2 DOKUMEN MUTU

Struktur Dokumen Sistem Mutu APA? (Sesuai standar Mutu) MM (Manual Mutu) Aras 1 BAGAIMANA? (Langkah kerja apa, bagaimana, mengapa, kapan, di mana?) MP (Manual Prosedur) Aras 2 IK (Instruksi Kerja)/ DP (Dokumen Pendukung)/ BO (Borang)/Rekaman RINCI (Langkah kerja rinci, deskripsi tugas setiap individu/kelompok) Aras 3 Catatan: Aras Dokumen dapat dikelompokkan dalam SATU manual teknis bila diperlukan

Manual Mutu (MM)

Sistem Dokumentasi Aras 1 MM Gugus Jaminan Mutu (GJM) Aras 2 MP Gugus Jaminan Mutu + Kelompok Kerja (KK) Aras 3 IK Kelompok Kerja + Pelaksana (Plk) DP GJM, KK, Plk

Struktur MM (Manual Mutu) Memuat secara singkat latar belakang, sejarah, dan cakupan organisasi. Memuat nama, lokasi dan cara berkomunikasi. Memuat daftar acuan MP (Manual Prosedur) dan DP (Dokumen Pendukung). Bersifat unik untuk setiap organisasi. Fleksibel dalam mendefinisikan Sistem Penjaminan Mutu. Pernyataan ringkas kebijakan, tujuan dan proses utama.

ISI MM (Manual Mutu) Acuan. Deskripsi Sistem Mutu (Standar dan Manual Mutu yang dipilih). Lampiran (informasi pendukung). Judul dan Cakupan. Daftar Isi. Persetujuan dan Revisi. Kebijakan dan Tujuan Mutu (Key Performance Indicators) Tanggungjawab dan Wewenang Organisasi.

Contoh (UGM) Struktur MM (Manual Mutu) Lihat Manual Mutu Akademik UGM Kode MM-UGMKJM-04.01.01

Manual Prosedur (Prosedur Kerja ) (MP/PK)

Sistem Dokumentasi (Untuk diingat kembali) Aras 1 MM Gugus Jaminan Mutu Aras 2 MP Gugus Jaminan Mutu + Kelompok Kerja Aras 3 IK Kelompok Kerja + Pelaksana DP GJM, KK, Plk

Struktur dan Format MP (Manual Prosedur) Struktur dan format MP harus ditentukan dan didokumentasikan terlebih dulu oleh organisasi. Dokumen dapat berbentuk cetakan atau media elektronik.

Struktur dan Format MP (lanjutan) MP memuat: Prosedur Tertulis. Bagan alir. Tabel. Gabungan di atas. Metode lain yang sesuai dengan keperluan organisasi. MP harus mengandung informasi penting minimum. MP harus diidentifikasi dan dikendalikan agar memudahkan penggunaannya.

ISI MP (Manual Prosedur) Secara Umum: Judul Tujuan Lingkup Tanggungjawab dan Wewenang Penjelasan/Keterangan Kegiatan Rekaman Lampiran Kajiulang, Persetujuan, dan Revisi Identifikasi Perubahan

ISI MP (Manual Prosedur) Judul: ditulis jelas. Tujuan (proses dan kegiatan): ditulis jelas. Lingkup (proses dan kegiatan): dideskripsi dengan jelas liputan wilayahnya dan kemungkinan yang bukan wilayahnya. Tanggungjawab dan wewenang (fungsi organisasi dan orang): diidentifikasi (format bagan alir / teks).

ISI MP (Manual Prosedur) Lanjutan Deskripsi kegiatan: Tingkat rincian dapat berbeda tergantung pada kerumitan kegiatan, metode yang digunakan, ketrampilan dan latihan yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan.

ISI MP (Lanjutan) Kebutuhan organisasi dan pelanggan Deskripsi kegiatan harus mempertimbangkan: Kebutuhan organisasi dan pelanggan Deskripsi proses dalam bentuk bagan alir sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan. Hal yang akan dikerjakan, oleh siapa, oleh bagian apa organisasi, mengapa, kapan, dimana, dan bagaimana.

