kesempatan, dan lainnya. Pengelolahan waktu (Time Management) mempunyai tujuan utama agar proyek dapat selesai tepat atau lebih cepat dari waktu yang direncanakan dengan memperhatikan BIAYA, MUTU, dan LINGKUP PROYEK

PENGELOLAHAN WAKTU DAN JADWAL (TIME & SCHEDULE MANAGEMENT) Teknik & Metode Bersangkutan antara lain : Bagan Balok, CPM, PERT, Data Bank, Historical Record, Resource Leveling (Pemerataan Alokasi Sumber Daya), dll Identifikasi Kegiatan Output Daftar kegiatan Penyususan Urutan Kegiatan Output Daftar kegiatan Jaringan Kerja Output Jaringan kerja dgn kurun waktu Perkiraan Kurun Waktu Penyusunan Jadwal Output Jadwal Induk Pengendalian Waktu dan Jadwal Output Tindakan Koreksi Jadwal Revisi

PENGELOLAHAN MUTU (QUALITY MANAGEMENT) Meliputi kegiatan-kegiatan yang diperlukan agar hasil proyek memenuhi persyaratan, kriteria, dan spesifikasi yang ditentukan. Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Destruction Test, Performance Test, Control Chart, Sampling Program Pengelolahan Mutu Output Policy, Organisasi, Rencana Kerja Output Document QA / QC Quality Assurance Quality Control Output Hasil Test, Hasil Inspeksi, Acceptance, Rework

PENGELOLAHAN SUMBER DAYA MANUSIA (HR MANAGEMENT) Bagian Pengelolaan yang cukup rumit, bertujuan untuk mengupayakan penggunaan secara efektif Sumber Daya Manusia Proyek. Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Teori Umum Organisasi, Kebijakan dan Prosedur Perusahaan, Pelatihan, Kontrak Berjangka Perencanaan Organisasi Output Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Staffing Plan Pengisian Personil Output Personil Proyek, Staf Proyek Pembentukan Team Work Output Team Work, Peningkatan Kinerja

PENGELOLAHAN RESIKO (RISK MANAGEMENT) Dalam konteks proyek pengelolaan risiko meliputi identifikasi secara sistematis jenis, besar, dan sumber risiko selama siklus proyek, serta penyiapan tanggapan untuk antisipasi Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Simulasi, Ilmu Statistik Output Daftar Sumber Risiko & Penggolongan Risiko Identifikasi & Klasifikasi Risiko Output Tingkatan Besar/Kecilnya Risiko, Potensi Terjadinya Risiko Kuantifikasi Risiko Pembentukan Tanggapan thdp Risiko Output Rencana Penanganan, Asuransi. Program Pemantauan& Pengendalian Output Tindakan Koreksi

PENGELOLAHAN PENGADAAN DAN KONTRAK (PROCUREMENT MANAGEMENT) Proses ini diawali dengan identifikasi jasa, material, dan peralatan yang diperlukan proyek dan diteruskan dengan membuat spesifikasi dan kriteria. Output Kebijakan Pengadaan, Daftar Pengadaan Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Analisis Sewa Beli, Pemilihan Jenis Kontrak, Cara Pembayaran, Pengendalian Perubahan, (Closure2 yang ada pada kontrak) Perencanaan pengadaan Penyiapan Dokumen Output Rancangan Kontrak, Dokumen Lelang Proses Lelang Output Proposal Kontrak Administrasi Kontrak Output Penyerahan dan Pembayaran, Acceptance

PENGELOLAHAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION MANAGEMENT) Proses yang diperlukan agar mereka yang terlibat dalam Proyek memperoleh informasi yang diperlukan pada waktu yang tepat, termasuk Stake Holder Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Pertemuan, Rapat, Membuat Laporan Tertulis, SIM Output Lembaran perencanaan komunikasi Perencanaan Komunikasi Distribusi Informasi Output Lembaran Catatan Informasi Laporan Kinerja Output Proposal Kinerja Penutupan Administrasi Output Arsip Proyek, Laporan Penutupan

The 5 PMI Process Groups Each process is described by: 1. Initiating 2. Planning 3. Executing 4. Controlling 5. Closing Note: these can be repeated for each phase Each process is described by: Inputs Tools & Techniques Outputs

PMI Process Groups

PMI: Process Links

PMI Phase Interactions

PMI: Initiating Process Inputs Product Description Strategic plan Project Selection Criteria Historical Information Outputs Project charter Project Manager assigned Constraints Assumptions

PMI: Planning Process Risk Planning Scope Planning Devising and maintaining a workable scheme to accomplish the business need that the project was undertaken to address Risk Planning Schedule Development Quality Planning Communications Planning Organization Planning Staff Acquisition Procurement Planning Project Plan Development Scope Planning Scope Definition Activity Definition Activity Sequencing Activity Duration Estimating Resource Planning Cost Estimating Cost Budgeting

