Presentation Skills for Managers

Daftar Isi Developing Great CONTENT Preparing Great DESIGN Conducting Great DELIVERY

Tiga Elemen Presentasi yang Baik Isi Great Presentation Desain Penyampaian

Developing Great CONTENT

Langkah-langkah Penyiapan Content Mengkonversi Data Anda menjadi Outline Mengumpulkan Data & Informasi yang Relevan Menganalisa Audience anda

Menganalisa Audience Anda Kebutuhan Tingkat atau Level Pengetahuan Attitude – bagaimana perasaan mereka mengenai topik tersebut? Informasi Demografis – termasuk di dalamnya adalah usia, jenis kelamin, kultur, dan bahasa dari anggota audience

Mengumpulkan Data & Informasi yang Relevan Sebelum anda mulai riset anda untuk mengumpulkan informasi yang relevan, terdapat tiga pertanyaan yang harus dipertimbangkan : Apa yang ingin dicapai oleh audience? Apa yang mungkin telah mereka ketahui mengenai topik saya? Apa tujuan dari presentasi ini?

Mengkonversi Informasi Anda menjadi Outline Terdapat tiga langkah dalam mebuat outline : Tentukan outline style Kelompokkan data dan informasi yang telah dikumpulkan Atur ke dalam format outline

Outline Style Kronologis Naratif Permasalahan/ Solusi Sebab/Akibat Perlihatkan kejadian seperti apa yang terjadi Bawa audience pada perjalanan melalui alur presentasi yang bersifat naratif Naratif Nyatakan permasalahan, penyebabnya, dan kemudian solusi-nya, dan kesimpulan Permasalahan/ Solusi Nyatakan penyebabnya dan terangkan akibatnya Sebab/Akibat

Pertanyaan Jurnalistik Outline Style Bagi topik utama menjadi beberapa subtopik Topical Gunakan pertanyaan seperti apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana untuk memaparkan presentasi Pertanyaan Jurnalistik

Format Outline Pengenalan Format Outline Isi Kesimpulan

Format Outline Pengenalan Harus menyertakan agenda dan penjelasan mengenai sasaran dan tujuan dari presentasi anda. Dapat berisi gambaran (overview) situasi saat ini, atau kronologi tahapan – dan dimana letak topik presentasi dalam tahapan tersebut Gunakan strategi yang untuk mendapatkan perhatian melalui : quote yang powerful, pertanyaan, humor, image kreatif, anekdot, atau sharing emosi.

Format Outline Isi Kronologis Naratif Permasalahan/Solusi Sebab/Akibat Topical Pernyataan Jurnalistik

Format Outline Kesimpulan Ringkaslah point-point utama dari presentasi anda Berikan penutupan dan tinggalkan kesan Dapat berisi rekomendasi atau langkah berikutnya yang harus diambil

Building Great DESIGN

Desain Presentasi Aturan Utama dalam Membuat Text Bullet: Gunakan satu konsep untuk setiap slide Gunakan kalimat kunci dan kata kunci Gunakan poin bullet anda dalam struktur yang konsisten Gunakan huruf kapital dengan baik – gunakan huruf besar hanya pada huruf pertama dari kata yang pertama

Desain Slide Presentasi yang Baik Tiga Kunci Desain yang Baik Layout Konsistensi Warna Desain Slide Presentasi yang Baik

Layout Layout Perhatikan layout anda sebagai kerangka dari presentasi anda …. Seperti kerangka yang mendukung badan kita, layout anda harus mendukung pesan anda dan memberikan struktur dalam presentasi anda.

Konsistensi 2. Konsistensi Anda harus konsisten dalam mendesain elemen-elemen sebagai berikut: Penempatan teks dan gambar Jenis huruf dan ukurannya Latar belakang Style dan tata letak Tampilan Grafik

Warna 3. Warna Gunakan warna kontras agar mudah untuk dibaca (seperti teks warna hitam dengan latar belakang putih atau teks warna putih dengan latar belakang biru) Warna harus serasi – mereka harus memiliki tingkat keharmonisan yang tinggi Menghindari kesan tidak bersih; sebaiknya menggunakan tidak lebih dari empat jenis warna

