Pendekatan Baru ke Pengelolaan Proyek (Uniknya Proyek)

PENDEKATAN BARU KE PENGELOLAAN PROYEK Teknik tradisional untuk mengelola proyek berhubungan dengan luasnya dan kompleksitas masalah dengan memecahkan proyek besar ke dalam subproyek; membentuk tim; membuat jadwal; dan tonggak ukuran (milestone) untuk setiap subproyek; dan utamanya memfokuskan pada mekanik dari proyek daripada kepada hasil bisnis. Teknik ini tidak cukup memadai untuk sistem perusahaan dan sistem proyek yang skalanya besar dengan masalah yang kompleks dari koordinasi organisasi dan pengelolaan perubahan (change management), dari teknologi yang kompleks dan kadang-kadang tidak begitu dikenal serta secara kontinyu berubah berdasar kebutuhan bisnis.

Serangkaian teknik pengelolaan proyek yang baru telah timbul untuk menanggapi tantangan ini. Dalam model ini, perencanaan proyek mengasumsikan fokus yang luas dari perusahaan, didorong oleh visi stratagi bisnis perusahaan dan arsitektur teknologi. Manajer proyek dan subproyek lebih fokus pada pencarian solusi masalah dan menjawab tantangan begitu mereka bangkit, daripada hanya mencapai tonggak ukuran (milestone) proyek yang formal.

Mereka menekankan pada pembelajaran dan juga perencanaan, serta mencari cara untuk mengadopsi ketidak pastian dan kekacaubalauan yang tidak jelas, yang apabila ditangani secara benar dapat memberikan tambahan kesempatan dan keuntungan. (DeMeyer, Loch dan Pich, 2002; Markus dan Bejamin, 1997; Orlikowski dan Hofman), 1997). Mungkin berguna bagi organisasi untuk membentuk kantor program terpisah untuk mengelola subproyek.; mengkoordiner keseluruhan upaya proyek dengan proyek yang sedang berjalan lainnya; dan mengkoordinasikan proyek tersebut dengan perubahan yang sedang berjalan di strategi bisnis perusahaan, infrastruktur teknologi informasi dan proses bisnis (Cocours Group, 2000)

Untuk setiap proyek pengembangan sistem, suatu perusahaan biasanya membentuk tim proyek untuk bekerja di proyek dari permulaan sampai selesai. Tim Proyek terdiri dari users, sistem analis dan profesional lainnya. Salah satu dari tim adalah kepala proyek, yang mengelola dan mengkontrol anggaran dan jadwal proyek. Sistem analis mungkin atau tidak mungkin dipilih sebagai kepala proyek dari proyek tadi.

Tergantung dari besarnya organisasi atau perusahaan tugas yang dilakukan oleh sistem analis bisa bermacam-macam. Perusahaan kecil mungkin mempunyai satu sistem analis atau satu orang yang diasumsikan berperan sebagai sistem analis dan sistem desainer dan kadang-kadang programer. Perusahaan besar mempunyai banyak sistem analis. Beberapa perusahaan menunjuk sistem analis sebagai pembangun sistem (a system developer).

Sistem analis merupakan penghubung (liaison) di antara users dan profesional TI. Mereka merubah permintaan users ke dalam spesifikasi teknik. Oleh karena itu, sistem analis harus mempunyai keterampilan teknis yang superior (superior technical skill). Mereka juga harus memahami operasi bisnis (familiar with business operation), mampu untuk mencari solusi masalah, mempunyai kemampuan untuk mengenalkan dan mendukung perubahan dan memiliki komunikasi yang sangat baik dan keterampilan interpersonal. (possess excellent communications and interpersonal skills).

Sistem analis merencanakan banyak laporan, gambar dan diagram Sistem analis merencanakan banyak laporan, gambar dan diagram. Mereka mendiskusikan bermacam aspek pengembangan proyek dengan users, pengelola, sistem analis lainnya, system designer, database analysts, database administrators, network administrators, Webmaster, programmers, vendors, dan steering committee Steering committee adalah badan pengambil keputusan di perusahaan.

Pertimbangan Proyek Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam proyek adalah: Lingkup: Apa yang hendak dicapai atau diselesaikan oleh proyek? Produk atau jasa unik apa yang diharapkan konsumen atau sponsor dari proyek tersebut? Waktu: Berapa lama untuk menyelesaikan proyek? Bagaimana dengan jadwal proyek? Biaya: Berapa seharusnya biaya untuk menyelesaikan proyek tersebut?

Tujuan Lingkup Tujuan Biaya Tujuan Waktu Tiga Hambatan dalam Pengelolaan Proyek Pengelolaan proyek yang sukses memenuhi ke tiga tujuan (lingkup, waktu, dan biaya) – dan memuaskan sponsor Proyek. Tujuan Lingkup Tujuan Biaya Tujuan Waktu