PMI: Executing Process Coordinating people and other resources to carry out the plan Project Plan Execution Scope Verification Quality Assurance Team Development Information Distribution Source Selection Contract Administration

PMI: Controlling Process Ensuring that project objectives are met by monitoring and measuring progress and taking corrective measures when necessary Overall Change Control Scope Change Control Schedule Control Cost Control Quality Control Performance Reporting Risk Response Control

PMI: Closing Process Administrative Closure Contract Close-out Formalizing acceptance of the project or phase and bringing it to an orderly end Administrative Closure Contract Close-out

PROCESS GROUP  KNOWLEDGE AREA

SWEBOK (Software Engineering Body of Knowledge) KNOWLEDGE AREA Software Requirement Software Design Software Construction Software Testing Software Maintenance Software Configuration Management Software Engineering Management Software Engineering Process Software Engineering Tools and Methods Software Quality

Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek Penjelasan Bagaimana memperolehnya? Kompetensi Pencapaian Bisnis Kesadaran bisnis Mengikat tiap proyek sistem pada misi, visi & tujuan organisasi Pengalaman bisnis Orientasi rekan bisnis Menjaga keterlibatan para manajer & user selama Proyek Komitmen pada kualitas Memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan Jeffrey L Whitten, Metode Design dan Analisis Sistem

Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek Penjelasan Bagaimana memperolehnya? Kompetensi Pemecahan Masalah Inisiatif Mendemonstrasikan kreativitas,resiko diperhitungkan untuk analis, disain dan mengimplemenasikan sistem informasi Pengalaman bisnis Pengumpulan informasi Dengan terampil memperoleh informasi faktual yang diperlukan untuk menganalisis,disain, & mengimplementasikan sistem informasi Penemuan fakta & syarat, Pengalaman Bisnis Pemikiran analitis Dapat menilai & memilih proses pengembangan sistem yang sesuai & menggunakan perangkat manajemen untuk merencanakan,menjadwalkan & menganggarkan pengembangan sistem. Dapat memecahkan masalah melalui pendekatan analitis penguraian sistem menjadi bagian-2 & merakit kembali bagian-2 tsb menjadi sistem yang diperbaiki. Manajemen proyek, Pemodelan bisnis, Pemodelan & Analisis data dengan UML dan DFD, Pengalaman bisnis Pemikiran konseptual Memahami teori sistem dan menerapkannya pada analisis & desain sistem dari sistem informasi Blok pembangunan sistem informasi,Teknik penemuan fakta & syarat, Pemodelan persyaratan sistem dengan use case, Pemodelan & Analisis sistem, Pemodelan proses, Analisis Kelayakan & Proposal Sistem,Pemodelan & Analisis data dengan UML dan DFD Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek

Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek Penjelasan Bagaimana memperolehnya? Kompetensi Pengaruh Kesadaran antar personal Memahami,mengenal,& bereaksi pada motivasi & tingkah laku antarpersonal Dapat dipelajari di matakuliah, tetapi membutuhkan pengalaman bisnis Kesadaran organisasi Memahami politik organisasi & bagaimana menggunakannya dalam proyek Pengalaman bisnis Antisipasi impak Memahami implikasi keputusan-2 proyek & mengelola harapan-2 & resiko Manajemen proyek & Pengalaman bisnis Banyak menggunakan pengaruh Dengan terampil memperoleh kerja sama & konsensus para manajer,user & ahli teknologi Kompetensi Manajemen Manusia Memotivasi orang lain Memimpin & mengarahkan orang-2 untuk mengatasi perbedaan-2 dan meraih tujuan proyek sebagai sebuah Tim Ketrampilan komunikasi Berkomunikasi secara efektif, lisan dan tertulis dalam konteks pertemuan,presentasi,memo & laporan Mengembangkan orang lain Memastikan para anggota tim proyek menerima pelatihan,tugas,supervisi & umpan balik performa yang cukup untuk menyelesaikan proyek Memonitor & mengontrol Mengembangkan rencana,jadwal & anggaran proyek & secara berkesinambungan memonitor perkembangan & membuat penyesuaian jika diperlukan. Peralatan & teknik-2 manajemen proyek, tetapi membutuhkan pengalaman proyek Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek

Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek Penjelasan Bagaimana memperolehnya? Kompetensi Self-Management Kepercayaan diri Secara konsisten membuat & mempertahankan keputusan-2 dengan kepercayan diri kuat dalam proses dan atau fakta Pengalaman bisnis Manajemen stres Bekerja efektif di bawah tekanan Kepedulian pada kredibilitas Secara konsisten & jujur menyampaikan janji-2 & solusi2. Mempertahankan pertukaran teknis atau bisnis di lapangan jika Diperlukan Fleksibelitas Mampu menyelesaikan proses,gaya manajemen, atau pembuatan keputusan berdasarkan situasi dan masalah-2 yang tidak terantisipasi Kompetensi-Kompetensi Manajer Proyek