Huruf yang Konsisten Dua golongan huruf yang sering digunakan adalah huruf serif dan sans serif Huruf Serif memiliki sedikit hiasan sebagai perpanjangan dari cara penulisan setiap huruf (seperti: Times New Roman, Book Antiqua, Bookman Olds Style, Garamond). Sedangkan sans serif tidak; mereka lurus dan bersih (seperti: Arial, Verdana, Helvetica) Huruf Sans serif merupakan font terbaik yang cocok untuk presentasi elektronik

Tips untuk Merencanakan Slide yang Baik Gunakan slide secara hemat. Hindari penggunaan berlebih dari slide yang tidak diperlukan. Membuat slide bergambar. Grafik, flowchart, dan lain-lain, semuanya memberikan arti yang lebih mendalam bagi yang melihatnya dibanding dengan kata-kata. Membuat teks dan angka yang mudah dibaca. Ukuran huruf minimal di-set 20 point untuk setiap bagian. Membuat gambar dan diagram yang mudah untuk dilihat.

Pedoman Desain Hindari ini Yang ini lebih baik

Chart dan Grafik yang Efektif

Hinsari slide yang seperti ini……

Conducting Great DELIVERY

Penyampaian Presentasi Anda Suara Penggunaan Bahasa Gerak gerik Bahasa Tubuh Penyampaian yang baik

Atur Suara Anda Coba untuk bersuara natural, sehingga ritme dan nada anda sesuai dengan pesan yang ingin anda sampaikan Mengembangkan tiga hal penting dalam suara: Volume Intonasi Pacing

Atur Suara Anda Berbicara cukup keras untuk menjangkau seluruh anggota audience; namun juga tidak terlalu keras untuk mereka yang lebih dekat dengan anda. Volume Hindari berbicara secara monoton. Berikan lebih banyak perasaaan dalam suara anda dan buatlah menjadi lebih hidup dengan mengubah intonasi anda. Intonasi

Atur Suara Anda Pacing adalah irama atau kecepatan suara kita Pacing Untuk kebanyakan dari kita, hal ini adalah biasa – kecuali jika kita gugup atau terlalu bersemangat. Lakukan latihan, dan anda dapat menggambarkan bagaimana suara yang natural dan sesuai untuk point-point yang anda buat. Pacing

Penggunaan Bahasa Ketika anda berbicara, sampaikan dengan percaya diri dan perlihatkan ketertarikan pada apa yang anda sampaikan. Berbicaralah dengan perasaan. Gunakan kalimat yang singkat dan kata-kata yang pendek dan sederhana. Berbicara dengan pelan-pelan dan jelas sehingga setiap audience anda dapat memahami setiap kata. Berikan banyak ilustrasi dan kisah atau contoh nyata untuk lebih memperjelas konsep-konsep yang tengah Anda sampaikan

Gerak-gerik Jika mungkin, “work the room and work the audience” Bergerak secukupnya dan dengan tujuan – jangan mudah bergerak karena anda gugup Gerak-gerik anda harus natural dan mendukung kata-kata anda serta isi dari presentasi anda. Jangan bergerak secara konstan. Berhentilah sejenak sebagai variasi. Tetap berdiri untuk memperlihatkan point-point yang penting.

Bahasa Tubuh Berdiri dengan tegak, tapi tidak kaku. Anda harus menyebarkan energi. Santailah, casual tapi tidak terkesan malas Gunakan tangan, lengan dan sikap anda. Biarkan tubuh anda bereaksi terhadap apa yang anda rasakan. Buatlah kontak mata yang baik – aturannya adalah kontak mata selama empat sampai lima detik per orang

Bahasa Tubuh Jangan meletakkan tangan anda dalam saku celana Jangan meletakkan tangan dengan “terikat” di belakang punggung anda. Jangan meletakkan tangan anda secara menyilang Jangan meremas-remas tangan anda dengan gugup

Sebelum anda presentasi Berlatihlah – sebanyak-banyaknya. Berlatihlah didepan, di depan teman, atau keluarga. Hitunglah waktu untuk setiap sesi presentasi anda dan buatlah jadwal. Ingatlah dua menit pertama presentasi anda, sehingga anda dapat melewati waktu dengan mudah apabila suasana menjadi lebih aktif.

