MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI UNTUK SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS X Dikembangkan oleh : Eva Yuliana

MENU UTAMA Proses Dokumen-Dokumen Kantor Kompetensi Dasar 1 Dasar Surat Menyurat Kompetensi Dasar 2 Mengurus/Menjaga Sistem Dokumen

Proses Dokumen-Dokumen Kantor Kompetensi Dasar 1 Proses Dokumen-Dokumen Kantor Indikator Pembelajaran Materi Pembelajaran Soal Latihan

Kompetensi Dasar 2 Dasar Surat Menyurat Indikator Pembelajaran Materi Pembelajaran Soal Latihan

Mengurus/Menjaga Sistem Dokumen Kompetensi Dasar 3 Mengurus/Menjaga Sistem Dokumen Indikator Pembelajaran Materi Pembelajaran Soal Latihan

Kompetensi Dasar 1 Proses Dokumen-Dokkumen Kantor Indikator pembelajaran : Mampu memproses dokumen sesuai dengan prosedur perusahaan dengan batas waktu peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen Kerusakan peralatan kantor di identifikasi secara tepat dan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan

Proses Dokumen-Dokumen Kantor A. Jenis-jenis Surat/Naskah Pengertian Surat Surat adalah penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak yang lain berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, kritikan, dan sebagainya

Berdasarkan sifat surat, terdiri dari : 2. Jenis-Jenis Surat Berdasarkan sifat surat, terdiri dari : Surat Pribadi Surat Dinas Pribadi ( Surat Lamaran Pekerjaan, Daftar Riwayat Hidup, Surat Izin) Surat Dinas Swasta Surat Niaga Surat Dinas Pemerintah Berdasarkan wujud surat, terdiri dari : Surat Bersampul Surat terbuka dan surat tertutup Memorandum dan Nota Surat biasa

Berdasarkan keamanan isinya, terdiri dari : Surat sangat rahasia Surat rahasia Surat konfidensial Berdasarkan proses penyelesaiannya, terdiri dari : Surat sangat segera atau surat kilat Surat Segera Surat Biasa

B. Jenis-Jenis Dokumen Pengertian Dokumen dan Dokumentasi Menurut ensiklopedia, dokumen merupakan surat, akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas. Batasan dokumentasi dari beberapa organisasi, antara lain : a. Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah keputusan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan khusus.

b. Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi dokumen dalam bentuk lebih kecil ( mikro reproduksi) khususnya dalam bentuk mikrofilm. c. Menurut FID, dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia. d. Menurut NIDER, dokumentasi adalah tugas dari keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada di perpustakaan dan pemberitahuan tentang literatur

Kegunaan dokumentasi antara lain : Memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen Dokumen menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen Peranan dokumentasi bagi organisasi antara lain: Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi Menerbitkan suatu jurnal publlikasi dokumentasi Menyelenggarakan konferensi di bidang dokumentasi

2. Jenis-Jenis Dokumen Menurut jenisnya, terdiri dari dokumen fisik dan dokumen intelektual Menurut sifatnya, terdiri dari dokumen tekstual dan dokumen nontekstual Menurut literatur, terdiri dari dokumen korporil dan dokumen literer Menurut kepentingan dan kekhususannya, terdiri dari dokumen pribadi, dokumen ekonomi, dokumen sejarah, dokumen kedokteran, dan dokumen pemerintahan Menurut dokumentasi, terdiri dari dokumen primer, dokumen sekunder, dan dokumen tersier

C. Bagian-Bagian Surat Bagian surat Secara umum, bagian surat meliputi kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat, salam pembuka, alinea pembuka, isi surat, alinea penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan NIP 2. Bentuk Surat Bentuk surat yang umum dipakai antara lain bentuk Depdikbud, bentuk full block style, bentuk Block style, bentuk hanging paragrah style, bentuk indented style, bentuk official style, bentuk semi block style, surat bersambung, dan lain-lain.

3. Lipatan Surat, terdiri dari lipatan tunggal, lipatan baku, lipatan baku rendah, lipatan akordion, lipatan akordion rendah, dan lain-lain.

Kompetensi Dasar 2 Dasar Surat Menyurat Indikator pembelajaran : Kata-kata ditulis dengan benar dan bahasa yang singkat dan jelas Ejaan, pemberian tanda baca dengan benar Informasi dicek untuk ketelitian sebelum dikirim

Dasar Surat Menyurat Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat Menyurat Peranan surat menyurat sebagai alat komunikasi tertulis Surat merupakan alat komunikasi yang memiliki kelebihan tersendiri dalam penyampaian berita kepada pihak lain yang memiliki bukti otentik. Surat sering disebut sebagai duta/wakil pengirim yang mencerminkan citra pengirim sehingga tata bahasa dalam surat tersebut harus benar dan sesuai dengan akidah.

2. Tujuan penulisan surat Menyampaikan informasi Mendapatkan balasan/tanggapan dari penerima Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tangkap 3. Fungsi surat, antara lain : Alat tata usaha Media komunikasi Duta atau wakil penulis Alat bukti tertulis

4. Bahasa surat Surat sebagai karangan Tema surat Kalimat Alinea Gaya bahasa Ejaan dan tata bahasa Syarat bahasa surat

B. Perlengkapan surat Kertas surat Sampul surat Ukuran sampul Menulis alamat luar pada sampul

Kompetensi Dasar 3 Mengurus/ menjaga sistem dokumen Indikator Pembelajaran : Dokumen disimpan/ di file sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan referensi dan sistem indek dimodifikasi dan di update sesuai dengan prosedur perusahaan

Mengurus/ Menjaga Sistem Dokumen Macam-macam dokumen kantor Surat Laporan Formulir Produk hukum Produk teknologi maju B. Sistem Indeks Pengertian Filing ( arsip) Tujuan pemakaian sistem filing Istilah yang berkaitan dengan sistem filing Ciri-ciri sistem filing yang baik

2. Macam-macam sistem filing Filing sistem abjad ( alphabetic) Filing sistem pokok masalah ( subject) Filing sistem tanggal ( kronologis) Filing sistem nomor ( numeric) Filing sistem wilayah