ISI MP (Lanjutan) Deskripsi kendali proses dan kendali kegiatan yang telah diidentifikasi. Sumber daya yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan (personalia, pelatihan, perlengkapan dan bahan). Dokumentasi yang tepat sehubungan dengan kegiatan yang dikehendaki. Masukan dan keluaran proses.

ISI MP (Lanjutan) Rekaman: Rekaman kegiatan harus ditentukan dengan pasti. Cara melengkapi, mengarsip, dan menyimpan rekaman, harus dinyatakan dengan jelas.

ISI MP (Lanjutan) Lampiran: Informasi pendukung MP dapat ditambahkan Kajiulang, persetujuan dan revisi: Bukti kajiulang dan persetujuan, status dan tanggal revisi MP harus ditulis dengan jelas. Identifikasi Perubahan: Sifat perubahan harus dinyatakan dengan jelas di dalam dokumen atau pada lampiran yang sesuai.

Contoh (UGM) Struktur MP (Manual Prosedur) Lihat Manual Mutu Akademik UGM Kode MP-UGMKJM-04.01.02

Instruksi Kerja (IK)

Sistem Dokumentasi (Untuk diingat kembali) Aras 1 MM Gugus Jaminan Mutu Aras 2 MP Gugus Jaminan Mutu + Kelompok Kerja Aras 3 IK Kelompok Kerja + Pelaksana DP GJM, KK, Plk

Struktur dan Format IK (Instruksi Kerja) IK harus dibuat dan diperbarui untuk menjelaskan kinerja semua pekerjaan. Tanpa IK akan berakibat kurang baik bagi pelaksanaannya. Struktur, format, dan tingkat kerincian harus disesuaikan dengan keperluan personalia organisasi dan tergantung pada kerumitan pekerjaan, metode yang dipakai, latihan yang telah diadakan, ketrampilan dan kualifikasi dari personalia.

ISI IK IK harus menerangkan kegiatan yang kritis. Hindari keterangan rinci yang tak berkaitan langsung dengan kendali kegiatan. Pelatihan dapat mengurangi permintaan instruksi-instruksi yang terlalu rinci.

Tipe IK (Instruksi Kerja) IK tidak perlu mengikuti struktur atau format tertentu. IK harus menerangkan tujuan, lingkup pekerjaan, dan MP yang terkait, secara cermat, lengkap, dan singkat. IK dapat disajikan dengan berbagai cara, misalnya dokumen tertulis yang terstruktur, checklist, bagan alir, grafik, video, template, model produk, catatan teknis berupa gambar, manual kerja alat atau gabungan cara-cara tsb.

Kajiulang, Pengesahan, dan Revisi IK Unit organisasi harus menyediakan bukti yang jelas tentang kajiulang dan pengesahan IK, status, dan tanggal revisinya.

Rekaman IK Rekaman/catatan yang berhubungan dengan kegiatan yang dikehendaki harus ditetapkan dalam IK. Metode yang diperlukan untuk membuat, mengarsip, dan menyimpan rekaman yang lengkap dengan acuan silangnya, harus dinyatakan secara jelas.

Identifikasi Perubahan IK Sifat/macam perubahan harus diidentifikasi dalam dokumen atau lampiran yang sesuai.

Contoh (UGM) Instrusi kerja

(Dokumen Pendukung) DP

Dokumen Pendukung (DP) DP adalah dokumen terkendali (semacam MM, MP dan IK). DP dimasukkan ke dalam dokumen Sistem Manajemen Mutu untuk menunjukkan asal informasi penting tentang cara melaksanakan pekerjaan. DP dapat dikembangkan oleh unit organisasi itu sendiri atau oleh pihak lain. Contoh DP: gambar teknik, buku teks, laporan teknis, kriteria, peraturan, dll.

Borang (BO)

Borang Borang dibuat dan dikembangkan untuk mencatat data yang sesuai persyaratan dokumentasi Sistem Penjaminan Mutu. Borang harus mudah dimengerti dan mudah digunakan untuk mencatat data. Borang standar harus dikembangkan dan digunakan. Borang harus memuat judul, nomor identitas, status dan tanggal revisi. Borang dapat diacu dalam lampiran atau ditunjukkan sebagai lampiran dalam MM, MP atau IK.