Satu jam sebelum presentasi Berfikirlah secara positif: visualisasikan perasaan anda sendiri dengan tenang terhadap audience Gunakan penegasan (seperti, “Saya dapat melakukannya. Saya telah bersiap-siap. Hal ini akan berjalan dengan baik”) Yakinkan bahwa seluruh peralatan telah bekerja dengan baik Ingatlah bahwa orang-orang yang menjadi audience anda adalah manusia juga, seperti anda. Mereka ingin anda sukses !

Ketika anda memasuki ruangan: Fokus pada gerak-gerik anda yang mengalir dan percaya diri, jangan terlalu pelan atau terlalu cepat Carilah beberapa wajah yang bersahabat di antara audience anda, untuk menenangkan anda. Tersenyumlah. Perlihatkan bahwa anda ingin berada di sana Jadilah diri anda sendiri

Bagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit Permasalahan : Know-it-alls – Peserta yang merasa lebih ahli dari anda. Solusi : Jangan melawannya. Libatkan orang tersebut dalam presentasi anda. Mereka mungkin memiliki beberapa informasi yang baik untuk ikut berkontribusi. Biarkan mereka berpartisipasi dan membagi pemikiran mereka. Hal ini tidak hanya akan memperlihatkan rasa percaya diri Anda, tetapi juga membantu semua peserta untuk mendapatkan lebih banyak dari presentasi anda.

Bagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit Permasalahan : Peserta tidak siap – sehingga mereka tidak menyiapkan diri untuk presentasi sesuai dengan yang anda minta. Solusi : Fleksibel. Lakukan sesuatu di luar agenda anda untuk memberikan waktu kepada kelompok untuk menyadarinya dan menyesuaikan diri dengan cepat . Tetap pikirkan tujuan secara keseluruhan presentasi anda. Jangan memaksakan agenda anda; modifikasilah untuk mencapai tujuan anda.

Bagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit Permasalahan : Setelah istirahat makan siang – waktu paling sulit untuk membuat setiap peserta terjaga dan tidak ngantuk Solusi : Jika anda benar-benar ingin mendapatkan setiap orang bersemangat kembali, berikan sejumlah ice-breaker atau energizers Jika memungkinkan, aturlah agar latihan kasus/diskusi kelompok dilakukan tepat setelah makan siang

Bagaimana Mengatasi Situasi yang Sulit Permasalahan : Pembicara non-stop – peserta yang selalu mengobrol selama presentasi. Solusi : Gunakan beberapa saat untuk berbagi dan memberikan poin-poin perhatian mengenai apa yang baru saja anda sampaikan. Hal ini biasanya membuat pembicara tersebut merasa lebih terlibat dan ingin tetap berpartisipasi dengan anda dibanding melanjutkan obrolannya

Merencanakan Pertanyaan Antisipasi pertanyaan yang mungkin timbul Dengarkan apa yang dikatakan penanya dengan baik Ulangi atau ungkapkan lagi pertanyaannya Jawablah dengan jelas dan singkat Lanjutkan dengan pertanyaan berikutnya

Menghadapi Kekacauan Anda temukan bahwa waktu telah habis. Sampaikan presentasi Anda hanya pada poin-point penting yang esensial. Kerusakan peralatan slide. Anda mengetahuinya dan katakan, “Pertunjukan harus tetap jalan”. Minta maaflah kepada audience, dan kemudian gunakan peralatan pendukung lainnya yang tersedia, seperti papan flipchart atau whiteboard. Bagi sebagian orang, papan flipchart tak jarang justru bisa menjadi media paling powerful untuk menyampaikan pesan.

Menghadapi Kekacauan Anda mengatakan lelucon yang gagal. Ouch! Angkatlah bahu anda dan minta maaf: “Maafkan saya. Saya mendapatkan lelucon tadi dari jalanan”. And just go ahead. Anda gugup dan bingung serta kehilangan arah dimana anda berada. Gambarkan dari mana anda berasal pada slide dan catatan. Jika Anda bisa, jujurlah: “Otak saya telah menyimpang. Siapa yang dapat membawa saya kembali sehingga saya berada di jalur yang benar lagi?”

Bacaan Lanjutan yang direkomendasikan Jennifer Rotondo and Mike Rotondo, Presentation Skills for Managers, McGraw Hill David A. Whetten and Kim S. Cameron, Developing Management Skills, Harpers Collins Publisher